Justificatif d’absence, quelles sont les règles qui le régissent?

Lorsqu’un salarié signe un contrat de travail, et ce, quel que soit le secteur d’activité, il s’engage à respecter certaines obligations comme celle d’être présent à son poste de travail. Toutefois, il lui est possible de s’absenter de son travail, à condition de prévenir l’employeur et de fournir un justificatif d’absence pertinent.

À défaut, il se trouve dans une situation d’absence injustifiée et peut être sanctionné par son employeur. 

Quelles sont les règles qui régissent le justificatif d’absence ? Quelle forme doit revêtir ce justificatif ? Quel est le délai de transmission ? Que faire en l’absence de justificatif ?

Justificatif d’absence : une obligation pour le salarié

Quelle que soit la raison, il n’est pas permis de s’absenter du travail sans prévenir son employeur et sans fournir un justificatif valable.

En effet, tout salarié doit obtenir l’accord de l’employeur pour pouvoir s’absenter et toute absence doit être justifiée, peu importe la durée et la raison.

En d’autres termes, à chaque fois qu’un salarié ne se présente pas à son poste, il est dans l’obligation de motiver son absence par une véritable raison et de fournir un justificatif à son employeur, même s’il ne s’agit que d’un jour. 

Pour l’entreprise, c’est une question de sécurité et cela permet à l’employeur de prévenir les absences injustifiées excessives qui peuvent nuire à la productivité et à l’efficacité de l’ensemble de l’entreprise.

C’est pourquoi, l’employeur est en droit d’exiger du salarié un justificatif ou une preuve (preuve d’un rendez-vous médical par exemple) s’il s’absente de son travail, quelle que soit la durée, quelques heures ou quelques jours. 

En effet, toute absence non justifiée peut entraîner des sanctions disciplinaires allant de l’avertissement au licenciement pour faute grave.

De plus, les jours d’absence non justifiés ne sont pas rémunérés.

Donc, la première question que l’employeur est en droit, voire en devoir, de se poser en l’absence d’un salarié est la suivante : l’absence a t’elle fait l’objet de l’envoi d’un justificatif ou non ? En d’autres termes, l’absence est-elle justifiée ou injustifiée ? 

Absences justifiées

Les absences justifiées sont les absences autorisées par la loi, celles annoncées en amont à l’employeur et autorisées par ce dernier, et celles pour lesquelles le salarié prévient l’employeur et lui fait parvenir un justificatif d’absence.
Les absences justifiées relèvent des motifs suivants :

• Congés payés, RTT.
• Absence liée à un évènement familial : mariage, naissance, adoption, décès…
• Absence liée à l’état de santé du salarié ou d’un de ses proches : rendez-vous médical, arrêt. maladie, congé pour enfant malade, accident du travail…
• Absence liée à la formation du salarié.
• Absence pour convenance personnelle : congé sans solde, congé sabbatique, congé pour création d’entreprise….
• Absence pour raison judiciaire (convocation judiciaire, jury de cour d’assises,…), politique ou civique.

L’employeur doit continuer à rémunérer le salarié pendant les absences dues aux congés payés, congés pour évènements familiaux ou tout autre congé rémunéré.
Toutes les absences justifiées ne sont cependant pas rémunérées par l’employeur. 

Absences injustifiées

En revanche, les absences non prévues, sans autorisation préalable et/ou sans motif d’absence valable pourront être considérées comme des absences injustifiées. Le salarié devra produire des explications à l’employeur qui, s’il les juge non recevables, pourra prendre à l’encontre du salarié des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au licenciement. 

Cependant, si le Code du travail a défini certaines règles concernant l’obligation pour le salarié absent de produire un justificatif, l’entreprise fixe parfois ses propres règles. 

En effet, certains accords d’entreprise ou certaines conventions collectives donnent par exemple l’autorisation aux salariés de s’absenter un certain nombre de jours limités dans l’année, sans qu’il n’ait besoin de produire un justificatif à l’employeur. 

Par ailleurs, le cas par cas s’applique bien souvent. 

Si le justificatif est la norme, il n’est pas rare qu’un salarié absent pour maladie, pour une ou deux journées, soit dispensé de fournir un justificatif surtout si ce salarié est sérieux et peu coutumier du fait. 

C’est à l’employeur de fixer les limites et de juger la situation avec indulgence, mais sans laxisme. 

Lire également :

• Mise à pied conservatoire 2024 : règles, procédure, délais, salaire…
• Absence de titulaires du CSE : quelles conséquences ?
• Pourquoi les absences maladies augmentent dans les TPE ?

Justificatif d’absence : forme et délai ? 

Délai d’envoi du justificatif

L’employeur doit être prévenu le plus rapidement possible de l’absence et de son motif.

Le délai maximal d’envoi de l’avis d’arrêt de travail est strictement encadré. La loi stipule que dès le premier jour, le salarié doit prévenir l’employeur de son absence et lui fournir un justificatif, dans les 48 heures, par tout moyen oral ou écrit.

Néanmoins, un délai de prévenance différent peut être fixé par une convention collective de branche, un accord collectif d’entreprise ou par un règlement intérieur. 

Ainsi, certaines conventions collectives prévoient des délais plus courts (1 jour) ou plus longs (4 jours). C’est le cas de la convention collective de l’ameublement (fabrication), des bureaux d’études techniques ou des experts-comptables et commissaires aux comptes.

Cependant, hors dispositions contractuelles ou conventionnelles différentes, il est d’usage que le salarié dispose de 48 heures pour prévenir l’employeur de son absence et lui fournir un justificatif. 

Hors force majeure et en l’absence de production d’un justificatif dans ce délai, l’employeur dispose de deux mois pour engager, à l’encontre du salarié, une procédure d’obtention d’un justificatif et envisager une sanction disciplinaire. 

Au-delà du délai de deux mois, il y a prescription. 

Les formes du justificatif

Quel type de justificatif un salarié doit-il fournir en cas d’absence ? 

La suite après la publicité

L’absence liée à l’état de santé du salarié ou à celui de l’un de ses proches

Quelle que soit la gravité de l’état de santé du salarié et la durée de son arrêt de travail, le salarié doit avertir au plus vite l’employeur de l’arrêt de travail et lui envoyer, dans les 48 heures, un arrêt de travail rédigé par un médecin. 

Il s’agit d’une preuve légale qui légitime l’absence du salarié au travail et justifie son impossibilité à occuper temporairement ses fonctions. Ce justificatif permet aussi à l’employeur de vérifier que le salarié peut reprendre son travail à l’issue du délai préconisé par le médecin. 

Le justificatif ne contient aucune information médicale personnelle ni motif de l’absence (maladie, accident…) qui est également personnel et n’a pas à être communiqué à l’employeur. 

Un salarié dont l’enfant est malade peut s’absenter. Pour justifier cette absence, il devra présenter un certificat médical attestant de l’état de santé de l’enfant concerné.

Absence pour évènement familial

Pour un évènement familial, le salarié est en droit de s’absenter de 1 à 7 jours selon l’évènement familial, voire plus en cas de décès d’un enfant de moins de 25 ans.

Quand cela est possible, il est souhaitable que l’employeur soit prévenu à l’avance de l’absence du salarié et que le congé soit prévu en amont, afin d’anticiper le remplacement du salarié si besoin. 

À défaut, l’employeur doit être informé le plus tôt possible afin d’assurer le maintien de la qualité du service. 

Toutes ces absences, pour être justifiées, devront faire l’objet de la présentation d’un certificat de mariage, naissance, adoption, décès….

Le congé maternité

Pendant le congé maternité, le contrat de travail est suspendu. En amont, les salariées enceintes doivent donc informer l’employeur de leur grossesse, par courrier ou par voie orale et lui fournir :

• Un certificat médical attestant de la grossesse.
• Les dates prévues du début et de la fin du congé maternité.
• Une lettre précisant la date présumée de l’accouchement.

L’absence pour formation

Tout salarié peut, avec l’accord de l’entreprise, s’absenter pour suivre une formation.

La nécessité de justifier l’absence pour formation s’applique si la formation est délivrée hors du cadre de l’entreprise et de l’emploi. Le salarié devra alors fournir tout document attestant du suivi de cette formation. 

Absence pour grève ou catastrophe naturelle

Il s’agit d’évènements indépendants de la volonté du salarié, voire de force majeure en cas de catastrophe naturelle, dont le salarié absent ne peut être tenu pour responsable ni être sanctionné. 

Si un justificatif est nécessaire, il pourra s’agir d’une attestation de la compagnie de transport à l’employeur pour une grève et de photos ou articles de presse, attestation du transporteur pour la catastrophe naturelle. 

Que faire en l’absence de justificatif ? 

Le salarié qui est absent de son travail et qui ne justifie pas son absence par un certificat ou un arrêt de travail valide manque à ses obligations contractuelles. 

Dans ce cas, l’absence qui ne relève pas des cas d’absences autorisées, est considérée comme injustifiée. Elle rend le salarié responsable des conséquences négatives qui s’ensuivent et peut décider l’employeur à prendre, en fonction de la situation et de ses conséquences, des sanctions disciplinaires pouvant aller jusqu’au licenciement. 

En outre, les heures non travaillées pendant l’absence ne sont pas rémunérées. 

Il est important, cependant, pour l’employeur de ne pas agir dans la précipitation, mais d’échanger avec le salarié absent, voire de le convoquer à un entretien et de comprendre la situation qui a causé l’absence.  

En effet, la procédure à engager en cas d’absence injustifiée peut être lourde de conséquences, que ce soit dans son processus ou dans ses conséquences.

Envoi au salarié d’une mise en demeure de justifier son absence

Si au-delà du délai légal ou conventionnel applicable dans l’entreprise, l’employeur n’a pas reçu de justificatif d’absence, il doit lui envoyer une mise en demeure de justifier son absence, en recommandé avec accusé de réception, en précisant le délai dans lequel le salarié doit revenir, ce délai ne pouvant pas être inférieur à 15 jours calendaires. 

En pratique, l’envoi de la lettre de mise en demeure pour absence injustifiée est effectué à compter du troisième ou cinquième jour d’absence, après s’être assuré que l’absence n’a pas été causée par un arrêt maladie, un accident de travail ou de trajet. 

Si l’employeur ne reçoit toujours pas ce justificatif, après ce premier courrier, une seconde mise en demeure pour absence injustifiée peut être envoyée au salarié. 

Cette seconde mise en demeure n’est pas une obligation rien n’interdit d’engager la procédure disciplinaire à l’issue d’un seul courrier de mise en demeure.

Mise en œuvre de la procédure disciplinaire

En fonction des circonstances de l’absence injustifiée, l’employeur peut décider de ne pas sanctionner le salarié, notamment si ce dernier a toujours eu un comportement exemplaire, mais simplement lui adresser un rappel à l’ordre, pour lui signifier que ce comportement est inacceptable et lui rappeler l’obligation de justifier toute absence

Mais l’employeur peut aussi décider, en vertu de son pouvoir disciplinaire, de sanctionner l’absence injustifiée par un avertissement, une mise à pied disciplinaire, voire un licenciement pour faute, en particulier s’il s’agit d’un comportement récurrent du salarié qui pénalise l’entreprise. 

Attention cependant : si des sanctions sont prévues en cas d’absence injustifiée, dans le règlement intérieur, l’employeur sera dans l’obligation de les appliquer et d’appliquer celles mentionnées.

En outre, depuis la loi du 21 décembre 2022, le salarié absent de longue durée sans justificatif peut être considéré en abandon de poste et présumé démissionnaire à deux conditions :

• Que l’employeur ait mis en demeure le salarié de justifier son absence et de reprendre son poste, dans un délai précisé dans le courrier recommandé. 
• Que le salarié n’ait pas repris son poste dans le délai fixé par l’employeur. 

L’employeur n’a plus à engager une procédure de licenciement pour faute lorsque le salarié répond aux conditions de l’abandon de poste.

Le salarié, présumé démissionnaire, suite à une rupture de son contrat de travail du fait d’une présomption de démission, n’a pas droit aux allocations chômage.

Lire également :

• Retour suite à une longue absence : comment le préparer ? L’exemple du congé de maternité
• Comment calculer une absence en paie en 2024 ?
• Cas pratique : sanctionner l’absence injustifiée d’un salarié