La généralisation du télétravail, suite à la crise sanitaire de 2020, a bouleversé le schéma classique d’organisation du travail et par la même occasion la qualité de vie au travail.
Comme le montre l’étude réalisée par Malakoff Humanis en février 2021, le télétravail est désormais un mode de travail incontournable avec en moyenne 3,6 jours télétravaillés par semaine en 2020.
Cette tendance évolue vers « un modèle hybride » dans lequel 86% des télétravailleurs souhaitent continuer cette pratique en faisant 2 jours de télétravail par semaine.
Si le télétravail a fait ses preuves en montrant qu’il y avait des avantages pour les entreprises et les collaborateurs (hausse de la productivité, baisse du stress, etc.), il a aussi mis en lumière les nouveaux besoins en matière d’organisation du travail à distance et de qualité de vie au travail (déconnexion, maintien de la cohésion d’équipe).
Voici les bonnes pratiques pour les entreprises et les collaborateurs pour une journée de télétravail réussie.
Sommaire de l'article:
Les bonnes pratiques employeur pour améliorer la qualité de vie en télétravail.
Être à l’écoute des collaborateurs.
Afin de prévenir les risques psychosociaux liés aux nouvelles pratiques de travail, il est important que les employeurs restent à l’écoute des collaborateurs et maintiennent la communication à distance avec les équipes.
En effet, la crise sanitaire a mis en lumière que le télétravail pouvait être source de stress pour des collaborateurs qui sont isolés ou dans des conditions de travail difficiles depuis leur domicile.
Voici des outils de communication pour maintenir le lien avec les équipes :
- L’envoi d’un baromètre mensuel afin de recueillir et suivre les retours des collaborateurs tout au long de l’année.
- Organiser des points réguliers entre les managers et les collaborateurs au cours de la semaine pour faciliter la communication à distance et maintenir le lien entre les collaborateurs et l’entreprise.
- Lors des prises de paroles rassemblant l’ensemble des collaborateurs, n’hésitez pas à leur proposer d’envoyer en amont, leurs questions de manière anonymisée et d’y répondre lors de la réunion.
Équiper les salariés.
Si l’environnement de travail dans les bureaux est important, la création de bonnes conditions de télétravail l’est tout autant.
Il existe plusieurs options afin d’aider vos collaborateurs à s’équiper en télétravail :
- Mettre en place un forfait mensuel de compensation des dépenses de fonctionnement liées au télétravail telles que l’électricité ou l’abonnement internet.
- Mettre à disposition du matériel de bureau dont vous disposez déjà tels que des écrans, claviers ou souris que les collaborateurs peuvent utiliser dans leurs bureaux à domicile.
- Mettre en place un forfait d’équipement au télétravail afin que chaque collaborateur puisse s’équiper selon ses besoins dans le cadre d’un budget définit en amont.
NB : Faire un inventaire des équipements dont vous disposez et que vous mettez à disposition des collaborateurs permet de faciliter la gestion des stocks de vos matériels informatiques et les réparations futures.
Créez des moments d’échanges à distance.
Afin de maintenir le lien et favoriser la cohésion d’équipe à distance, organisez des événements réguliers qui vont rythmer la semaine en télétravail de vos collaborateurs.
Voici des événements de cohésion faciles à mettre en place :
- Organisez un moment “Café” en ligne, le lundi matin avant le début de la semaine afin que les collaborateurs échangent de manière informelle et démarrent la semaine sur une note positive.
- Créez des rendez-vous de “goûters virtuels”, les après-midi durant lesquels les collaborateurs se retrouvent et partagent un moment de pause, qui leur permet de redémarrer plus motivés et plus concentrés.
- Pour les amateurs de sports, vous pouvez organiser des cours de sport en ligne et/ou de méditation pour vos collaborateurs le matin avant les premières réunions ou après le travail. En effet, le sport aide à réduire le stress et améliore la posture souvent malmenée en télétravail.
- Enfin, vous pouvez organiser des afterworks en ligne pour créer des moments de détente entre collaborateurs après le travail.
NB : Pour vos afterworks en ligne, pensez à créer des animations. Elles permettent aux collaborateurs de partager un moment informel et créent des souvenirs collectifs qui renforcent la cohésion d’équipe. Il existe de nombreux ateliers tels que : la dégustation de vin avec un œnologue ou encore de création de cocktails ou de pâtisseries.
Les bonnes pratiques collaborateurs pour une journée de télétravail réussie.
Aménager un bon espace de travail à la maison.
Afin de créer un environnement de travail agréable, il est recommandé d’aménager un espace dédié au télétravail à votre domicile.
Voici quelques conseils pour vous créer un espace de travail agréable chez vous :
- Installez votre bureau dans une pièce lumineuse, à l’écart du bruit et dans laquelle vous pourrez laisser vos affaires de travail (ordinateur, classeurs, etc.).
- Dans le cas où vous ne pourriez pas aménager une pièce dédiée, la table de salon est le lieu le plus approprié.
D’ailleurs, il existe de nombreuses solutions permettant d’aider les collaborateurs de l’entreprise à aménager leurs espaces de travail. Par exemple, un bureau de télétravail avec Matelpro, permettra aux salariés d’être dans les meilleures conditions.
Optimiser l’ergonomie de votre poste de travail.
Le travail prolongé sur écran peut entraîner de mauvaises postures et de la fatigue oculaire.
Voici des conseils pour garder une bonne posture tout au long de la journée et préserver votre vision lors du travail sur écran.
- Le haut de votre écran doit arriver au niveau de vos yeux.
Si vous travaillez sur un ordinateur portable vous pouvez surélever votre ordinateur avec des livres ou même un rehausseur d’écran. De même, si votre table de salon est trop haute, n’hésitez pas à installer un coussin sur votre siège pour être à la bonne hauteur.
- Vos coudes doivent être au bord de la table.
Si vous travaillez sur un ordinateur portable, il est recommandé d’ajouter un clavier externe et une souris.
Placez-les à 10 cm du bord de votre bureau et posez le clavier le plus à plat possible pour gagner en ergonomie.
- Préservez votre vue.
Le travail prolongé sur écran peut entraîner de la fatigue oculaire et du stress. N’hésitez pas à vous équiper de lunettes anti-lumière bleue, ou de filtres pour écrans protecteurs de lumière bleue.
À lire également :
- Mise en œuvre du télétravail : Quel rôle pour le CSE ?
- Congés payés et chômage partiel : Quelles sont les règles ?
Rythmer votre journée.
Penser votre télétravail comme une journée au bureau avec les mêmes rythmes et les mêmes temps de pause.
- Organiser votre journée de télétravail.
Le matin, avant de commencer votre journée, préparez une liste de 6 à 8 missions que vous prévoyez de réaliser dans la journée. Cette méthode permet d’organiser ses journées de travail en priorisant les missions du jour.
À la fin de la journée, rayez les éléments effectués de votre liste et reportez les éléments restants sur votre liste de la journée suivante. Cette méthode apporte de l’efficacité et permet de prendre du recul sur toutes les missions accomplies dans la journée.
- Créer des moments de pause réguliers.
L’Institut national de recherche et de sécurité (INRS) recommande de prendre des pauses de 15 minutes toutes les 2 heures afin de gagner en concentration et en efficacité.
L’idée est de faire une coupure en se levant et en s’étirant pour protéger votre posture. Si vous en avez l’occasion, allez faire un tour et prenez l’air durant cette pause.
Dans le cas où vous ne pourriez pas sortir prendre l’air à chaque pause, il est recommandé de vous lever et de regarder par la fenêtre.
En effet, votre vue s’ajuste à la lumière naturelle et votre esprit est oisif quelques minutes, ce qui favorise une meilleure concentration par la suite.
- Prendre le temps de déjeuner.
La pause de midi est un moment important dans la déconnexion en télétravail. En effet, en l’absence de collègues avec qui déjeuner, il est important de se recréer un moment de détente autour d’un déjeuner pour être plus concentré et efficace le reste de la journée.
Prévoir des activités à heures fixes.
Tout comme en sortant du bureau vous aviez une séance de sport ou de travaux manuels prévus, prévoyez-vous des plages horaires bloquées en fin de journée dans votre agenda.
Cela vous motive à terminer dans les temps que vous vous êtes impartis et à passer à une activité qui vous fera déconnecter de votre journée.
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Se déconnecter.
Voici quelques conseils pour vous déconnecter à la fin de votre journée de télétravail :
- Ranger vos affaires de bureau dans un endroit dédié.
Que vous travailliez dans une pièce à part ou dans votre salon, pensez à éteindre votre ordinateur et à ranger vos affaires de bureau dans un placard ou un casier dédié. Cela permet de marquer une coupure à la fin de votre journée comme vous le feriez le soir en partant du bureau.
NB : Quand cela est possible, enlevez les notifications de messagerie et d’e-mails ou mettez votre téléphone professionnel en mode avion. Cela vous permettra de vous déconnecter et ne créera pas d’interférences dans vos moments de détente.
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Je téléchargeEnfin, si vous utilisez une liste de missions, pensez à rayer les missions que vous avez effectuées dans la journée et préparez la liste de la journée suivante. Cela vous permettra de constater les missions déjà effectuées et de passer au reste de votre programme l’esprit plus léger.
À vous de jouer !