Offboarding : comment gérer le départ de plusieurs salariés ?

Dans la vie d’une entreprise, le départ de salariés est une réalité inévitable. Que ce soit pour redynamiser un service ou pour intégrer des talents aux perspectives novatrices, ces mouvements peuvent avoir des impacts positifs. Cependant, lorsque ces départs deviennent trop nombreux ou trop rapprochés, ils posent des défis importants pour le management et les ressources humaines.

La gestion de ces départs, connue sous le terme d’offboarding, est importante. Elle ne se limite pas à simplement remplacer les salariés partants, mais implique une série d’étapes essentielles pour assurer une transition en douceur et pour comprendre les raisons sous-jacentes de ces départs. Ce phénomène, bien que parfois influencé par des évènements sociétaux comme la grande démission observée après la pandémie, trouve souvent ses racines dans la structure même de l’entreprise.

Cet article explore les méthodes pour organiser et préparer les départs, en mettant en lumière l’importance de l’offboarding. Nous définirons ce concept et expliquerons pourquoi il est indispensable, en détaillant les grandes étapes de ce processus : informer les collaborateurs des départs, anticiper la passation, organiser la sortie technique et administrative, et mener l’interview de sortie. Nous examinerons également comment identifier les raisons de ces départs pour entamer un processus de changement et encourager la motivation des collaborateurs restants.

Alors, comment gérer ces départs multiples et éviter qu’ils ne se reproduisent ? Découvrez les clés pour un offboarding réussi et les stratégies pour renforcer la stabilité de vos équipes.

Organiser et préparer ces départs

S’il est tentant de chercher à retenir les salariés vous faisant part de leur volonté de quitter vos rangs, cela n’est en rien une solution durable et viable.

En effet, que cela soit pour entamer un nouveau chapitre de leur vie professionnelle, par mécontentement, parce qu’ils ne se sentent plus à leur place dans l’entreprise ou pour tout autre motif, retenir des salariés qui sont décidés à vous quitter sera contre productif tant pour la performance collective de l’entreprise que pour sa marque employeur (aussi bien en interne qu’en externe).

La meilleure solution qui se présente alors à vous, lorsque la volonté de quitter l’entreprise de vos salariés est irrévocable, est de préparer et d’organiser ce ou ces départs par le biais d’une politique d’offboarding.

L’offboarding, qu’est-ce que c’est et pourquoi le mettre en place ?

Tout comme l’onboarding, l’offboarding est un processus permettant d’accompagner les salariés tout au long de leur parcours de sortie.

Bien plus qu’une simple check-list des éléments à récupérer et des étapes à valider lors de leur départ, l’offboarding permet à l’entreprise comme aux salariés de vivre au mieux cette sortie tout en assurant une véritable continuité de service.

Ainsi, un processus d’offboarding comprend différents volets tels que :

• La gestion administrative de la sortie des collaborateurs : restitution du matériel et des documents de travail, établissement des documents de fin de contrat, clôture des contrats de mutuelle, de prévoyance, des abonnements …

• La passation. En préparant et en anticipant le départ de vos collaborateurs, vous aurez plus de temps afin de recruter les collaborateurs remplaçant et ainsi assurer une transition et une formation au poste directement par le collaborateur sortant.

• L’analyse des sorties. Non pas dans une optique de convaincre le ou les salariés de revenir sur leur décision, mais dans l’optique de vous engager dans un processus d’analyse des causes. À travers différentes réunions ou questionnaires, prenez le temps d’interroger les collaborateurs sur les raisons de leur départ et sur ce qui aurait pu les convaincre de rester.

Bien que ce travail puisse sembler fastidieux, il est en réalité extrêmement bénéfique. En effet, un processus d’offboarding ne se limite pas à améliorer l’image de marque de l’entreprise et à garantir une transition rapide et efficace. Il constitue également un excellent outil de recrutement.

Grâce à l’offboarding, vous pouvez non seulement envisager des recrutements boomerangs, c’est-à-dire réembaucher d’anciens collaborateurs, mais aussi augmenter vos chances de recrutements par cooptation. Ce type de recrutement vous permet de gagner du temps et de réaliser des économies significatives sur vos futurs processus de recrutement.

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• « On », « cross » et « offboarding », quelles différences ?
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Quelles sont les grandes étapes de l’offboarding ?

Découvrez la checklist offboarding by Culture RH et retrouvez toutes les étapes à cocher concernant la sortie de vos collaborateurs, notamment celles de :

• La partie administrative
• La partie juridique
• La partie administration
• Du jour J
• Du suivi

En fonction de la durée du préavis de vos collaborateurs ou en fonction de l’accord passé avec ces derniers sur leur date de sortie, la procédure d’offboarding sera plus ou moins longue et nécessitera quelques adaptations.

Dans le cas d’un départ rapide, il vous faudra alors faire un arbitrage sur les étapes à mettre en œuvre lors de cet offboarding. Si l’on fait abstraction de cette situation, un process standard d’offboarding comporte 5 grands volets qui se déroulent idéalement de la façon suivante :

Étape 1 : Informer les collaborateurs des départs

Communiquer sur le départ des collaborateurs peut-il vraiment améliorer votre image de marque employeur, ou cela risque-t-il d’être contre-productif ?

En tant que professionnel des ressources humaines, vous vous êtes probablement déjà posé ces questions. Il peut sembler paradoxal, mais il est crucial d’informer les équipes des départs de leurs collègues, qu’ils soient volontaires ou non.

Ne pas communiquer sur ces départs peut engendrer un climat de défiance et de méfiance au sein des équipes. En revanche, la transparence permet d’éviter les spéculations nuisibles au travail et au bien-être des employés.

De plus, en informant vos équipes de ces départs, vous leur offrez la possibilité d’organiser, avec ou sans l’aide du service RH, un événement pour dire au revoir à leur collègue et, éventuellement, à bientôt.

Cependant, il est essentiel de coordonner cette communication avec les collaborateurs concernés. Certains préfèreront peut-être annoncer leur départ en personne à leurs collègues les plus proches.

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Étape 2 : Anticiper la passation

En fonction de la nature de la sortie des collaborateurs vous aurez la possibilité d’organiser une transition (une passation) de poste.

Formation de son remplaçant, transfert de savoir-faire et de connaissances propres à l’organisation de l’entreprise, suivi des dossiers et présentation aux clients … De quelques jours à quelques semaines, la passation permettra une transition tout en douceur entre les collaborateurs sortants et les nouveaux venus.

Cette passation facilitera non seulement l’intégration de vos nouveaux collaborateurs, mais elle vous évitera également des pertes de productivité.

Étape 3 : Organiser la sortie technique des collaborateurs

Tout au long de leur carrière, les collaborateurs auront à leur disposition matériels et accès aux données et logiciels de l’entreprise. Lors de leur départ, il vous faudra veiller à la restitution du matériel professionnel utilisé par le collaborateur, mais également à la suppression de leurs accès.

Quelques semaines avant le départ effectif de vos collaborateurs, prenez le temps de lister l’ensemble du matériel qu’ils devront vous restituer et pensez à les en avertir pour qu’ils puissent s’organiser ; et notamment lorsqu’ils ont à disposition un véhicule de fonction.

De même, prenez le temps de vous renseigner sur les accès de vos collaborateurs sur le départ et informez le service informatique de la date de fin de contrat pour qu’ils puissent programmer, de leur côté, leur suppression du système.

Étape 4 : Mettre en œuvre l’interview de sortie

À privilégier lors des départs volontaires ou négociés, cette interview de sortie est un excellent outil d’amélioration des stratégies RH et plus particulièrement en ce qui concerne la qualité de vie au travail et la fidélisation des talents.

Bien qu’il ne soit pas toujours agréable d’entendre la critique, cette étape vous permettra de comprendre un peu mieux les raisons qui auront poussé vos collaborateurs à quitter l’entreprise. À partir de ces résultats, vous pourrez adapter et/ou mettre en place vos stratégies de fidélisation des talents.

Veillez à conserver votre objectivité face aux remarques de vos collaborateurs et à ne pas les prendre comme une attaque personnelle.

Étape 5 : Réaliser la sortie administrative des collaborateurs

Dernière étape du processus de sortie, il s’agira également de la dernière impression que les collaborateurs auront de l’entreprise, d’où son importance.

Assurez-vous d’être en possession de tous les éléments et de toutes les informations nécessaires à la réalisation de la dernière paie des collaborateurs et préparez l’ensemble des documents : bulletin de paie, solde de tout compte, certificat de travail et attestation Pôle Emploi et tenez-les à disposition des collaborateurs le jour de leur départ.

Identifiez les raisons de ces départs

Il est important non seulement de préparer le départ de vos salariés, mais aussi de comprendre les raisons derrière ces départs.

Utilisez des outils tels que les exit interviews, les comptes rendus d’entretiens annuels ou professionnels, et tout autre type d’entretien pour recueillir et analyser les motifs évoqués par les salariés qui quittent l’entreprise.

Les départs sont-ils dus à des raisons personnelles, comme un désir de réorientation professionnelle, ou sont-ils liés à des problèmes internes à l’entreprise que vous pourriez résoudre pour éviter d’autres départs ?

Une fois que vous aurez identifié ces causes, vous pourrez mener une analyse approfondie. Examinez si ces sentiments sont partagés par d’autres collaborateurs, évaluez le risque de départs supplémentaires et considérez les ajustements nécessaires pour améliorer la situation.

Entamer le processus de changement

S’il ressort de votre analyse que l’une ou plusieurs des raisons à l’origine du départ de vos collaborateurs sont structurelles à votre entreprise, il vous faudra alors amorcer un processus de changement afin d’éviter que d’autres collaborateurs ne suivent le même chemin.

Divers problèmes peuvent être source de difficultés et de découragement au travail, manque de moyens ou de main-d’œuvre pour accomplir leurs missions, rémunération insuffisante, absence de valorisation des collaborateurs, absence de télétravail ou de flexibilité dans l’organisation du temps de travail …

Quelles que soient ces raisons, nous vous recommandons d’impliquer vos collaborateurs dans ce process de changement. Créer un groupe de travail composé de différents collaborateurs vous permettra de recueillir différents points de vue et de multiplier les idées vous permettant d’y remédier.

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Encourager la motivation de vos collaborateurs

Parmi les raisons les plus courantes de départ volontaire, la démotivation des collaborateurs est celle qui ressort le plus.

Si une augmentation de la rémunération peut contribuer à retarder le départ des collaborateurs, il ne s’agira pas d’une action durable qui leur permettra de retrouver leur motivation au travail. Il faut alors agir sur d’autres canaux et notamment en matière de :

• Valorisation des collaborateurs aussi bien en ce qui concerne leurs performances que leur investissement au sein de l’entreprise.

• Formation. Aujourd’hui, les collaborateurs accordent une importance toute particulière à l’actualisation, mais aussi à l’acquisition de nouvelles compétences. Diversification des missions, responsabilisation des collaborateurs, etc. Par le biais du PDV, vous permettez à vos salariés de définir un plan de carrière qui contribuera à leur motivation.

• Définition des objectifs. Challenger vos collaborateurs permet d’assurer la productivité de l’entreprise, mais contribue également à améliorer et à maintenir leur engagement au travail. Toutefois, il vous faudra veiller à ce que ces objectifs restent réalisables et atteignables au risque que cela ne produise l’effet inverse. Pour ce faire, vous pouvez définir les objectifs de vos collaborateurs selon la méthode SMART.