Erreur de paie : risques, impacts et solutions

Les erreurs de paie peuvent avoir un impact significatif sur les salariés et les employeurs. Elle peuvent également avoir des répercussions juridique et financière susceptibles de mettre en péril l’équilibre financier de l’entreprise, notamment dans les plus petites structures.

Il est donc essentiel de travailler à réduire les risques d’erreur de paie en mettant en œuvre des actions préventives pour une paie plus sécurisée. 

Mais quels sont les erreurs les plus fréquentes en paie ? Quelles sont les impacts et risques pour l’entreprise ? Comment y remédier efficacement ?

Dans cet article, nous vous proposons de vous livrer notre analyse sur les erreurs de paie et nos conseils pour réduire les risques et produire une paie plus sure. 

Les erreurs de paie les plus fréquentes

Étant donné la complexité de la paie française et la dynamique des employeurs de réduire le « centre de coût » que représente la gestion de la paie et qui a pour conséquence la gestion de portefeuilles plus importants, les erreurs de paie sont assez courantes dans les entreprises et peuvent prendre différentes formes.

Alors, quelles sont les erreurs de paie les plus récurrentes ?

L’erreur de saisie

L’erreur de saisie est si vite arrivée : un oubli, une erreur de frappe, une erreur d’inattention, saisie sur le mauvais matricule en cas d’homonyme, … L’erreur de saisie est une erreur courante en paie. Elle n’est pas nécessairement du fait du gestionnaire de paie. La saisie peut être décentralisée au niveau du manager, d’un autre membre du service RH (assistant(e) RH par exemple) ou encore par le salarié lui-même.

L’erreur de saisie implique de verser un salaire erroné au collaborateur, soit en faveur du salarié, soit en faveur de l’employeur.

Lorsque l’erreur de paie est connue par le gestionnaire de paie, ce qui dans certains cas peut prendre quelques mois, il convient de régulariser l’erreur sur la paie suivante.

• Erreur en faveur du salarié : il faut déduire le montant sur la paie, le salarié perçoit donc une rémunération minorée le mois de la régularisation.
• Erreur en faveur de l’employeur : l’erreur de paie est régularisée, le salarié perçoit donc une rémunération supérieure.

Dans le premier cas, la récupération d’un montant conséquent peut s’avérer être problématique pour le salarié. Même si la récupération par l’employeur de la somme perçue à tort est autorisée, l’employeur peut alors proposer au salarié de mettre en place un échéancier afin « d’adoucir » la régularisation.

Anomalies dans la remontée d’information

Les anomalies dans la remontée d’informations d’autres systèmes informatiques, et notamment les solutions de gestion des temps, dans le logiciel de paie peuvent également causer des problèmes majeurs dans le processus de paie.

Lorsque l’entreprise utilise une solution de gestion des temps et activité (GTA) externe au logiciel de paie, les éléments concernant les absences et le temps de travail des salariés sont saisis dans le logiciel et sont intégrées (automatiquement ou manuellement) dans la solution de paie avant le calcul de la paie.

Ainsi, le logiciel de paie génère automatiquement les éléments suivants sur le bulletin de salaire :

• Le paiement des heures supplémentaires.
• Les absences du salarié.
• Les primes liées à l’activité (prime panier, transport, titres restaurant, …).

Ceci a l’avantage de réduire le temps passé par le gestionnaire à saisir les éléments variables de paie, qui sont alors saisis par le manager et/ou salarié.

Mais parfois, il y une mauvaise interface entre les deux solutions. Si le logiciel de GTA ne s’intègre pas correctement au logiciel de paie, cela peut générer des erreurs de paie et donc des corrections manuelles à effectuer par le gestionnaire.

Problème de paramétrage du logiciel de paie

Au-delà d’une erreur de saisie ou d’un oubli de la part du gestionnaire de paie, les erreurs de paie peuvent être causées par un problème de paramétrage du logiciel de paie.  

Quelques exemples de problème de paramétrage du logiciel de paie :

• Calcul erroné des cotisations sociales.
• Mauvais calcul des maintiens de salaire.
• Absence de génération de rubriques.

Non-conformité en matière de réglementation sociale

Les erreurs de paie ne sont pas nécessairement des anomalies dans la saisie ou le paramétrage, mais des erreurs dues à un non-respect de la réglementation sociale en matière de droit du travail par le gestionnaire et/ou la direction.

Par exemple, le non-respect des règles en matière de durée du travail entraîne un redressement sur le régime social de faveur sur les heures supplémentaires en cas de contrôle Urssaf.

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Les risques liés aux erreurs de paie

Les erreurs de paie, et notamment si elles sont récurrentes, peuvent entraîner des conséquences négatives, non seulement pour les salariés, mais également pour les employeurs.

Les sanctions légales et financières

En cas d’erreurs de paie sur le calcul des cotisations sociales, l’employeur risque un redressement en cas de contrôle Urssaf. En fonction de l’importance des erreurs sur le calcul et le paiement des cotisations sociales, le montant du redressement peut être conséquent et impacter l’équilibre financier de l’entreprise.

Si les erreurs portent sur des éléments dus aux salariés, ces derniers peuvent entreprendre un recours judiciaire auprès du conseil de prud’homme. Ainsi, l’entreprise est susceptible d’être condamnée et de devoir verser au salarié les montants à régulariser ainsi que des dommages et intérêts.

La dégradation du climat social

Des erreurs récurrentes sur la paie peuvent détériorer la confiance des salariés envers le service Ressource Humaines qui a un rôle de conseil et d’intermédiaire avec la direction. Par ricochet, la confiance des salariés envers la direction est également entachée.

Par ailleurs, les salariés font généralement remonter les erreurs de paie aux IRP. Ainsi, les réunions avec les IRP sont polluées avec des sujets concernant la paie au lieu de se focaliser sur les problèmes de fond.

Impact sur la réputation de l’entreprise

Des erreurs de paie peuvent nuire à la réputation de l’entreprise, en interne comme en externe. C’est ainsi la marque employeur qui est érodée. Si ces problèmes deviennent publics, et c’est souvent le cas par le bouche à oreille, cela pourrait dissuader des potentiels candidats d’envisager de travailler pour l’entreprise.

Les solutions pour éviter les erreurs de paie

Pour éviter les erreurs de paie et les risques encourus, plusieurs solutions peuvent être mises en place par la direction.

Avoir du personnel qualifié

En raison de la complexité de la règlementation en paie, il est indispensable de disposer d‘une équipe paie qualifiée :

• Soit par une formation initiale et/ou une expérience significative.
• Soit par l’accès à la formation professionnelle continue.

En parallèle, l’employeur doit mettre à disposition de l’équipe paie des outils, comme des revues spécialisées par exemple, pour effectuer la veille sociale et assurer la production d’une paie conforme à la législation.

Mise en place de processus clairs

Les erreurs de paie ne viennent pas nécessairement du gestionnaire de paie, mais des processus internes à l’entreprise allant de la saisie des EVP au paiement des salaires. Établir des processus clairs, cohérents et transparents pour tous les acteurs de la paie de l’entreprise et pour toutes les étapes du cycle de paie peut aider à prévenir les erreurs.

Renforcer le contrôle de paie

Le contrôle de paie est une étape à ne pas négliger. C’est cette étape qui permet de corriger les erreurs et d’assurer une paie juste aux salariés. L’automatisation de nombreuses tâches grâce à la mise en place de la DSN et le développement des systèmes de paie permet au gestionnaire de paie de contrôler les paies avec attention et précision.

Nous vous conseillons de mettre en place des contrôles de masse afin de garantir la précision et l’exactitude des paies.

Travailler sur le paramétrage du logiciel

Pour éviter de erreurs de paie dues au paramétrage du logiciel, il faut veiller à ce que celui-ci soit correctement paramétré.

Afin de vérifier le paramétrage du logiciel, il convient de procéder comme ceci :

• Recenser les erreurs constatées par les gestionnaires de paie.
• Travailler sur le paramétrage en collaboration avec le SIRH ou l’éditeur du logiciel de paie.
• Tester le nouveau paramétrage en environnement de recette.

Miser sur l’automatisation

L’automatisation des différents processus de paie joue un rôle clé dans la prévention des erreurs de paie et améliore l’efficacité du service paie.

Quelques exemples d’automatisation des processus paie :

• Intégration automatique des éléments variables de paie : minimise les risques d’erreur liés à la saisie.
• Automatisation du calcul de paie : réduit au maximum les retraitements manuels.
• Contrôler les paies à l’aide d’état : Contrôles poussées pour une paie sécurisée.
• Envoi de la DSN (signalement et mensuelle) en quelques clics avec des contrôles embarqués : améliore la productivité du service paie.

Impliquer tous les acteurs de la paie dans l’entreprise

Impliquer tous les acteurs de la paie, y compris les salariés et les managers, dans le processus est un stratégie clé pour gérer efficacement les paies et minimiser le risque d’erreurs.

Il est important que chaque personne impliquée dans le processus de paie, qu’il s’agisse des gestionnaires de paie, des responsables Ressources Humaines, mais également des managers et des salariés eux-mêmes, comprenne son rôle et ses responsabilités.

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