Les 8 secrets de l’onboarding pour retenir durablement vos recrues 

Dans cet article, découvrez 8 astuces pour transformer l’intégration en un puissant outil de rétention. Voici des conseils concrets, du préboarding à la fin de la période d’essai, inspirés des bonnes pratiques observées chez les clients de Workelo. 

N’oubliez pas le préboarding pour engager dès le début

Le préboarding, qui débute avec la signature de la promesse d’embauche et se termine au premier jour de travail, est essentiel pour créer un lien entre la recrue et l’entreprise, attiser la curiosité et préparer l’acculturation. Durant cette phase, l’employeur partage des ressources sur l’entreprise, ses valeurs et des informations sur les premiers jours de la recrue. L’objectif ? rassurer et éviter les « no-shows » causés par des recrues qui n’ont eu aucune nouvelles de leur employeur depuis le recrutement. 

Il est également conseillé de profiter de cette période pour gérer à l’avance les aspects administratifs et logistiques, tels que la signature du contrat de travail, la préparation du poste de travail, des accès informatiques et du matériel. Résultat : la recrue est rassurée et tout est prêt pour ses premiers jours. 

Voici quelques idées de ressources à partager avec vos recrues pendant le préboarding : 

• Une vidéo de bienvenue du/de la dirigeant.e de l’entreprise
• Une présentation des membres de sa future équipe 
• Une visite virtuelle des bureaux 

Personnalisez l’expérience d’onboarding pour chaque nouvelle recrue

Les attentes des recrues sur la qualité de leur onboarding sont de plus en plus fortes. Aujourd’hui, un bon onboarding se doit d’être personnalisé et de s’adapter à chaque entreprise, son secteur d’activité, ses valeurs, sa culture… Mais aussi à chacune des recrues selon son métier, son niveau de séniorité, son type de contrat, son lieu de travail…

Offrir une expérience personnalisée permet d’améliorer l’engagement et donc la rétention. Plus les parcours d’intégration sont à l’image du futur métier de la recrue et des spécificités de l’entreprise, plus le sentiment d’appartenance et l’engagement grandiront avant même d’intégrer l’entreprise. Voici quelques idées originales pour personnaliser vos parcours d’onboarding : 

• Offrir un welcome kit avec des goodies personnalisés au nom de la recrue
• Assigner à la recrue un buddy qui partage ses centres d’intérêts
• Envoyer une carte postale de bienvenue chez la recrue avant son arrivée 

Impliquez vos managers pour un onboarding fluide

La réussite de l’onboarding ne dépend pas seulement du travail d’un RH. C’est un vrai travail d’équipe. Rien qu’au sein de l’équipe RH, plusieurs personnes sont impliquées : le Responsable RH du périmètre de cette recrue, le Recruteur, le Responsable de la formation, le Gestionnaire de Paie, le Responsable Juridique… Les RH ont un rôle de chef d’orchestre afin de coordonner toutes les parties prenantes impliquées dans la réussite de l’intégration en dehors des équipes RH. En voici une liste non exhaustive : le manager, les collègues de l’équipe, l’IT, le buddy…

L’implication du manager est particulièrement importante dans la réussite de l’intégration d’un collaborateur. Il accompagne la recrue au quotidien pour clarifier ses missions, répondre à ses questions, accompagner sa montée en compétence. Or, seulement 20%** des managers sont vraiment impliqués dans l’intégration de leurs recrues, car ils ne se sentent pas concernés ou manquent de temps. Un manager qui ne se sent pas concerné, combiné à quelques autres irritants, peut avoir une conséquence sans appel : la démission. Les RH doivent accompagner et former les managers pour qu’ils soient au plus près de leurs recrues dès les premiers jours.  

Le rôle du “buddy” ou parrain, est aussi clé dans l’intégration informelle du collaborateur, tout aussi importante. Il s’agit de créer un lien autre que professionnel entre deux personnes de l’entreprise. Ce parrain peut être dans un département différent. Il est la personne à laquelle la recrue peut poser des questions qu’elle n’ose pas poser à son supérieur. 

Organisez une formation structurée pour une intégration efficace

6 à 8 mois, c’est le temps moyen que mettrait un employé à être pleinement opérationnel. Le secret d’une bonne montée en compétence, c’est le cadencement de la formation, aspect fondamental de l’intégration. Être bien intégré, c’est être à l’aise dans ses missions en étant bien formé. Dans le cadre de l’onboarding, la recrue suit en priorité des formations “métier” pour développer les compétences nécessaires. Les formations concernent parfois aussi les soft skills ou l’histoire et la culture de l’entreprise. 

Il est essentiel de ne pas submerger la recrue d’informations et de formations dès les premiers jours. Sinon, les informations seront vite oubliées. Allez-y progressivement, trouvez le bon rythme et variez les approches. La formation peut avoir lieu en présentiel, à distance ou les deux. Si une formation sur un logiciel métier est assez bien adaptée au format distanciel et à l’apprentissage en autonomie, une formation sur des soft skills comme la prise de parole en public, aura bien plus d’impact en présentiel. Cela contribue à ajouter de la variété au parcours d’intégration.  

L’entreprise et le manager ont bien sûr intérêt à ce que la recrue soit opérationnelle rapidement. Pour mesurer cela concrètement à l’échelle de l’entreprise, voici des indicateurs que vous pouvez utiliser :

• Temps de montée en compétence
• Taux de complétion du plan de formation à la fin de l’onboarding
• Productivité : quand elle progresse rapidement, c’est gagnant-gagnant. La recrue se sent valorisée et à l’aise dans son métier et le manager a une équipe plus performante.

Écoutez le feedback des recrues pour maximiser la rétention

Il est important de prendre le pouls de la recrue tout au long de son parcours pour s’assurer que tout va bien. Cela peut se faire via un rapide questionnaire ou lors d’un entretien dédié avec le manager ou les RH.  Chez nos clients, les moments de vérité qui sont les plus révélateurs de l’état d’esprit de la recrue sont : 

• La veille de l’arrivée : est-elle stressée ou motivée ? 
• À la fin de la première semaine : est-ce que les premiers jours se sont passés sans friction ? 
• À la fin du premier mois : est-ce que l’entreprise et le poste correspondent bien aux attentes de la recrue ?  

Si les signaux ne sont pas au vert lors de ces étapes, il y a un risque de désengagement, voire de démission de la recrue. À ce moment-là, un coup de fil ou un point en tête-à-tête avec le manager permet de comprendre les enjeux et de désamorcer la situation pour relancer l’intégration sur de bonnes bases. L’écoute est la clé. 

Utilisez les données pour améliorer en continu votre processus d’onboarding

Les données qualitatives ou quantitatives issues du feedback permettent aussi aux entreprises de se réinventer en matière d’intégration et d’avoir un impact positif sur leur marque employeur. Un parcours d’onboarding est toujours perfectible. Pourquoi ? Parce qu’aujourd’hui, il est devenu un avantage compétitif face aux autres entreprises dans la course aux talents et la valorisation de la marque employeur. Plus vos collaborateurs sont satisfaits de leur intégration, plus ils voudront rester et plus les autres voudront venir. 

Les commentaires de vos recrues vous permettront de peaufiner progressivement votre parcours. Si les recrues vous posent fréquemment les mêmes questions, pensez à leur fournir une FAQ ou à intégrer ces informations à votre livret d’accueil. Demander un rapport d’étonnement permet aussi d’avoir un retour plus global sur les pratiques actuelles au sein de votre entreprise.  La validation de la période d’essai peut être un bon moment pour demander à la recrue de prendre du recul sur son intégration et de proposer des idées d’amélioration. 

Rassembler ces données dans un dashboard vous permettra d’en extraire des résultats actionnables. Mais n’oubliez pas de les compléter avec des retours qualitatifs.

Simplifiez l’onboarding avec une plateforme digitale 

Voilà déjà six idées pour parfaire votre onboarding et améliorer la rétention des talents. Les appliquer, c’est facile à dire, mais moins facile à faire. L’idéal est de s’équiper d’un outil d’onboarding qui accompagnera chacune de ces étapes. 60%*** des entreprises utilisent ou prévoient de s’équiper d’une solution digitale d’onboarding pour coordonner les 150 étapes d’un bon onboarding. Quels sont les avantages d’un tel outil ? 

• Gérer l’administratif en ligne et en toute simplicité : signature électronique du contrat de travail, suivi du remplissage des formulaires administratifs et relances automatiques si nécessaires, déversement des données dans votre GED ou outil de paie 
• Piloter la progression des parcours de chacun pour identifier les signaux faibles de désengagement et agir vite 
• Analyser le feedback dans un dashboard pour améliorer son onboarding en continu

Un outil d’onboarding RH est un investissement à long terme au ROI positif puisqu’un onboarding raté coute en moyenne 7000 €****. Grâce à des modèles de parcours personnalisés, la connexion entre votre ATS et votre plateforme d’onboarding et la digitalisation de l’administratif, il devient facile d’intégrer des centaines de recrues en même temps. Pour la recrue, c’est la garantie d’une expérience d’onboarding irréprochable. 

Mettez l’humain au cœur de votre stratégie d’onboarding

Bien sûr, le digital joue un rôle important dans tout onboarding aujourd’hui. Alors comment combiner l’humain et le digital ? Le recours à une plateforme d’onboarding doit vous permettre de dégager du temps pour être au plus près des collaborateurs. Une intégration réussie en entreprise, c’est avant tout une intégration sociale. Il s’agit de nouer des liens entre la recrue et le reste de l’entreprise dès le préboarding. Ce lien humain assurera par la suite la cohésion d’équipe et l’épanouissement du collaborateur. Voici des éléments qui permettent “d’humaniser” le parcours d’onboarding :

• Lui proposer de se joindre à un événement d’équipe avant son premier jour
• L’attribution d’un buddy pour tisser une relation informelle
• Proposer un échange 1 to 1 avec le ou la président·e de la société 

J’espère que ces conseils vous seront utiles ! Pour en découvrir davantage, téléchargez notre nouveau guide sur le meilleur de l’onboarding ou visitez notre site pour découvrir la plateforme d’intégration Workelo.  

À propos de Workelo

Workelo est la plateforme simple pour créer une expérience collaborateur mémorable de l’arrivée jusqu’au départ. Grâce à des parcours personnalisés, vous combinez l’administratif et l’expérience pour simplifier la vie des RH et motiver les recrues.   Nous accompagnons des milliers de collaborateurs chaque mois chez nos 210 clients grands groupes, PME et ETI.

*Étude BambooHR

**Étude Workelo réalisée sur un panel de 4300 onboarding réalisés sur la période 2021-2022 auprès de 12 entreprises participantes

***Étude myRHline 2023, Onboarding : où en sont les entreprises en 2023 ? 

****The Jack Phillips Center for Research (2018)