Négociations annuelles obligatoires (NAO) : pour qui ? Comment ? Durée des accords ? Tout savoir !

En tant qu’employeur, vous devez engager périodiquement des négociations annuelles obligatoires (NAO) dans votre entreprise, sur des thèmes précisément définis par le Code du travail.

Comme son nom l’indique, ces négociations sont obligatoires et sont soumises à des modalités précises concernant les thématiques abordées, la périodicité, la procédure, etc.

Toutes ces règles ne sont pas toujours simples et la mise en place des NAO peut vite s’avérer être un vrai casse-tête pour l’employeur.

Pour y voir plus clair, je vous propose un tour d’horizon complet sur les NAO : qui est concerné ? Pour négocier quoi et quand ? Comment se déroulent les réunions ? Quelles sont les conséquences des négociations ?

Entreprises concernées et niveau de négociation.

Voyons tout d’abord quelles sont les entreprises concernées et à quel niveau doit se faire la négociation.

Entreprises de droit privé.

Les négociations annuelles obligatoires concernent toutes les entreprises de droit privé.

Elles s’appliquent également aux :

• EPIC (établissements publics à caractère industriel et commercial).
• EPA (établissements publics à caractère administratif) dans la mesure où ils emploient des salariés dans les conditions du droit privé.
• Entreprises adaptées et centres de distribution du travail à domicile.

Représentation syndicale.

L’obligation de négociation ne touche que les entreprises dans lesquelles sont constituées une ou plusieurs sections syndicales de syndicats représentatifs. Elles doivent également disposer d’au moins un délégué syndical, puisque ce dernier sera l’interlocuteur de l’employeur pendant les négociations.

Les NAO concerneront donc la plupart du temps des entreprises de plus de 50 salariés, seuil à partir duquel un DS peut être désigné.

En cas de désignation d’un DS en cours d’année, l’employeur n’a l’obligation d’ouvrir les négociations que pour l’année civile suivante.

Pluralité d’établissements et appartenance à un groupe.

En cas de pluralité d’établissements, une entreprise peut choisir de mettre en place les NAO au sein de chaque établissement.

Pour les entreprises appartenant à un groupe, elles ont l’obligation de mettre en œuvre leurs propres négociations annuelles, sauf (art. L 2232-33) :

• Si les NAO sont déjà en cours au niveau du groupe et qu’un accord de méthode prévoie ce cas de figure et les thèmes concernés par la dispense.
• Si un accord a déjà été conclu sur le même thème au niveau du groupe (en l’absence d’un accord de méthode).

Par contre, la présence d’accords interentreprises ne dispense pas l’entreprise d’engager ses propres négociations. Il en est de même en cas de négociation existante au niveau national.

Thèmes de négociation et calendrier.

La législation prévoit des règles impératives d’ordre public. Il est néanmoins possible pour une entreprise d’être couverte par un accord d’adaptation, permettant un aménagement de certaines dispositions.

Les règles d’ordre public.

Le Code du travail prévoit des règles impératives et l’obligation de négocier tous les ans sur certains thèmes. Il s’agit des questions de rémunération, ainsi que l’égalité professionnelle et la qualité de vie au travail (Art. L 2242-1 et 2).

À cela s’ajoute une négociation tous les 3 ans sur la gestion des emplois et des parcours professionnels (uniquement pour les entreprises comportant un comité de groupe et employant au moins 300 salariés).

Rémunération, temps de travail et partage de la valeur ajoutée.

La négociation doit porter sur les salaires, le temps de travail et le partage de la valeur ajoutée, notamment (art. L. 2242-15) :

• Les salaires effectifs.
• La durée et l’organisation du temps de travail (mise en place du temps partiel, réduction du temps de travail, etc.).
• L’épargne salariale.
• Le suivi des mesures prévues pour supprimer les écarts de rémunération entre les hommes et les femmes et les différences en termes de déroulement de carrière.

Elle doit avoir lieu tous les ans, sauf en présence d’un accord d’adaptation qui peut porter sa périodicité à un maximum de 4 ans.

Quels risques en cas de défaut de négociation ?

Si l’employeur n’engage pas cette négociation, il risque une pénalité financière qui peut atteindre :

• 10% de la réduction générale de cotisations patronales, pour chaque année où le défaut de négociation est constaté (sur une période maximale de 3 années consécutives).
• 100% de cette même somme en cas de récidive (si au moins un manquement a déjà été constaté au cours des 6 dernières années).

Égalité professionnelle et qualité de vie au travail.

Thèmes de la négociation.

Cette négociation doit aborder les questions d’égalité professionnelle entre les hommes et les femmes ainsi que la qualité de vie au travail (QVT) (C.trav.art L2242-17) :

• L’articulation entre vie professionnelle et personnelle.
• Égalité professionnelle entre les femmes et les hommes : mesures permettant la suppression des écarts de rémunération, l’accès à l’emploi, à la formation professionnelle, le déroulement de carrière, les promotions professionnelles, les conditions de travail et d’emploi, la mixité des emplois ….
• Calcul des cotisations d’assurance vieillesse pour les salariés à temps partiel.
• Mesures pour lutter contre les discriminations à l’embauche, à l’accès à la formation professionnelle.
• Mesures concernant le maintien dans l’emploi et l’insertion professionnelle des travailleurs handicapés : accès à l’emploi, promotions, conditions de travail, sensibilisation du personnel ….
• À défaut d’un accord de branche ou d’entreprise : modalités d’un régime de prévoyance et d’une complémentaire santé dans des conditions au moins aussi favorables que celles liées à la généralisation obligatoire de la couverture.
• Modalités du droit d’expression directe et collective des salariés (notamment au moyen des outils numériques disponibles dans l’entreprise).
• Modalités du droit à la déconnexion, mise en place d’outils de régulation des appareils numérique pour assurer le respect de temps de repos, de congés et la vie personnelle et familiale.
• Mesures destinées à améliorer la mobilité des salariés entre leur domicile et le lieu de travail (incitation aux transports en commun, prise en charge des frais de transport …).

La périodicité est également annuelle ou bien fixée dans un éventuel accord d’adaptation (pour une durée maximale de 4 ans).

Sanctions.

À défaut d’accord ou de plan d’action (voir dernier paragraphe de l’article) une pénalité financière est due par les entreprises d’au moins 50 salariés. Elle concerne également les entreprises qui n’ont pas publié leurs indicateurs (index de l’égalité) ou n’ayant pas mis en place de mesures permettant de réduire et supprimer les écarts de salaire.

Le montant est fixé par la Direccte en fonction des efforts de l’employeur et de sa bonne foi. Il est au maximum de 1% des rémunérations versées dans la période non couverte par un accord ou un plan d’action.

Gestion des emplois et des parcours professionnels et mixité des métiers.

Cette négociation ne concerne que les entreprises :

• De plus de 300 salariés.
• Ou employant au moins 1000 salariés dans un des États membres de la Communauté européenne ou de l’Espace économique européen et comportant un établissement (ou une entreprise) d’au moins 50 salariés en France (C. trav. art L 2242-20).

La négociation doit porter sur les sujets suivants :

• Mise en place d’une GPEC (gestion prévisionnelle des emplois et des compétences) et de ses mesures d’accompagnement : formation, abondement du compte personnel de formation, validation des acquis d’expérience, bilan de compétences et accompagnement de la mobilité professionnelle et géographique (autre que celles prévues dans le cadre d’accords de performance collective).
• Les conditions de la mobilité professionnelle ou géographique interne à l’entreprise (devant faire l’objet d’un chapitre spécifique en cas d’accord de performance collective).
• Les grandes orientations à 3 ans de la formation professionnelle et les objectifs du plan de développement des compétences.
• Les perspectives de recours par l’entreprise aux différents contrats de travail, temps partiels et stages ainsi que les moyens mis en œuvre pour diminuer le recours aux contrats précaires.
• Les conditions d’information des entreprises sous traitantes concernant les orientations stratégiques de l’entreprise ayant un effet sur leurs métiers, emplois et compétences.
• Le déroulement de carrière des salariés exerçant des responsabilités syndicales et l’exercice de leurs fonctions.

L’article L 2242-21 ajoute certains sujets facultatifs, comme la mise en place de congés de mobilité, la formation et l’insertion durable des jeunes dans l’emploi, l’emploi des salariés âgés, etc.

Entreprises couvertes par un accord d’adaptation.

Les partenaires sociaux ont la possibilité de mettre en place un accord d’adaptation.

À l’initiative de l’employeur ou des représentants syndicaux, cet accord permet de négocier sur les modalités, les thèmes, le calendrier, la périodicité des thèmes entrant dans le champ des négociations annuelles obligatoires (art. L. L2241-10).

Dans le respect des règles d’ordre public, il permet donc aux partenaires sociaux d’adapter les règles relatives aux NAO aux spécificités de l’entreprise, de l’établissement ou du groupe.

En présence d’un accord d’adaptation la périodicité des négociations peut donc être portée à un maximum de 4 ans.

L’accord d’adaptation doit mentionner (art. L. 2242-11) :

• Les thèmes de négociation et leur contenu.
• Leur périodicité (dans un maximum de 4 ans).
• Le calendrier et les lieux des réunions.
• Les informations que l’employeur doit remettre aux partenaires sociaux.
• La date de remise de ces informations.
• Les modalités de suivi des engagements des parties.
• La durée de l’accord (au maximum de 4 ans).

Déroulement des négociations.

Entreprises couvertes par un accord d’adaptation.

Le déroulement des négociations est directement prévu par l’accord : dates, lieux, transmission des informations, etc.

L’employeur envoie une convocation aux syndicats représentatifs pour chaque réunion, mentionnant le lieu, la date et l’heure. Le temps passé par les délégués syndicaux aux réunions (et pour leur préparation) est rémunéré comme temps de travail.

À lire également :

• Actualités sociales liées au Covid-19 : février 2021.
• La modulation du temps de travail : mise en place et conséquences.
• L’accord de performance collective : conditions, mise en place, application, …

Ouverture des négociations et invitation des parties.

L’ouverture des négociations est de la responsabilité de l’employeur. Si vous ne prenez pas l’initiative de convoquer les parties, vous risquez une amende de 3 750 euros et 1 an d’emprisonnement (art. L. 2243-1).

Les NAO peuvent également s’engager de manière obligatoire à la demande d’un syndicat représentatif si l’employeur n’en a pas pris l’initiative depuis plus de 12 mois pour les négociations annuelles (ou depuis plus de 36 mois pour la négociation triennale) (Art L.2242-13). Dans ce cas, vous devez transmettre cette demande aux autres syndicats représentatifs dans les 8 jours et convoquer les parties à la négociation dans les 15 jours.

Le mode d’invitation des parties n’est pas précisé dans les textes. Une lettre de convocation semble néanmoins être la solution la plus simple et la plus sûre. Vous devez convoquer l’ensemble des organisations syndicales représentatives de votre entreprise.

Réunion préparatoire.

La première rencontre est une réunion préparatoire (art.L. 2242-14). L’employeur en fixe librement la date, sauf si les négociations sont engagées à la demande d’un syndicat. Dans ce cas, il doit respecter les délais cités dans le paragraphe précédent.

Cette réunion préparatoire permet de préciser :

• Le lieu et le calendrier des réunions. Aucune limite n’est fixée par le Code du travail concernant le nombre des rencontres. La seule obligation est de prévoir au moins 1 réunion en plus de la réunion préparatoire.
• Les informations qui seront transmises aux partenaires sociaux et la date de cette remise.

Si l’employeur ne transmet pas les informations nécessaires à la négociation aux syndicats (ou transmet des informations insuffisantes), ces derniers peuvent saisir le juge des référés.

Négociations.

Les délégués syndicaux doivent recevoir une convocation à chaque réunion, précisant le lieu, la date et l’heure. Les temps passés par les représentants aux réunions sont rémunérés comme des temps de travail.

Pendant toute la durée de la négociation, l’employeur ne peut pas agir par décision unilatérale sur les thèmes relevant des discussions en cours, sauf en cas d’urgence (art. L. 2242-4).

Résultats des négociations.

Les négociations annuelles sont obligatoires, mais cela n’implique pas forcément de parvenir à un accord.

Les négociations aboutissent à un accord.

Dans ce cas, l’employeur doit respecter la procédure suivante :

• Notification de l’accord signé à chaque organisation syndicale représentative de l’entreprise.
• Dépôt de l’accord auprès de la DIRECCTE par l’intermédiaire de la plateforme www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.
• Envoi de l’accord au conseil des prud’hommes du lieu de sa conclusion.

Échec des négociations.

Si les négociations n’aboutissent à aucun accord, l’employeur doit établir un procès-verbal de désaccord. Celui-ci mentionne l’état des discussions, les propositions des parties et, le cas échéant, les mesures que l’employeur souhaite mettre en place de manière unilatérale.

Le PV de désaccord doit être déposé selon les mêmes conditions que l’accord, selon les modalités citées précédemment.

En cas d’absence d’accord sur l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes, l’employeur à l’obligation :

• D’établir un plan d’action. Ce dernier doit prévoir les objectifs de progression, les actions à mener, leur coût, etc. Il doit être également transmis à la DIRECCTE sur la plateforme dédiée au dépôt des accords (Art. L. 2242-3).
• De mettre à l’ordre du jour de la négociation sur les salaires effectifs, les mesures permettant de supprimer les écarts de rémunération.