Frais de déplacement des membres du CSE : comment ça marche ?

Les membres du comité social et économique sont souvent amenés à se déplacer dans le cadre de leurs fonctions, par exemple pour se rendre à des réunions, avec l’employeur ou à l’extérieur, pour organiser les activités sociales et culturelles, ou encore pour suivre une formation.

Ces déplacements engendrent des frais, pour le transport, mais aussi parfois pour les repas et le logement. L’employeur doit-il prendre en charge ces frais ? A quelles conditions ? Et qu’en est-il du temps passé dans ces trajets ?

Cet article fait le point sur ces différentes questions: vous saurez tout sur les frais de déplacement et de repas des membres du CSE.

A savoir : Le Code du travail est quasiment muet sur ces questions. Les réponses ont donc été apportées par les juges, le plus souvent au sujet du comité d’entreprise. Les règles ainsi énoncées sont en général transposables au comité social et économique (CSE), qui remplace désormais le comité d’entreprise.

L’employeur doit-il prendre en charge les frais de déplacement des membres du CSE ?

L’employeur doit prendre en charge les trajets des membres du CSE pour se rendre à des réunions : quelles sont les réunions concernées ?

L’employeur est tenu de prendre en charge les dépenses engagées par les membres de la délégation du personnel au CSE pour se rendre aux réunions obligatoires. Il s’agit des réunions convoquées par l’employeur (Cour de cassation, chambre sociale, 28 mai 1996 n° 94-18.797) et de celles qui s’imposent lorsqu’elles sont demandées par la majorité des représentants du personnel (Cour de cassation, chambre sociale,, 22 mai 2002, n° 99-43.990).

Exemples de réunions obligatoires, donnant lieu au remboursement des frais de transport des membres du CSE :

• réunions plénières
• réunions extraordinaires
• réunions de la commission santé, sécurité et conditions de travail
• réunion d’une commission qui serait convoquée et présidée par l’employeur ou son représentant
• réunions faisant suite à tout accident ayant entraîné ou ayant pu entraîner des conséquences graves
• réunions en cas d’événement grave lié à l’activité de l’entreprise, ayant porté atteinte ou ayant pu porter atteinte à la santé publique ou à l’environnement
• réunions à la demande motivée de deux membres du CSE, sur les sujets relevant de la santé, de la sécurité ou des conditions de travail

Ces frais ne peuvent pas être imputés sur le budget de fonctionnement du CSE.

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L’employeur peut-il refuser de payer les frais de déplacement des membres du CSE ?

L’employeur qui refuserait de les prendre en charge pourrait être condamné pour délit d’entrave (Cour de cassation, chambre criminelle, 22 novembre 2005, n° 04-87.451), et condamné à procéder au remboursement.

Exemple : un employeur refuse de rembourser les frais engagés par un élu, car il était rattaché administrativement au site sur lequel les réunions avaient lieu et que donc les frais engagés étaient, selon lui, des dépenses personnelles. Il est néanmoins condamné à procéder au remboursement car, le salarié travaillait en réalité ailleurs (Cour de cassation, civile, chambre sociale, 26 mai 2015, n° 13-22.866).

Ces règles valent pour les CSE d’établissement et CSE central (Cour de cassation, chambre sociale, 15 juin 1994 n° 92-14.985).

Quels sont les autres trajets pris en charge par l’employeur ?

Déplacement pour assister un salarié

Selon la Cour de cassation, l’employeur doit prendre en charge les frais de déplacement exposés par un représentant du personnel pour assister un salarié convoqué à un entretien préalable à un licenciement ou à une sanction disciplinaire (Cour de cassation, chambre sociale, 26-3-13, n°11-22148).

Déplacement pour assister à une formation

Le Code du travail prévoit également que les frais de déplacement au titre de la formation en santé, sécurité et conditions de travail des membres de la délégation du personnel du CSE doivent être pris en charge par l’employeur à hauteur du tarif de seconde classe des chemins de fer applicable au trajet le plus direct depuis le siège de l’établissement jusqu’au lieu de dispense de la formation.

L’employeur doit-il financer les frais de repas et d’hébergement des membres du CSE lors d’un déplacement ?

Les frais pris en charge par l’employeur au titre d’un déplacement incluent non seulement ceux liés au transport lui-même , mais aussi les frais d’hébergement et de nourriture (Cour de cassation, chambre sociale,, 15 mai 2001, n° 99-10.127).

Sur quelles bases les frais de transport doivent-ils être remboursés ?

Il n’y a pas de règle en la matière. Il est recommandé de rembourser ces frais en suivant règles de remboursement au réel des frais professionnels. Ainsi, pour les trajets en train, c’est le coût des billets qui sera pris en charge.

En cas d’utilisation du véhicule personnel d’un membre du CSE (automobile, moto, vélomoteur ou scooter), en l’absence d’accord ou de dispositions conventionnelles sur cette question, il est possible d’utiliser le barème kilométrique établi par l’administration fiscale (Cour de cassation, chambre sociale, 26 mai 2015, n° 13-22.866)

Quid des frais de repas ?

Pour l’hébergement et les repas, le remboursement se fera sur la base des frais réellement engagés par l’intéressé.

Néanmoins, les frais engagés doivent être raisonnables, ce qu’il revient aux juges de déterminer.

Exemple : dans une affaire où une représentante du personnel avait pris l’avion pour se rendre de Colmar, où elle travaillait, à Nanterre, où se tenaient les réunions, il a été jugé que les billets d’avion devaient lui être remboursés (Cour de cassation, chambre sociale, 20 février 2002 n°99-44760).

L’employeur peut-il prévoir des conditions de remboursement des frais de déplacement ?

Oui, l’employeur peut prévoir par un accord collectif, une décision unilatérale ou un usage les conditions d’indemnisation des frais de déplacement. Il est également possible de les prévoir dans le règlement intérieur du CSE.

Dans tous les cas, le texte doit respecter les obligations décrites plus hauts (cas de remboursement obligatoire et principe du remboursement intégral des frais).

Si c’est bien le cas, les membres du CSE doivent respecter les conditions ainsi prévues, faute de quoi l’employeur peut refuser le remboursement.

Exemple : un accord d’entreprise peut prévoir que si un véhicule de service est mis à la disposition d’un représentant du personnel pour se rendre à une réunion, son utilisation doit être privilégiée. Dans ce cas, si un représentant choisit d’utiliser son véhicule personnel, et non le véhicule de service, la prise en charge en charge de ses frais de déplacement peut lui être refusée (Cour de cassation, chambre sociale, 11 septembre 2019, n° 17-14.623).

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Quels sont les justificatifs qui peuvent être demandés aux membres du CSE ?

Les frais occasionnés par les déplacements des membres du CSE doivent donner lieu à une note de frais indiquant la date, la destination et le motif du déplacement, accompagné des justificatifs adéquats : titres de transport, facture de restaurant ou d’hôtel par exemple.

En cas d’utilisation d’un véhicule personnel, l’intéressé doit pouvoir justifier du nombre de kilomètres effectués et de la puissance fiscale du véhicule utilisé.

Le temps passé en déplacement par les membres du CSE peut-il être pris en charge ?

Le temps de déplacement ne peut pas être imputé sur les heures de délégation des membres du CSE. Si le déplacement a lieu pendant les horaires de travail, cette durée est considérée comme du temps de travail effectif.

L’employeur doit rémunérer ces temps au même titre que des temps de travail (en ce sens : CE 30 décembre 2003 n° 252545).

Si le déplacement a lieu en dehors des heures de travail, par exemple en début de journée, il faut distinguer :

• le temps de trajet qui correspond au temps de trajet habituel entre le domicile et lieu de travail, qui n’a pas à être rémunéré;
• le temps de trajet qui dépasse le temps habituel domicile-lieu de travail, que l’employeur doit rémunérer (Cour de cassation, chambre sociale, 18 mai 2011, n° 09-70.878).

Les frais de déplacement non pris en charge par l’employeur

Quels sont les trajets des membres du CSE non pris en charge par l’employeur ?

Aucun remboursement ne s’impose à l’employeur pour les déplacements des membres du CSE autres que ceux cités plus haut. Les situations concernées sont très variées.

Exemples : réunion préparatoire de CSE, rencontre des salariés, rencontre d’un prestataire du CSE, transport de matériel pour une soirée ou une activité organisée par le CSE, rendez-vous avec un expert-comptable ou un avocat, avec la banque, etc.

L’employeur n’est pas non plus tenu de prendre en charge les frais de déplacement et d’hébergement exposés par les membres du CSE pour se rendre aux réunions des commissions internes au CSE, dès lors qu’elles  ne sont pas légalement obligatoires ou ne sont pas organisées à l’initiative de l’employeur (Cour de cassation, chambre sociale, 17 oct. 2018, n° 17-13256).

Une disposition (accord collectif, règlement intérieur du CSE) peut cependant prévoir la prise en charge de certains de ces déplacements. L’employeur est alors tenu de s’y conformer (même arrêt).

Quelles sont les possibilités pour obtenir un remboursement ?

Les frais engagés par les membres du CSE non pris en charge par l’employeur peuvent leur être remboursés par le CSE.

Ils peuvent être sont imputés soit sur le budget de fonctionnement, soit sur le budget des œuvres sociales et culturelles (ASC), selon les cas. Il faut analyser le motif du déplacement au cas par cas.

Exemples : si membre du CSE se déplace pour rencontrer l’expert-comptable du CSE : les frais relèvent budget de fonctionnement.

Le déplacement effectué pour rencontrer un traiteur dans le cadre de l’organisation d’une fête peuvent être remboursés au titre du budget des œuvres sociales et culturelles.

S’agissant des temps passés dans les trajets, ils peuvent, le cas échéant, être imputés sur les heures de délégation.

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Quels sont les conditions et justificatifs à fournir ?

Attention : pour pouvoir être remboursés, les frais doivent correspondre effectivement à une mission du CSE.

Par exemple, si un membre du CSE se rend à une réunion syndicale sans lien avec l’entreprise, il ne peut pas demander au CSE le remboursement des frais correspondant.

Les justificatifs à fournir sont les mêmes que pour le remboursement par l’employeur (voir ci-dessus).

Le règlement intérieur du CSE peut prévoir les modalités et justificatifs du remboursement.

Remarque : il peut être opportun pour le CSE de prendre une assurance si ses membres utilisent leur propre véhicule pour se déplacer dans le cadre de leur mission.