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Entretien de recrutement et distanciation sociale : comment allier les deux ?

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Ecrit par Jessica Ready

Depuis quelques mois maintenant, la France et le monde entier fait face à une crise sanitaire sans précédent. Notre quotidien est bouleversé par de nouvelles habitudes et de nouvelles façons de faire. Les règles de distanciation sociale sont de mise : respecter 1,5 mètre de distance entre les personnes, limiter le regroupement de personnes au même lieu, […].

Que ce soit dans notre quotidien personnel ou encore professionnel : nous avons dû nous adapter. Alors que le télétravail prend ses marques dans différentes entreprises, il reste toutefois difficile pour différentes entreprises de se faire à l’idée de recruter à distance. Comment recruter un candidat quand on ne l’a jamais rencontré physiquement ? Comment faire un recrutement 100 % en visio ?

Comment adapter nos recrutements à ces nouvelles normes et à ce nouveau quotidien ? C’est le sujet de cet article ! Dans une première partie, nous verrons quelles sont les différentes règles de distanciation sociale désormais à respecter. Dans un second temps, nous verrons comment allier recrutement et distanciation sociale ensemble. Dans une dernière partie, nous verrons comment remplacer les actions de recrutement physiques sous format visio, sous format vidéo.

Les règles de distanciation sociale : rappel

Avant même de voir comment allier les entretiens de recrutement aux règles de distanciation sociale, il est important de refaire un point sur les règles de distanciation sociale et règles en vigueur.

La distanciation sociale implique actuellement les mesures suivantes :

  • Maintenir à distance, c’est-à-dire éviter toute exposition à moins de 1,5 mètre d’autres personnes ;
  • Limiter les présences dans les espaces et aux endroits où des groupes peuvent se former ;
  • Pas de salutation qui implique un contact ;
  • Appliquer rigoureusement les mesures d’hygiènes ;
  • S’il est nécessaire de se rapprocher à moins de 1,5 mètre d’une autre personne, il est nécessaire de limiter ce contact dans le temps ;
  • Porter un masque dans les endroits fermés (obligatoire en entreprise à partir du 1er Septembre 2020).

Entretiens de recrutement : comment les adapter aux règles de distanciation sociale ?

Nous avons vu précédemment quelles sont les règles de distanciation sociale à respecter dans notre quotidien mais aussi en entreprise. Mais alors comment organiser nos entretiens de recrutement en physique tout en respectant les règles de distanciation sociale ? Voilà quelques pistes à mettre en place dans votre entreprise.

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Évitez d’organiser des entretiens aux heures de pointe

Si vous souhaitez absolument organiser vos entretiens d’embauche sous format physique, évitez de les organiser aux heures de pointe de votre entreprise. Invitez vos candidats aux heures où il y a moins de collaborateurs à croiser dans les couloirs cela minimisera les contacts entre vos collaborateurs et vos candidats.

Proposer du gel hydroalcoolique

Dès que le candidat arrive dans vos locaux, rendez obligatoire le lavage de mains avec un gel hydroalcoolique. Cela nécessitera de mettre en place des bornes prévues à cet usage dès l’entrée dans vos locaux. En plus de servir à vos candidats, cela servira également à vos collaborateurs.

Pour rassurer les candidats, n’hésitez pas à leur mettre à disposition une bouteille de gel hydroalcoolique en face d’eux pendant l’entretien ou encore des stylos désinfectés. N’hésitez pas également à désinfecter votre pièce d’entretien avant et après chaque entretien. Indiquez aux candidats que la pièce a été préalablement désinfectée afin de le rassurer.

Évitez un maximum de contacts avec vos collaborateurs

Afin de minimiser les risques de contact entre vos collaborateurs et vos candidats, demandez-leur de rester à l’extérieur de vos locaux et donnez-leur un point de rendez-vous.

Demandez-leur de vous appeler lorsqu’ils seront arrivés au point de rendez-vous. Cela vous permettra d’aller les chercher dès qu’ils seront là et d’éviter les contacts entre vos candidats et les différents services (par exemple : le candidat n’aura plus besoin de se présenter à l’accueil).

Soyez à l’heure

Prévoyez des créneaux d’entretiens plus espacés pour éviter d’être en retard. Si vous êtes en retard, votre candidat devra patienter et aura potentiellement plus de chances d’être en contact avec d’autres personnes. Il vous sera donc nécessaire d’être à l’heure.

Être dans une pièce isolée avec un nombre maximum de participants à l’entretien

La problématique de l’entretien physique à l’heure de la distanciation sociale : trouver un lieu permettant que chaque participant soit éloigné de 1,5 mètre et éviter le regroupement de personnes.

Pensez à organiser vos entretiens dans une pièce assez grande qui pourra permettre à tous les participants d’être à 1,5 mètre de distance chacun. Pensez également à choisir une pièce que vous pourrez aérer à chaque fin d’entretien !

Deuxième point : si votre processus de recrutement implique que vos candidats rencontrent plusieurs personnes (recruteurs, opérationnels, chef de service, …), essayez de limiter le nombre de participants aux réunions (3 personnes par entretien en comprenant le candidat seront largement suffisantes).

Si votre processus implique que vos candidats rencontrent plus de 2 personnes, organisez des entretiens visios pour les autres potentiels participants.

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Faut-il privilégier la visio aux rencontres physiques ?

C’est la question que beaucoup d’entreprises se posent : doit-on absolument faire de la visio ou pouvons-nous reprendre nos entretiens sous format physique ? Nous répondons à cette question juste en dessous.

Privilégier la visio aux entretiens physiques ?

De nombreuses entreprises se posent la question de savoir si elles peuvent enfin reprendre les entretiens physiques. En effet, certaines entreprises ont peur d’effectuer un processus de recrutement complet sous format visio.

Prendre la décision de valider un candidat sans même l’avoir vu peut être une véritable problématique parfois. Il est en effet difficile de se projeter sans avoir rencontré le candidat dans les locaux de l’entreprise.

Bien que rien n’interdise de pouvoir faire passer des entretiens physiques aux candidats, voilà quelques points de réflexion sur les raisons d’organiser tout ou une partie de son processus de recrutement en distanciel.

Minimiser les risques de contact entre vos collaborateurs et les candidats

Organiser tout ou une partie de son processus de recrutement vous permettra de minimiser les risques de contact entre vos candidats et vos collaborateurs. En effet, faire des entretiens physiques dans vos locaux augmentera les contacts entre vos collaborateurs et vos candidats.

Accueil, secrétariat, managers, recruteurs, inviter un candidat en physique implique forcément qu’il rencontrera diverses personnes de différents services. Si vous organisez vos entretiens à distance, alors vous minimiserez forcément les risques de contact.

Solution : Si vous souhaitez tout de même rencontrer au minimum une fois le candidat dans le processus de recrutement, optez pour un processus avec un ensemble d’entretiens visio puis un entretien physique en petit comité.

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Éviter le stress d’un entretien physique pour les entretiens d’embauche

Le stress en entretien d’embauche est loin d’être un mythe. Beaucoup de candidats ont du mal à gérer cette problématique en entretien. Le fait de passer un entretien physique dans les conditions actuelles pourrait accroître ce stress et vous pourriez passer à côté d’un bon candidat. Vous pourriez également avoir un taux de no show (candidats qui ne se présentent pas en entretien) beaucoup plus élevé qu’en temps normal.

Solution : Si vous souhaitez tout de même rencontrer un candidat en physique, mettez en place un protocole d’explication à vos candidats. Expliquez à tous vos candidats convoqués l’ensemble des protocoles que vous avez mis en place pour assurer leur sécurité.

Vous pouvez également leur transmettre un fascicule récapitulatif par mail en même temps que la confirmation de leur entretien. Vous pouvez par exemple créer gratuitement ce type de fascicule avec le site internet Canva.

Permettre à la population à risque de pouvoir participer à un processus de recrutement à distance

Certaines personnes sont considérées comme des personnes à risque pouvant contracter le Covid 19 sous des formes plus graves notamment :

  • Les personnes âgées de plus de 65 ans ;
  • Les personnes atteintes d’une maladie chronique ou fragilisant leur système immunitaire (notamment antécédents cardiovasculaires, diabète et obésité, pathologies chroniques respiratoires, cancers, insuffisance rénale, …) ;
  • Les femmes enceintes au 3ème trimestre de grossesse.

Certains de vos candidats peuvent faire partie de cette population à risque et si c’est le cas, venir à un entretien d’embauche physique pourrait également accroître leur stress. Certains candidats faisant partie de ces populations à risque pourraient même vouloir faire un processus de recrutement à distance.

Solution : Bien que vous ne soyez pas censé connaître l’état de santé de vos candidats, si certains candidats vous font part de leur peur en tant que population à risque, adaptez-vous si vous le pouvez.

Si les entretiens physiques sont obligatoires dans votre entreprise, rassurez vos candidats en leur expliquant les protocoles mis en place dans votre entreprise pour leur sécurité. De plus, n’hésitez pas à leur transmettre un fascicule récapitulatif dans leur mail de confirmation d’entretien comme indiqué précédemment.

Remplacer les entretiens physiques par des entretiens vidéo

Comme vu précédemment, vous pouvez adapter une partie de vos entretiens sous format vidéo en utilisant des logiciels comme Skype, Zoom ou encore Google Meet.

Pour les entreprises qui devraient absolument faire passer des entretiens physiques, vous pouvez faire passer des entretiens visios au préalable. Cela vous permettra d’évaluer une première fois vos candidats sous format visio et ne retenir que les candidats pertinents pour les entretiens physiques.

Cela vous permettra de convoquer très peu de candidats en physique (fixez-vous une barre de 2 candidats validés à l’entretien physique). L’avantage : vous éviterez les contacts entre vos candidats et vos collaborateurs et minimiserez donc les risques de contaminations.

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Remplacer les salons de recrutement par des webinaires

Beaucoup d’entreprises participent à des salons de recrutement. Le premier point recherché par les entreprises à travers ces salons : se faire connaître auprès des candidats pour obtenir plus de candidats.

Cela permet de rencontrer des candidats, d’échanger autour de l’entreprise (de ses missions, activités ou encore valeurs), … Mais comment remplacer ces salons de recrutement qui permettaient de mettre en avant votre entreprise et de développer votre marque employeur ? Organisez des webinaires (conférences) en ligne sur des thématiques précises !

Cela ne vous coûtera quasi rien en matière d’outils (beaucoup moins cher qu’un salon de recrutement), vous prendra moins de temps qu’un salon sur un ou deux jours, vous permettra également de capter des candidats de tout horizon car pas besoin de se déplacer à un endroit précis.

Remplacer les jobs dating physiques par des jobs dating virtuels

Nous l’avons également vu dans un précédent article : beaucoup d’entreprises organisent des job dating. Cela peut notamment être le cas pour pourvoir un nombre de recrutement élevé ou encore lorsque les entreprises lancent leur campagne de recrutement d’alternance.

À l’heure où la distanciation sociale est de mise et que le regroupement de personnes doit être limité, il serait totalement inconscient d’organiser un job dating physique. Toutefois, il est tout à fait possible d’organiser ce job dating sous format virtuel. Pour cela, n’hésitez pas à consulter notre article entièrement dédié à ce sujet.

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Allier entretien de recrutement et distanciation sociale : c’est possible

Vous l’aurez vu dans cet article, adapter nos recrutements face à cette crise sanitaire est possible. Même si nous pouvons tout à fait adapter nos recrutements pour pouvoir recevoir des candidats en physique dans une entreprise, privilégier la visio devrait être la solution choisie par les entreprises. En effet, en plus de limiter les risques de contact entre vos collaborateurs et vos candidats, les candidats se sentiront également rassurés.

Comme nous l’avons vu dans l’article, nous connaissons tous le stress des entretiens d’embauche pour les candidats. Passer un entretien d’embauche physique, sans connaître ce que l’entreprise aurait mis en place comme consignes pour respecter la distanciation sociale, pourrait rendre le candidat convoqué encore plus stressé. Alors privilégiez un maximum la visio si vous le pouvez. Si toutefois cela n’est pas possible, n’oubliez pas de rassurer vos candidats en leur expliquant ce que vous avez mis en place dans votre entreprise pour leur sécurité.

A propos de l'auteur

Jessica Ready

Avec 5 années d’expérience en cabinet de recrutement mais également à mon compte, j’accompagne au quotidien de nombreux clients dans leur recrutement et dans la quête de futurs talents.

Aujourd’hui, j’accompagne les entreprises en tant que consultante : que ce soit dans leurs recrutements ou encore pour améliorer leur processus de recrutement.

J'accompagne également les demandeurs d’emploi à travers des coaching avec un seul but : booster leur recherche d'emploi et leur permettre de décrocher le job de leurs rêves.