L’entretien annuel est un rendez-vous incontournable entre manager et collaborateur. Le but est de faire le point sur les résultats individuels et la performance de l’année écoulée, et de définir les objectifs pour l’année à venir.
Malheureusement, par manque de structure, méthodes ou outils adaptés, il est difficile de mener cet entretien dans les règles de l’art et de tirer parti des bénéfices qu’il a à offrir. Pour exploiter pleinement le potentiel des entretiens annuels, quelques bonnes pratiques peuvent être mises en place.
Sommaire de l'article:
Structurer la trame d’entretien par thématiques
Pour dresser un bilan objectif et pertinent de l’année écoulée, il est préférable de structurer la trame d’entretien par thématiques : objectifs, bien-être, performance, compétences, besoins en formation, objectifs pour l’année à venir, équilibre vie pro/vie perso… Les raisons ?
Premièrement, notre cerveau est calibré de façon à garder en mémoire les événements récents. Ainsi, si le collaborateur n’a pas atteint les objectifs du dernier trimestre, il est probable que le manager soit influencé par ce que l’on appelle « le biais de la disponibilité en mémoire » qui consiste à considérer comme fréquent un événement récent. Le risque est alors de noircir le tableau.
Organiser la trame d’évaluation avec, notamment, une rubrique « objectifs » qui reprend ceux fixés lors du dernier entretien annuel et une rubrique « compétences » permet de se focaliser sur des éléments tangibles.
Deuxièmement, les résultats doivent être appréciés et évalués à la lumière d’autres facteurs comme le bien-être. En effet, de nombreuses études ont montré à maintes reprises le lien entre le bien-être et la performance.
Inviter le collaborateur à s’auto-évaluer
L’entretien annuel peut apparaître aux yeux du collaborateur comme un exercice aux allures de “conseil de classe” dans lequel il adopte une posture passive face au manager qui a le monopole de l’échange.
Or, pour que l’entretien annuel soit fructueux, le salarié doit prendre une part active à la discussion. En instaurant un système d’auto-évaluation, c’est possible. L’idée est d’encourager ce dernier à réfléchir à ses besoins, ses points forts et ses points de progrès en amont de la rencontre. Cette pratique le responsabilise et permet d’enrichir l’échange.
Pour les managers et pour vous RH, c’est aussi un excellent moyen de recueillir des informations de qualité pour apporter une réponse personnalisée aux problématiques et aspirations des collaborateurs.
Alterner entre questions ouvertes et questions fermées
Les questions ouvertes permettent au salarié d’exprimer ses ressentis, ses difficultés, ses besoins et attentes. Côté manager, c’est l’occasion d’accéder à des informations qu’il n’aurait peut-être jamais connues et qui vont l’aider à mieux comprendre, par exemple, les tenants et aboutissants d’une baisse de la motivation et des résultats. De cette façon, il pourra définir les prochains objectifs ainsi que les actions et mesures à prendre pour améliorer la performance et le bien-être.
S’agissant des questions fermées, elles sont plus intéressantes pour récolter des informations précises et objectives comme les compétences que le collaborateur souhaite développer.
Solliciter le feedback des pairs
Au quotidien, le salarié est amené à interagir et à travailler avec d’autres personnes : collègues, prestataires, clients… Les feedbacks de ces dernières sur les compétences, la collaboration et la performance sont donc très utiles pour évaluer le collaborateur.
Pour le manager, cette pratique est intéressante car elle permet d’avoir une vision globale de la performance du collaborateur et donc de l’évaluer plus justement. Il peut ainsi prendre de meilleures décisions pour améliorer sa performance et son bien-être.
Côté salarié, le feedback des pairs l’invite à prendre conscience de ses points forts et de ses axes d’amélioration. Le jour de l’entretien, il est donc plus disposé à entendre les remarques positives et négatives de son manager, et à s’ouvrir aux solutions.
Organiser des entretiens one to one réguliers
Les entretiens one to one sont l’occasion de faire le point sur les ressentis du collaborateur, ses éventuelles frustrations (désir de monter en compétences, surcharge de travail…), puis d’aborder l’avancée des missions et objectifs. En instaurant des rendez-vous réguliers avec leurs salariés (hebdomadaires, bi-mensuels, mensuels), les managers les écoutent, évaluent leur satisfaction et – dans la mesure du possible – apportent des solutions pour améliorer leur motivation, leur bien-être et leur engagement.
Autre avantage : échanger régulièrement nous rend plus performants. C’est en tout cas ce que révèle une étude réalisée par Jack Zenger et Joseph Folkman et partagée dans un article de la Harvard Business Review. En effet, 72% des collaborateurs indiquent qu’ils seraient plus performants s’ils recevaient des feedbacks correctifs plus réguliers.
S’équiper d’un outil digitalisé de gestion des entretiens
Définir le calendrier des entretiens annuels n’est pas une mince affaire. Les agendas des managers et des collaborateurs sont déjà chargés et les aléas du quotidien perturbent leur organisation. Une solution digitalisée et dédiée à la gestion des entretiens comme celle que nous proposons chez Eurécia offre un confort aux managers, aux RH et aux salariés.
Concrètement, le logiciel est personnalisé et paramétré à partir de vos contraintes et de vos obligations légales et conventionnelles. Il propose ensuite diverses fonctionnalités utiles :
- L’envoi automatique d’une date d’entretien au collaborateur avec la possibilité de la valider ou de la modifier
- Une vue d’ensemble des dates d’entretiens de l’équipe
- Un suivi des entretiens
- L’utilisation et la personnalisation de la trame d’entretien proposée par le logiciel
- Des comptes rendus.
Avec Eurécia, le manager peut consulter à tout moment l’historique des entretiens et accéder au tableau de bord des objectifs des années passées. Il peut ainsi suivre l’évolution de la performance plus simplement. Enfin, la prise en main de l’outil est facilitée pour rendre l’exercice plus plaisant pour le manager et le salarié qu’avec un tableau Excel.
En conclusion, les entretiens annuels sont des rendez-vous à ne pas manquer. En mettant en pratique ces 6 conseils : structuration de votre trame, auto-évaluation, questions ouvertes, feedback des pairs, entretiens one to one réguliers et outil digitalisé pour gérer vos entretiens, vos campagnes seront mieux organisées, fluides et structurées. Avec à la clé, une dynamique positive pour redémarrer l’année du bon pied pour chacun des acteurs :
- le collaborateur, au clair sur ses missions et ce que l’on attend de lui
- le manager, sûr des besoins de son équipe grâce à une parole libérée et serein sur les réalisations à venir
- l’entreprise, au cœur de ce cercle vertueux de la performance engendré par ces entretiens.
En bref, que du positif !
A propos de l’auteur
Marc Pellefigue
Product Marketing Manager