Comment construire le plan de communication d’un service formation ?

Avez-vous déjà regretté que la formation se résume, pour certains de vos collaborateurs, à une obligation, une absence à gérer ou une gentille diversion ? Soyez rassurés ! Bon nombre des professionnels de la formation connaissent ce sentiment dans leur vie professionnelle.

Bonne nouvelle ! Il existe une solution. Ce qu’il vous faut, c’est un plan de communication pour votre service formation.

Un plan de communication d’un service formation ? Qu’est-ce que c’est ? Et surtout: pourquoi, comment, quand, avec quoi, avec qui ?

Dans cet article, je vous explique comment construire le plan de communication d’une service formation à partir de ces six questions.

Un plan de communication du service formation, c’est quoi ?

Le plan de communication du service formation est un outil de programmation et de mise en cohérence de l’ensemble des communications à réaliser au fil de votre activité annuelle.

Pourquoi mettre en place un plan de communication du service formation ?

Si vos collaborateurs n’apprécient pas la formation à sa juste valeur, c’est probablement parce qu’ils ne la connaissent pas ! Savent-ils en quoi consiste votre travail ? Ils en ont sûrement un bref aperçu au moment des entretiens professionnels. Sans doute savent-ils que c’est le service formation qui “commande” les formations. Et c’est tout.

C’est logique, me direz-vous. Un service formation n’est finalement visible aux yeux des collaborateurs que lorsqu’il assure la gestion courante.

Néanmoins, ce constat n’est pas une fatalité. Pourquoi ne pas rendre visibles toutes ces activités dont vous vous chargez pour accompagner vos collaborateurs tout au long de l’année ?

D’autant plus que c’est bien l’absence d’une communication plus globale qui induit une image très partielle de l’activité de formation.

Des effets positifs …

Réaliser un plan de communication du service formation, c’est le moyen de sortir de ce cercle vicieux. Mais aussi, il vous permettra d’affirmer votre rôle dans l’organisation et de travailler progressivement la culture formation de vos collaborateurs.

En développant la communication d’un service formation, vous constaterez des effets positifs …

… sur les processus

Une prise de conscience collective de la place réelle de la formation dans une structure est un excellent levier d’amélioration des processus relatifs à votre service : recensement des besoins, mise en œuvre du plan de développement des compétences, dispositifs d’ évaluation …

En bref, des collaborateurs bien informés vous répondront mieux et plus vite, et participeront davantage à vos initiatives car elles feront écho chez eux.

… sur le travail collaboratif

Plus vous êtes visibles, plus tôt on pensera au volet formation dans la mise en œuvre des projets.

Être associés aux projets en amont, vous en rêvez ! Et c’est tout à fait normal, car cela vous permet d’anticiper et de travailler de façon proactive sur les besoins de vos collaborateurs.

… sur votre motivation !

Communiquer autour de la formation, c’est (aussi) valoriser votre activité.

Bien qu’il ne s’agisse pas du but premier de votre plan de communication, cet effet bénéfique est tout aussi important que les autres pour booster la qualité votre travail.

Comment organiser votre plan de communication ?

Vous êtes maintenant convaincus de l’intérêt d’un plan de communication. Mais concrètement, par quoi faudrait-il commencer ?

Établir une stratégie

Le meilleur point de départ, dans l’idéal, si vous le pouvez, si tout va bien … Serait de vous baser sur les axes stratégiques, et/ou sur votre politique RH et formation.

Après l’idéal (auquel il ne faut jamais renoncer) passons à la réalité.

Définissez en premier lieu le fil conducteur de toutes les actions de communication que vous inscrirez dans votre plan. Demandez-vous: quel est le message que je souhaite faire passer ? A quoi doit servir la formation dans ma structure ? Quelle pratique de la formation je souhaite transmettre à mes collaborateurs ?

Que faut-il détailler dans votre plan de communication ?

Votre plan de communication comportera toujours les mêmes éléments.

En reprenant les six questions de cet article, pour chaque action de communication, vous définirez :

• “Quoi” : l’objet ou contenu ;
• “Pourquoi” : l’objectif, ce que vos destinataires doivent faire de cette communication ;
• “Quand” : le moment le plus favorable pour communiquer sur ce sujet ;
• “Comment” : sous quelle forme vous allez communiquer ;
• “Avec quoi” : par quel moyen ;
• “Avec qui” : à quel interlocuteur vous vous adressez.

Un petit exemple ?

Dans mon plan de communication, je pourrais inscrire une action de ce type :

• Quoi ? Dernières dispositions relatives au Compte Personnel de Formation
• Pourquoi ? Monter son dossier CPF
• Quand ? Décembre (entretiens professionnels)
• Comment ? Petit déjeuner de la formation
• Avec quoi ? Affiche en salle de repos/rendez-vous trimestriel
• Avec quoi ? Collaborateurs engagés dans une démarche personnelle de certification

Quelle présentation choisir ?

Parmi les trois modèles ci-dessous, n’hésitez pas à choisir celui qui correspond davantage à votre façon d’organiser et de partager l’information, ainsi qu’à votre méthode de travail (seuls et en équipe)

Le tableau pour les cartésiens et les super organisés

Simple, efficace. Faites un tableau avec six colonnes et autant de lignes que d’actions. Si la dimension temporelle est fondamentale pour vous, vous pouvez même utiliser un diagramme de Gantt.

La carte mentale pour les créatifs et les collaboratifs

Moins figée qu’un tableau, une carte mentale est un bon outil pour réfléchir à plusieurs, animer une réunion, envisager plusieurs configurations.

Le top du top: ajouter dessins et couleurs à vos branches.

Une application pour les geeks

L’intérêt d’une appli, c’est de pouvoir partager et visualiser rapidement les éléments d’organisation tels que les priorités et les tâches à réaliser.

Un exemple d’outil bien pratique et gratuit par ici.

Quel que soit votre choix, n’oubliez pas de valoriser et partager votre plan de communication, en l’annexant par exemple au plan de développement des compétences.

Quand formaliser le plan de communication ?

Votre plan de communication sera idéalement réfléchi et formalisé en même temps que l’établissement des objectifs annuels de l’activité de votre service.

Quand faut-il communiquer ?

Votre communication doit être distillée tout au long de l’année. Voici quelques moments-clé particulièrement adaptés à vos actions de communication.

Communiquez quand il y a des actualités

Tout d’abord, ne cédez pas à la tentation d’occulter de nouveaux droits à la formation pour ne pas être débordés par les demandes.

Ce fût la stratégie choisie par bon nombre de services formation il y a quelques années, lors de la création du Droit Individuel à la Formation (DIF). Résultat : le bouche à oreille finit par s’opérer et les fins stratèges se trouvèrent complètement débordés car toutes les demandes de DIF affluaient en même temps et sur une très courte période.

Vous l’aurez compris: face à une actualité, la bonne stratégie consiste à informer le plus tôt et le plus largement possible pour anticiper les demandes et les lisser dans le temps.

Communiquez en ouverture (ou en clôture) des actions organisées dans vos locaux

Je ne compte plus le nombre d’interventions au cours desquelles j’ai croisé, à l’ouverture d’un stage intra, des étoiles filantes. Des étoiles filantes, me direz-vous. Elle perd la tête. Mais non. Si vous organisez des actions de formation dans vos locaux vous êtes sans doute une étoile filante qui s’ignore.

Vous savez … Ce moment où vous arrivez chargés de supports et de matériel – ouvrez la salle – lancez le café – installez les chouquettes – laissez votre numéro en cas de problèmes – repartez.

En réalité, rien ne vous empêche de rester. Profitez de votre café et de vos croissants, communiquez de manière informelle avec vos collaborateurs en formation.

Au moment de l’ouverture de vos stages, vous avez un temps court mais précieux pour communiquer. En effet, le formateur n’a pas encore sévi et le public est frais et réceptif. Profitez-en pour annoncer brièvement une initiative, un projet, une échéance proche…

Communiquez au moment des temps forts de la vie du service

Une nouvelle recrue ? Un nouveau logiciel pour la gestion de votre plan de développement des compétences ? N’hésitez pas à montrer le backstage du service formation à vos collaborateurs: ils comprendront davantage votre activité et ses enjeux.

Communiquez lorsque vous accompagnez les projets de votre structure

Après tout, tel est le rôle de la formation. Un nouveau projet qui demande de nouvelles compétences ? N’hésitez pas à vous rapprocher du chef de projet. Il a sûrement prévu des actions de communication auxquelles on pourrait ajouter un volet formation.

Vous aurez de cette manière l’occasion d’expliquer concrètement le rôle et les apports du service formation dans la réalisation des projets de votre structure.

Vous montrerez ainsi que vous avez ou vous pouvez avoir un rôle de conseil qui va bien au delà de la gestion administrative et financière.

“Avec quoi” communiquer dans la formation ?

Si les cordonniers sont, dit-on, les plus mal chaussés, nous à la formation ne serons pas les moins pédagogues.

Autrement dit, votre plan de communication doit être à la hauteur de vos valeurs et de vos qualités. Vos actions de communications doivent provoquer des “waouh”, des “c’est très clair”, des “c’est facile à lire” et, enfin, des “ça donne envie”.

Mais, alors, comment y arriver sans s’arracher les cheveux ? Vous avez de la chance, la fée de la formation s’est penchée sur votre plan de communication et elle vous donne quatre idées magiques à tester de ce pas.

Mettez des paillettes dans votre plan de communication

Idée n°1 : choisissez le bon canal

Pour être lu ou vu, il faut tout d’abord choisir le bon canal. Un mail parmi les milliers de mails ? Mauvaise idée. Un courrier ? Mouais… Un message dans un des méandres de l’Intranet? On refroidit.

La fiche de paie? C’est déjà plus intéressant pour certains. La machine à café ou les toilettes ? Bingo ! Vous voulez innover ? Pensez aux groupes fermés sur les réseaux sociaux, le téléphone mobile, l’utilisation de QR codes…

Créer un journal/une newsletter de la formation

Choisissez une échéance régulière mais facile à respecter selon votre charge de travail : mensuelle, trimestrielle, semestrielle.

Ne vous inquiétez pas pour la mise en page: des outils à la prise en main simple et rapide destinés aux non graphistes existent.

Photos, couleurs, bande dessinée, mots croisés… Tout est possible. La formation, c’est un domaine créatif ! Regardez ci-contre un exemple réalisé par mes soins le mois dernier.

Bien évidemment, vous pouvez opter en alternative pour une newsletter.

Organiser de petits événements conviviaux

Un nouveau dispositif de formation, des modifications concernant le règlement de formation ou la prise en charge des frais de repas ?

Organisez des “petits déjeuners de la formation“. Une heure au maximum, une échéance confortable mais régulière, du café et quelques croissants. C’est tout ce qu’il vous faudra pour créer un moment convivial et informel autour de la formation.

Vous préférez une version plus digitale ? surfez sur la vague des webinaires.

Installez des affiches à des endroits stratégiques

Cette idée qui peut vous paraître totalement farfelue est parfaitement efficace et utilisée sérieusement dans beaucoup d’organisations. Et oui, une affiche dans les toilettes, sur la porte, c’est encore plus efficace.

Le plan de communication : avec qui ?

D’abord, à l’échelle du plan de communication, vous aurez besoin de soutien pour renforcer votre stratégie de communication.

Par exemple, partager votre plan avec votre hiérarchie vous permettra d’être soutenus dans les messages que vous souhaitez faire passer. Ou encore, vous pouvez partager votre plan avec un service communication interne pour obtenir des outils et des conseils techniques.

Ensuite, à l’échelle de chaque action de communication, vous vous demanderez qui est la cible. Cette question vous évitera d’une part des messages trop généralistes et vous aidera d’autre part à choisir les outils et les moyens de communication les plus percutants en fonction des habitudes de votre public.

Le conseil de la fin

En conclusion, voici mon dernier conseil. N’oubliez pas que le but de votre plan de communication n’est pas de devenir un professionnel de la communication, mais de donner du sens et de travailler de manière opérationnelle la culture formation à tous les étages de votre structure.