Préavis : calcul, dispense, traitement paie, …Tout savoir !

Préavis : calcul, dispense, traitement paie, …Tout savoir !
Laetitia Baccelli

Consultante et formatrice en paie, j'apporte mon expertise pour optimiser efficacement vos services paie

Le préavis est une période transitoire entre la notification d’une rupture de contrat et la sortie du salarié.
Découvrez dans cet article comment la calculer et la traiter en paie !

La rupture du contrat de travail donne lieu à l’exécution d’un préavis. Dans certains cas, le salarié dont la rupture du contrat de travail est notifiée, est dispensé d’effectuer son préavis. Cette dispense donne alors lieu au paiement d’une indemnité compensatrice de préavis.

Mais comment calculer la durée du préavis ? Quels sont les cas de dispense ? Que se passe-t-il lorsque le contrat de travail est suspendu pendant le préavis ? Comment traiter le préavis en paie ?

Dans cet article, nous vous proposons de faire le point sur le traitement en paie du préavis.

Qu’est-ce que le préavis ?

Lors de la rupture du contrat de travail d’un salarié, qu’il s’agisse d’une démission ou d’un licenciement, le Code du travail prévoit une période de transition entre l’exécution normal du contrat et le départ effectif du salarié, le préavis.

Le préavis, c’est quoi ?

Le préavis est une période pendant laquelle le salarié continue à travailler après la notification d’une rupture de contrat. Il perçoit ainsi sa rémunération habituelle jusqu’à son départ de l’entreprise.

Dans le cas d’un départ à l’initiative du salarié, cette période transitoire laisse le temps à l’employeur de mettre en place un recrutement (interne ou externe) pour remplacer le salarié sortant. Lorsque le départ du salarié est à l’initiative de l’employeur, le préavis laisse le temps au salarié d’effectuer les démarches nécessaires pour trouver un nouvel emploi.

La durée du préavis et ses modalités de dispense vont très largement dépendre du motif de rupture.

Exécution du préavis : les cas de motif de rupture

Que ce soit une rupture à l’initiative du salarié ou de l’employeur, la législation prévoit généralement (sauf exceptions) l’exécution d’un préavis.

Rupture à l’initiative du salarié :

Rupture à l’initiative de l’employeur

  • Licenciement (sauf faute grave ou faute lourde).
  • Mise à la retraite.

Cas de la rupture conventionnelle

Dans le cadre de la rupture conventionnelle, qui constitue une rupture amiable entre l’employeur et le salarié, il n’y a pas de préavis au sens du Code du travail mais une période de rétractation suivi du délai d’homologation. Cette période transitoire entre la notification de la rupture et le départ du salarié représente environ 1 mois et demi.

Cas de l’inaptitude

En cas de licenciement pour inaptitude, deux cas de figure avec une gestion du préavis différente :

  • Inaptitude pour accident ou maladie d’origine non professionnelle : pas de préavis.
  • Inaptitude pour accident ou maladie d’origine professionnelle : préavis non exécuté en raison de l’inaptitude du salarié et versement d’une indemnité compensatrice de préavis.

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Le préavis est-il obligatoire ?

Quel que soit le motif de rupture du contrat qui donne lieu à l’exécution d’un préavis, celui-ci est réputé être obligatoire.

Que ce soit par une partie comme par l’autre, la non-exécution du préavis entraîne le versement obligatoire d’une indemnité compensatrice qui correspond à la rémunération que le salarié aurait perçue s’il avait travaillé.

Dans le cadre particulier de la démission, lorsque le salarié n’effectue pas son préavis et quitte son poste de travail dès la notification de la démission, l’employeur ne peut pas lui retenir le montant de l’indemnité compensatrice de préavis sur son solde de tout compte (arrêt n°90-46044 Cour de Cassation).

Toutefois, il peut lui réclamer en recours judicaire une indemnité compensatrice et des dommages-intérêts.

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Comment calculer la durée du préavis ?

La durée du préavis est un élément crucial lors de la rupture d’un contrat de travail. Son calcul dépend de plusieurs facteurs : le motif de rupture, la convention collective applicable, l’ancienneté du salarié, sa qualification, … Il est indispensable de bien maîtriser les règles de calcul du préavis pour éviter les erreurs et tout risque de dommages et intérêts pour non-respect du préavis.

Durée du préavis

Voici les durées légales de préavis en cas de licenciement, départ à la retraite et mise à la retraite :

  • Ancienneté inférieure à 6 mois : selon les accords ou les usages en vigueur.
  • Ancienneté de 6 mois à moins de 2 ans : 1 mois.
  • Ancienneté d’au moins 2 ans : 2 mois.

Concernant la démission, la loi ne fixe pas de durées, il faut dons se reporter à la convention collective ou à un accord d’entreprise pour fixer la durée du préavis.

En matière de préavis, c’est généralement la convention collective qui fixe les durées applicables. Il convient toujours de comparer les dispositions entre la convention collective et la loi et d’appliquer les dispositions les plus favorables même si les durées de préavis prévues dans les conventions collectives sont généralement plus favorables que la loi.

Début du préavis

Le préavis commence à courir au jour de la première présentation de la lettre de notification de la rupture (ou date de remise en main propre).

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Prise en compte de l’ancienneté

La date d’ancienneté à prendre en compte pour déterminer la durée du préavis s’apprécie à la date d’envoi ou de remise en main propre de la notification de la rupture.

Sauf dispositions conventionnelles plus favorables au salarié, les périodes d’arrêts de travail sont exclues du calcul pour déterminer l’ancienneté du salarié. En revanche, les arrêts de travail pour accident de travail et maladie professionnelles sont pris en compte. Il en va de même pour les absences et congé considérés comme du travail effectif comme le congé maternité ou paternité.

Préavis et congés payés

La période de préavis et de congés payés ne se confondent pas. Ainsi, lorsque le salarié prend des congés payés pendant la période de préavis, ce dernier est suspendu et reprend au retour du salarié.

Lorsque la rupture du contrat est notifiée lorsque le salarié est en congés payés, le préavis commence à courir au retour du salarié.

En tout état de cause, il reste envisageable de se mettre d’accord avec son employeur pour que la prise de congés payés, et notamment s’il s’agit de quelques jours, ne prolonge pas le préavis.   

Préavis et suspension du contrat de travail

En cas d’arrêt de travail pendant l’exécution du préavis, ce dernier n’est pas suspendu sauf en cas d’accident du travail et maladie professionnelle.

À noter que cette exception ne vaut pas pour le départ à la retraite pour lequel le préavis ne peut faire l’objet d’aucun report en cas de suspension du contrat de travail.

Par déduction, en cas d’autres absences et congés qui suspendent le contrat de travail comme le congé de paternité ou maternité par exemple, le préavis n’est pas suspendu.

Illustration par un exemple

  • Un salarié notifie à son employeur sa démission le 15/01.
  • Sa convention collective prévoit les mêmes durées de préavis que celles prévues par la loi.
  • À la date de notification de la rupture, le salarié a 3 ans d’ancienneté.
  • Il avait posé une semaine de congés payés du 13 au 17/02 soit 5 jours.
  • Il est en arrêt de travail pour maladie à compter du 1er mars jusqu’à son départ de l’entreprise.

Le salarié effectue son préavis du 15/01 au 19/03 (5 jours de report à la suite de la prise de ses congés payés). Il ne fera donc plus parti des effectifs à compter du 20/03.

Le traitement en paie du préavis

Le traitement en paie du préavis est une étape importante pour assurer la conformité de la paie et notamment dans un contexte de potentiel conflit avec le salarié. À quelle date faire le solde de tout compte ? Quelle rémunération pendant le préavis ? Que se passe-t-il en cas de dispense de préavis ?

La rémunération du salarié pendant le préavis

Pendant le préavis, le contrat de travail se poursuit dans les mêmes conditions qu’avant la notification du départ. Le salarié perçoit donc la même rémunération avec les mêmes avantages salariaux qu’auparavant (titres restaurants, droit CSE, primes, …).

Par ailleurs, si une augmentation générale intervient pendant l’exécution du préavis, le salarié sur le départ doit également en bénéficier.

L’exécution du contrat de travail pendant le préavis doit être effectué dans les même conditions qu’avant la notification de la rupture. Ainsi, en cas de modification du contrat, quelle qu’en soit la nature, l’employeur doit verser au salarié une indemnité compensatrice de préavis et l’indemnité de congés payés correspondante.

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Dispense de préavis et indemnité compensatrice de préavis

L’employeur peut dispenser le salarié d’effectuer son préavis, c’est souvent le cas dans le cadre d’un licenciement pour motif personnel. L’employeur verse alors au salarié une indemnité compensatrice de préavis pendant toute la durée du préavis.

L’indemnité compensatrice de préavis correspond à la rémunération que le salarié aurait perçue s’il avait effectué son préavis.

Pour plus d’informations sur l’indemnité compensatrice, vous pouvez consulter notre article :

L’indemnité compensatrice de préavis : définition, calcul, fiscalité…

En cas de dispense du préavis, le solde de tout compte, et donc la sortie du salarié dans l’effectif de l’entreprise, ne peut intervenir qu’à l’issue du préavis.

Exemple :

  • Un salarié est notifié de son licenciement le 01/06.
  • Compte tenu de son ancienneté, le préavis est de 2 mois. Son employeur le dispense d’effectuer son préavis.
  • Il quitte physiquement l’entreprise à la date de la notification du licenciement soit le 01/06.
  • Sur la paie de juin, il perçoit une indemnité compensatrice de préavis correspondant à 1 mois de travail.
  • Sur la paie de juillet, il perçoit son indemnité de préavis ainsi que les éléments de son solde de compte.
  • Il sort des effectifs de l’entreprise le 1er aout .

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Laetitia Baccelli

Fort de plus de 10 ans d’expériences dans le domaine de la paie, j'ai toujours eu à cœur de développer des outils et méthodes améliorant la productivité et facilitant la gestion au quotidien. J'accompagne désormais les entreprises en qualité de consultante pour des missions d'audit et de formalisation de processus, de développement d’outils de gestion ainsi qu' en tant que support pour la production de la paie.