Dans la vie d’une entreprise, il n’est pas inhabituel d’être confronté à quelques départs et il est même parfois bon d’intégrer de nouveaux éléments au sein de ses équipes. Redynamiser un service, apporter un regard neuf et novateur sur les sujets centraux de l’entreprise …
Mais lorsque ses départs se font trop nombreux et/ou rapprochés dans le temps, il est essentiel que le management tout comme les RH se remettent en question.
Car même si des évènements sociétaux peuvent expliquer ce phénomène (tel que la vague de grande démission provoquée dans certains pays à la suite de la pandémie), il n’en reste pas moins que la source principale de ces départs est structurelle à l’entreprise.
Alors comment gérer ces départs et comment éviter qu’ils ne se reproduisent ?
Sommaire de l'article:
Organiser et préparer ces départs
S’il est tentant de chercher à retenir les salariés vous faisant part de leur volonté de quitter vos rangs, cela n’est en rien une solution durable et viable.
En effet, que cela soit pour entamer un nouveau chapitre de leur vie professionnelle, par mécontentement, parce qu’ils ne se sentent plus à leur place dans l’entreprise ou pour tout autre motif, retenir des salariés qui sont décidés à vous quitter sera contre productif tant pour la performance collective de l’entreprise que pour sa marque employeur (aussi bien en interne qu’en externe).
La meilleure solution qui se présente alors à vous, lorsque la volonté de quitter l’entreprise de vos salariés est irrévocable, est de préparer et d’organiser ce ou ces départs par le biais d’une politique d’offboarding.
L’offboarding, qu’est-ce que c’est et pourquoi le mettre en place ?
Tout comme l’onboarding, l’offboarding est un processus permettant d’accompagner les salariés tout au long de leur parcours de sortie.
Bien plus qu’une simple check-list des éléments à récupérer et des étapes à valider lors de leur départ, l’offboarding permet à l’entreprise comme aux salariés de vivre au mieux cette sortie tout en assurant une véritable continuité de service.
Ainsi, un processus d’offboarding comprend différents volets tels que :
- La gestion administrative de la sortie des collaborateurs : restitution du matériel et des documents de travail, établissement des documents de fin de contrat, clôture des contrats de mutuelle, de prévoyance, des abonnements …
- La passation. En préparant et en anticipant le départ de vos collaborateurs, vous aurez plus de temps afin de recruter les collaborateurs remplaçant et ainsi assurer une transition et une formation au poste directement par le collaborateur sortant.
- L’analyse des sorties. Non pas dans une optique de convaincre le ou les salariés de revenir sur leur décision, mais dans l’optique de vous engager dans un processus d’analyse des causes. À travers différentes réunions ou questionnaires, prenez le temps d’interroger les collaborateurs sur les raisons de leur départ et sur ce qui aurait pu les convaincre de rester.
Si ce travail peut vous paraître fastidieux, il n’en reste pas moins extrêmement utile. Car un processus d’offboarding va plus loin que la simple amélioration de l’image de marque et la garantie d’une transition rapide et efficace, puisqu’il est paradoxalement un excellent vecteur de recrutement.
En effet, grâce à l’offboarding vous aurez non seulement la possibilité de réaliser des recrutements boomerangs (c’est-à-dire le fait de réemployer des collaborateurs ayant quitté vos effectifs), mais vous augmentez également vos chances de réaliser des recrutements par cooptation, qui vous permettront de gagner du temps et de réaliser des économies substantielles sur vos futurs recrutements.
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Quelles sont les grandes étapes de l’offboarding ?
En fonction de la durée du préavis de vos collaborateurs ou en fonction de l’accord passé avec ces derniers sur leur date de sortie, la procédure d’offboarding sera plus ou moins longue et nécessitera quelques adaptations.
Dans le cas d’un départ rapide, il vous faudra alors faire un arbitrage sur les étapes à mettre en œuvre lors de cet offboarding. Si l’on fait abstraction de cette situation, un process standard d’offboarding comporte 5 grands volets qui se déroulent idéalement de la façon suivante :
Étape 1 : Informer les collaborateurs des départs
Communiquer sur le départ des collaborateurs peut-il réellement améliorer votre image de marque employeur ? Cela ne risque-t-il pas d’être contre productif ?
En tant que RH, vous vous êtes très certainement déjà posé ces questions. Et même si cela peut paraître contradictoire, il est indispensable d’informer les collaborateurs des départs de leurs collègues. Que ces départs soient choisis ou non.
En ne communiquant pas sur ces départs vous contribuerez à créer une ambiance de défiance et de méfiance au sein des services. Alors qu’en faisant preuve de clarté, vous éviterez toutes sortes de spéculations qui pourraient affecter le travail et le bien-être de vos collaborateurs.
De plus, en communiquant auprès de vos équipes sur ce départ vous leur laisserez l’opportunité d’organiser, conjointement ou non avec le service RH, un évènement permettant de dire au revoir à leur collègue et pourquoi pas à bientôt.
Pourquoi vos entretiens annuels sont un échec ?
Pour transformer l’entretien en un moment clé pour fidéliser vos collaborateurs, notre partenaire Lucca a rédigé un guide “10 raisons pour lesquelles vos entretiens annuels sont un échec”. Vous y découvrirez des conseils pratiques de la préparation au plan d'action concret en exploitant les résultats des entretiens.
J'accède au contenuMais attention, n’oubliez pas que cette communication doit être faite en concertation avec les collaborateurs concernés. Certains d’entre eux préféreront peut-être l’annoncer en personne à leurs collègues proches.
Étape 2 : Anticiper la passation
En fonction de la nature de la sortie des collaborateurs vous aurez la possibilité d’organiser une transition (une passation) de poste.
Formation de son remplaçant, transfert de savoir-faire et de connaissances propres à l’organisation de l’entreprise, suivi des dossiers et présentation aux clients … De quelques jours à quelques semaines, la passation permettra une transition tout en douceur entre les collaborateurs sortants et les nouveaux venus.
Cette passation facilitera non seulement l’intégration de vos nouveaux collaborateurs, mais elle vous évitera également des pertes de productivité.
Étape 3 : Organiser la sortie technique des collaborateurs
Tout au long de leur carrière, les collaborateurs auront à leur disposition matériels et accès aux données et logiciels de l’entreprise. Lors de leur départ, il vous faudra veiller à la restitution du matériel professionnel utilisé par le collaborateur, mais également à la suppression de leurs accès.
Quelques semaines avant le départ effectif de vos collaborateurs, prenant le temps de lister l’ensemble du matériel qu’ils devront vous restituer et pensez à les en avertir pour qu’ils puissent s’organiser ; et notamment lorsqu’ils ont à disposition un véhicule de fonction.
De même, prenez le temps de vous renseigner sur les accès de vos collaborateurs sur le départ et informez le service informatique de la date de fin de contrat pour qu’ils puissent programmer, de leur côté, leur suppression du système.
Étape 4 : Mettre en œuvre l’interview de sortie
À privilégier lors des départs volontaires ou négociés, cette interview de sortie est un excellent outil d’amélioration des stratégies RH et plus particulièrement en ce qui concerne la qualité de vie au travail et la fidélisation des talents.
Bien qu’il ne soit pas toujours agréable d’entendre la critique, cette étape vous permettra de comprendre un peu mieux les raisons qui auront poussé vos collaborateurs à quitter l’entreprise. À partir de ces résultats, vous pourrez adapter et/ou mettre en place vos stratégies de fidélisation des talents.
Veillez à conserver votre objectivité face aux remarques de vos collaborateurs et à ne pas les prendre comme une attaque personnelle.
Étape 5 : Réaliser la sortie administrative des collaborateurs
Dernière étape du processus de sortie, il s’agira également de la dernière impression que les collaborateurs auront de l’entreprise, d’où son importance.
Assurez-vous d’être en possession de tous les éléments et de toutes les informations nécessaires à la réalisation de la dernière paie des collaborateurs et préparez l’ensemble des documents : bulletin de paie, solde de tout compte, certificat de travail et attestation Pôle Emploi et tenez-les à disposition des collaborateurs le jour de leur départ.
Identifiez les raisons de ces départs
S’il est important d’accepter et de préparer le départ de vos salariés, il est également essentiel de comprendre le pourquoi de ces départs.
Par le biais de l’exit interview, des comptes rendus d’entretiens annuels et/ou professionnels ou de tout autre entretien regroupez et analysez les arguments mis en avant par les salariés et qui pourraient être à l’origine de leur volonté de départ.
Est-ce une cause propre au salarié, tel qu’une envie de changer de vie professionnelle, ou est-ce un problème interne à l’entreprise auquel vous serez en mesure d’apporter une réponse pour éviter d’autres départs ?
Une fois ces raisons identifiées, vous pourrez réaliser un travail de fond sur le sujet. Ces sentiments sont-ils ressentis par d’autres collaborateurs ? Existe-t-il un risque pour que d’autres salariés quittent l’entreprise ? Des changements sont-ils envisageables ?
Entamer le processus de changement
S’il ressort de votre analyse que l’une ou plusieurs des raisons à l’origine du départ de vos collaborateurs sont structurelles à votre entreprise, il vous faudra alors amorcer un processus de changement afin d’éviter que d’autres collaborateurs ne suivent le même chemin.
Divers problèmes peuvent être source de difficultés et de découragement au travail, manque de moyens ou de main-d’œuvre pour accomplir leurs missions, rémunération insuffisante, absence de valorisation des collaborateurs, absence de télétravail ou de flexibilité dans l’organisation du temps de travail …
Quelles que soient ces raisons, nous vous recommandons d’impliquer vos collaborateurs dans ce process de changement. Créer un groupe de travail composé de différents collaborateurs vous permettra de recueillir différents points de vue et de multiplier les idées vous permettant d’y remédier.
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Encourager la motivation de vos collaborateurs
Parmi les raisons les plus courantes de départ volontaire, la démotivation des collaborateurs est celle qui ressort le plus.
Si une augmentation de la rémunération peut contribuer à retarder le départ des collaborateurs, il ne s’agira pas d’une action durable qui leur permettra de retrouver leur motivation au travail. Il faut alors agir sur d’autres canaux et notamment en matière de :
- Valorisation des collaborateurs aussi bien en ce qui concerne leurs performances que leur investissement au sein de l’entreprise.
- Formation. Aujourd’hui, les collaborateurs accordent une importance toute particulière à l’actualisation, mais aussi à l’acquisition de nouvelles compétences. Diversification des missions, responsabilisation des collaborateurs, etc. Par le biais du PDV, vous permettez à vos salariés de définir un plan de carrière qui contribuera à leur motivation.
- Définition des objectifs. Challenger vos collaborateurs permet d’assurer la productivité de l’entreprise, mais contribue également à améliorer et à maintenir leur engagement au travail. Toutefois, il vous faudra veiller à ce que ces objectifs restent réalisables et atteignables au risque que cela ne produise l’effet inverse. Pour ce faire, vous pouvez définir les objectifs de vos collaborateurs selon la méthode SMART.