Le comité social et économique (CSE) est une instance unique de représentation du personnel dans l’entreprise. Il a été crée par l’ordonnance du 22 septembre 2017 dans le cadre de la loi d’habilitation du 15 septembre pour le renforcement du dialogue social.
Destinée à favoriser et simplifier le dialogue social, cette réforme permet de regrouper les missions des délégués du personnel (DP), du comité d’entreprise (CE) et du comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) au sein d’une seule et même instance.
La mise en place du CSE est obligatoire dans toutes les entreprises d’au moins 11 salariés. Ses membres sont élus pour 4 ans et son mode de fonctionnement, ses attributions varient en fonction de la taille de l’entreprise.
La mission du CSE s’exerce en partie lors de réunions régulières et obligatoires réunissant les membres élus et l’employeur. À l’issue de ces réunions, le secrétaire du CSE rédige un procès verbal, primordial pour l’entreprise et le dialogue social puisqu’il acquiert, après approbation, une véritable valeur juridique.
Rentrons davantage dans les détails pour examiner le PV du CSE et son utilité. Nous verrons également qui doit le rédiger et de quelle manière. Enfin, quelles sont les conséquences de sa rédaction ?
Sommaire de l'article:
Le PV du CSE : définition et utilité
Qu’est-ce que c’est ?
Le procès-verbal du CSE est un document écrit reprenant les échanges et les décisions prises lors de ses réunions. Ses modalités et délais de rédaction sont prévues par les articles L2315-34 et s., R2315-25 et s. du Code du travail.
La rédaction d’un PV après chaque réunion du CSE est obligatoire dans toutes les entreprises de plus de 50 salariés. Dans les entreprises de moins de 50 salariés, le PV est facultatif sauf convention ou accord contraire applicable dans l’entreprise.
En revanche, une note écrite doit néanmoins être rédigée, reprenant les demandes des membres du CSE, a laquelle l’employeur devra répondre dans un délai de 6 jours.
L’utilité du PV du CSE
Le PV du CSE est un document officiel doté d’une véritable force juridique. En ce sens, il ne doit pas être confondu avec un compte-rendu, simple synthèse de réunion.
Au contraire, le PV permet aux échanges d’acquérir une valeur probante devant les juridictions et dans l’entreprise. Il synthétise et acte les différentes demandes des élus, les engagements de l’employeur et les différentes discussions. Sa rédaction doit donc être particulièrement soignée.
En outre, c’est un outil de communication important envers les salariés. Après approbation, le PV est en effet affiché dans l’entreprise, permettant aux collaborateurs de s’informer des échanges et des décisions prises.
Le délai de rédaction
Le délai de rédaction du PV après une réunion du CSE est prévu par accord d’entreprise. À défaut, il est transmis à l’employeur dans les 15 jours (ou avant la prochaine réunion si celle-ci doit se tenir avant ce délai).
Dans le cadre d’un projet de licenciement d’au moins 10 salariés sur 30 jours, le PV doit être transmis à l’employeur dans les 3 jours (1 jour en cas de liquidation ou redressement judiciaire).
Comment rédiger le PV du CSE ?
Comme pout tout document juridique obligatoire, le PV doit être rédigé avec soin. Mais par qui et comment ?
Qui est responsable de sa rédaction ?
Responsabilité du secrétaire du CSE
Le secrétaire du CSE est l’unique responsable de l’établissement du PV et de sa rédaction (art L.2315-34 du code du travail). Il ne peut pas confier cette tâche à une autre personne sauf en cas d’absence lors de la réunion. Un autre élu peut alors être désigné secrétaire de séance (son suppléant ou un autre membre).
En aucun cas l’employeur ne peut se substituer au secrétaire et rédiger lui même le PV. L’employeur qui “fait rédiger sous son contrôle, le procès verbal d’une telle délibération par une personne étrangère au comité” commet alors un délit d’entrave (Cass crim 1/12/1987, 85-96.612).
Si le secrétaire ne respecte pas son obligation en refusant de rédiger le PV ou en retardant sa rédaction, il commet également un délit d’entrave. Pour rappel le délit d’entrave est passible d’une amende de 7 5OO euros (art L2317-1).
Le temps passé à la rédaction par le secretaire doit être imputé sur son crédit d’heure. Cette tâche pouvant se révéler très chronophage, il peut s’aider en enregistrant la séance, sauf si les délibérations portent sur des informations confidentielles (art D2315-27).
Il peut également se faire aider par un prestataire extérieur sans que cela ne remette en cause sa responsabilité.
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Le CSE peut recourir à un prestataire extérieur pour aider le secrétaire dans la retranscription des échanges et lui permettre également de suivre les débats en y participant pleinement. Le prestataire assiste alors aux réunions et prend des notes.
Conditions de recours :
- L’intervention doit être prévue dans le règlement intérieur du CSE.
- Elle doit être confirmée en réunion plénière par un vote à la majorité auquel l’employeur ne participe pas.
- Les frais sont imputés sur le budget de fonctionnement du CSE.
À l’issue des échanges, le secrétaire rédige le PV sur la base des notes prises par le prestataire extérieur.
Dans tous les cas, la rédaction du PV reste de la responsabilité du secrétaire. Le prestataire extérieur ne peut pas imposer un contenu ni une forme particulière et est soumis à la même obligation de discrétion que les autres membres du CSE.
Quel est le contenu d’un PV de CSE ?
Le fond : informations à retranscrire
Le Code du travail ne prévoit pas de contenu précis. En effet, l’article L.2315-34 mentionne uniquement la consignation des délibérations et des déclarations sans autre précision.
À défaut d’accord, le procès-verbal doit contenir “au moins le résumé des délibérations du comité et la décision motivée de l’employeur sur les propositions faites lors de la précédente réunion” (art D2315-26).
D’une manière générale, le procès verbal comportera les éléments suivants :
- Date, heure de début et de fin, suspensions éventuelles de séance…
- Nom et qualité des participants et des absents.
- Ordre du jour de la réunion.
- Approbation du PV de la séance précédente.
- Transcription des échanges et débats sur les différents points de l’ordre du jour.
- Propositions des membres du CSE.
- Réponses ou informations données par l’employeur.
- Résultats des votes des différentes résolutions.
- Décisions adoptées.
- Date de la prochaine réunion.
La forme du PV
Nominatif ou non ?
Le procès verbal doit-il retranscrire les noms de chaque intervenant ou bien se contenter d’une dénomination générale, par exemple “les élus”, “la direction” ?
Les deux solutions sont possibles. Il conviendra de choisir la forme la plus adaptée à l’entreprise, en fonction notamment de sa taille, du nombre de ses élus, des problématiques en cours, etc.
Le format anonyme du type “élus/direction” est néanmoins souvent utilisé en raison des avantages pratiques suivants :
- Simplification de la lecture du PV. La mention “les élus” permet aux salariés ne connaissant pas les membres du CSE d’identifier immédiatement les intervenants.
- Unité et implication collective de l’instance. Parmi les élus présents, certains prendront la parole davantage que d’autres. Mentionner les “élus” dans le PV permet de donner une image collective de l’instance sans prédominance individuelle.
Synthétique ou in extenso ?
Un PV in extenso reprend l’intégralité des débats mot à mot alors que le PV synthétique en propose une version condensée, relatant l’essentiel des échanges et des décisions.
Si la version in extenso peut sembler attractive en raison de sa facilité de rédaction, elle est néanmoins chronophage. De plus, elle ne donne pas un PV très facile à lire ni forcément très clair. Au contraire, le PV synthétique privilégie la facilité de lecture, le gain de temps, mais ne reprend pas tous les échanges. Son manque de précision peut être problématique quand on sait que le PV a une valeur juridique et qu’il fait foi en cas de litige.
L’objectif serait donc de rédiger un document clair et lisible pour les salariés, tout en retranscrivant les échanges le plus fidèlement possible.
Pour cela, il est tout à fait possible de combiner une rédaction in extenso avec des éléments plus synthétiques et d’adapter cette rédaction en fonction des circonstances.
Par exemple :
- Ordre du jour avec des sujets sensibles ou nécessitant la transmission du PV à l’inspection du travail (projet de licenciement…) : il peut être opportun d’indiquer le maximum de détails.
- Informations sans problématique particulière, pas de questions importantes : une présentation synthétique suffit.
- Présentation d’une évolution de l’entreprise : restructuration, ouverture de nouveaux établissements, rachat…Une présentation détaillée des chiffres peut-être utile pour garantir une bonne communication aux salariés.
Les suites du procès verbal
Le procès verbal rédigé, il doit ensuite être approuvé puis affiché dans l’entreprise avant d’être éventuellement transmis à la DIRECCTE.
Approbation du PV
Le PV doit obligatoirement être approuvé par le CSE et l’employeur. Cette approbation lui permet :
- D’être diffusé dans l’entreprise (un PV ne peut pas être affiché sans approbation).
- D’être opposable juridiquement. Le PV devient un élément de preuve des décisions prises par le comité.
En pratique, il est soumis à approbation lors de la réunion suivante selon des modalités prévues dans le règlement intérieur du CSE. La plupart du temps, il s’agit d’une approbation à la majorité des membres.
Chacun peut faire des propositions de modifications du PV ou des observations. Il n’y a aucun droit de véto, même de la part de l’employeur, qui dispose d’une voix comme les autres élus.
Le PV doit il être signé par le secrétaire et/ou l’employeur ? Le code du travail n’exige aucune signature ni par le secrétaire du CSE, ni par l’employeur. Celle du secrétaire peut néanmoins être utile, car elle permet d’attester qu’il l’a bien écrit et qu’il en est responsable. En revanche, il parait préférable à l’employeur de ne pas signer le PV afin d’éviter le moindre doute sur l’auteur de la rédaction. Rappelons en effet que l’employeur n’a pas le droit de rédiger le PV sous peine de commettre un délit d’entrave.
PV de CSE non approuvé : que faire ?
Lors de la réunion suivante, il est possible que le PV ne soit pas approuvé en l’état.
L’employeur et les autres élus proposent alors des modifications du contenu au secrétaire. S’il accepte, il modifie le procès verbal qui sera de nouveau soumis à approbation.
À défaut d’accord, le Code du travail prévoit que le PV contient “au moins le résumé des délibérations et la décision motivée de l’employeur sur les propositions faites lors de la précédente réunion” (art D2315-26).
Néanmoins, cette situation peut se révéler préjudiciable lorsque l’on connait la valeur juridique et l’importance du PV. Si le désaccord perdure (le PV ne retranscrit pas fidèlement les débats, absence d’éléments importants, …) il est possible de s’adresser au tribunal judiciaire (tribunal de grande instance), éventuellement en référé en cas d’urgence.
Affichage du procès verbal
Une fois approuvé, le secrétaire du CSE peut assurer la diffusion du PV dans l’entreprise selon des modalités prévues dans son règlement intérieur, en particulier par un affichage dans les locaux.
L’employeur ne peut pas s’y opposer sauf en cas de manquement à l’obligation de discrétion ou de diffamation. Il faudra en effet veiller à ne pas y indiquer de données confidentielles concernant l’entreprise.
Transmission du PV
Le PV approuvé doit être transmis à l’employeur, aux membres du CSE et aux salariés.
En outre, il doit obligatoirement être transmis à la DREETS quand il porte sur les sujets suivants :
- Examen du bilan social pour les entreprises de plus de 300 salariés.
- Projet de licenciement économique de plus de 10 salariés ou d’un salarié protégé.
- Consultation annuelle sur la politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi.
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