Le décès d’un salarié a un impact psychologique non négligeable sur les salariés de l’entreprise, que ce soit suite à une longue maladie ou un accident. Au-delà de la dimension humaine de ce tragique évènement, le gestionnaire de paie doit procéder à la gestion de la rupture du contrat de travail.
Mais comment établir la dernière paie suite à un décès ? Quelles sont les démarches à effectuer ? À qui verser le solde de tout compte ?
Nous vous proposons dans cet article de vous éclairer sur la gestion en paie du décès d’un salarié.
Décès d’un salarié : quelles sont les démarches ?
Lorsqu’un salarié décède dans l’entreprise, plusieurs démarches sont à effectuer par l’employeur.
Demander l’acte de décès aux proches du salarié
La date de fin de contrat est déterminée par la date mentionnée sur l’acte de décès. Il convient donc d’obtenir ce document pour pouvoir procéder au solde de tout compte.
Le gestionnaire de paie ou la personne chargée de gérer le décès dans l’entreprise (responsable ressources humaines, responsable de site, …) doit donc demander aux proches du salarié décédé l’acte de décès.
Ce proche peut être un membre de la famille (conjoint, enfant, parent, …), un ami proche ou encore un travailleur social en cas de salarié isolé.
Cette première approche avec des proches en deuil peut être délicate à gérer pour le gestionnaire de paie et notamment s’il est débutant ou en cas de circonstances du décès difficiles et brutales.
Le gestionnaire doit alors mobiliser toute sa dimension humaine pour gérer cette situation et ne pas hésiter à solliciter sa hiérarchie ou un service social au sein de l’entreprise en cas de difficultés.
Demander les informations concernant la succession
Dès lors que le gestionnaire de paie est en possession de l’acte de décès, il peut établir le solde de tout compte. La question se pose alors de savoir à qui celui-ci doit être versé, car il ne peut en aucun cas être crédité sur le compte bancaire du salarié décédé.
Ainsi, le gestionnaire doit également demander aux proches les coordonnées du notaire chargé de la succession.
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Procéder à la radiation du salarié auprès des différents organismes
Le salarié doit être radié des différents organismes de protection sociale (mutuelle, prévoyance, …) à la date mentionnée sur son acte de décès. En effet, le décès n’ouvre pas droit à la portabilité pour ses ayants droit.
La radiation peut se faire soit en informant l’organisme de protection sociale par mail ou sur le portail dédié de l’organisme soit par l’intermédiaire de la DSN
À noter qu’il est conseillé d’informer au préalable et au plus tôt les organismes de prévoyance “frais de santé” afin d’éviter des remboursements de soins post-décès des ayants droit qui devront ensuite être remboursés par ceux-ci.
Déclarer le décès à l’organisme de prévoyance
Les organismes de prévoyance complémentaire prévoient, dans leurs contrats, le versement d’une rente aux ayants droit en cas de décès d’un salarié assuré. Les garanties applicables dans cette situation sont précisées dans le contrat conclu entre l’organisme de prévoyance et l’employeur. Il peut notamment s’agir :
- D’une prise en charge des frais d’obsèques.
- D’une rente versée au conjoint du salarié.
- D’une rente d’éducation versée aux enfants mineurs.
À noter que le salarié a la possibilité de désigner ses ayants droit à l’organisme de prévoyance préalablement à son décès. Dans le cas contraire, les ayants droit sont ceux définis dans le contrat.
Ainsi, le gestionnaire de paie doit monter le dossier de déclaration de décès et l’envoyer à l’organisme de prévoyance. En fonction des organismes, les éléments demandés peuvent différer. Les organismes de prévoyance demandent généralement les pièces suivantes :
- L’acte de décès du salarié.
- L’identité des ayants droit.
- Les salaires des 12 derniers mois précédant le décès (ou autre périodicité en fonction du contrat).
- Tout autre document nécessaire à la gestion du dossier.
À noter que les organismes de prévoyance “frais de santé”, plus généralement appelés mutuelle, peuvent également prévoir dans leurs contrats un remboursement des frais d’obsèques en cas de décès d’un salarié.
Informer le créancier en cas de saisie ou cession sur rémunération
En cas de décès d’un collaborateur pour lequel une saisie ou session sur rémunération ou encore un paiement direct de pension alimentaire est en cours, le créancier doit être informé du décès du collaborateur et ainsi de la fin de la saisie. L’information peut être transmise par mail ou par courrier.
Liquidation de l’épargne salariale
En cas d’épargne salariale, le décès du salarié fait partie des motifs de liquidation anticipée. L’employeur doit donc fournir un état récapitulatif de l’épargne salariale au notaire chargé de la succession.
Quelles démarches en cas de décès sur le lieu de travail ?
En cas de décès sur le lieu de travail, que le décès soit dû à l’exercice du travail en cas d’accident par exemple ou pour un autre motif (crise cardiaque, suicide, …), l’employeur doit déclarer l’accident de travail dans les 48H suivant celui-ci.
C’est la CPAM du domicile qui statuera sur la reconnaissance de l’accident de travail après instruction du dossier. Il doit également en informer le CSE.
Le solde de tout compte d’un salarié décédé
Lorsqu’un salarié décède, l’employeur doit procéder au solde de tout compte. Mais quels sont les éléments à verser sur le solde de tout compte ? À qui verser les sommes dues au salarié ?
La rupture du contrat de travail
Le décès d’un salarié est un cas de force majeure entraînant la rupture du contrat de travail à la date notifiée dans l’acte de décès. D’où l’importance de récupérer ce document au plus tôt.
Quels éléments de paie sont à payer dans le solde de tout compte ?
Le décès d’un salarié est un cas de force majeure entraînant le solde de tout compte d’un salarié. Dans ce contexte, l’employeur n’a pas à verser d’indemnité de rupture, mais doit solder tous les autres compteurs de congés, RTT, repos compensateur, … ainsi que le salaire du mois restant dû.
En cas de clause de non-concurrence, le décès du salarié met automatiquement fin à celle-ci. Aucune indemnité n’est donc à payer à ce titre.
Par ailleurs, comme tout autre solde de tout compte, mais d’autant plus en cas de décès car il sera difficile de procéder à une régularisation ultérieure, il est important de vérifier qu’il n’existe pas une dette à solder comme une avance sur rémunération (exemple : paiement par avance d’une partie du treizième mois) ou une avance sur frais.
À qui verser le solde de tout compte en cas de décès ?
Le solde de tout compte du salarié décédé peut être versé directement aux héritiers que sur présentation d’un certificat d’hérédité ou d’un acte de notoriété. Dans le cas contraire, il doit être versé au notaire chargé de la succession.
Ainsi, lorsque le salarié est rémunéré par virement, le gestionnaire de paie doit modifier le type de paiement en chèque en attente d’avoir les coordonnées du notaire chargé de la succession.
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