Paie et IA : comment exploiter l’intelligence artificielle au service de la paie ?

Au cours de ces dernières années, l’intelligence artificielle a connu une montée en puissance dans divers secteurs et cette tendance s’est encore accélérée grâce au succès de ChatGPT, l’IA conversationnelle d’open AI.

Désormais, l’IA est un acteur incontournable, ce qui entraine une évolution du marché du travail, une nouvelle façon de travailler et une valorisation de l’humain différente.

Déjà largement utilisée dans d’autres domaines d’activité, tel le service à la clientèle ou encore la finance, l’IA fait également son entrée dans le secteur des Ressources Humaines, comme le recrutement par exemple avec l’analyse automatique des CV.

Cependant, il existe un domaine où l’intelligence artificielle est encore peu exploitée dans les entreprises : la gestion de la paie et l’administration du personnel. Pourtant, l’IA pourrait être d’une grande utilité pour les gestionnaires de paie.

Mais qu’est-ce que l’intelligence artificielle en réalité ? Comment pourrait-elle être mise au service des gestionnaires de paie ? Est-ce une bonne chose pour l’avenir des services paie ?

Dans cet article, nous vous livrons notre analyse sur la manière dont nous pourrions exploiter l’intelligence artificielle pour optimiser la gestion de la paie.  

Qu’est-ce que l’intelligence artificielle ?

Nous parlons souvent d’intelligence artificielle ou IA, mais savons-nous de quoi il s’agit exactement et comment fonctionne la « bête ». Quelles possibles applications dans les Ressources Humaines et en particulier dans la paie ?

L’intelligence artificielle, c’est quoi ?

L’intelligence artificielle (IA) consiste à créer des programmes capables d’accomplir des tâches qui habituellement nécessitent l’intelligence humaine.

L’IA est ainsi capable d’imiter ou de simuler des compétences humaines tel que :

• Compréhension du langage.
• Résolution de problèmes.
• Capacité d’apprentissage.
• Perception de l’environnement.

Concrètement, l’IA permet aux ordinateurs de raisonner et de se comporter comme les êtres humains (comportement limité à la conscience propre à l’homme).

Par exemple, elle peut être utilisée pour interpréter, analyser et rédiger des textes, identifier des visages ou objets ou encore communiquer avec les humains par l’intermédiaire d’assistants vocaux ou chabots.

Les techniques d’apprentissage automatique et leur application en paie

L’apprentissage automatique, une sous-branche de l’intelligence artificielle régulièrement utilisé dans le monde du travail, permet d’améliorer et d’optimiser les processus de paie en automatisant certaines tâches et représente une aide précieuse à la prise de décision.

On distingue 3 types d’apprentissage automatique :

• L’apprentissage supervisé : le modèle est entrainé à partir de données étiquetées, qui comprennent des entrées et les résultats attendus. Le programme est ensuite capable de prédire les étiquettes de nouvelles données inconnues. En paie, cette méthode d’apprentissage peut être utilisée pour analyser des données de paie et identifier des erreurs de paie.   
• L’apprentissage non supervisé : le modèle apprend à partir de données non étiquetées en identifiant des structures, des motifs ou des relations sous-jacentes. En paie, ce type d’apprentissage peut être utilisé comme une aide au contrôle de paie afin d’analyser et synthétiser les données de paie et de détecter d’éventuelles anomalies.
• L’apprentissage par renforcement : le programme apprend en interagissant avec son environnement et en recevant des récompenses et des punitions pour ses actions. Dans le domaine de la paie, on peut imaginer un algorithme permettant d’optimiser le temps de travail des salariés. Ici les « récompenses » seraient par exemple un maximum de productivité et la qualité de vie au travail des salariés et les « punitions » le coût salarial et le respect de la législation en matière de durée du travail.

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Les applications de l’intelligence artificielle dans la gestion de la paie et de l’administration du personnel

L’intelligence artificielle offre de nombreuses d’opportunités d’aide au gestionnaire de paie dans la pratique de son métier. À la clé, une automatisation des tâches chronophages pour des missions à plus forte valeur ajoutée, une meilleure productivité et une paie sécurisée.

Automatisation des tâches répétitives et chronophages

L’IA peut être utilisé pour automatiser certaines tâches de contrôle ou de saisie qui s’avèrent très chronophage. Ici l’IA est au service du gestionnaire de paie pour réduire le temps passé à des taches répétitives et à faible valeur ajoutée.

Envoi automatique de mails, automatisation des processus, analyse de documents, …l’utilisation de l’IA en paie est sans limite. Concrètement, tout ce que peut faire le gestionnaire en matière de tâches administratives pourra être fait à terme par une IA avec bien entendu une supervision de l’humain pour éviter toute dérive ou erreur.

Voici quelques exemples d’exploitation de l’IA en gestion de la paie :

Gestion des notes de frais :

• Extraction automatique des informations liées aux notes de frais et intégration dans le logiciel de paie.
• Analyse de l’IA sur la conformité en respect de la règlementation.
• Détection des anomalies et irrégularités.
• Analyse des dépenses et optimisation des coûts.

Gestion des temps

• Analyse des absences et demandes de congés des salariés.
• Validation des absences après vérification de l’IA.
• Détection des anomalies et envoi au gestionnaire pour validation manuelle.

Gestion des arrêts de travail

• Extraction des informations de l’arrêt de travail et intégration en paie.
• Déclaration des accidents du travail à partir de données transmises par le manager.
• Calcul des droits à maintien de salaire et génération de l’éventuelle déclaration de sinistre à l’organisme de prévoyance.
• Récupération automatique des bordereaux IJSS et alerte au gestionnaire si anomalie.

Une aide au contrôle de paie

L’intelligence artificielle peut représenter une aide précieuse au gestionnaire dans le processus de contrôle de la paie.

Exit les retraitements manuels des écritures de paie afin de vérifier l’exactitude des éléments calculés par le logiciel de paie, c’est au programme d’effectuer ces contrôles, sous la supervision du gestionnaire de paie.

Voici quelques potentielles applications de l’IA pour automatiser et optimiser vos contrôles de paie :

• Vérification automatisée des calculs de paie : le programme est utilisé pour vérifier automatiquement les calculs de paie en fonction d’un apprentissage automatique personnalisé pour l’entreprise utilisatrice (calcul des heures supplémentaires, droits maladie, cotisations sociales, …). Le système IA détecte les erreurs et anomalies et envoie une alerte au gestionnaire de paie pour vérification et correction.
• Suivi et analyse des données de paie : L’intelligence artificielle peut être utilisée pour suivre et analyser les données de paie afin d’opérer un contrôle de cohérence avant clôture de la paie et envoi de la DSN et des virements de salaire
• Optimisation sociale : le programme IA peut être capable d’analyser les données de paie et d’identifier les leviers d’optimisation sociale (rémunération et cotisations sociales) pour réduire le coût du travail de l’entreprise

Assisant du gestionnaire de paie et du salarié

Utiliser l’intelligence artificielle dans son quotidien peut être un atout précieux pour le gestionnaire de paie. Il peut également être d’une grande aide au salarié pour toutes questions relatives à la paie ou à un processus de gestion du personnel (demande d’acompte, demande de congés, …).

Voici quelques utilisations potentielles de l’IA dans le quotidien des gestionnaires de paie et des salariés :

• Envoi de mail automatique et personnalisé : l’IA est capable de répondre automatiquement aux questions simples des salariés, d’envoyer un mail à un organisme social ou y répondre, …
• Gestion intelligente de la boîte mail.
• Chatbot pour le salarié : l’entreprise peut mettre en place une IA conversationnelle à disposition des salariés 7j/7 et 24h/24 pour toutes questions du salarié concernant sa paie, la réglementation sociale dans l’entreprise ou encore les procédures internes.

Optimisation des processus paie

L’intelligence artificielle peut jouer un rôle clé dans l’optimisation des processus de paie en améliorant l’efficacité des processus et en proposant des pistes d’amélioration pour une meilleure productivité du service paie.

Ainsi, l’IA analyse les anomalies et goulots d’étranglement sur un cycle de paie ou une procédure interne et propose des préconisations pour améliorer le processus et réduire les risques d’erreur.

Les avantages et les défis liés au développement de l’IA dans la paie

Développer une IA au sein du service paie a indéniablement des avantages pour l’entreprise, mais également pour le quotidien du gestionnaire de paie.

Ainsi, il adopte un rôle d’expert paie plutôt que de se limiter à être un simple exécutant. Mais ceci s’accompagne de nombreux défis pour les employeurs, de l’investissement financier de développement à l’accompagnement des gestionnaires de paie.

Gain de productivité

Automatiser au maximum les processus de paie entraîne inévitablement un gain de productivité pour l’entreprise.

Lorsqu’il faut actuellement 5 gestionnaires pour gérer les paies d’une PME de 2 000 salariés, il n’en faudra plus qu’un seul avec une IA développée au maximum de son potentiel. Ceci implique une réduction conséquente du coût salarial d’un service paie.

Une paie plus sécurisée

Au-delà du gain de productivité procuré par le développement de l’IA, une autre variable est à prendre en considération, la sécurisation de la paie.

Dans le process de vérification et de pointage des anomalies, si bien paramétrée, c’est bien là qu’entre en jeu l’expert paie humain, une IA est plus rapide et efficace que l’humain. La paie est ainsi plus sécurisée, ce qui réduit les risques d’erreur.

Un budget de développement conséquent

Qui dit développement d’une AI au sein d’une entreprise, dit investissement financier conséquent. C’est d’autant plus le cas dans le domaine de paie techniquement complexe. On ne parle pas ici d’un simple bot conversationnel basé sur le modèle GPT4, mais d’un véritable outil intégré au service paie et au service du gestionnaire.

Formation et adaptation des gestionnaires de paie

Changer les pratiques des gestionnaires de paie ne se fait pas en un jour. Rappelons la forte résistance des professionnels de la paie face à l’arrivée de la DSN qui fait désormais partie intégrante du quotidien des gestionnaires et qui a considérablement améliorer la productivité des services paie et changer la manière de travailler des gestionnaires. Accompagner les gestionnaires dans cette nouvelle transition numérique sera donc crucial dans les années à venir.

Le gestionnaire de paie ne sera plus exécutant, ce sera désormais le rôle de l’IA, il sera chargé de superviser l’IA. Ainsi, il lui faudra acquérir des compétences en matière d’IT (sans nécessairement devenir développeur) et développer son expertise technique en paie.

L’intelligence artificielle peut-elle remplacer le gestionnaire de paie ?

L’intelligence artificielle permet d’automatiser de nombreuses tâches et processus liés à la paie et devrait comme dans beaucoup d’autres branches professionnelles supprimer des emplois d’exécutant.

Par ailleurs, le développement de l’IA dans les différents secteurs d’activité vont drastiquement réduire le nombre de salariés actifs, même si en parallèle de nouvelles professions verront le jour. Ce qui implique une diminution du nombre de salariés à gérer.

Toutefois, elle ne pourra jamais totalement remplacer les gestionnaires de paie. La paie étant un domaine très technique avec une législation sociale évoluant constamment, il y aura toujours besoin d’une intervention humaine pour superviser l’IA.    

Par ailleurs, lorsque l’on parle d’intelligence artificielle, on parle de capacité à raisonner de la même manière que l’être humain. Mais l’humain, dans toute sa complexité, est doté également d’une intelligence émotionnelle et de conscience, une qualité unique et inimitable par une IA.

Ainsi, l’intelligence artificielle ne pourra pas remplacer l’intelligence émotionnelle, surtout dans des contextes où l’empathie et la compassion sont essentielles à la gestion des Ressources Humaines.