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Comment calculer le coût de l’absentéisme en entreprise ?

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Le taux d’absentéisme est un indicateur clé dans les tableaux de bords RH et un sujet très sensible en entreprise.

Il est par ailleurs le reflet du climat social dans l’entreprise. Cet indicateur a également un coût qu’il est essentiel de savoir bien calculer en prenant les coûts directs de l’absentéisme mais également les coûts indirects qu’il faut savoir appréhender.

Voici comment calculer le coût de l’absentéisme pour votre entreprise.

Un indicateur clé : le taux d’absentéisme

Avant de s’intéresser au coût de l’absentéisme, il est essentiel de comprendre ce qu’est l’absentéisme et de la manière dont il est possible de le mesurer et ainsi de l’analyser.

Quelles absences sont prises en compte dans les indicateurs d’absentéisme ?

L’absentéisme comprend toutes les absences qui ne peuvent pas être prévisibles et/ou programmées. Il convient alors de ne pas prendre en compte les absences pour congés payés, les absences pour formations ou les absences pour congés maternité/paternité par exemple.

Toutefois, malgré son caractère imprévu, la grève doit être exclue du calcul du taux d’absentéisme.

Les absences qui sont comptabilisées dans le taux de l’absentéisme ont un caractère imprévu comme :

  • La maladie
  • L’accident de travail
  • L’accident de trajet
  • La maladie professionnelle
  • Le congé pour enfant malade
  • Le congé pour événement familial
  • L’absence injustifiée

Comment calculer le taux d’absentéisme ?

Le taux d’absentéisme peut être calculé de manière mensuelle, trimestrielle ou annuelle. Il est d’ailleurs judicieux de la calculer sur différentes périodicités afin de mieux l’analyser.

Un fort taux d’absentéisme en hiver mais pas le reste de l’année peut être lié aux virus hivernaux mais un fort taux d’absentéisme constant toute l’année doit avoir d’autres causes fonctionnelles dans l’entreprise qu’il faut alors analyser.

Pour calculer le taux d’absentéisme, il convient d’appliquer la formule suivante :

Nombre d’heures d’absence de la période / nombre d’heures de travail théorique sur la période X 100

Exemple :
Une entreprise de 50 salariés dont 45 à 35H et 5 à 28H par semaine totalise une durée théorique de travail de 7431,82 heures. Sur le mois donné, les absences suivantes ont été comptabilisées :
– maladie : 175 heures
– maladie enfant : 70 heures
– accident du travail : 35 heures

Taux d’absentéisme = 280 / 7431,82 X 100 = 3,77%

Afin de pousser un peu plus loin l’analyse de l’absentéisme, il est possible de calculer le taux d’absentéisme par type d’absence (maladie, événement familial, accident du travail, …) mais également par des critères liés au salarié (qualification, ancienneté, âge, …).

Pour les absences « santé », il est également judicieux de calculer le taux d’absentéisme en fonction de la durée de l’absence car plusieurs absences de moins de 3 jours et une absence de longe durée ne s’interprète pas de la même manière.

Le coût direct de l’absentéisme

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Lorsque l’on souhaite calculer la coût de l’absentéisme, la première approche est de calculer les coûts salariaux liés à l’absentéisme, il s’agit des coûts directs de l’absentéisme.

Le maintien de salaire

Il est prévu dans les conventions collectives ou dans les accords d’entreprise, le maintien de salaire de certaines absences.

On peut citer notamment la maladie, l’accident de travail/trajet, la maladie professionnelle, la maladie enfant ou les congés pour événements familiaux.

Pour calculer le coût direct de l’absentéisme, il convient alors de calculer le coût salarial chargé de l’indemnisation de l’absence.

Cas d’une maladie

Un maladie de 5 jours est maintenu à 100% par l’employeur sou déduction des Indemnités Journalières de Sécurité Sociale. Considérons un taux de charge patronal de 40%.

Indemnité maladie à 100%500
Retenue IJSS200
Indemnisation à charge employeur300
Cotisation patronale 120
Coût de l’absence420

Cas d’un congé pour enfant malade

Un salarié prend un jour pour enfant malade. Il sera indemnisé 100 euros pour cette absence. En prenant en compte le taux de charge patronal de 40%, le coût de l’absence est évalué à 140 euros.

La contre-visite médicale

En cas de mise en place d’une contre-visite médicale, il convient également d’en prendre compte dans le coût de l’absentéisme. Le coût varie de 80 à 200 euros la contre-visite en fonction du lieu d’habitation du salarié et du cabinet sous-traitant.

Le coût indirect de l’absentéisme

Au delà du coût direct induit par l’absence facilement quantifiable, il existe des coûts indirects impactés par l’absence qu’il convient d’identifier et de mesurer.

Le coût de remplacement

Si l’absence nécessite un remplacement du collaborateur, il faut en mesurer son coût en prenant en compte dans un premier temps le coût salarial du collaborateur remplacé. Toutefois, si le salaire du collaborateur n’est pas maintenu ou partiellement maintenu, la part de la retenue de l’absence doit être déduite du coût salarial du nouveau salarié recruté.

Il convient également de prendre en compte les coûts annexes du recrutement. Il peut s’agir du coût salarial de la personne chargée du recrutement au sein de l’entreprise correspondant au temps de travail dédié au recrutement mais également le coût éventuel de mise en ligne des annonces et/ou les frais engendrés par la délégation du recrutement par une agence d’intérim.

Par ailleurs, le temps de travail de la personne chargée de la gestion administrative et de la paie du collaborateur recruté doit également être prise en considération.

Le temps d’intégration (onboarding RH) et de formation du collaborateur recruté est également à prendre en compte dans le calcul.

Une alternative au recrutement peut également être une augmentation de la charge de travail des autres collaborateurs de l’entreprise et donc la réalisation d’heures supplémentaires. Il convient alors de les identifier afin de les affecter au coût de l’absence.

Lorsque ce mode d’organisation se met en place, il est alors nécessaire de mettre en place une procédure particulière afin de pouvoir identifier les heures supplémentaires effectuées dans ce contexte.

Exemple du coût d’un recrutement

Un salarié est absent pour maladie pour un mois, son absence nécessite donc un remplacement.

Coût salarial du collaborateur recruté

Le salarié recruté à un salaire brut de 2500 euros auquel se rajoute l’indemnité compensatrice de congés payés et l’indemnité de fin de contrat. Son salaire brut du mois est donc de 3025 euros brut.

En parallèle, le salarié remplacé bénéficie d’un maintien de salaire à 100% sous déduction des Indemnités Journalières de Sécurité Sociale. Sur un salaire de 2500 euros, l’employeur verse au salarié un salaire brut de 1000 euros.

Il convient donc de diminuer du montant du coût salarial du salarié remplacé la part non rémunérée par l’employeur du salarié absent soit 1500 euros brut.

Le coût de cette absence se calcule donc comme suit :
3025 – 1500 majoré d’un taux de charge de 40% = 2135 euros

Coût du recrutement

Le salaire de la personne chargée du recrutement dans l’entreprise est de 2500 euros. Elle doit remplacer un salarié absent. En prenant en compte la rédaction de l’annonce, la réception et l’analyse des candidatures et la réalisation des entretiens, elle y a passé 5 heures de travail.

Le coût du recrutement se calcule comme suit : 2500/151,67 X 5 majoré de 40% de taux de charge patronale = 115,38 euros

Coût de gestion du nouveau collaborateur recruté

A l’intégration du collaborateur dans l’entreprise, la personne chargée de la gestion du personnel et de la paie va devoir effectuer la DUE, rédiger un contrat de travail, traité son dossier administratif, saisir et contrôler sa paie et effectuer les démarches liées à son solde de tout compte. On peut considérer qu’elle y passe 2 heures dans le mois. Son salaire brut est de 2500 euros.

Le coût de gestion du nouveau collaborateur est évalué comme suit :
2500 / 151,67 X 2 = 32,97 majoré d’un taux de charge patronale de 40% = 46,15 euros.

Coût d’intégration et de formation

Le responsable du service accueil et forme le nouveau collaborateur sur son poste de travail. Ce temps est estimé à 7 heures de travail. Son salaire est de 3500 euros brut.

Le coût de formation et d’intégration se calcule alors comme suit :
3500 / 151.67 X 7 = 161,53 majoré de 40% de charge patronale = 226,15 euros.

Le coût global du recrutement s’élève donc à 2522,68 euros.

En fonction du mode d’organisation de l’entreprise, d’autres frais peuvent être affectés au recrutement comme la mise en place d’un badge par exemple. Il convient alors d’analyser dans l’entreprise quelles sont les autres frais qui sont liés au recrutement du salarié remplacé.

Le coût de gestion de l’absence

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En parallèle du coût de gestion du recrutement et de l’intégration du collaborateur remplaçant dans l’entreprise, l’absence d’un salarié génère des coûts de gestion.

De l’information de l’absence par le responsable au retour du collaborateur dans l’entreprise, en fonction de l’organisation de l’entreprise, un certain nombre d’interlocuteurs de l’entreprise vont être impactés par cette absence.

Il faut alors comptabiliser le coût salarial du temps de travail dédié à cette absence pour chaque interlocuteur.

Exemple de coût de gestion d’un arrêt maladie de + de 30 jours

  • Le salarié informe son responsable de son absence. Celui-ci lui donne la procédure à respecter pour transmettre son justificatif.
  • Les services généraux sont informés par l’absence du collaborateur pour la gestion des habilitations
  • Le service paie et/ou administration du personnel réceptionne l’arrêt, le saisie dans le logiciel de paie et le déclare en DSN
  • En cas de subrogation des IJSS, le gestionnaire devra également s’assurer de la bonne réception de celles-ci et le cas échéant de contacter la CPAM
  • Si le salarié n’est pas maintenu par l’employeur, un dossier prévoyance peut devoir être monté afin d’assurer au salarié des indemnités complémentaires
  • Au calcul de paie, l’arrêt maladie devra alors être contrôlé par le gestionnaire
  • Au retour du collaborateur, le gestionnaire devra organiser une visite médicale de reprise auprès du médecin du travail.

L’impact sur les contrats de prévoyance complémentaire

Un grand nombre d’arrêt maladie ayant généré une indemnisation de l’organisme de prévoyance complémentaire ont un impact indirect sur la cotisation de prévoyance.

En cas d’arrêt maladie, l’organisme de prévoyance complète l’indemnisation employeur et sécurité sociale, après un délai de carence prévu dans le contrat.

Après le bilan annuel, l’organisme de prévoyance peut alors augmenter le montant des cotisations avec généralement un impact N+2.

Les coûts indirects cachés

Certains coûts, plus difficilement quantifiables, sont générés par l’absence des collaborateurs.

Coût d’interruption de l’activité

Si le salarié n’est pas remplacé, ni par un nouveau collaborateur, ni par un collègue. Le travail du salarié absent est donc interrompu, ce qui génère indirectement une perte de chiffre d’affaires pour l’entreprise.

Coût de réorganisation du service

Pallier à l’absence d’un collaborateur par une réorganisation du service et en réattribuant les tâches du salarié absent peut générer une perte de productivité et de qualité du travail de l’ensemble du service.

La détérioration de la qualité du travail et le changement d’interlocuteur peut avoir également un impact sur l’image de l’entreprise vis à vis des clients et donc générer indirectement une diminution du chiffre d’affaires.

Coût impacté par la détérioration du climat social

Un fort taux d’absentéisme dans un entreprise génère une détérioration du climat social entraînant un effet néfaste générant un coût indirect pour l’entreprise. Il peut s’agir d’une baisse de motivation et d’implication des collaborateurs entraînant une baisse de la productivité mais également d’un effet de turn-over.

Par ailleurs, un mauvais climat social a tendance a générer un plus fort taux d’absentéisme, générant par effet boule de neige une détérioration du climat social. D’où l’importance d’analyser le taux d’absentéisme dans l’entreprise et d’en comprendre ses causes afin de prendre les mesures appropriées.

A propos de l'auteur

Laetitia Baccelli

Fort de plus de 10 ans d’expériences dans le domaine de la paie, j'ai toujours eu à cœur de développer des outils et méthodes améliorant la productivité et facilitant la gestion au quotidien. J'accompagne désormais les entreprises en qualité de consultante pour des missions d'audit et de formalisation de processus, de développement d’outils de gestion ainsi qu' en tant que support pour la production de la paie.