Embaucher des intérimaires demande une véritable organisation aux entreprises ! Entre les diffusions des annonces, les contrats d’embauche, les suivis des horaires et autres réjouissances, il n’est pas toujours facile d’optimiser son temps…
Dans ce nouvel article, vous trouverez l’ensemble des informations nécessaires pour bien choisir votre logiciel de gestion de l’intérim. Nous y analysons les différences entre les portails proposés par les agences, souvent gratuits mais présentant certaines limitations (Adecco Clic&Staff, Manpower MDE, MyPixid…), et les logiciels d’éditeurs indépendants, tels que celui de Peopulse, dotés de fonctionnalités plus larges.
A la fin de cette analyse, vous serez en mesure de faire le point sur votre besoin, mais aussi et surtout d’identifier la solution la plus adaptée à votre organisation.
Sommaire de l'article:
Quels volumes de missions traitez-vous ?
Vos besoins ne sont évidemment pas les mêmes selon le nombre d’intérimaires que vous recrutez. Vous le savez sans doute, votre besoin est limité à une vingtaine d’intérimaires avec un portail d’agence. Si vous avez besoin de plus de travailleurs, l’outil gratuit ne répondra plus à vos besoins.
Une plateforme de gestion est capable de prendre le relais. Flexible, elle est conçue pour satisfaire de gros besoins. Elle vous aide à gérer simultanément de nombreuses missions, sans aucune limite. Une plateforme de gestion possède en outre des fonctionnalités d’affichage et de traitement en masse. Vous bénéficierez aussi de l’automatisation des tâches et de capacités d’intégration avec vos systèmes.
Travaillez-vous avec plusieurs fournisseurs ?
Vous faîtes peut être partie de ces grandes entreprises qui travaillent avec plusieurs agences d’intérim. Si c’est le cas, et que vous souhaitez continuer de travailler avec plusieurs agences, vous serez obligé de passer par une plateforme de gestion.
Celle-ci n’entretien aucun lien avec le choix de vos fournisseurs. Grâce à elle, vous gérez facilement tous vos fournisseurs, aussi bien ceux d’aujourd’hui que ceux de demain. Vous conservez une indépendance totale, alors que le portail d’une agence sera forcément lié à la société mère de l’agence.
Vous ne pourrez donc pas travailler avec d’autres fournisseurs ni tester de nouvelles agences, sauf si vous vous « séparez » de celle avec laquelle vous travaillez actuellement. Et c’est logique ! Si votre fournisseur s’appelle par exemple Adecco, comment pourriez-vous gérer sur leur portail des intérimaires embauchés chez Manpower ?
En d’autres termes, en passant par un portail agence vous devenez dépendant d’un seul et même fournisseur. Ce qui signifie que lorsque vous aurez envie de changer de fournisseurs, toutes les données et les documents que vous avez pris le temps d’enregistrer et de concevoir seront purement et simplement effacés, car vous serez obligé de changer de portail de gestion.
De quelles fonctionnalités avez-vous besoin ?
Les deux tableaux ci-dessous vous présentent toutes les différences entre le portail gratuit d’une agence et le logiciel de gestion payant indépendant.
Quels « détails » feront la différence ?
Si plusieurs logiciels de gestion semblent correspondre à vos besoins, vous aurez peut-être du mal à choisir celui qui vous assistera. Pour vous aider à faire le bon choix, voici 4 autres critères auxquels veiller :
- La simplicité d’utilisation : si vous n’en avez pas l’habitude, installer un logiciel peut vite devenir une tâche chronophage. Pour éviter que cette étape ne devienne un problème, privilégiez toujours les partenaires qui vous proposent une assistance du début à la fin du process d’installation ;
- Une prise en main intuitive : ce critère important vous permettra d’être opérationnel rapidement et de vous concentre sur votre cœur de métier ;
- La flexibilité : selon le secteur d’activités qui est le vôtre, vous aurez peut-être des besoins spécifiques. Optez donc pour une plateforme qui offre des modules personnalisables ;
- Le support client : vous devez pouvoir joindre facilement et rapidement l’équipe technique, afin de parer aux problèmes ou aux difficultés que vous pourriez rencontrer ;
- Le prix : évidemment, le coût de cette solution est à prendre en compte. Le montant varie parfois en fonction du nombre d’intérimaires inscrits ou d’autres coûts inhérents à chaque éditeur.
Pourquoi les entreprises ne peuvent-elles plus se passer d’un logiciel de gestion de l’intérim ?
- Les logiciels de gestion de l’intérim permettent de gagner du temps. Bon nombre de process sont automatisés. Il n’y a ainsi plus d’erreurs, et le temps accordé autrefois aux rectifications peut être injecté ailleurs ;
- Une facturation plus sûre : le logiciel compare les factures avec la préfacturation. Le calcul du budget s’appuie sur les taux horaires renseignés dans le logiciel, les éléments comme les primes sont pris en compte, tout comme les spécificités contractuelles des ETT et les horaires effectués par les intérimaires.
- Eviter les erreurs et les problèmes juridiques : vous restez en conformité avec la loi du travail, notamment en matière d’édition des contrats (délais de carence surveillés, par exemple).
Les différents types de logiciels
Deux modèles se répartissent les faveurs des entreprises :
- Le logiciel dit « On-premise » : il s’installe sur les ordinateurs et s’intègre à votre infrastructure. Vos serveurs stockent les données. Vous gardez ainsi la main mise sur votre infrastructure informatique. Ce logiciel s’achète ;
- Le logiciel en mode SaaS : vous y accédez par le cloud. Aucune installation de logiciel n’est à prévoir. En revanche, il vous faut une bonne connexion internet ! Ce type de logiciel repose sur un abonnement. Vous bénéficierez de mises à jour régulières, qui ne vous seront pas facturées.
Pour faire le meilleur choix, faîtes d’abord le point sur vos besoins. Identifiez ce qui est indispensable, et ce qui est rédhibitoire. Vous pourrez ensuite comparer les logiciels qui correspondent le plus aux besoins de votre entreprise, et faire passer votre gestion de l’intérim au niveau supérieur !