Représentants du personnels

Heures de délégation : c’est quoi ? Comment ça marche ? Tout savoir !

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A l’heure actuelle, la plupart des entreprises assurent la mise en place du CSE, une fois les élections passées, elles se verront dotées d’élus qui posséderont un crédit d’heures, autrement appelé heures de délégation.

De là, plein de questions se posent : de combien d’heures de délégation disposent les membres du CSE ? Un délégué syndical ? Comment peuvent-ils les utiliser ? Est-ce que l’employeur peut contrôler ces heures… etc.

Tout autant de questions auxquelles nous nous proposons de répondre ici.

Qu’est-ce que les heures de délégations ?

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Les heures de délégation, c’est quoi ? Définition !

Les heures de délégation sont des heures que l’employeur est tenu d’accorder, notamment, aux représentants du personnel élus par les salariés et aux salariés désignés par les organisations syndicales représentatives au sein de l’entreprise pour assurer leur fonction pendant le temps de travail sans subir de perte de rémunération.

Les heures doivent être utilisées en conformité avec le mandat du représentant du personnel. Celles-ci lui permettant de circuler librement au sein et à l’extérieur de l’entreprise pour prendre tout contact qu’il juge utile à l’exercice de son mandat  (ex : représenter un salarié à un entretien préalable, réaliser une enquête, aller à l’inspection du travail).

Combien d’heures de délégation attribuer ? Que dit le code du travail ?

Les heures de délégation dépendent du mandat et de l’effectif de l’entreprise. Nous nous attarderons sur le crédit d’heure légal, tout en sachant que des accords de branche, d’entreprise, des usages ou encore une décision unilatérale de l’employeur peuvent en disposer autrement de façon plus favorable.

Nous nous intéresserons plus spécifiquement aux membres du CSE, délégués syndicaux et représentants syndicaux.

Membre du CSE

Jusqu’au 31 décembre 2019, les élus ayant des mandats de membres du CE, DP, CHSCT, disposeront du crédit d’heures rattaché à ces institutions et aux règles s’y rapportant. A compter du 1er janvier 2020, tous les représentants du personnel disposeront du crédit d’heure légal accordé aux membres du CSE, sauf dispositions plus favorables.

Voici, ci-dessous, un tableau détaillant le nombre légal d’heures par membre titulaire du CSE en fonction de l’effectif de l’entreprise :

Effectif Nombre d’heures de délégation pour les membres titulaires du CSE
11 à 49 10
50 à 74 18
75 à 99 19
100 à 199 21
200 à 499 22
500 à 1499 24
1500 à 3499 26
3500 à 3999 27
4000 à 4999 28
5000 à 6749 29
6750 à 7499 30
7500 à 7749 31
7750 à 9749 32
9750 à 10 000 34

L’accord préélectoral peut aménager le volume d’heure individuel à partir du moment où il respecte le volume d’heure global du crédit d’heures légal.

Ce crédit d’heures légal peut être augmenté en raison de circonstances exceptionnelles (exemple : projet de licenciement collectif entraînant des démarches multiples et un accroissement d’activité des représentant du personnel).

Délégués syndicaux

Les délégués syndicaux sont des salariés désignés par les organisations syndicales représentatives au sein de l’entreprise, ayant obtenu au moins 10% des voix sur leur candidature au 1er tour des élections professionnels. Ils ont, notamment, la compétence de négocier des accords d’entreprise. Vous trouverez ci-dessous répertoriant le nombre d’heures auquel ont droit les délégués syndicaux.

Effectif Nombre d’heures de délégation par mois
 
50 à 150 12  
151 à 499 18  
500 à 1999 24  
2000 et plus 24  

Il est à noter que les délégués syndicaux amenés à négocier des conventions ou des accords d’entreprise bénéficient en plus d’un crédit d’heure annuel global

Les ordonnances MACRON du 22 septembre 2017 prévoient la possibilité, par accord d’entreprise de mettre en place un Conseil d’entreprise (CSE ayant la capacité de négocier, en y intégrant des délégués syndicaux).

Les membres du Conseil d’Entreprise, participant à des négociations disposeront, en plus de leur crédit d’heures en qualité de membre de la délégation du CSE, du crédit d’heures figurant dans le tableau ci-dessus.

Représentant syndicaux au CSE

Dans les entreprises de 501 salariés et plus, le nombre d’heures de délégation des représentants syndicaux ne peut pas dépasser 20 heures par mois, sauf circonstances exceptionnelles.

Quelques cas particuliers

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Les élus suppléants ?

Sauf accords de branche ou d’entreprise, les suppléants du CSE ne disposent pas d’heures de délégation. Aujourd’hui, ils peuvent se voir donner des heures par un titulaire du CSE.

Les élus en temps partiel ?

Les salariés à temps partiel disposent du même nombre d’heures de délégation que les salariés à temps plein. Toutefois, afin d’éviter que les heures représentent un temps trop important comparé au temps de travail du salarié à temps partiel, il est prévu que son temps de travail ne puisse pas être réduit de plus d’un tiers par l’utilisation du crédit d’heures auquel il peut prétendre. Le solde de ce crédit d’heure pouvant, éventuellement, être utilisé en dehors de son temps de travail.

Exemple : pour un salarié à temps partiel cumulant les mandats de délégué syndical et de membre du CSE dans une entreprise de plus de 550 personnes et travaillant 120 heures par mois, il ne peut consacrer à ses mandats que 120/3 = 40 heures pendant son temps de travail, or il totalise 48 heures d’heures de délégation. Dans ce cas, le solde de 8 heures devra être utilisé par lui, en dehors de son temps de travail.

L’élu en forfait annuel en jours ?

Sauf accord collectif, un élu en forfait annuel en jours verra ses heures décomptées en demi-journée, sachant qu’une demi-journée représente 4 heures de délégation et viendront en déduction du nombre annuel en jours travaillés fixé dans la convention individuelle du salarié.

L’élu en maladie ?

La maladie, cause de suspension du contrat de travail, ne suspend pas le mandat de l’élu. Il peut donc venir aux réunions organisées par l’employeur et utiliser son crédit d’heures.

En revanche, il est à noter que la Sécurité Sociale peut demander le remboursement des indemnités journalières et l’employeur ne devra payer les heures que si le médecin traitant de l’élu l’a autorisé a exercer son mandat pendant la maladie.

Les heures de délégation, comment ça marche en pratique ?

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Quelles heures de réunion ne font pas partie du crédit d’heures ?

Voici le temps passé en réunion qu’il convient de ne pas décompter du crédit heures, à savoir notamment :

  • Toute réunion à l’initiative de l’employeur, à titre d’exemple, les réunions mensuelles du CSE
  • Les réunions de la commission santé, sécurité et condition de travail obligatoire dans les CSE des entreprises de 300 salariés et plus
  • Les réunions des autres commissions du CSE,
  • Le temps passé en cas d’alerte pour risque grave et imminent : recherches de mesures préventives, enquêtes.

Sauf accord d’entreprise plus favorable, le temps passé en réunion préparatoire, en dehors de la présence de l’employeur s’impute bien sur le crédit d’heures.

Un élu doit-il justifier ses heures de délégation ?

Non, l’élu n’a pas à justifier ses heures de délégation. En effet, il peut disposer librement de ses heures de délégation à condition de les utiliser dans le cadre de l’exercice de ses mandats.

Toutefois, en cas de contestation de l’utilisation des heures de délégation par l’employeur devant le Conseil des Prud’hommes, l’élu pourra être amené à justifier de leur utilisation. Il est à noter que l’utilisation irrégulière des heures de délégation oblige l’élu à rembourser son employeur.

En cas d’utilisation frauduleuse des heures, l’élu s’expose à des sanctions disciplinaires pouvant aller jusqu’au licenciement (exemple : participer à des travaux en réfection dans un immeuble pendant ses heures de délégation).

L’employeur peut-il refuser des heures de délégation ?

L’élu n’a pas à demander l’autorisation préalable de son employeur avant d’utiliser ses heures de délégation ou de s’absenter de son poste de travail ou même de l’entreprise pour exercer ses fonctions de représentant.

Toutefois, si le représentant peut exercer librement son mandat pendant son temps de travail, il ne peut pas modifier unilatéralement ses horaires de travail et doit en informer son employeur (exemple : un élu qui viendrait travailler à 15h au lieu de 14h, heure prévue de sa prise de poste, sans en informer son employeur).

L’employeur qui exigerait une autorisation préalable serait l’auteur d’un délit d’entrave, répréhensible pénalement.

Il est à noter que si l’autorisation préalable est interdite, l’information préalable quant à elle est possible ! Ainsi, en pratique, il est possible de prévoir plusieurs possibilités : avertissement du supérieur en début et en fin de mission, recours à un registre écrit, la mise en place de bons de délégation en concertation avec les représentants du personnel.

Quel est le délai de prévenance pour les utiliser ?

Il peut être demandé aux élus de respecter un certain délai de prévenance. Ce délai sera très court et variera en fonction du poste occupé et la nature du travail. Le délai sera même nul si la prise d’heures de délégation de l’élu n’est pas de nature à nuire le bon fonctionnement du service.

Ainsi, un salarié à la découpe de bois dans un magasin de bricolage n’aura pas le même délai de prévenance qu’une assistante dans un service administratif fermé à la clientèle, par exemple.

En pratique, la mise en place d’un registre ou bien de bons de délégation en concertation avec les élus, peut être un bon compromis. Le bon de délégation permet à l’employeur d’être informé avant que le salarié n’utilise ses heures et de comptabiliser les heures effectivement prises dans le mois.

Mais attention, les bons de délégation ne doivent en aucun cas servir à instaurer une autorisation préalable ou un contrôle a priori, sous peine de délit d’entrave répréhensible pénalement.

Comment l’employeur peut-il contrôler les heures de délégation ?

L’employeur ne peut pas contrôler a priori les heures de délégation. Toutefois, s’il a un doute sur l’utilisation des heures de délégation, autrement dit, s’il pense qu’elles n’ont pas été utilisée pour l’exercice du mandat de l’élu, il peut les contester devant le Conseil des Prud’hommes après les avoir rémunérées.

Au préalable, il doit avoir demandé à l’élu des indications sur l’utilisation du crédit d’heures. Si l’élu refuse de donner ses indications à l’amiable, l’employeur devra saisir le juge des référés.

Et ce n’est qu’après cette étape que l’employeur pourra demander le remboursement des heures de délégation non utilisées dans le cadre des missions de l’élu.

Attention, il faut être sûr des raisons de la contestation car l’employeur peut être condamné à des dommages et intérêts en réparation du préjudice moral et matériel subi par l’élu, si cette contestation est reconnue comme étant abusive.

Cela a été le cas par exemple pour un employeur qui s’est contenté d’affirmer, sans en apporter la preuve, que l’élu n’avait pas utilisé ses heures en conformité avec son mandat.

Quel est l’impact des heures de délégation sur le bulletin de salaire ?

Les heures passées en heures de délégation sont considérées comme du temps de travail effectif et payées comme tel, à l’échéance normale. Il est à noter qu’en cas de contestation, devant le Conseil des Prud’hommes de l’utilisation des heures de délégation, l’employeur est tout de même tenu de les payer.

La mention des heures de délégation sur le bulletin de paie est strictement interdite. En revanche, la nature et le montant de l’activité de représentation doit apparaître sur une fiche annexe ayant la même valeur qu’un bulletin de paie, la remise de cette fiche étant obligatoire qu’en cas d’utilisation du crédit d’heures dans le mois par l’élu.

S’agissant du bulletin de paie informatisé, l’administration considère que l’interdiction de faire apparaître les heures sur un bulletin de paie et la remise obligatoire d’une fiche annexe sont remplies :

  • si la codification utilisée n’est connue que par l’entreprise et le salarié,
  • et si une fiche explicative, à part, est remise au salarié pour lui permettre d’identifier les rubriques codifiées.

Est-il possible de transférer des heures de délégation à un suppléant ou autre membre ?

Oui, contrairement aux autres instances (CE, DP, CHSCT), il est désormais possible de partager ses heures de délégation avec d’autres membres du CSE, et ce même s’il est suppléant.

Cette répartition ne peut conduire un membre à disposer dans le mois, plus d’une fois et demie le crédit d’heure de délégation dont bénéficie le membre titulaire donnant ses heures. Cette répartition ne peut se faire qu’entre les membres du CSE et non avec les représentants syndicaux.

Pour cela, il faudra informer l’employeur au moins 8 jours avant le transfert des heures par un écrit précisant l’identité des membres et le nombre d’heures mutualisé pour chacun d’eux.

Est-il possible de reporter des heures de délégation non prises ?

Oui, contrairement aux autres instances (CE, DP, CHSCT), il est désormais possible de reporter les heures de délégation d’un mois sur l’autre dans la limite de 12 mois. Toutefois, il est à noter qu’un éventuel report ne peut pas conduire un membre du CSE à utiliser plus d’une fois et demie le crédit d’heures dont il bénéficie habituellement.

Exemple : dans une entreprise de 60 salariés, un membre du CSE ayant 18 heures mensuel de délégation pourra reporter 9 heures de délégation maximum dans le mois pour disposer de 27 heures mensuel. En toute état de cause, il devra respecter sur l’année une durée de 18*12 heures, soit 180 heures.

Pour cela, l’élu devra informer l’employeur par tout moyen au moins 8 jours avant.

A propos de l'auteur

Alexandra Congré

Après un Master II Professionnel de Juriste en Droit Social obtenu à l’Université de Paris 1 Panthéon Sorbonne, j’ai exercé le métier de juriste en droit social pendant 13 ans.

Au cours de cette expérience, j’ai conseillé et accompagné les opérationnels (PDG, DRH, RRH, Directeurs des Relations Sociales, Directeurs, Managers) tant dans les relations individuelles que collectives du travail dans différents secteurs d’activité (santé au travail, restauration, grande distribution et presse).

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