Livret d’accueil en entreprise : exemple et modèle

L’intégration d’un nouveau collaborateur est bien plus qu’une simple formalité administrative : c’est une étape stratégique pour renforcer l’engagement et la fidélité des équipes. C’est dans ce contexte que le processus d’onboarding a pris une place essentielle dans les politiques RH des entreprises françaises.

Parmi les outils clés de cette phase d’accueil figure un incontournable : le livret d’accueil. Véritable guide de référence pour les nouveaux arrivants, il facilite leur prise de poste tout en reflétant la culture de l’entreprise.

Mais à quoi sert réellement ce document ? Quel est son impact sur la qualité de vie au travail ? Et surtout, comment le concevoir efficacement ?

Dans cet article, nous répondons à toutes vos questions et vous proposons un modèle de livret d’accueil personnalisable, prêt à l’emploi, pour vous aider à structurer le vôtre en toute simplicité.

Le livret d’accueil, qu’est-ce que c’est ? Que contient-il ?

Dans cette première partie de notre article, nous nous intéresserons à l’aspect purement technique du livret d’accueil en vous en fournissant une présentation générale, mais aussi en vous détaillant les rubriques, informations, qu’il peut et qu’il doit contenir.

Un livret d’accueil, c’est quoi ?

Le livret d’accueil est un support, au format papier ou numérique, conçu pour aider les salariés, en particulier les nouveaux entrants, à s’approprier l’histoire, la culture et les ambitions de l’entreprise. Il leur permet aussi de se familiariser rapidement avec les procédures internes et les usages en vigueur.

Initialement destiné aux nouveaux collaborateurs, ce document peut évoluer au fil du temps pour accompagner le salarié tout au long de sa vie professionnelle dans l’entreprise. Il devient alors une référence utile, un guide fiable et accessible à l’ensemble des équipes.

Avec les possibilités offertes par le numérique, le livret d’accueil ne se limite plus à un simple document : il peut prendre des formes variées, comme des vidéos ou des webinars à la demande, facilitant ainsi l’appropriation des outils et démarches internes.

Par exemple : comment activer son compte personnel sur le portail SIRH ? Comment effectuer une demande de congé ? Autant de questions auxquelles ce support peut répondre de manière simple et efficace.

Quelles sont les informations et rubriques à intégrer dans le livret d’accueil ?

Le livret d’accueil n’étant obligatoire que dans les seuls établissements de santé, la majeure partie des entreprises sont libres d’y intégrer, ou non, les informations et rubriques qu’elles souhaitent.

Toutefois, certaines rubriques sont incontournables dans la rédaction de votre livret d’accueil. Afin que vous soyez certains de n’omettre aucune donnée importante, voici la liste des rubriques les plus courantes des livrets d’accueil.

L’introduction du dirigeant.

L’intérêt de cette introduction est, dès les premières lignes, d’insuffler un sentiment d’appartenance auprès de ce nouveau collaborateur.

Rédigée par le PDG de l’entreprise ou par son fondateur, il s’agit là de souhaiter la bienvenue à ce nouveau membre du personnel et d’introduire le contexte du livret. C’est-à-dire lui fournir un outil – un guide – qui lui servira au quotidien et facilitera son intégration parmi vous.

Présentation de l’entreprise : de son histoire à ses aspirations.

Dans cette partie du livret d’accueil d’entreprise, vous allez pouvoir prendre le temps de présenter l’entreprise. Vous pouvez commencer par son histoire (date de création, premières productions et évolutions au cours des années, etc.).

À la suite de cela, énumérez les grandes valeurs qui ont conduit la croissance de l’entreprise et qui l’accompagnent aujourd’hui encore dans ses projets.

Vient ensuite le moment de présenter les activités actuelles de l’entreprise, ses stratégies et ses ambitions à court, moyen et même long terme. Accompagnez cette présentation d’un organigramme général qui permettra au nouvel arrivant de rapidement identifier les services et les personnes qui en ont la charge.

Tour d’horizon des locaux et de l’environnement global de travail.

S’il est utile d’informer les collaborateurs sur l’histoire et les aspirations de l’entreprise, il est tout aussi important d’aider les salariés à se positionner d’un point de vue physique et géographique.

Dans cette section du livret d’accueil, vous pouvez par exemple insérer un plan qui permet de localiser le site dans la ville, puis dans le quartier. Indiquez les points d’intérêts les plus importants, comme par exemple :

• Les stations de transports en commun.
• Les parkings publics et privés ou le parking de l’entreprise le cas échéant.
• Les lieux de restauration possible en dehors de l’entreprise.
• Et tout autre lieu ou espace que vous jugez important de connaître au sein de l’environnement proche de l’entreprise.

Dédiez également une partie de cette section aux lieux et aux repères internes à l’entreprise. Et notamment :

• Le restaurant d’entreprise (si vous en possédez un), les différentes salles de pauses.
• Les lieux où il est autorisé de fumer.
• Les issues de secours.
• Les points de rassemblement en cas d’alerte.
• Les WC.
• Le local vélos.
• Etc.

Les règles de vie au travail et autres informations pratiques et réglementaires.

Dans cette section, il serait utile d’y faire figurer toutes les informations pratiques dont le salarié pourrait avoir besoin. C’est-à-dire :

• Les horaires d’ouverture du site ainsi que les plages horaires d’arrivée et de départ.
• Le temps de travail.
• La convention collective applicable au sein de l’entreprise.
• Un rappel des bonnes pratiques de vie au travail (par exemple : l’entretien de la machine à café de la salle de pause, le nettoyage du micro-ondes, l’entretien régulier des sanitaires, …).
• La liste des avantages légaux, conventionnels et extralégaux, comme les tickets restaurant, les chèques vacances, la mutuelle, le PEE, …
• Le règlement intérieur (souvent mis en annexe du document) ou le lien permettant d’y accéder.
• La charte de télétravail ou le lien qui y conduit.
• Les outils de communication interne à l’entreprise (canal Slack, Skype, Teams, …).
• Les règles de sécurité générales et les règles de sécurité en cas d’incendie et d’alerte. (Y joindre le plan d’évacuation).
• Les principes de la politique RSE si l’entreprise s’inscrit dans cette démarche.
• Les coordonnées des contacts utiles en interne comme en externe (numéro des secours, de la DREETS, du conseil des prud’hommes dont dépend l’entreprise, du service RH, des services généraux, etc.).
• …

Les différentes procédures.

En intégrant une nouvelle entreprise, il est nécessaire de prendre connaissance des différentes règles et procédures qui régentent la vie du salarié au sein de l’entreprise.

Qui contacter en cas de retard ou d’absence ? Quels justificatifs envoyer et à quel service ? Autant de sujets qui sont essentiels, mais dont les réponses seront propres à chaque entreprise.

Aussi bien pour informer les nouveaux collaborateurs que pour réaliser un rappel auprès des plus anciens, le livret d’accueil est l’outil idéal pour centraliser et normaliser l’ensemble des procédures tel que :

• Les règles liées à l’acquisition et à la prise des congés (où faire la demande, à qui et dans quel délai ? Spécificité des congés d’été, RTT, …).
• Les autres congés et autorisations d’absence rémunérés ou non : congé de paternité, congé pour évènement familial, etc.
• La déclaration des temps de travail.
• Les heures supplémentaires.
• Les notes de frais.
• …

Présentations des IRP.

Si votre entreprise est dotée d’instances représentatives, profitez de votre livret d’accueil pour en informer vos collaborateurs. Détaillez leur rôle au sein de l’entreprise, le lieu où se trouve leur local ainsi que les locaux syndicaux si besoin.

Vous pouvez également préciser l’existence de commission au sein de votre CSE, tel que la commission formation, la commission de sécurité, etc.

En fin de section, notez les coordonnées des membres du CSE, des délégués syndicaux (le cas échéant), mais aussi des différents référents comme le référent harcèlement, le référent Covid, …

Présentation du plan de formation.

Pour finir, et afin que votre livret d’accueil soit complet, terminez par une courte présentation du plan de développement des compétences de votre entreprise, montrez que vous accordez de l’importance à la montée en compétences de vos collaborateurs en y mentionnant les formations les plus emblématiques que vous leur proposez.

Ainsi, en plus de couvrir l’aspect intégration, votre livret d’accueil sera également un outil dans la fidélisation de vos talents.

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Pourquoi mettre en place un livret d’accueil ?

Comme nous venons de le voir, le livret d’accueil est un outil, certes, pratique, mais surtout extrêmement complet qui prend donc du temps à réaliser et qui doit régulièrement être mis à jour.

Vous vous demandez alors s’il est réellement utile de le mettre en place ? Est-ce que cela ne représente pas un volume de travail trop important par rapport aux avantages ?

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Afin de répondre à ces questions, découvrez quelles sont les raisons qui font que la mise en place d’un livret d’accueil est incontournable pour toutes entreprises !

S’assurer de la bonne intégration des nouveaux collaborateurs.

Selon un article paru dans le magasin Forbes « Pourquoi l’Onboarding représente un enjeu majeur ? » 22% du Turn-over des salariés se produit lors des 45 premiers jours, et 4% des nouveaux collaborateurs rompent leur contrat au cours du premier jour.

Ainsi, l’intégration des nouveaux collaborateurs est donc une étape cruciale dans leur fidélisation. Grâce au livret d’accueil, vous projetterez non seulement une bonne image de votre entreprise, mais par là même, vous rassurerez vos nouveaux collaborateurs qui se sentiront accompagnés lors de cette période parfois délicate.

Bien entendu, le livret d’accueil ne saurait se suffire à lui seul pour réaliser une intégration efficace et réussie, mais il reste un allié de choix.

Susciter l’engagement des collaborateurs et les fidéliser.

La présentation que vous ferez de votre entreprise, les valeurs que vous mettrez en avant, ainsi que les différents projets de croissance que vous exposerez seront autant de moteurs d’adhésion auprès de vos collaborateurs.

En les détaillant au sein du livret d’accueil, les nouveaux collaborateurs se sentiront immédiatement investit dans l’entreprise.

De même, les informer de l’ensemble des avantages auxquels ils peuvent prétendre en travaillant pour vous, tout en simplifiant l’aspect administratif, contribuera à leur bien-être au travail et participera à l’augmentation de leur motivation.

Permettre aux salariés d’être autonome et d’améliorer leur qualité de vie au travail.

Dans la mesure du possible, veillez à rendre votre livret d’accueil aussi complet que nécessaire, en y intégrant l’ensemble des procédures et process utiles aux collaborateurs.

En effet, il n’est pas toujours simple pour un salarié de connaître précisément ses droits, ses obligations, ou encore les démarches à effectuer. Beaucoup n’osent pas poser de questions, par crainte de déranger ou de donner une mauvaise impression.

Ce manque d’information peut engendrer du stress, un sentiment d’inconfort, voire des difficultés à accomplir certaines missions, avec à la clé des tensions ou des malentendus dans les relations de travail.

Le livret d’accueil constitue alors un excellent moyen de prévenir ces situations en apportant des réponses claires et accessibles à tous.

Bon à savoir : pour ne pas alourdir inutilement le contenu, limitez-vous aux procédures les plus courantes dans le livret, et proposez un index ou des liens vers les autres ressources en complément.

Comment mettre en place le livret d’accueil ?

Si le contenu est important, le contenant l’est tout autant. C’est pourquoi, la mise en œuvre d’un livret d’accueil doit être pensée et réfléchie. Afin de mettre toutes les chances de votre côté voici nos astuces pour une mise en œuvre du livret d’accueil sereine.

Conseil n°1 : Créer un groupe de travail pour lister les besoins des nouveaux entrants.

En tant que professionnel des RH, il se peut que votre notion des informations à connaître et à faire figurer dans le livret d’accueil soit quelque peu biaisée.

En effet, il est plus que probable que certains aspects vous paraissent tellement aller de soi que vous pourriez ne pas y penser.

Afin d’éviter cela, organisez des ateliers pour définir le contenu de votre livret d’accueil et si possible intégrez-y des salariés nouvellement arrivés. Leur avis sera d’autant plus pertinent qu’ils y auront été confrontés il y a peu.

Conseil n°2 : Organiser la collecte des informations à destination du livret.

À présent que vous connaissez vos thèmes et vos rubriques, attelez-vous à la collecte des informations. Que vous vous chargiez de cette tâche en intégralité ou que vous l’organisiez en fonction des services concernés, prenez le temps de rassembler absolument toutes les informations.

Un livret d’accueil incomplet ou erroné ne vous servira pas, bien au contraire.

Conseil n°3 : Sélectionner le format le plus adapté à votre entreprise et à vos objectifs.

Une fois la question du fond réglée, reste celle de la forme. En matière de livret d’accueil différentes possibilités s’offrent à vous.

En premier lieu, faites votre choix entre format papier et format numérique. Si vous optez pour le format papier, les logiciels tel que Word ou PowerPoint vous permettront de réaliser un livret d’accueil relativement classique et pratique.

Pour ceux ayant des compétences informatiques un peu plus poussées, vous pouvez utiliser n’importe quel logiciel de Design qui renforcera l’aspect visuel de votre livret d’accueil.

Si vous optez pour le numérique, vous pourrez décliner votre livret d’accueil sous différentes formes et même réaliser des mix entre écriture, vidéos et icônes interactives.

Une fois cela fait, réfléchissez aux formulations que vous allez employer. Voulez-vous donner un esprit start-up à votre livret d’accueil ?

Souhaitez-vous mettre en avant l’aspect administratif et légal ? Jouer sur les mots et sur l’humour pour optimiser vos chances de fidéliser vos collaborateurs ? À vous de choisir en fonction des valeurs de votre entreprise et des collaborateurs cibles.

Conseil n°4 : Prévoir les modifications et mises à jour.

Du fait de sa nature et des éléments qui le composent, le livret d’accueil sera évolutif et vous devrez régulièrement penser à le mettre à jour. Que cela soit la présentation de l’entreprise, le nom et les coordonnées des contacts, les process, etc. à un moment donné chacune de ces informations aura besoin d’être actualisée.

Organisez votre veille, en estimant les périodicités de mises à jour et surtout prévoyez qui en aura la charge.

Conseil n°5 : Rendez-le accessible à tous.

Si le livret d’accueil est principalement destiné aux nouveaux collaborateurs et qu’il leur est remis au cours du processus d’Onboarding ou lors de la journée d’accueil, ce dernier est également un outil précieux pour l’ensemble des collaborateurs.

Ainsi, n’hésitez pas à en faire la promotion, à communiquer sur le sujet en interne et même à le numériser afin de le stocker sur un espace de travail commun.

Modèle de livret d’accueil personnalisable

Pour vous aider à fluidifier les processus d’intégration de vos collaborateurs, Culture RH met à votre disposition un livret d’accueil à télécharger gratuitement.

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