Qu’est ce que l’externalisation de la paie ?

Réaliser les paies des salariés en interne n’est pas toujours simple pour les dirigeants d’entreprise entre la complexité de la réglementation qui évolue constamment et le turn-over important des gestionnaires de paie.

Mais la gestion des paies réalisée en interne n’est pas la seule solution. En effet, il existe des entreprises spécialisées dans la gestion de la paie.

Nous vous proposons dans cet article de faire le point sur les différents prestataires proposant une service de gestion des paies des salariés.

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L’externalisation de la paie : c’est quoi ?

Selon la dernière étude de l’Insee, la France enregistre 19,8 millions de salariés, ce qui signifie que plusieurs millions de bulletin sont réalisés chaque mois.

En parallèle, la réglementation est devenu de plus en plus complexe et en constante évolution et notamment depuis la crise sanitaire de la Covid-19. On ne peut plus s’improviser gestionnaire de paie sans une formation préalable.

Ainsi, le marché de l’externalisation de la paie s’est développé ces dernières années.

Transfert de responsabilité

Externaliser la paie consiste à confier la gestion des paies des salariés à un prestataire extérieur. La réalisation et le contrôle de paie n’est alors plus de la responsabilité de l’entreprise mais du prestataire.

A noter qu’en cas d’erreur de paie, en cas de contrôle Urssaf ou condamnation prudhommale, la responsabilité incombe au prestataire et non à l’entreprise utilisatrice. Pour ce faire, les prestataires sont affilés à une assurance risque professionnel couvrant ce type de risque.

L’entreprise conserve la responsabilité des éléments transmis

Les éléments transmis à l’entreprise prestataire d’externalisation de la paie (prime, embauche, solde de tout compte,…) sont de la responsabilité de l’entreprise utilisatrice.

Ainsi, en cas d’erreur de paie en raison d’une absence d’information ou d’une mauvaise information de la part de l’entreprise, celle-ci n’a pas la possibilité d’évoquer une erreur du prestataire en cas de conflit.

D’où l’intérêt de bien conserver un écrit et d’éviter au maximum la communication orale unique (toujours confirmer par mail).

L’entreprise reste l’interlocutrice privilégiée des salariés

L’entreprise reste l’interlocutrice des salariés qui n’ont aucun contact avec l’entreprise prestataire d’externalisation de la paie.

Dans de nombreuses entreprises, les salariés n’ont même pas connaissance de la réalisation de la paie en externe.

Lire également: combien coûte l’externalisation de la paie ?

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Les différents prestataires d’externalisation de la paie

L’externalisation de la paie, traditionnellement réalisée par les cabinets comptables, qui réalisent également la comptabilité des petites entreprises, a connu une forte expansion ces dernières années.

Ainsi, d’autres structures ont émergées proposant un service beaucoup plus technique, du cabinet spécialisé au gestionnaire de paie indépendant.

A noter qu’un article dédié au choix d’un prestataire d’externalisation de la paie est disponible pour celles et ceux que cela pourrait intéresser.

Le cabinet comptable, externalisation de la paie pour les petites entreprises

Le cabinet comptable est traditionnellement le partenaire privilégié des petites structures pour la gestion de la comptabilité et du social. Obligatoire pour la comptabilité, le cabinet comptable n’est pas obligatoire pour la paie des salariés.

Toutefois, les petites entreprises n’ont souvent pas la compétence en interne pour gérer les paies de leurs salariés.

Elle font donc appel tout naturellement au cabinet comptable pour réaliser la paie et tout ce qui affère au social (DUE, contrat de travail, conseil en droit social, …).

Le cabinet d’externalisation de la paie , spécialisation dans le social

Depuis ces dernières années, des cabinets exclusivement spécialisés dans la paie ont émergés.

Les gestionnaires de paie des cabinets d’externalisation de la paie sont des experts métier de la paie et ont parfois une expertise dans un secteur d’activité en particulier comme le transport, le BTP ou l’audiovisuel, ce qui leur permet de maitriser les techniques de paie et la règlementation de manière beaucoup plus pointue qu’un cabinet comptable.

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Le gestionnaire de paie indépendant

Une alternative au cabinet d’externalisation de la paie est de faire appel à un gestionnaire de paie indépendant.

Il s’agit en général de personnes ayant de nombreuses années d’expériences en entreprise et/ou en cabinet comptable ou d’externalisation de la paie.

Les éditeurs de logiciel, prestation supplémentaire de paie externalisée

Quelques éditeurs de logiciel proposent également l’externalisation de la paie ou une semi-externalisation avec différents niveaux de prestation (saisie et contrôle, seulement le contrôle, conseil en droit social, …)

Quels sont les missions d’une entreprise spécialisée dans l’externalisation de la paie ?

La production de la paie

L’entreprise prestataire d’externalisation de la paie, quelque soit le type de structure, est chargé de produire la paie des salariés, de la saisie jusqu’au contrôle de l’exactitude de la paie. On peut citer notamment :

• La saisie des embauches
• La saisie des éléments variables de paie
• La gestion des arrêts de travail
• Le solde de tout compte

Les déclarations sociales

Après la production de la paie du mois, l’entreprise prestataire d’externalisation de la paie est chargé de déclarer les données sociales aux différentes organismes (Urssaf, caisses de retraite, organismes de prévoyance, DGFiP, …) via la DSN.

La gestion administrative du personnel

Les entreprises prestataires d’externalisation de la paie proposent également un service de gestion administrative du personnel, développant ainsi une offre complète pour tout ce qui concerne le social dans l’entreprise. Elle comprend (liste non exhaustive) :

• La DPAE
• Le rédaction des contrats de travail et avenants
• La gestion de la médecine du travail
• La déclaration des accidents du travail

Le conseil en droit social

Les entreprises prestataires d’externalisation de la paie apportent au client, en plus de la production de la paie, un conseil en droit social, service indispensable de nos jours en raison de la complexité et la diversité de la réglementation sociale.

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