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Onboarding RH : la checklist pour intégrer un nouveau collaborateur

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L’onboarding RH est une étape du processus de recrutement qui est tout aussi importante que la rédaction d’une fiche de poste, l’écriture d’une annonce de recrutement, sa diffusion ou encore la préparation à l’entretien d’embauche.

Mais qu’est-ce que l’onboarding dans le sens RH du terme ? Quels sont les enjeux de l’onboarding pour les entreprises ? Quelles sont les étapes clés dans l’intégration d’un nouveau salarié ? Quelle est la checklist d’actions à réaliser ?

Faisons un point complet sur l’onboarding, un sujet majeur pour les entreprises.

Qu’est-ce que l’onboarding ?

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L’onboarding, c’est quoi ? Définition RH !

L’onboarding, traduit en français par “embarquement”, est un processus utilisé par les entreprises pour valoriser l’intégration des nouveaux collaborateurs.

L’objectif de l’onboarding est de mettre en place des actions qui faciliteront l’arrivée d’un nouveau salarié au sein de l’entreprise.

Ces actions ont pour but de créer rapidement des liens avec les membres de l’ équipe, de se familiariser au nouvel environnement de travail et donc d’entreprendre son nouveau poste sereinement et avec engagement.

Pourquoi est-il important d’assurer un bon parcours d’onboarding ?

L’onboarding est une étape cruciale dans l’intégration d’un nouveau collaborateur. 

En effet, un salarié accueilli avec attention, trouvera rapidement et aisément sa place au sein du service. Ainsi il aura davantage de motivation et se montrera engagé et investi.

Ce schéma est bénéfique pour l’entreprise et l’employeur car il favorise la productivité et l’efficacité du salarié sur sa prise de poste. 

De plus, il est important de fidéliser le salarié, de lui fournir toutes les clefs pour faciliter son adaptation à ce nouvel environnement afin qu’il puisse évoluer dans de bonnes conditions.

Un nouveau collaborateur qui arrive au sein d’une entreprise où il n’existe pas de programme d’onboarding, se retrouve livré à lui-même le premier jour. L’image qu’il se fera de l’entreprise ne sera pas valorisante et son envie de rester et de s’investir pourra être impactée.

Il est donc essentiel d’ancrer une dynamique d’intégration pour chaque nouveau collaborateur afin d’éviter tout départ précipité. 

De plus, les coûts qu’engendre une campagne de recrutement ne sont pas des moindres, une raison de plus pour apporter une attention particulière au processus d’intégration.

L’onboarding permet, par ailleurs, de véhiculer les valeurs de l’entreprise, sa culture et de renvoyer une image sérieuse.

Quels sont les enjeux ?

De nos jours, l’enjeu stratégique des entreprises est de réussir à recruter les bons candidats, ceux qui apporteront une plus-value et dont l’efficacité est une qualité première.  Mais il existe une réelle concurrence sur le marché du travail ce qui rend le recrutement plus délicat.

Par conséquent, l’enjeu ne s’arrête pas là. Au délà de la réussite d’un bon recrutement, il faut réussir à garder ce candidat au sein de l’entreprise. 

L’onboarding détient un rôle majeur dans tout ce processus. 

En effet, une entreprise qui se concentre sur les processus de recrutement, valorise l’intégration et soigne sa marque employeur a plus de chance d’attirer les candidats et de susciter leur désir de s’investir sur le long terme.

Un salarié qui vient d’arriver a besoin d’un temps d’adaptation pour évoluer sur son nouveau poste, se familiariser avec son nouvel environnement et créer du lien avec les membres de son équipe.

C’est un paramètre important à prendre en considération pour un Onboarding réussit.

De plus, c’est lors de sa première journée que le nouveau collaborateur émet un premier ressenti. Cette première impression peut être fatale si l’onboarding est mis de côté.

Faîtes attention à votre marque employeur !

L’onboarding est un pilier de la marque employeur en développant le sentiment d’appartenance ainsi que l’engagement du nouveau collaborateur. 

En effet, que ce soit lors d’un recrutement ou d’une intégration, la marque employeur joue un rôle important dans le sens où c’est grâce à la culture, à la dynamique que véhicule l’entreprise qu’un candidat et un nouveau salarié vont adhérer. 

Lors d’un processus de recrutement les candidats se renseignent sur l’entreprise, sur sa réputation, ses valeurs, l’ambiance et postuleront seulement si ils peuvent s’y projeter. 

Une fois que le candidat est recruté, il est important de lui donner l’envie de rester au sein du groupe pour y évoluer.

Donc, si un nouveau salarié adhère à la culture, aux valeurs de l’entreprise, il sera davantage investi, engagé et performant.

La mise en place d’un programme d’onboarding va permettre de mettre en avant les atouts de l’entreprise , de séduire le nouveau collaborateur mais surtout de le fidéliser. 

Pour booster la marque employeur lors d’un programme d’onboarding, il existe différentes manières de procéder.

Les employeurs peuvent par exemple :

  • Fournir à l’arrivée du nouveau salarié des goodies propres à l’entreprise. 
  • Mettre en place rapidement une journée de TeamBuilding (cohésion d’équipe) pour créer une dynamique avec le nouveau salarié.

Des attentions qui, par ailleurs, permettent au salarié de développer le sentiment d’appartenance à un groupe d’entreprise, une équipe et donc de se sentir intégré dès son arrivé.

Checklist onboarding : le processus d’intégration idéal d’un nouveau collaborateur

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1. Préparer en amont l’arrivée du nouveau collaborateur avec l’équipe de management

Cette étape permet de réfléchir en amont aux actions à mettre en place pour accueillir le nouveau collaborateur, favoriser son intégration et sa prise de poste. 

Quand un nouveau salarié arrive, plusieurs choses doivent être anticipées pour améliorer la prise de poste, comme par exemple :

  • L’attribution d’un bureau : lui offrir un espace adéquat aux missions de son poste
  • Anticiper la mise en place de toute la partie logistique : ordinateur, code d’accès, ligne téléphonique, badge d’accès, tout ce qui va permettre au salarié d’être rapidement autonome au sein de l’entreprise dès le premier jour.
  • Anticiper l’organisation de la première journée de l’arrivée du salarié afin que les managers et autres collaborateurs se rendent disponibles.

2. Le premier jour : l’étape décisive dans la réussite du processus d’onboarding

Cette étape est très importante car, durant celle-ci, le nouveau salarié va se créer une première impression sur l’entreprise.

Plus l’entreprise prépare l’accueil du nouveau salarié, plus il se sentira à l’aise, ce qui facilitera l’intégration.

Nous vous proposons des idées d’actions à programmer pour améliorer l’intégration d’un nouvel collaborateur : 

  • Offrir un cadre rassurant au salarié lors de son arrivée : Il est important de mettre à l’aise le nouveau salarié en le recevant dans un environnement familier, que les personnes qui ont procédé à son recrutement soient présentes et l’accompagnent jusqu’au service concerné.
  • Lui indiquer son espace de travail afin qu’il puisse y déposer ses affaires et prendre ses marques.
  • Prendre un temps pour lui transmettre toutes les informations et documents nécessaires à sa prise de poste et répondre à ses interrogations. 
  • Il est intéressant de l’inviter à un petit déjeuner d’accueil afin de lui présenter l’équipe lors d’un moment plus convivial.
  • Prendre le temps de lui présenter l’ensemble de l’entreprise, les services, les prestations si nécessaire. De lui présenter les personnes avec lesquelles il sera amené à échanger.

Toutes ces actions ont pour but de valoriser l’intégration d’un nouveau collaborateur. Cette pratique est bénéfique car elle démontre au salarié l’intérêt qu’on lui porte dans cette nouvelle prise de poste. Et plus le salarié se sentira à l’aise et légitime de faire partie d’une nouvelle équipe, plus son adaptation et sa prise de poste seront rapides et efficaces.

Rappelons que c’est lors de cette journée que le salarié se construit une première opinion.

C’est à ce moment-là qu’il envisagera de se projeter par la suite au sein de l’entreprise.

Donc l’intégration est une étape cruciale qui demande du temps et de l’investissement de chaque membre mais qui est bénéfique pour tous.

3. Programmez des rendez-vous réguliers

Le nouveau collaborateur évolue depuis quelques jours au sein du service, il est donc important de faire un point avec lui pour s’assurer que son intégration et sa prise de poste se passent correctement.

La communication est primordiale, surtout quand un nouveau collaborateur intègre une équipe qui fonctionne et tourne depuis un certain temps.  

Au début d’une prise de poste, beaucoup de choses sont à intégrer et à gérer par le nouveau salarié. Assurer un suivi va permettre d’observer les points forts ainsi que les axes d’amélioration du salarié.

L’objectif est que le nouveau collaborateur évolue aisément dans la prise de ses nouvelles fonctions et ne se sente pas seul et en difficulté.

4. Attribuez un mentor au nouveau salarié

Le mentor est un salarié volontaire, autre que le manager, amené à servir de guide au nouveau salarié dans la découverte de son environnement de travail. 

L’attribution d’un mentor va permettre de valoriser l’intégration sociale du nouveau collaborateur au sein de l’entreprise.

Il va lui transmettre toutes les informations nécessaires quant aux événements existants au sein de l’entreprise comme à l’extérieur (Team building par exemple).

En ce qui concerne les valeurs de l’entreprise, le mentor joue un rôle important. En effet, chaque entreprise a sa politique, ses valeurs qui dictent le fonctionnement et les attitudes de chacun pour une meilleure cohésion. 

Il est important que le nouveau collaborateur en prenne connaissance pour favoriser son intégration et créer du lien au sein de son service. 

Les outils qui facilitent le parcours d’onboarding

Aujourd’hui une grande partie des informations au sein d’une entreprise circulent via des outils intranet. La révolution du digital permet de centraliser les informations dans un même endroit accessible à tous. La dématérialisation permet aux salariés d’être autonomes et de se concentrer sur les tâches importantes.

Ces outils ont un avantage car ils permettent de trouver rapidement une information, d’entrer en contact aisément avec une personne de l’entreprise, d’organiser son temps de travail, de prévoir des réunions et bien d’autres encore.

Un nouveau collaborateur doit rapidement prendre connaissance de ces outils existants. 

En effet, lorsqu’un nouvel employé arrive, beaucoup de questions peuvent subvenir de manière générale sur l’environnement et le fonctionnement dans lesquels il se retrouve.

Grâce aux portails personnels de l’entreprise, le nouveau collaborateur peut :

  • accéder à ses informations personnelles administratives comme le contrat de travail
  • suivre l’actualité de l’entreprise
  • poser ses questions directement de son bureau aux interlocuteurs concernés grâce à un outil de communication, comme Slack. 
  • Suivre des formations 

Tous ces outils ont pour but de faciliter la vie du personnel de l’entreprise et d’améliorer l’intégration d’un nouveau collaborateur en lui offrant la possibilité d’accéder à un grand nombre d’informations essentielles à sa prise de poste.

Intégrer les nouveaux collaborateurs est indispensable !

L’onboarding est au coeur des priorités pour les Ressources Humaines qui ont une visibilité globale sur les processus de recrutement mais aussi sur les différents départs des salariés ainsi que les coûts que cela peut engender.

Les Ressources Humaines détiennent le rôle de piloter le changement au sein des entreprises. Mettre en place une dynamique d’intégration suffisante et satisfaisante pour améliorer l’expérience collaborateur au sein d’une entreprise est un aspect important de ce rôle.

A propos de l'auteur

Pauline Dautresme

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