Lโentretien annuel est un rendez-vous incontournable entre manager et collaborateur. Le but est de faire le point sur les rรฉsultats individuels et la performance de lโannรฉe รฉcoulรฉe, et de dรฉfinir les objectifs pour lโannรฉe ร venir.
Malheureusement, par manque de structure, mรฉthodes ou outils adaptรฉs, il est difficile de mener cet entretien dans les rรจgles de lโart et de tirer parti des bรฉnรฉfices quโil a ร offrir. Pour exploiter pleinement le potentiel des entretiens annuels, quelques bonnes pratiques peuvent รชtre mises en place.
Structurer la trame dโentretien par thรฉmatiques
Pour dresser un bilan objectif et pertinent de lโannรฉe รฉcoulรฉe, il est prรฉfรฉrable de structurer la trame dโentretien par thรฉmatiques : objectifs, bien-รชtre, performance, compรฉtences, besoins en formation, objectifs pour lโannรฉe ร venir, รฉquilibre vie pro/vie perso… Les raisons ?
Premiรจrement, notre cerveau est calibrรฉ de faรงon ร garder en mรฉmoire les รฉvรฉnements rรฉcents. Ainsi, si le collaborateur nโa pas atteint les objectifs du dernier trimestre, il est probable que le manager soit influencรฉ par ce que lโon appelle ยซ le biais de la disponibilitรฉ en mรฉmoire ยป qui consiste ร considรฉrer comme frรฉquent un รฉvรฉnement rรฉcent. Le risque est alors de noircir le tableau.
Organiser la trame dโรฉvaluation avec, notamment, une rubrique ยซ objectifs ยป qui reprend ceux fixรฉs lors du dernier entretien annuel et une rubrique ยซ compรฉtences ยป permet de se focaliser sur des รฉlรฉments tangibles.
Deuxiรจmement, les rรฉsultats doivent รชtre apprรฉciรฉs et รฉvaluรฉs ร la lumiรจre dโautres facteurs comme le bien-รชtre. En effet, de nombreuses รฉtudes ont montrรฉ ร maintes reprises le lien entre le bien-รชtre et la performance.
Inviter le collaborateur ร sโauto-รฉvaluer
Lโentretien annuel peut apparaรฎtre aux yeux du collaborateur comme un exercice aux allures de โconseil de classeโ dans lequel il adopte une posture passive face au manager qui a le monopole de lโรฉchange.
Or, pour que lโentretien annuel soit fructueux, le salariรฉ doit prendre une part active ร la discussion. En instaurant un systรจme dโauto-รฉvaluation, cโest possible. Lโidรฉe est dโencourager ce dernier ร rรฉflรฉchir ร ses besoins, ses points forts et ses points de progrรจs en amont de la rencontre. Cette pratique le responsabilise et permet dโenrichir lโรฉchange.
Pour les managers et pour vous RH, cโest aussi un excellent moyen de recueillir des informations de qualitรฉ pour apporter une rรฉponse personnalisรฉe aux problรฉmatiques et aspirations des collaborateurs.
Alterner entre questions ouvertes et questions fermรฉes
Les questions ouvertes permettent au salariรฉ dโexprimer ses ressentis, ses difficultรฉs, ses besoins et attentes. Cรดtรฉ manager, cโest lโoccasion dโaccรฉder ร des informations quโil nโaurait peut-รชtre jamais connues et qui vont lโaider ร mieux comprendre, par exemple, les tenants et aboutissants dโune baisse de la motivation et des rรฉsultats. De cette faรงon, il pourra dรฉfinir les prochains objectifs ainsi que les actions et mesures ร prendre pour amรฉliorer la performance et le bien-รชtre.
Sโagissant des questions fermรฉes, elles sont plus intรฉressantes pour rรฉcolter des informations prรฉcises et objectives comme les compรฉtences que le collaborateur souhaite dรฉvelopper.
Solliciter le feedback des pairs
Au quotidien, le salariรฉ est amenรฉ ร interagir et ร travailler avec dโautres personnes : collรจgues, prestataires, clientsโฆ Les feedbacks de ces derniรจres sur les compรฉtences, la collaboration et la performance sont donc trรจs utiles pour รฉvaluer le collaborateur.
Pour le manager, cette pratique est intรฉressante car elle permet dโavoir une vision globale de la performance du collaborateur et donc de lโรฉvaluer plus justement. Il peut ainsi prendre de meilleures dรฉcisions pour amรฉliorer sa performance et son bien-รชtre.
Cรดtรฉ salariรฉ, le feedback des pairs lโinvite ร prendre conscience de ses points forts et de ses axes dโamรฉlioration. Le jour de lโentretien, il est donc plus disposรฉ ร entendre les remarques positives et nรฉgatives de son manager, et ร sโouvrir aux solutions.
Organiser des entretiens one to one rรฉguliers
Les entretiens one to one sont lโoccasion de faire le point sur les ressentis du collaborateur, ses รฉventuelles frustrations (dรฉsir de monter en compรฉtences, surcharge de travailโฆ), puis dโaborder lโavancรฉe des missions et objectifs. En instaurant des rendez-vous rรฉguliers avec leurs salariรฉs (hebdomadaires, bi-mensuels, mensuels), les managers les รฉcoutent, รฉvaluent leur satisfaction et – dans la mesure du possible – apportent des solutions pour amรฉliorer leur motivation, leur bien-รชtre et leur engagement.
Autre avantage : รฉchanger rรฉguliรจrement nous rend plus performants. Cโest en tout cas ce que rรฉvรจle une รฉtude rรฉalisรฉe par Jack Zenger et Joseph Folkman et partagรฉe dans un article de la Harvard Business Review. En effet, 72% des collaborateurs indiquent quโils seraient plus performants sโils recevaient des feedbacks correctifs plus rรฉguliers.
Sโรฉquiper dโun outil digitalisรฉ de gestion des entretiens
Dรฉfinir le calendrier des entretiens annuels nโest pas une mince affaire. Les agendas des managers et des collaborateurs sont dรฉjร chargรฉs et les alรฉas du quotidien perturbent leur organisation. Une solution digitalisรฉe et dรฉdiรฉe ร la gestion des entretiens comme celle que nous proposons chez Eurรฉcia offre un confort aux managers, aux RH et aux salariรฉs.
Concrรจtement, le logiciel est personnalisรฉ et paramรฉtrรฉ ร partir de vos contraintes et de vos obligations lรฉgales et conventionnelles. Il propose ensuite diverses fonctionnalitรฉs utiles :
- Lโenvoi automatique dโune date dโentretien au collaborateur avec la possibilitรฉ de la valider ou de la modifier
- Une vue dโensemble des dates dโentretiens de lโรฉquipe
- Un suivi des entretiens
- Lโutilisation et la personnalisation de la trame dโentretien proposรฉe par le logiciel
- Des comptes rendus.
Avec Eurรฉcia, le manager peut consulter ร tout moment lโhistorique des entretiens et accรฉder au tableau de bord des objectifs des annรฉes passรฉes. Il peut ainsi suivre lโรฉvolution de la performance plus simplement. Enfin, la prise en main de lโoutil est facilitรฉe pour rendre lโexercice plus plaisant pour le manager et le salariรฉ quโavec un tableau Excel.
En conclusion, les entretiens annuels sont des rendez-vous ร ne pas manquer. En mettant en pratique ces 6 conseils : structuration de votre trame, auto-รฉvaluation, questions ouvertes, feedback des pairs, entretiens one to one rรฉguliers et outil digitalisรฉ pour gรฉrer vos entretiens, vos campagnes seront mieux organisรฉes, fluides et structurรฉes. Avec ร la clรฉ, une dynamique positive pour redรฉmarrer lโannรฉe du bon pied pour chacun des acteurs :
- le collaborateur, au clair sur ses missions et ce que lโon attend de lui
- le manager, sรปr des besoins de son รฉquipe grรขce ร une parole libรฉrรฉe et serein sur les rรฉalisations ร venir
- lโentreprise, au cลur de ce cercle vertueux de la performance engendrรฉ par ces entretiens.
En bref, que du positif !
A propos de l’auteur
Marc Pellefigue
Product Marketing Manager