Recruter un nouveau collaborateur ne s’arrête pas à la signature du contrat. Une fois le recrutement finalisé, l’onboarding prend le relais pour garantir une intégration réussie.
Ce processus d’onboarding, souvent négligé, joue pourtant un rôle déterminant dans l’engagement des salariés et la fidélisation des talents.
Il ne s’agit pas simplement d’un accueil le jour de l’arrivée, mais bien d’un ensemble d’étapes structurées, pensées pour accompagner le nouveau venu dans sa prise de poste, son appropriation de la culture d’entreprise et la construction de liens avec l’équipe.
Dans cet article, nous revenons sur la définition de l’onboarding RH, ses enjeux pour l’entreprise, ainsi que les étapes clés à mettre en place.
À travers une checklist détaillée, nous décryptons le parcours idéal d’intégration. Nous présenterons également les outils qui permettent de structurer efficacement ce processus et d’en assurer la réussite.
Qu’est-ce que l’onboarding ?
L’onboarding, c’est quoi ? Définition RH !
L’onboarding, que l’on peut traduire par “intégration”, désigne un ensemble de démarches mises en place par l’entreprise pour accueillir un nouveau collaborateur dans les meilleures conditions.
Il vise à organiser l’arrivée du salarié de manière structurée, afin de lui permettre de prendre ses repères rapidement dans son nouvel environnement de travail.
Ce processus favorise la création de liens avec l’équipe, facilite la compréhension de la culture d’entreprise et permet au nouvel arrivant de s’impliquer efficacement dans ses missions dès les premiers jours.
Pourquoi est-il important d’assurer un bon parcours d’onboarding ?
L’onboarding contribue directement à la bonne intégration d’un nouveau collaborateur.
En structurant l’accueil, l’entreprise facilite son adaptation au poste et son inclusion dans l’équipe, ce qui favorise son engagement dès les premiers jours.
Ce dispositif permet aussi de clarifier les attentes, de sécuriser la prise de fonction et de limiter les erreurs liées à un manque d’informations ou de préparation.
Dès son arrivée, un accompagnement bien construit aide le salarié à se sentir à sa place et renforce son attachement à l’entreprise. En l’absence d’un tel cadre, le risque d’isolement augmente, tout comme celui d’une baisse de motivation.
Une démarche d’intégration pensée en amont réduit le turnover en valorisant les efforts investis dans le recrutement.
Enfin, l’onboarding permet de transmettre les codes, les usages et les valeurs de l’entreprise, tout en renvoyant une image structurée et cohérente.
Quels sont les enjeux ?
Aujourd’hui, les entreprises cherchent à attirer des profils capables de contribuer rapidement à leur performance. Mais face à une concurrence forte sur le marché de l’emploi, identifier et convaincre ces talents devient plus complexe.
Recruter ne suffit donc pas. Encore faut-il réussir à fidéliser les nouvelles recrues une fois intégrées.
C’est dans ce contexte que l’onboarding prend toute son importance.
En effet, une entreprise qui se concentre sur les processus de recrutement, valorise l’intégration et soigne sa marque employeur a plus de chance d’attirer les candidats et de susciter leur désir de s’investir sur le long terme.
Un salarié qui vient d’arriver a besoin d’un temps d’adaptation pour évoluer sur son nouveau poste, se familiariser avec son nouvel environnement et créer du lien avec les membres de son équipe.
C’est un paramètre important à prendre en considération pour un Onboarding réussit.
De plus, c’est lors de sa première journée que le nouveau collaborateur émet un premier ressenti. Cette première impression peut être fatale si l’onboarding est mis de côté.
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Faîtes attention à votre marque employeur !
L’onboarding est un pilier de la marque employeur en développant le sentiment d’appartenance ainsi que l’engagement du nouveau collaborateur.
En effet, que ce soit lors d’un recrutement ou d’une intégration, la marque employeur joue un rôle important dans le sens où c’est grâce à la culture, à la dynamique que véhicule l’entreprise qu’un candidat et un nouveau salarié vont adhérer.
Lors d’un processus de recrutement les candidats se renseignent sur l’entreprise, sur sa réputation, ses valeurs, l’ambiance et postuleront seulement s’ils peuvent s’y projeter.
Une fois que le candidat est recruté, il est important de lui donner l’envie de rester au sein du groupe pour y évoluer.
Donc, si un nouveau salarié adhère à la culture, aux valeurs de l’entreprise, il sera davantage investi, engagé et performant.
La mise en place d’un programme d’onboarding va permettre de mettre en avant les atouts de l’entreprise, de séduire le nouveau collaborateur, mais surtout de le fidéliser.
Pour booster la marque employeur lors d’un programme d’onboarding, il existe différentes manières de procéder.
Les employeurs peuvent par exemple :
- Fournir, à l’arrivée du nouveau salarié, des goodies propres à l’entreprise.
- Mettre en place rapidement une journée de TeamBuilding (cohésion d’équipe) pour créer une dynamique avec le nouveau salarié.
Des attentions qui, par ailleurs, permettent au salarié de développer le sentiment d’appartenance à un groupe, à une équipe et donc de se sentir intégré dès son arrivé.
Checklist onboarding : le processus d’intégration idéal d’un nouveau collaborateur
Découvrez la checklist onboarding by Culture RH et retrouvez toutes les étapes à cocher concernant l’accueil de vos nouveaux collaborateurs, notamment celles de :
- La partie administrative
- La partie communication
- Du jour J
- Du suivi
1. Anticiper l’arrivée du nouveau collaborateur avec l’équipe de management
Cette étape permet de réfléchir en amont aux actions à mettre en place pour accueillir le nouveau collaborateur, favoriser son intégration et sa prise de poste.
Quand un nouveau salarié arrive, plusieurs choses doivent être anticipées pour améliorer la prise de poste, comme par exemple :
- L’attribution d’un bureau : lui offrir un espace adéquat aux missions de son poste.
- Anticiper la mise en place de toute la partie logistique : ordinateur, code d’accès, ligne téléphonique, badge d’accès, tout ce qui va permettre au salarié d’être rapidement autonome au sein de l’entreprise dès le premier jour.
- Réaliser un pré-onboarding concernant la partie administrative : rédaction du contrat, création des profils au sein des différents logiciels de gestion, création des accès aux plateformes d’e-learning, envoi du livret d’accueil et des goodies, etc.
- Anticiper l’organisation de la première journée de l’arrivée du salarié afin que les managers et autres collaborateurs se rendent disponibles.
2. Le premier jour : l’étape décisive dans la réussite du processus d’onboarding
Cette étape est très importante car, durant celle-ci, le nouveau salarié va se créer une première impression sur l’entreprise.
Plus l’entreprise prépare l’accueil du nouveau salarié, que ce dernier se fasse en présentiel ou en distanciel, plus il se sentira à l’aise, ce qui facilitera l’intégration.
Nous vous proposons des idées d’actions à programmer pour améliorer l’intégration d’un nouveau collaborateur :
- Offrir un cadre rassurant au salarié lors de son arrivée : Il est important de mettre à l’aise le nouveau salarié en le recevant dans un environnement familier, que les personnes qui ont procédé à son recrutement soient présentes et l’accompagnent jusqu’au service concerné.
- Lui indiquer son espace de travail afin qu’il puisse y déposer ses affaires et prendre ses marques.
- Prendre un temps pour lui transmettre toutes les informations et documents nécessaires à sa prise de poste et répondre à ses interrogations.
- Il est intéressant de l’inviter à un petit déjeuner d’accueil afin de lui présenter l’équipe lors d’un moment plus convivial. En cas, d’organisation de l’on-boarding en distanciel, ce petit déjeuner se transforme en e-déjeuner.
- Prendre le temps de lui présenter l’ensemble de l’entreprise, les services, les prestations si nécessaire. De lui présenter les personnes avec lesquelles il sera amené à échanger.
Toutes ces actions ont pour but de valoriser l’intégration d’un nouveau collaborateur. Cette pratique est bénéfique, car elle démontre au salarié l’intérêt qu’on lui porte dans cette nouvelle prise de poste. Et plus le salarié se sentira à l’aise et légitime de faire partie d’une nouvelle équipe, plus son adaptation et sa prise de poste seront rapides et efficaces.
Rappelons que c’est lors de cette journée que le salarié se construit une première opinion.
C’est à ce moment-là qu’il envisagera de se projeter par la suite au sein de l’entreprise.
Donc l’intégration est une étape cruciale qui demande du temps et de l’investissement de chaque membre, mais qui est bénéfique pour tous.
3. Programmez des rendez-vous réguliers
Après quelques jours au sein de l’équipe, il est pertinent d’organiser un échange avec le nouveau collaborateur pour s’assurer que son intégration se passe dans de bonnes conditions.
Cette discussion favorise une communication ouverte, surtout lorsqu’il rejoint un groupe déjà structuré.
Les débuts dans un nouveau poste exigent souvent une adaptation rapide. Un suivi permet de repérer les éléments bien assimilés et ceux qui méritent un ajustement.
L’objectif est d’accompagner sa prise de fonction tout en limitant les risques d’isolement ou de découragement.
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Je lance mon diagnostic4. Attribuez un mentor au nouveau salarié
Le mentor est un salarié volontaire, distinct du manager, qui accompagne le nouvel arrivant dans sa découverte de l’environnement de travail.
Sa présence renforce l’intégration sociale du collaborateur en facilitant son insertion au sein de l’équipe et en créant un point de repère accessible.
Il transmet les informations utiles sur la vie de l’entreprise, qu’il s’agisse d’événements internes ou d’activités collectives comme les moments de team building.
Sur le plan des valeurs, le mentor joue également un rôle central. Chaque organisation repose sur une culture propre, avec des règles de fonctionnement et des comportements attendus. Le mentor aide le nouveau salarié à s’en imprégner pour favoriser une intégration fluide et des relations de travail solides.
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Les outils qui facilitent le parcours d’onboarding
Aujourd’hui, une grande partie des informations au sein d’une entreprise circulent via des outils intranet. La révolution du digital permet de centraliser les informations dans un même endroit accessible à tous. La dématérialisation permet aux salariés d’être autonomes et de se concentrer sur les tâches importantes.
Ces outils ont un avantage, car ils permettent de trouver rapidement une information, d’entrer en contact aisément avec une personne de l’entreprise, d’organiser son temps de travail, de prévoir des réunions et bien d’autres encore.
Un nouveau collaborateur doit rapidement prendre connaissance de ces outils existants.
En effet, lorsqu’un nouvel employé arrive, beaucoup de questions peuvent subvenir de manière générale sur l’environnement et le fonctionnement dans lesquels il se retrouve.
Grâce aux portails personnels de l’entreprise, le nouveau collaborateur peut :
- Accéder à ses informations personnelles administratives, comme le contrat de travail.
- Suivre l’actualité de l’entreprise.
- Suivre des formations.
Tous ces outils ont pour but de faciliter la vie du personnel de l’entreprise et d’améliorer l’intégration d’un nouveau collaborateur en lui offrant la possibilité d’accéder à un grand nombre d’informations essentielles à sa prise de poste.
Intégrer les nouveaux collaborateurs est indispensable !
L’onboarding fait partie des priorités des Ressources Humaines, qui disposent d’une vision d’ensemble sur les recrutements, les départs et les coûts associés.
Les Ressources Humaines détiennent le rôle de pilote du changement au sein des entreprises. Mettre en place une dynamique d’intégration suffisante et satisfaisante pour améliorer l’expérience collaborateur au sein d’une entreprise est un aspect important de ce rôle.
