Paie

Comment choisir un cabinet d’externalisation de la paie ?

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Vous envisagez d’externaliser la gestion de la paie de vos salariés ? Vous recherchez un prestataire pour effectuer cette mission mais vous ne savez pas comment le choisir ? Culture RH fait le point en vous livrant les clés pour choisir le cabinet d’externalisation de la paie adapté à vos besoins.

Cabinet comptable, cabinet spécialisé, éditeur de solution paie, … De nombreux prestataires ont émergés ces dernières années sur le marché de l’externalisation de la paie.

Mais comment choisir le prestataire qui conviendra le mieux aux besoins de l’entreprise ?

Nous vous donnons, dans cet article, toutes les clés pour faire votre choix en toute sérénité.

A noter que Culture RH a également publié un article dédié au coût de l’externalisation de la paie. N’hésitez pas à aller le consulter.

Les différents prestataires

Plusieurs types de prestataire proposent l’externalisation de la paie du traditionnel cabinet comptable au spécialiste cabinet d’externalisation de la paie.

Le cabinet comptable

La paie des petites entreprises est généralement réalisée par le cabinet comptable qui s’occupe également de la comptabilité par un souci de simplicité. Les petits cabinets comptables ont généralement une personne dédiée au social.

Les plus grands cabinets disposent d’un service social à part entière. Mais des alternatives au cabinet comptable existent pour la production de la paie des salariés.

L’éditeur de solutions paie

Certains éditeurs de solution paie proposent l’externalisation de la paie avec plusieurs niveaux de prestation :

  • L’externalisation du contrôle de la paie et des déclarations sociales, la saisie reste à la charge du client
  • L’externalisation totale de la paie

Le gestionnaire de paie indépendant

La paie des salariés peut également être réalisée par un gestionnaire de paie indépendant. Il s’agit d’un expert de la paie en entreprise individuelle qui a généralement plusieurs années d’expérience à son actif.

A noter que l’entreprise cliente ne doit pas être le client unique du gestionnaire de paie indépendant, faute de voir le contrat de prestation requalifié en contrat de travail par l’Urssaf.

La cabinet d’externalisation de la paie

Des entreprises se sont spécialisées spécifiquement dans la paie afin d’offrir un service beaucoup plus pointu dans ce domaine. Certains cabinets se sont également spécialisés dans un secteur d’activité spécifique et complexe comme l’audiovisuel, le BTP ou le transport.

Le cabinet d’externalisation de la paie est généralement composé de plusieurs gestionnaires de paie encadré par un(e) responsable paie. L’équipe paie peut également être accompagné par un(e) juriste social afin d’offrir une offre complète au service du client.

Les questions à se poser avant de faire son choix

Pour choisir l’entreprise prestataire qui conviendra le mieux aux besoins de l’entreprise, il convient de se poser les bonnes questions.

Je souhaite garder la main sur la saisie des éléments variables de paie

L’entreprise qui externalise la paie de ses salariés peut avoir la possibilité de saisir elle-même les éléments variables de paie dans le logiciel de paie. L’entreprise prestataire se charge alors de contrôler la paie et de réaliser les déclarations sociales. C’est ce qu’on appelle l’externalisation partielle ou la paie co-produite

Ce service est proposé par certains éditeurs de solutions paie mais également par des cabinets d’externalisation de la paie disposant de solutions permettant la décentralisation de la saisie vers le client.

Je souhaite externaliser la paie mais également la gestion administrative du personnel

Une entreprise souhaitant externaliser uniquement la paie de ses salariés peut s’adresser à tout type de structure du cabinet comptable au cabinet d’externalisation de la paie.

A partir du moment où l’entreprise souhaite également externaliser la gestion administrative du personnel, voire d’autres domaines des Ressources humaines, un cabinet d’externalisation de la paie sera le plus approprié et notamment pour la gestion des contrats de travail qui nécessite une expertise en droit social.

Je souhaite disposer d’un conseil en droit social

L’entreprise qui souhaite, au delà de la gestion de la paie et l’administration du personnel, disposer d’un conseil en droit social, dans le cas d’une procédure disciplinaire par exemple, doit se diriger vers un cabinet d’externalisation disposant des services d’un(e) juriste social.

C’est en général le cas des grands cabinets comptables et d’externalisation de la paie mais également des plus petites structures travaillant en sous-traitance avec un juriste social.

Je travaille dans un secteur d’activité particulier

L’activité de votre entreprise présente des dispositions règlementaires légales et conventionnelles particulières, comme le secteur de l’audiovisuel ou le transport par exemple.

Un cabinet d’externalisation de la paie spécialisé dans ce secteur d’activité sera le plus approprié. En effet, ce type de prestataire s’est spécialisé dans un secteur d’activité en particulier et maitrise ainsi toutes les dispositions conventionnelles et légales de celui-ci.

Mon entreprise présente des spécificités

Votre entreprise présente des règles de paie et spécificités internes particulières par accord ou usage. Un cabinet d’externalisation de la paie sera alors plus à même de gérer les différentes spécificités liées à votre entreprise.

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A propos de l'auteur

Laetitia Baccelli

Fort de plus de 10 ans d’expériences dans le domaine de la paie, j'ai toujours eu à cœur de développer des outils et méthodes améliorant la productivité et facilitant la gestion au quotidien. J'accompagne désormais les entreprises en qualité de consultante pour des missions d'audit et de formalisation de processus, de développement d’outils de gestion ainsi qu' en tant que support pour la production de la paie.