Le gestionnaire de paie, poste clé dans l’entreprise, assure la production de la paie des salariés dans l’entreprise. Il s’assure que la paie soit conforme à la législation sociale, que celle-ci soit versée aux salariés dans les délais impartis et que l’entreprise réponde à ses obligations sociales.
Il a également un rôle de conseil auprès des salariés et des managers pour tout ce qui concerne la paie et les cotisations sociales.
Alors, quelles sont les missions du gestionnaire de paie ? Quelles sont les compétences requises pour devenir gestionnaire de paie ?
Vous trouverez dans cet article une présentation du métier de gestionnaire de paie ainsi qu’une fiche de poste téléchargeable.
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Sommaire de l'article:
Le métier du gestionnaire de paie
Les missions du gestionnaire de paie sont riches et variées, de la gestion des arrêts de travail à la déclaration des cotisations sociales, le quotidien du gestionnaire de paie est bien rempli et exige un niveau d’expertise élevé.
Il s’agit d’un poste central dans l’entreprise, il est garant de la conformité de la paie et veille à ce que tous les salariés de l’entreprise perçoivent la rémunération qui leur est due en temps et en heure.
Les missions du gestionnaire de paie
La gestion des arrêts de travail
La gestion des arrêts de travail et congés indemnisés par la Sécurité Sociale représente un poste très important dans la gestion de la paie.
Le gestionnaire de paie réceptionne et traite l’arrêt de travail sur le logiciel de paie afin que le salarié puisse percevoir les indemnités journalières de la Sécurité Sociale (ou l’employeur en cas de subrogation).
Si le salarié n’est pas maintenu, le gestionnaire de paie déclare, le cas échéant, son arrêt de travail auprès de l’organisme de prévoyance et assure le suivi du dossier prévoyance.
La gestion des embauches
Lorsqu’un nouveau collaborateur entre dans l’entreprise, le gestionnaire de paie effectue la DPAE (déclaration préalable à l’embauche) et entre les éléments le concernant dans le logiciel de paie afin d’établir la première paie.
La gestion des soldes de tout compte
Lors du départ d’un salarié, le gestionnaire de paie établit sa dernière paie, le solde de tout compte. Il transmet également au salarié sortant les éléments suivants :
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La saisie des éléments variables de paie
Le gestionnaire de paie saisit au fil du mois, jusqu’à une date arrêtée par le calendrier de paie, les éléments variables de paie.
Quelques exemples d’EVP à traiter en cours de mois :
- Les absences « compteurs » (congés payés, RTT, …)
- Les remboursements des frais professionnels et notamment le remboursement des frais de transport public
- Les diverses primes et indemnités (indemnité de repas, titres restaurant, prime de production, …
- Les éléments relatifs à la gestion des temps (heures supplémentaires, astreinte, …)
Le contrôle de la paie
Après calcul de paie, le gestionnaire de paie contrôle les éléments calculés par le logiciel de paie.
Plusieurs manières de contrôler les paies :
- Bulletin par bulletin
- En utilisant les extractions de paie et Microsoft Excel (ou logiciel équivalent)
- Par l’intermédiaire d’une solution de contrôle de paie
L’envoi de la DSN et déclarations sociales annexes
Lorsque la paie est clôturée et les virements de salaire versés aux salariés, le gestionnaire de paie contrôle et envoie la DSN qui permet de déclarer et payer aux organismes sociaux les cotisations.
La plupart des cotisations sociales légales sont désormais intégrées en DSN. Toutefois, certaines cotisations conventionnelles ou facultatives peuvent être versées hors DSN.
Lire également: Quel est le salaire d’un gestionnaire de paie ?
L’environnement relationnel du gestionnaire de paie
Le gestionnaire de paie est amené à interagir avec divers interlocuteurs, des salariés de l’entreprise aux organismes sociaux.
Les relations internes à l’entreprise
Dans la mesure où il gère les paies des collaborateurs de l’entreprise, le gestionnaire de paie est régulièrement amené à échanger avec de nombreux interlocuteurs dans l’entreprise.
- Les salariés
- Les managers
- La direction
- La DRH/RRH
- Le service informatique
- Les autres services RH (formation, recrutement, juriste social, …)
- La comptabilité
- Les services généraux (gestion des accès, …)
Les relations externes à l’entreprise
Le gestionnaire de paie entre également en interaction ponctuellement avec d’autres intervenants externes à l’entreprise.
- L’éditeur de la solution de paie ou SS2I pour le paramétrage de la solution de paie
- Les organismes sociaux (Urssaf, prévoyance, Sécurité Sociale, …)
Lire également: Formation Gestionnaire de paie: laquelle choisir ?
Le profil type du gestionnaire de paie
Le gestionnaire de paie doit associer des compétences techniques, les « hard skills », et des qualités humaines, les soft skills.
Les compétences techniques du gestionnaire de paie
Une expertise paie
Le gestionnaire de paie doit parfaitement maitriser les techniques de paie et notamment :
- Les règles de calcul des éléments de paie (absence, congés payés, …)
- Le calcul des cotisations sociales
- Les règles d’exonérations sociales et fiscales
Une base en droit social
En complément de son expertise paie et cotisations sociales, le gestionnaire doit avoir un solide socle de connaissance en droit social afin de comprendre le fonctionnement du droit social et des règles qui régissent la paie des salariés.
Un bon niveau d’Excel
Il est indispensable que le gestionnaire de paie maitrise les fonctionnalités de base et certaines avancées de Microsoft Excel dans la mesure où c’est un outil utilisé au quotidien et notamment pour le contrôle de la paie et de la DSN. Le niveau généralement requis est un niveau perfectionnement.
Les qualités humaines du gestionnaire de paie
Rigueur
Le gestionnaire de paie doit faire preuve d’une grande rigueur dans l’exercice de ses missions compte tenu du risque engendré par des erreurs de paie (risque financier, climat social dégradé, …)
Discrétion
La paie des salariés étant un sujet sensible, le gestionnaire de paie doit faire preuve de discrétion. Il doit veiller au respect de la vie privée des salariés
Intelligence émotionnelle
A delà du simple sens du relationnel, le gestionnaire doit faire preuve d’une certaine intelligence émotionnelle pour faire face à toute situation et adapter rapidement son comportement à son interlocuteur. Cette qualité humaine associe le sens su relationnel, l’empathie et la capacité d’adaptation.
Résistance au stress
Respect des délais, pression des managers, des salariés, la paie n’est pas de tout repos. Le gestionnaire de paie doit être capable de bien gérer la pression qui incombe à ce poste.
Sens du service
Le gestionnaire de paie doit être disponible pour les salariés/ managers qui ont des interrogations, qui souhaitent comprendre leur paie. Il doit être à l’écoute de ses interlocuteurs afin de répondre au mieux à leurs besoins. Au-delà de la simple disponibilité, il doit avoir un véritable sens du service.
Modèle de fiche de poste du Gestionnaire de Paie
Vous trouverez ci-dessous une fiche de poste à télécharger gratuitement. Vous y trouverez les missions du gestionnaire de paie ainsi que les compétences requises pour le poste.