Recrutement

Comment organiser un Job Dating virtuel ? Les 7 étapes clés !

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Ecrit par Jessica Ready

Nombreuses sont les entreprises et écoles à participer aux différents salons de recrutement ou encore à organiser des job dating pour booster leurs recrutements. Mais comment faire quand tous les salons de recrutement sont fermés au public ou encore quand on est à l’heure de la distanciation sociale ?

C’est le casse-tête de beaucoup d’entreprises et d’écoles ces derniers mois. Ces événements sont de véritables atouts pour booster des recrutements, surtout en cette période de l’année !

Alors est-il possible d’organiser ces événements sous format virtuel ? N’est-ce pas trop compliqué en matière d’organisation à gérer ? Nombreuses sont les questions que les recruteurs se posent sur la manière d’organiser des événements de manière virtuelle.

Organiser un événement de recrutement de manière virtuelle n’est pas si compliqué que ça quand on a les bons outils ! Dans cet article, vous découvrirez ce qu’est un job dating et comment l’organiser de manière virtuelle. De plus, vous y découvrirez l’ensemble des outils nécessaires à la planification, l’organisation ou encore à la mise en action du job dating !

Un job dating, c’est quoi ?

Avant même de voir les différentes étapes et outils qui vous permettront d’organiser votre job dating virtuel, il est primordial de comprendre ce qu’est un job dating et quels sont ses avantages !

Définition du job dating

Beaucoup pratiqués par les entreprises ou les écoles, le job dating (ou speed recruiting) est un entretien d’embauche minuté.

Il permet à une entreprise de pouvoir rencontrer un nombre important de candidats le temps d’une demi-journée ou d’une journée complète.

Pour les candidats, le but de l’exercice est simple : convaincre le recruteur en quelques minutes qu’il peut être le candidat idéal pour le poste à pourvoir dans le but de décrocher un second entretien !

A quoi ça sert ?

Le but d’un job dating est donc simple :

  • Pour une entreprise, il permettra de rencontrer un nombre important de candidats, d’éviter de les shortlister et donc de ne pas de se limiter à la rencontre de 2 ou 3 profils seulement.
  • Pour une école ou un cabinet de recrutement, il permettra de mettre en relation des candidats avec différentes entreprises dans le but de leur faire décrocher un contrat dans ces entreprises.
  • Pour les candidats, le job dating leur permettra de rencontrer des entreprises qui n’auraient peut-être pas souhaité les rencontrer au vu de leur CV. Cela leur permettra également d’élargir leur réseau en rencontrant de nouvelles entreprises.

Les avantages du job dating

Le job dating a de nombreux avantages pour les recruteurs :

  • Dans un premier temps, le job dating permet de rencontrer beaucoup plus de candidats que si on les conviait à des entretiens d’embauche classiques. Pourquoi ? Car le temps accordé à l’entretien pendant le job dating est beaucoup plus court. Accorder 15 minutes de son temps à un candidat contre 1 heure en temps normal nous permet donc de rencontrer 4 candidats par heure au lieu d’un en temps normal.
  • Dans un deuxième temps, le job dating permet de découvrir des talents que les recruteurs n’auraient probablement pas sélectionnés sur un simple CV. En effet, le temps d’un recruteur est minuté. Quand on accorde 1 heure de son temps à un candidat, on est forcément obligé de faire un tri au préalable de manière à ne recevoir que les meilleurs candidats avec un objectif : limiter la perte de temps.
  • Le dernier avantage au job dating est qu’il permet de communiquer autour de cet événement sur les réseaux. Cela permet donc de booster la visibilité de son entreprise ainsi que de sa marque employeur.

Lire également:

Les 7 étapes du job dating virtuel réussi

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Maintenant que vous avez compris à quoi sert un job dating et quels sont ses avantages, voyons un peu comment organiser un job dating de manière virtuelle.

Etape 1 : Etablir la liste des postes à pourvoir (ou des entreprises qui recrutent)

Si vous faites partie d’une entreprise qui propose différents postes, listez les postes que vous avez à pourvoir et dont vous souhaitez rencontrer des candidats pour ces derniers. Listez également les collaborateurs qui seront prêts à recevoir des candidats en visio.

Par exemple, si vous avez un service communication à la recherche d’un(e) chargé(e) de communication et un service RH qui recherche un(e) chargé(e) de recrutement, vous aurez potentiellement un collaborateur de chaque service qui pourra chacun rencontrer des candidats. Cela augmentera votre nombre de créneaux disponibles pour recevoir des candidats et donc le nombre de candidats à convier.

Si vous êtes une école ou un cabinet de recrutement et que vous souhaitez convier différentes entreprises, listez les entreprises qui sont prêtes à participer à votre job dating. Faites également un point avec chacune des entreprises participantes pour leur indiquer le nombre de candidats qu’elles verront et le créneau qu’elles devront réserver pour les recevoir.

Etape 2 : Choisir les candidats à convier 

Contrairement à un job dating physique, le job dating virtuel nécessite une organisation millimétrée au préalable. Pour ce faire, la première étape que vous devrez absolument faire est de choisir les candidats que vous souhaitez convier. En effet, savoir qui seront les candidats conviés vous permettra d’éviter des no-show lors du job dating.

Il est donc primordial d’effectuer une liste de candidats potentiels en fonction du nombre de créneaux qui seront disponibles le jour du job dating. Pour assurer un taux de présence maximum, n’hésitez pas à créer une liste secondaire de candidats qui pourraient être disponibles dans le cas où vous auriez des désistements de dernière minute.

Etape 3 : Planifier les entretiens minutieusement

Ça y est vous avez les éléments primordiaux pour l’organisation de votre job dating virtuel :

  • Si vous êtes une entreprise : d’un côté les candidats à convier au job dating et de l’autre la liste des postes à pourvoir avec les collaborateurs qui recevront les candidats en entretien.
  • Si vous êtes une école ou un cabinet de recrutement : d’un côté les candidats à convier au job dating et de l’autre la liste des entreprises conviées à votre job dating.

Il est maintenant temps de planifier les entretiens de manière minutieuse. Pour ce faire, vous pouvez utiliser un Google Sheet collaboratif ou un tableau Excel simple qui vous permettra de récapituler les différentes possibilités de créneaux et de rendez-vous que vous souhaitez mettre en place.

Exemple:

Créneaux d’entretiensPoste 1 ou Entreprise 1Poste 2 ou Entreprise 2Poste 3 ou Entreprise 3Poste 4 ou Entreprise 4
14h00Candidat 1Candidat 1Candidat 1Candidat 1
14h15Candidat 2Candidat 2Candidat 2Candidat 2
14h30Candidat 3Candidat 3Candidat 3Candidat 3
14h45Candidat 4Candidat 4Candidat 4Candidat 4
15h00Candidat 5Candidat 5Candidat 5Candidat 5
15h15Candidat 6Candidat 6Candidat 6Candidat 6
15h30Candidat 7Candidat 7Candidat 7Candidat 7
15h45Candidat 8Candidat 8Candidat 8Candidat 8
16h00Candidat 9Candidat 9Candidat 9Candidat 9
16h15Candidat 10Candidat 10Candidat 10Candidat 10
16h30Candidat 11Candidat 11Candidat 11Candidat 11
16h45Candidat 12Candidat 12Candidat 12Candidat 12

Invitez vos candidats

Une fois votre tableau rempli, vous n’aurez plus qu’à planifier vos entretiens grâce à des systèmes d’agenda comme Calendly ou encore Google Agenda afin que tous vos candidats reçoivent l’invitation pour pouvoir participer.

Votre invitation devra comprendre :

  • Le créneau auquel devra être disponible le candidat
  • Les conditions d’accès à la visioconférence
  • Un numéro de contact si problème pendant le job dating
  • Si vous êtes une école ou un cabinet de recrutement : pensez à donner des informations sur vos entreprises partenaires afin que vos candidats puissent se renseigner.

Invitez vos collaborateurs ou entreprises partenaires

De même, il vous sera primordial d’inviter les recruteurs qui recevront les candidats toujours via des systèmes d’agendas comme Calendly ou encore Google Agenda. Comme les invitations des candidats, votre invitation devra comprendre :

  • Le créneau entier auquel le recruteur devra être disponible
  • Les conditions d’accès à la visioconférence
  • Un numéro de contact si problème pendant le job dating
  • Si vous êtes une école ou un cabinet de recrutement : n’hésitez pas à joindre un guide récapitulatif de comment se déroulera le job dating virtuel. Si vous n’avez pas l’habitude de créer des PDF récapitulatif, n’hésitez pas à utiliser le site Canva qui vous permettra d’effectuer votre PDF récapitulatif.

Etape 4 : Prévoir la solution visio adaptée 

L’une des étapes la plus importante de l’organisation de votre job dating virtuel sera de trouver et de choisir la solution visio la plus adaptée. L’idéal ? Trouver une solution visio qui vous permettra d’avoir des rooms virtuelles.

Cela vous permettra de pouvoir suivre l’intégralité du job dating afin de superviser le bon fonctionnement du job dating mais aussi de pouvoir faire patienter certains candidats dans des rooms d’attente, ce qui évitera les chevauchements de créneaux si l’un des créneaux n’est pas respecté en matière de timing.

Voilà les deux outils possibles pour vos visioconférences :

  • Le premier outil possible : ZOOM ;
  • Le deuxième outil possible : Google Meet.

Ces deux outils vous permettront de pouvoir mettre en attente les utilisateurs suivants ce qui évitera d’avoir des candidats qui se chevauchent lors de votre visio. Vous pourrez également avoir accès à d’autres fonctionnalités plus premium notamment avec Zoom avec la possibilité de créer plusieurs rooms et de pouvoir les superviser en temps réel.

N’oubliez pas de tester ces solutions avant de les utiliser le jour J ! Et si vous avez un collaborateur qui maîtrise très bien les outils informatiques, n’hésitez pas à lui demander de vous montrer comment cela fonctionne.

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Etape 5 : Expliquer le fonctionnement du job dating avant de le démarrer

Le jour du job dating, prévoyez 15 minutes au préalable pour convier l’ensemble de vos invités à une mini visio : candidats, collaborateurs ou entreprises. Réexpliquez-leur le fonctionnement du job dating :

  • Comment cela va se dérouler ?
  • Comment les créneaux sont impartis ?

Soyez clair et précis afin d’éviter les couacs pendant l’événement.

Etape 6 : Superviser le job dating durant son déroulement

L’avantage du virtuel est que comme le physique, vous pouvez superviser votre job dating !

Que ce soit via les outils que vous aurez choisis (notamment grâce aux rooms avec la possibilité de mettre en place un opérateur qui permet de faire les changements de rooms si besoin) ou bien grâce au numéro de contact que vous aurez transmis à vos candidats, à vos collaborateurs ou encore aux entreprises partenaires.

N’oubliez cependant pas : la personne qui supervisera le job dating devra absolument être disponible à tout moment. Si vous êtes plusieurs à pouvoir superviser le job dating : encore mieux !

Etape 7 : L’après job dating !

Une fois le job dating fini, n’oubliez pas la phase post job dating. En effet, durant cette phase vous devrez :

  • Penser à remercier l’ensemble des participants à ce job dating !
  • Faire un suivi personnalisé de la suite des processus pour chaque candidat, poste à pourvoir ou entreprise partenaire.
  • Faire un reporting sur votre job dating : taux de présence, taux de no-show et résultats de votre job dating !
  • Partager l’événement passé sur les réseaux : n’oubliez pas cela vous permettra de booster votre marque employeur !
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Organiser des événements de recrutement virtuels : c’est possible !

À l’heure où la distanciation sociale est de mise, les entretiens de recrutement virtuels prévalent sur les entretiens physiques. Les événements de recrutement peuvent eux aussi être organisés de manière virtuelle.

L’avantage : vous pourrez booster l’ensemble de vos recrutements à travers des actions virtuelles bien menées.

Que ce soit un événement virtuel pour présenter votre entreprise ou vos postes à pourvoir, un job dating virtuel ou encore un événement de recrutement, n’ayez pas peur du virtuel !

A propos de l'auteur

Jessica Ready

Avec 5 années d’expérience en cabinet de recrutement mais également à mon compte, j’accompagne au quotidien de nombreux clients dans leur recrutement et dans la quête de futurs talents.

Aujourd’hui, j’accompagne les entreprises en tant que consultante : que ce soit dans leurs recrutements ou encore pour améliorer leur processus de recrutement.

J'accompagne également les demandeurs d’emploi à travers des coaching avec un seul but : booster leur recherche d'emploi et leur permettre de décrocher le job de leurs rêves.