Comment bien préparer l’intégration d’un nouveau système de paie ?

Vous avez passé la phase de consultation des éditeurs et vous avez trouvez la solution de paie qui vous convient. Vous devez maintenant vous préparer pour la mise en place de cette nouvelle solution dans votre environnement.

Quelles questions faut-il se poser ? En quoi consiste le paramétrage d’un logiciel de paie ?  Quels sont les éléments à préparer en amont ?   

Nous vous proposons dans cet article de vous donner les clés pour bien préparer l’intégration d’un nouveau système de paie dans votre entreprise.

Le cahier de paie : une étape importante pour la mise en place d’une nouvelle solution de paie

Différent du cahier des charges, qui est généralement rédigé au moment de l’appel d’offre, le cahier de paie entre dans les détails du paramétrage et des fonctionnalités attendues.

Il ne s’agit pas ici de détailler le paramétrage technique, mais de lister les différents éléments de paie à paramétrer. La rédaction de ce cahier va vous permettre de faire un état des lieux de votre plan de paie pour une intégration et un paramétrage facilités tant pour vous que pour l’éditeur.

Le contexte et l’environnement légal 

Cette étape consiste à présenter l’entreprise, son organisation ainsi que son environnement légal. Le cahier des charges doit répondre aux questions suivantes :

• Quel est l’effectif de l’entreprise ?
• Comment est-elle organisée (organigramme, filiale, …) ?
• Dans quel secteur d’activité évolue-t-elle ?
• Quelle est la convention collective applicable ?
• Existe-t-il des accords d’entreprise ? Des usages ?
• Comment est composé le service Ressources Humaines ?
• Comment est géré la paie ?

Le plan de paie

La seconde étape du cahier technique est de définir le plan de paie de l’entreprise. Il s’agit ici de lister les différents éléments de paie en vigueur dans l’entreprise et les conditions d’attribution comme les heures supplémentaires, les primes liées à l’activité ou encore les primes périodiques.

Exemple :
Indemnité de panier : une indemnité est accordée aux salariés travaillant au moins 6 heures continues. Son montant est de 3,30 euros par journée travaillée.

Cette étape doit être établie avec le plus grand soin, car elle permet de poser la base de travail pour la mise en œuvre du paramétrage.

Le paramétrage

Les solutions de paie sont généralement pré-paramétrées concernant les règles de paie légales, comme le calcul des cotisations sociales, du plafond de la Sécurité Sociale ou de l’indemnité de congés payés. Toutefois, les règles inhérentes à l’entreprise en raison de dispositions conventionnelles ou internes à l’entreprise doivent être paramétrées. Voici quelques exemples de paramétrage interne à l’entreprise :

• Les règles de maintien de salaire en cas d’arrêt de travail. Il convient de préciser s’il s’agit d’un maintien du net ou du brut.
• La présence ou non de subrogation dans la perception des IJSS.
• Le mode de calcul de l’indemnité de congés payés (payé annuellement ou lors de la prise de congés payés).
• Les cotisations sociales inhérentes à l’entreprise (mutuelle, prévoyance, retraite supplémentaire, …).
• RTT, repos compensateurs, …

A lire également :

• Comment gérer la paie des salariés en invalidité ?
• Comment choisir son logiciel de paie
• Qu’est ce que l’externalisation de la paie ?

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Bien préparer le paramétrage du logiciel de paie  

Après avoir détaillé votre plan de paie et les spécificités internes à l’entreprise, il vous faut préparer les éléments vous permettant de paramétrer votre logiciel de paie. En fonction de la solution choisie, vous serez accompagnés par un technicien pour la mise en œuvre du paramétrage. Le paramétrage d’un dossier de paie se déroule en 4 étapes :

• Le paramétrage de l’employeur.
• Le paramétrage des cotisations.
• Le paramétrage des salariés.
• Le paramétrage des éléments de paie.
• Le paramétrage de la DSN.

La fiche employeur

Pour paramétrer la fiche employeur, il faut au préalable réunir un certain nombre d’éléments. La liste dépend très largement des fonctionnalités du logiciel et de son mode de fonctionnement. Voici une liste non exhaustive des éléments qui peuvent être demandés pour paramétrer la fiche employeur :

• Le numéro de Siret de l’entreprise et de tous les établissements de l’entreprise.
• L’adresse de l’employeur est éventuellement des différents établissements de l’entreprise.
• Le n° APE.
• Le régime de Sécurité Sociale (Urssaf, MSA, …).
• Le Service de Santé au travail.
• L’horaire de travail collectif.
• Le jour de paiement et si la paie est décalée.
• La convention collective applicable.
• Les coordonnées bancaires de l’entreprise.
• L’effectif de l’entreprise.

Les cotisations et contributions sociales

Après avoir paramétré la fiche employeur, c’est au tour des cotisations et contributions sociales. Les cotisations sociales légales sont généralement pré-paramétrées dans la solution de paie. Il s’agit ici de paramétrer les informations inhérentes à l’entreprise :

• Le taux AT de l’entreprise : cette information est disponible sur votre portail net-entreprises.
• Les éventuelles exonérations (LODEOM, ZFU, …).
• L’assujettissement à la taxe sur les salaires.
• Les cotisations de prévoyance complémentaire et mutuelle.
• Les cotisations de retraite complémentaire si différent du régime général.
• Les cotisations de retraite supplémentaire.
• La caisse de congés payés.
• Les cotisations conventionnelles.
• La taxe d’apprentissage et la contribution à la formation professionnelle continue.

La fiche employé

Après avoir paramétré la fiche employeur et les cotisations sociales, c’est au tour des employés d’être saisis sur le logiciel de paie. Certains éléments sont alors demandés :

• Le numéro de Sécurité Sociale.
• La date et le lieu de naissance.
• La nationalité.
• Éventuellement le n° de titre de séjour.
• L’identification du salarié.
• L’adresse du salarié.
• Les coordonnées bancaires.
• Date de début de contrat et ancienneté si différente.
• Le temps de travail (temps plein, temps partiel, …).
• Le statut du salarié (cadre, non cadre, …).
• Le type de contrat (CDD, CDI, mandat social, …).
• La nature du contrat (accroissement, apprentissage, …).
• Le salaire brut de base.
• L’emploi et le code Insee.
• La classification et la qualification.
• La répartition des horaires de travail.
• L’affectation aux cotisations de prévoyance complémentaire et mutuelle ainsi qu’aux éventuelles cotisations conventionnelles.
• Les congés payés acquis et en cours d’acquisition au moment de la reprise de la paie ainsi que la base de congés payés correspondante.
• Le retour DSN du prélèvement à la source.

Certaines solutions proposent un import automatique des éléments concernant l’employeur et les employés par l’import de la dernière DSN. Ceci représente un gain de temps considérable dans le paramétrage du dossier de paie. Si c’est le cas de votre solution, munissez vous également de la dernière DSN.

Les éléments de paie

Lorsque le salarié, l’employeur ainsi que les cotisations sociales sont rentrés dans le logiciel, il reste à paramétrer les différents éléments de paie internes à l’entreprise. Il faut alors se référer au cahier de paie préalablement rédigé.

Les solutions de paie proposent généralement des bulletins modèle pour chaque type de salarié :

• Cadre.
• Non cadre.
• Temps partiel.
• SMIC.
• …

Les bulletins modèles sont généralement à renseigner dans la fiche du salarié.

La DSN

La dernière étape du paramétrage du logiciel de paie est le paramétrage de la DSN. Si la solution propose un envoi de la DSN (mensuelle et évènementielle) directement en M2M (Machine to Machine), il va falloir renseigner dans le logiciel vos identifiants net-entreprises.

Après la phase de paramétrage, il vous faudra procéder à des tests afin de vérifier que le paramétrage de la solution de paie est correct et procéder éventuellement à des corrections.

Vous avez maintenant toutes les clés pour une intégration réussie de votre nouveau logiciel de paie.