Les indicateurs de la paie (KPI) à suivre en 2024

Le suivi de certains indicateurs en paie et plus généralement en RH est indispensable pour une gestion des Ressources Humaines efficiente.

Ces indicateurs RH ou KPI RH (Key Performance Indicator) ont pour objectif d’aider la prise de décision dans l’entreprise, de soutenir la stratégie RH ou encore de faire le bilan d’action passées.

Mais quelles sont les indicateurs RH à suivre en paie ? À quoi servent-ils ? Comment les calculer ?

Nous vous proposons dans cet article de faire un tour d’horizon des principaux indicateurs à suivre en paie.

L’effectif de l’entreprise : un indicateur clé en gestion de la paie

L’effectif de l’entreprise est un indicateur clé dans la gestion de la paie. Il détermine les taux de cotisations de l’entreprise ainsi que les obligations de l’employeur. Il est donc important de bien suivre l’évolution de ses effectifs afin d’anticiper les conséquences d’un franchissement de seuil.

Impact d’un franchissement de seuil 

On peut catégoriser 3 grands seuils d’effectif ayant un impact sur la paie des salariés :

• 11 salariés : forfait social sur la part patronale de prévoyance complémentaire, versement transport, contribution formation professionnelle au taux de 1% au lieu de 0,55%, …
• 50 salariés : contribution FNAL à 0,50 % au lieu de 10%, participation à l’effort de construction, participation aux résultats obligatoire, …
• 250 salariés : plus de déduction patronale sur les HS, contribution supplémentaire de taxe d’apprentissage

Dans une moindre mesure, il faut également surveiller le seuil de 20 salariés. À partir de 20 salariés, la déduction patronale sur les heures supplémentaires passe de 1,50 € à 0,50 € par heure supplémentaire.

Comment calculer l’effectif moyen ?

L’effectif moyen de l’entreprise est calculé par les organismes sociaux grâce aux effectifs déclarés en DSN tous les mois. 

Salariés exclus de l’effectif moyen :

• Les dirigeants et mandataires sociaux non titulaires d’un contrat de travail.
• Les CDD conclus pour remplacer un salarié absent (les salariés dont le contrat est suspendu même non rémunérés sont pris en compte dans l’effectif).
• Les stagiaires, contrats d’apprentissage et de professionnalisation ainsi que les emplois d’avenir (CAE, CIE, …).
• Les intérimaires et salariés mis à disposition par une entreprise extérieure.

Les salariés à temps partiel ou en cas d’entrée ou sortie en cours d’année, l’effectif est calculé au prorata temporis.

La masse salariale : maîtriser le coût de la main-d’œuvre

Calculer et suivre la masse salariale d’une entreprise permet de maîtriser et d’ajuster si nécessaire le cout de la main-d’œuvre. En effet, celle-ci représente un centre de coût important et notamment en France avec un taux de cotisations patronales pouvant aller jusqu’à 50% pour les gros salaires.

Qu’est-ce que la masse salariale ?

Selon l’Insee, on entend par masse salariale la somme des rémunérations brutes des salariés d’un établissement hors cotisations patronales. Toutefois, en interne, les indicateurs de masse salariale peuvent inclure les cotisations patronales pour avoir le coût réel du salariat ou encore inclure la provision pour congés payés ainsi que les indemnités de rupture non soumises à cotisations.

Comment calculer les indicateurs de masse salariale ?

Il existe plusieurs indicateurs de masse salariale, chacun ayant un objectif bien précis.

• La masse salariale brute au sens de l’INSEE :  salaires et primes des salariés (hors avantages en nature) + cotisations salariales.
• La rémunération brute déplafonnée : il s’agit de la masse salariale soumise à cotisations de Sécurité Sociale. Elle est déclarée tous les mois en DSN (S21.G00.51.013).
• La masse salariale budgétée : salaires bruts + indemnités de rupture non soumises + cotisations patronales + provision pour congés payés.
  Cet indicateur permet d’établir un budget prévisionnel du cout salarial.
• La masse salariale chargée : salaire brut + primes + charges de l’employeur + provision des congés payés.
  L’enjeu de cet indicateur est de calculer le compte de résultat de votre entreprise pour analyser la rentabilité de l’entreprise.
• Le taux de masse salariale : masse salariale chargée / chiffre d’affaires hors taxe X 100.
  Il s’agit ici de calculer le poids de la masse salariale sur le chiffre d’affaires.

Les risques professionnels

Calculer et analyser les données relatives aux risques professionnels est d’une importance capitale. Ceci permet de donner l’alerte en cas de taux ou ration élevé et de proposer des mesures préventives et/ou curatives en matière de santé et sécurité au travail.

Au-delà du bien être des salariés et du devoir de protection de l’employeur, avoir un taux élevé d’accident du travail et maladie professionnelle a un impact financer en matière de charges sociales. En effet, le taux de la cotisation d’accident du travail, exclusivement patronale, est calculé chaque année en fonction des accidents du travail et maladies professionnelles qui ont eu lieu l’année précédente (à partir de 20 salariés).  

Voici quelques indicateurs à suivre en matière de santé et sécurité au travail :

• Nombre d’accident de travail, d’accident de trajet et de maladie professionnelle.
• Taux de fréquence : nombre d’accident avec arrêt supérieur à 1 jour pour 1 million d’heures travaillées.
• Taux de gravité : nombre de jours d’arrêt pour 1 000 heures travaillées.
• Indice de fréquence : nombre d’accidents avec arrêt pour 1 000 salariés.

Pour une analyse plus précise, tous ces indicateurs peuvent être segmentés par service, unité, catégorie professionnelle, sexe, tranche d’âge, …

Le suivi des compteurs des salariés

Les salariés acquièrent tous les mois des congés payés à prendre à compter de la période d’acquisition suivante (en général le 01/06 de l’année suivante). Ils peuvent également bénéficier d’autres compteurs de congés à prendre :

• RTT.
• Repos compensateur.
• Congés conventionnels (ancienneté, sujétion, …).

Pourquoi suivre les compteurs de congés ?

Tous ses compteurs doivent être suivis, chaque mois, par l’équipe paie, et notamment en fin de période de prise, afin de s’assurer que les salariés aient bien pris tous leurs congés et de procéder, le cas échéant, à des reports.

Les cas de report légaux sont les suivants :

• Absence du salarié (maladie, maternité, ..) ayant empêché le salarié de solder ses congés.
• Le salarié n’a pas pu solder ses congés en raison de l’activité (sur demande de l’employeur).

Dans la pratique, les compteurs de congés peuvent également être reportés pour d’autres motifs sur accord réciproque entre le salarié et l’employeur.

Les congés restant à prendre sont pris en compte dans les provisions comptables et ainsi dans le bilan de l’exercice comptable. C’est pourquoi, il est très important de suivre les congés payés et autres absences assimilés tous les mois et de veiller à ce que ceux-ci soient correctement décomptés des compteurs.

Comment suivre les compteurs de congés ?

Vous pouvez suivre vos compteurs de congés tous les mois de la manière suivante :

• Bulletin par bulletin.
• Par requête extraite de votre logiciel de paie.

La dernière option est à privilégier par un souci de simplicité et de rapidité. L’extraction de l’état des congés est généralement prévue dans la plupart des solutions de paie. Si ce n’est pas le cas, nous vous conseillons de contacter votre éditeur.