RH, comment se préparer à la conduite de l’entretien préalable ?

RH, comment se préparer à la conduite de l’entretien préalable ?
Audrey Gervoise

DRH en temps partagé, j'accompagne les entreprises dans la gestion et l'optimisation de leurs Ressources Humaines

La conduite de l’entretien préalable n’est pas un exercice facile, mais pourtant crucial. Alors comment bien s’y préparer ? Découvrez-le dans cet article !

Dans le cadre d’une action disciplinaire pouvant aller jusqu’au licenciement du collaborateur, l’entretien préalable est une étape indispensable et cruciale du processus.

Et s’il répond à des règles strictes en matière de forme et de délai, le contenu de l’entretien est tout aussi important.

En effet, vous devez être en mesure d’exposer l’ensemble des éléments qui vous ont conduits à envisager une sanction à l’encontre de votre salarié ; sans pour autant démontrer votre intention de le sanctionner de façon ferme et définitive.

Il s’agit ici d’un véritable jeu d’équilibriste ; alors comment vous préparer à l’entretien préalable ? Quels sont les moyens à votre disposition ? Découvrez tous nos conseils pour vous préparer à la conduite de l’entretien préalable !

Les étapes en amont de l’entretien

Pour vous préparer au mieux à la conduite de l’entretien préalable, vous devez vous y intéresser avant même de rédiger votre convocation.

Car si vous avez toujours la possibilité de ne pas sanctionner votre collaborateur à l’issue de ce dernier, il est préférable, pour le maintien d’un dialogue social apaisé, de vérifier, avant cette étape, de la véracité et de la gravité des actes qui lui sont reprochés.

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Étape 1 : Rassemblez tous les éléments à votre disposition

La vie d’une entreprise n’est pas de tout repos et, régulièrement, il arrive que des collaborateurs commettent des erreurs qui peuvent être lourdes de conséquences. De même, il n’est pas toujours possible d’éviter les conflits et les tensions.

Dans une grande majorité des cas, ces actes vont vous conduire à prendre une décision lourde de sens, celle de sanctionner votre ou vos collaborateurs en question. Pour ce faire, la conduite d’un entretien préalable sera indispensable.

À noter qu’il est possible d’adresser un avertissement sans la tenue de cet entretien préalable si votre règlement intérieur ou votre convention collective ne le requiert pas. Toutefois, cet entretien est un moment d’échange qui est souvent nécessaire à la compréhension et à l’acceptation de la sanction.

Seulement voilà, il se peut que dans « le feu de l’action » vous n’ayez vu le problème plus important qu’il ne l’est en réalité où que vous n’ayez pas eu toutes les informations indispensables à la bonne compréhension de la situation.

Il est donc préférable de s’assurer du bien-fondé de cet entretien avant même de le programmer. Ainsi, :

  • Entretenez-vous avec le ou les managers du collaborateur afin de faire un point sur la situation et confirmez ou non la nécessité de la sanction et donc de la tenue de l’entretien.
  • Assurez-vous d’être en possession de tous les éléments en lien avec la situation : échanges de mails, témoignages des salariés en bonne et due forme, présentation des objectifs annuels, …
  • Vérifiez également le respect des délais ; à savoir qu’une fois le fait fautif connu de l’employeur, celui-ci à deux mois pour notifier la sanction au collaborateur concerné, sauf si des poursuites pénales sont engagées à l’encontre du salarié.
  • Prenez le temps d’analyser la situation sous tous les angles avant de confirmer ou non la volonté de sanctionner le salarié. Mais attention, il ne s’agit pas là de prendre une décision concernant la sanction en elle-même qui ne peut être déterminée qu’à l’issue de l’entretien préalable selon le respect d’un délai de réflexion.

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Étape 2 : S’assurer de ses droits et obligations en tant qu’employeur

Lors de la rédaction de la convocation à l’entretien préalable, assurez-vous de renseigner tous les éléments obligatoires énoncés par l’article R. 1232-1 et suivants du Code du travail, à savoir :

  • L’objet de la lettre de convocation qui est la convocation à un entretien préalable avant sanction pouvant aller jusqu’au licenciement pour faute « grader le niveau de licenciement envisagé ». Attention, si vous ne mentionnez pas la sanction la plus élevée possible dans l’objet de votre convocation alors vous ne pourrez pas l’appliquer, même si les faits le justifient. Il n’est pas nécessaire d’annoncer les faits reprochés au collaborateur dans cette convocation sauf si un accord ou votre convention collective vous l’imposent.
  • La date, l’heure et le lieu de l’entretien de façon claire et équivoque. Préciser que l’entretien aura lieu dans les locaux de l’entreprise n’est pas suffisamment précis. De même, vous devez indiquer clairement le jour et l’heure auquel l’entretien aura lieu, vous ne pouvez vous contenter de mentionner que cela aura lieu lors des jours et des heures de travail du collaborateur. Veillez également à ce que le salarié soit bien en mesure d’assister à cet entretien.
  • Le fait que le salarié puisse se faire assister et les modalités de cette assistance.

Vérifiez également que le délai de 5 jours ouvrables minimum est bien respecté entre la date de présentation de la lettre de convocation et le jour de l’entretien.

Mais en tant qu’employeur, vous n’avez pas seulement des devoirs vis-à-vis de cet entretien, vous avez également le droit d’être représenté et/ou assisté. Assurez-vous donc que la personne désignée pour vous représenter en a bien le pouvoir et peut agir au nom de l’employeur.

En ce qui concerne l’assistance, il devra obligatoirement s’agir d’une personne appartenant au personnel de l’entreprise et l’assistance ne peut avoir pour objet de détourner l’entretien de son cadre, à savoir l’échange de points de vue, la recherche d’une conciliation et d’une alternative au licenciement.

L’employeur, ou son représentant, ne peut être assisté que d’une seule personne ; sans quoi la procédure serait entachée d’irrégularité.

Arrêts maladie et congés payés : les règles applicables

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Étape 3 : Préparez une trame d’entretien

L’entretien préalable permet à l’employeur de recueillir les propos et explications du collaborateur sur les potentiels faits fautifs qui lui sont reprochés.

Cet entretien doit être un moment d’échanges et de discussions qui vous permettront de déterminer la sanction la plus adéquate ou même d’abandonner l’idée de toute sanction à l’encontre du salarié.

De plus, en cas de sanction, et plus particulièrement encore lors d’un licenciement, ce sont ces échanges qui vous permettront de rédiger la lettre de notification. Il est donc essentiel que vous ayez une retranscription la plus complète et fidèle possible.

Afin d’éviter toute omission lors de l’échange, mais aussi au moment de la rédaction, nous vous conseillons de préparer quelques jours avant la trame de votre entretien.

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Au sein de cette trame, vous pourrez non seulement répertorier l’ensemble des éléments qui sont reprochés à votre collaborateur, mais aussi y renseigner les explications et justificatifs de ce dernier.

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Comment conduire l’entretien préalable ?

Même bien préparé, la conduite d’un entretien préalable peut être stressante, particulièrement lorsque la situation est conflictuelle. Alors, quelle posture adopter lors de l’entretien préalable ? Que pouvez-vous dire ou faire ?

Voici nos 3 conseils pour une conduite d’entretien sereine et efficace.

Étape 1 : S’assurer de la présence de l’ensemble des parties

Un retard de train, un imprévu sur la route ou un incident empêchant le collaborateur et/ou son conseil de se présenter à l’heure exacte de la convocation … autant d’impondérables qui peuvent arriver, mais qui ne doivent pas venir perturber le bon déroulement de l’entretien.

Si vous constatez le retard du salarié, de son conseil ou des deux, essayez de les contacter afin de vous informer de la situation et ainsi estimer leur nouvelle heure d’arrivée.

Bien que cela ne soit pas agréable, nous vous conseillons de maintenir l’entretien malgré leur retard et de ne pas le reporter à une date ultérieure.

Si le salarié se présente seul, ne présumez pas du fait qu’il renonce à se faire assister et demandez-lui confirmation de ce fait. S’il vous confirme ne pas souhaiter se faire assister, vous pourrez alors commencer l’entretien. Au contraire, s’il vous informe qu’il sera assisté, nous vous recommandons de patienter jusqu’à l’arrivée de son conseil pour commencer l’entretien.

Étape 2 : Rappelez le contexte et le pourquoi de cet entretien

Pour les salariés, l’entretien préalable est non seulement stressant, mais aussi extrêmement impressionnant. Beaucoup s’imaginent qu’il ne s’agit là que d’une formalité, et même qu’il ne sert à rien de s’y présenter, car le sort en est déjà jeté et rien de ce qu’ils pourraient dire ou faire n’en changera l’issue.

C’est pourquoi il est important de replacer cet entretien dans son contexte et de « dédramatiser » la situation pour s’assurer de la qualité des échanges.

Pour cela, nous vous conseillons, en préambule, de rappeler l’objectif de cet entretien, à savoir exposer les faits qui ont été portés à votre connaissance et qui peuvent potentiellement se révéler fautifs. Expliquez au collaborateur qu’actuellement aucune sanction n’a été prise à son égard et que vous souhaitez recueillir ses explications sur ces faits afin de déterminer si vous devez ou non en prendre une.

Détaillez-lui le déroulé de l’entretien et rassurez-le sur le fait qu’il sera libre de s’expliquer sur l’ensemble de ces faits et que vous prendrez le temps nécessaire pour entendre ses explications, même si pour cela vous devez y passer plusieurs heures.

Informez-le également sur la façon dont vous allez procéder. Allez-vous lui exposer l’ensemble des griefs à son encontre puis recueillir ses explications une fois la liste dressée, ou au contraire allez-vous procéder faits par faits.

Étape 3 : Écoutez le salarié et conservez votre sang-froid en toutes circonstances

L’entretien préalable doit permettre au collaborateur de se « défendre » des faits qui lui sont reprochés et/ou d’apporter des explications aux comportements et agissements qu’il a pu avoir.

S’il peut reconnaître avoir commis une faute, il se peut également qu’il y ait des raisons valables à cela et vous devez être en mesure de les entendre.

Si le ton monte ou que vous le voyez perdre ses moyens, prenez le temps de calmer la situation et d’apaiser les esprits. Rappelez-lui qu’ici il n’est nullement question de jugement, mais que vous essayez de comprendre les évènements.

N’interrompez pas le collaborateur dans ses explications et restez attentif à ce qu’il vous dit. Si vous n’êtes pas d’accord ou souhaitez plus de précision, attentez la fin de son intervention pour reprendre la parole.

Sans l’autoriser à vous manquer de respecter, montrez-vous indulgent avec le collaborateur et gardez votre calme en toutes circonstances. Si les choses venaient à s’envenimer, proposez au collaborateur de prendre quelques minutes de pause afin que chacun puisse retrouver son calme et prendre le temps de respirer avant de poursuivre l’entretien.

Au moment de conclure l’entretien, rebalayez les différents éléments et assurez-vous, d’un, de n’avoir omis aucun élément et, de deux, que le salarié n’ait pas d’autres explications à fournir.

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Audrey Gervoise

Généraliste confirmée dans le domaine des Ressources Humaines et dans la gestion des entreprises, je mets l'ensemble de mes compétences, de mon expérience et de mes savoir-faire au service des entreprises pour les aider et les éclairer dans la gestion RH et administrative du quotidien.