Conventions collectives différentes, accords d’entreprise propres à l’entreprise, usages, spécificités du secteur d’activité, spécificité des salariés, … D’une entreprise à l’autre, la gestion de la paie est différente, d’où la richesse du métier. Il est donc indispensable de mettre en place un référentiel de paie qui reprend les différentes règles en matière de paie.
Mais qu’est-ce qu’un référentiel de paie ? Quelle forme peut-il prendre ? Que contient-il ? Comment le mettre en place ?
Nous vous donnons toutes les clés dans cet article pour mettre en place votre référentiel de paie.
Sommaire de l'article:
Qu’est-ce qu’un référentiel de paie ?
Avant de s’intéresser au contenu du référentiel de paie, il est important de comprendre en quoi il consiste.
Un référentiel de paie, c’est quoi ?
Un référentiel de paie est un document reprenant les différentes règles de paie pratiquées au sein de l’entreprise et issues du Code du travail, des conventions collectives, des accords d’entreprise et des usages interne.
Pourquoi mettre en place un référentiel de paie ?
Le référentiel est d’une importance capitale avec une réglementation en constante évolution et de plus en plus complexe. Il permet de faciliter la transmission de la connaissance dans l’entreprise.
Le référentiel de paie est donc un outil indispensable pour éviter la perte du savoir dans l’entreprise suite à une démission ou un départ en retraite par exemple. Il doit servir de base documentaire pour la formation d’un nouveau collaborateur dans le service paie. C’est pourquoi, il peut être intéressant d’y intégrer des notions légales pour chaque thème (règles de calcul des congés payés, seuils d’exonération, calcul du plafond, …).
Le référentiel de paie représente également une précieuse base documentaire sur lequel peuvent s’appuyer les gestionnaires de paie, même les plus anciens. Il permet d’uniformiser les pratiques au sein d’un même service paie.
Quelle forme peut prendre un référentiel de paie ?
Un référentiel peut prendre différentes formes. Il peut s’agir d’un document Word ou d’un document en version papier ou encore de l’intégration du référentiel dans un outil de SIRH ou dans l’intranet de l’entreprise. On peut également imaginer un référentiel de paie sous un format plus moderne via une application ou des modules vidéo.
Que contient un référentiel de paie ?
Véritable bible de la paie, le référentiel de paie contient toutes les clés pour gérer la paie des salariés, de l’explication de la réglementation à la saisie dans le logiciel de paie.
Le plan de paie de l’entreprise
Le référentiel de paie reprend le plan de paie de l’entreprise, qui regroupe, à son tour, les différents éléments de paie qui constituent la rémunération des salariés. Il peut s’agir notamment :
- Des primes et de leurs modes de calcul.
- Des primes et indemnités exonérées et de leurs modes de calcul.
- Des règles de maintien de salaire en cas d’arrêt de travail.
- Des règles de calcul du solde de tout compte.
Chaque référentiel de paie est différent en fonction des spécificités de l’entreprise. Ainsi, le contenu du référentiel de paie varie d’une entreprise à l’autre.
La procédure de gestion dans l’entreprise
Au-delà des règles de calcul du plan de paie, le référentiel de paie peut également inclure le mode opératoire de gestion pour chaque élément de paie.
Exemple pour un acompte : Le salarié doit transmettre sa demande d’acompte via le portail dédié avant le 15 du mois. Le gestionnaire de paie contrôle que le montant de l’acompte ne représente pas plus que la période travaillée soit : salaire brut /30 X 15 X 75%. Le gestionnaire de paie valide ou refuse la demande du salarié qui est alors informé par mail.
La saisie dans le logiciel de paie
Après avoir décrit le mode de calcul des différents éléments de paie, ainsi que la procédure de gestion dans l’entreprise, le référentiel de paie peut détailler le mode opératoire de saisie dans le logiciel de paie.
Ce mode opératoire peut prendre la forme d’une vue-écran du logiciel de paie ou encore pour plus de modernité un tuto vidéo des différentes étapes de saisie.
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Intégration de la procédure de contrôle de paie
Le référentiel de paie peut également intégrer la procédure de contrôle de paie. Mais quels sont les éléments qui doivent être contrôlés après le calcul de paie ? De quelle manière sont-ils contrôlés ?
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Comment mettre en place un référentiel de paie ?
La création d’un référentiel de paie nécessite une réflexion en amont et d’opérer avec méthodologie.
Choisir le support
Le choix du support est la première étape pour construire son référentiel de paie. Certaines entreprises vont opter pour une version consultable et/ou imprimable réalisée sur Word, alors que d’autres entreprises vont préférer l’intégration dans une solution SIRH ou un portail intranet.
La seconde question à se poser concerne le support et la déclinaison du référentiel de paie. Plusieurs solutions s’offrent à la personne chargée de la réalisation du référentiel :
- Un document unique reprenant les différents thèmes du référentiel.
- Plusieurs documents déclinés par thème (primes liées à l’activité, intéressement, maladie, …).
- Plusieurs documents déclinés en fonction de l’étape du process de paie (plan de paie, gestion interne, saisie, contrôle de paie, …).
Procéder par étapes
Pour bien construire le référentiel de paie, il convient de procéder avec méthodologie.
- Faire un tour d’horizon des différents éléments de paie.
- Pour chaque élément de paie, détailler le mode de calcul, les conditions pour en bénéficier, …
- Définir le mode opératoire : que doit faire le salarié/manager, que doit faire le gestionnaire ?
- Formaliser le process de paie et définir un calendrier.
- Définir la procédure de contrôle de paie : qu’est ce qui doit être contrôlé ? Comment les contrôler ?
Pour une meilleure compréhension de l’utilisateur du référentiel, et notamment dans le cadre de l’intégration d’un nouveau collaborateur, celui-ci doit également détailler la justification de chaque étape. Ainsi, lors de la description du mode opératoire, il convient également de se poser la question “Pourquoi ?”.
La mise à jour du référentiel paie
Après avoir mis en place un référentiel de paie, il est important d’organiser sa mise à jour en cas de conclusion d’un nouvel accord, d’une évolution de la procédure ou encore d’une modification de la réglementation sociale. Un référentiel obsolète est pire que l’absence de référentiel, car il peut induire les gestionnaires de paie en erreur.
Il convient alors de définir qui sera le responsable de la mise à jour du référentiel. Il peut s’agir d’une seule personne, comme le responsable paie, du gestionnaire de paie attitré ou alors de l’ensemble du service.
La date de mise à jour, la personne ayant effectué la mise à jour ainsi que le contenu mis à jour doivent alors être formalisé dans le document afin de pouvoir vérifier que le référentiel n’est pas obsolète.