En andragogie, on a l’habitude de dire “qu’on ne forme pas pour le plaisir”. Je vous rassure, rien ร voir avec une formation morne et monotone pour les stagiaires. Derriรจre cette affirmation, on retrouve plutรดt l’idรฉe que tout acte de formation poursuit un but, un objectif.
Ainsi, ร l’issue de toute formation, l’apprenant doit repartir avec des connaissances et/ou des compรฉtences nouvelles. Ou tout du moins, avec des connaissances et/ou des compรฉtences approfondies s’il รฉtait dรฉjร familier du sujet.
Il faut donc arrรชter de voir la formation comme une distraction ou encore une rรฉcompense pour les salariรฉs. C’est un vรฉritable outil stratรฉgique entre les mains de l’entreprise, qui doit en tirer un retour sur investissement (ROI) favorable, puisqu’il s’agit d’un poste de dรฉpense obligatoire pour elle.
C’est pour pouvoir suivre l’intรฉrรชt et l’efficacitรฉ de ces formations que l’entreprise va se doter d’un panel d’indicateurs de performance (ou Key Performance Indicators – KPI).
KPI et objectifs
Un KPI est une unitรฉ de mesure qui permet ร l’entreprise d’รฉvaluer l’efficacitรฉ d’un projet (en l’occurence ici le plan de dรฉveloppement des compรฉtences). Le but est de savoir, grรขce ร cette mesure, si on se rapproche favorablement de l’objectif fixรฉ. C’est finalement un jalon sur un parcours.
Qui dit unitรฉ de mesure, dit niveau cible de rรฉfรฉrence. Ainsi, pour รชtre utile, un KPI doit รชtre adossรฉ ร un objectif SMART. En effet, il faut bien identifier le besoin qu’il doit satisfaire pour ne pas se tromper de cible et viser ร cรดtรฉ.
Exemple : on ne souhaite pas que ” Robert suive une formation management pour encadrer sa future รฉquipe “. On sera plus prรฉcis en souhaitant que ” Robert suive la formation Manager dรฉbutant, en prรฉsentiel inter-entreprises, 3 mois avant l’arrivรฉe de son 1er collaborateur “.
>> C’est quand mรชme plus simple de vรฉrifier l’atteinte de l’objectif et sa pertinence sous cet angle non ?
Etant donnรฉ que chaque entreprise a un projet spรฉcifique, la liste des KPI suivis va varier, pour รชtre personnalisรฉe au maximum. Nรฉanmoins, il existe des indicateurs “standards” que nous allons dรฉtailler juste aprรจs.
Les KPI de suivi
Les indicateurs de suivi sont principalement ceux qui vont faire rรฉfรฉrence ร un รฉtat d’avancement. On les retrouve plutรดt dans la phase de planification du plan de dรฉveloppement des compรฉtences.
En voici 5 utilisรฉs couramment :
Taux de dรฉploiement du plan de dรฉveloppement des compรฉtences
Il s’exprime comme le rapport entre le volume de formations demandรฉes et celui rรฉellement planifiรฉ par l’entreprise.
Ainsi, un taux de dรฉploiement de 50% signifie que 1 formation sur 2 demandรฉe par les salariรฉs a รฉtรฉ prรฉvue. L’idรฉal รฉtant, bien entendu, de planifier l’intรฉgralitรฉ le plus en amont possible, pour gรฉrer les alรฉas en cours d’annรฉe.
Il n’y a pas de miracle : un plan planifiรฉ ร 7% ne sera jamais rรฉalisรฉ ร 100% ! En fonction de la saisonnalitรฉ de l’activitรฉ par exemple, on n’espรจrera pas forcรฉment atteindre un taux de dรฉploiement linรฉaire.
Taux de prise en charge financiรจre par l’OPCO
Il correspond au ratio entre la dรฉpense financiรจre engagรฉe par l’entreprise et celle prise en charge par l’OPCO.
Il s’agit de mesurer la rentabilitรฉ des cotisations obligatoires et l’utilisation des diffรฉrents dispositifs d’aides existants. On peut scinder cet indicateur en fonction des fonds de financement obtenus par exemple, car ils รฉvoluent chaque annรฉe.
Taux de planification des formations par sexe / CSP …
Si la validation du plan de dรฉveloppement des compรฉtences a fait attention ร respecter l’attribution homme/femme, ouvrier/ETAM/cadre, sa mise en ลuvre doit aussi รชtre source de vigilance.
Les contraintes de planification peuvent รชtre diffรฉrentes selon ces critรจres. Il faut alors veiller ร รฉquilibrer les dรฉparts en formation. En effet, une coupe budgรฉtaire inopinรฉe en cours d’annรฉe pourrait, par exemple, mettre ร mal l’รฉquitรฉ d’accรจs ร la formation.
Taux de remplissage des sessions de formation
Il se dรฉfinit comme le rapport entre le nombre de places disponibles proposรฉes et le nombre de participants inscrits. Selon le mode de formation choisi (intra ou inter-entreprises), ce ratio aura un fort impact sur le coรปt engagรฉ par apprenant.
L’heure de la relance a peut-รชtre sonnรฉ ! A moins qu’il ne faille tout simplement revoir les dates et horaires proposรฉs, pour s’adapter aux contraintes de l’entreprise.
Nombre de formations obligatoires / non obligatoires rรฉalisรฉes par salariรฉ.
En effet, dans le cadre des obligations liรฉes aux entretiens professionnels, il s’agit d’un paramรจtre ร prendre en compte dans la validation et la planification des formations annuelles.
C’est toujours dommage de se rendre compte ร la derniรจre minute que le compte n’y est pas et s’exposer ร de lourdes sanctions financiรจres !
A lire รฉgalement :
- Comment dรฉvelopper le R.O.I. de vos formations ?
- Quels sont les indicateurs RH incontournables ? (Kpi RH)
- 9 รฉtapes pour rรฉussir son plan de formation
Les KPI de rรฉsultat
Les indicateurs de rรฉsultat sont principalement ceux qui vont faire rรฉfรฉrence ร l’รฉvaluation d’une action terminรฉe. On peut les retrouver ร l’issue d’une action de formation ou, de maniรจre globale, en fin d’annรฉe lors du bilan du plan de dรฉveloppement des compรฉtences.
๐ Enquรชte sur la BDESE 2024 : votre avis compte
ย ย ย Les Editions Tissot lancent pour la 3รจme annรฉe le baromรจtre de la BDESE, afin de dresser une situation rรฉaliste de son dรฉploiement dans les entreprises franรงaises. Votre contribution en tant que professionnel des Ressources Humaines est prรฉcieuse. Rรฉpondez ร l'enquรชte en tout juste 4 minutes :) Cette enquรชte vous est proposรฉe par notre partenaire Les Editions Tissot.
Je participeIls peuvent รชtre extrรชmement nombreux, en fonction des axes stratรฉgiques de l’entreprise. En voici cependant 5 utilisรฉs couramment :
Le nombre d’heures de formation annuelles
Cet indicateur est ร manipuler avec le plus grand soin, car il n’indique absolument pas la mรชme chose selon l’effectif que l’on prend au dรฉnominateur.
Ainsi, on peut trรจs bien diviser le nombre d’heures de formation rรฉalisรฉes par l’effectif global de l’entreprise. On peut รฉgalement souhaiter prendre le nombre de stagiaires de la formation ou encore ne comptabiliser, de maniรจre unitaire, que les salariรฉs ayant suivi une formation. Attention ร ne pas comparer des choux et des carottes !
Rappelez-vous que l’on peut faire dire tout et n’importe quoi ร une donnรฉe, si le contexte reste obscur…
La comparaison du budget dรฉpensรฉ par rapport au budget prรฉvisionnel
L’รฉcart est une chose, certes, mais il faut surtout arriver ร analyser et comprendre cet รฉcart pour en tirer les bonnes rรฉsolutions.
Avez-vous รฉtรฉ trop optimiste sur les coรปts lors de la construction du plan ? Avez-vous dรฉpensรฉ plus que prรฉvu, car vous avez รฉgalement rรฉalisรฉ davantage de formations ? L’action qui en dรฉcoule ne sera pas la mรชme, les consรฉquences non plus !
Le rapport entre les coรปts pรฉdagogiques et les frais annexes (hors rรฉmunรฉrations)
En rรฉsumรฉ, les frais annexes correspondent aux frais de dรฉplacement en lien avec la formation. L’analyse de ce rapport permet bien souvent de redessiner sa cartographie de partenaires.
Souhaiter le prix le plus bas pour la formation est une chose, mais attention ร รฉtudier l’offre dans son package complet.
S’il faut rajouter des nuits d’hรดtel, des repas… ce n’est peut-รชtre plus aussi intรฉressant que prรฉvu finalement. Sans compter le temps perdu, la fatigue et les risques associรฉs pour les salariรฉs.
Le volume de formations achetรฉes par prestataire
En effet, selon le volume que vous consommez, il est peut-รชtre bon de repartir en nรฉgociation tarifaire et, pourquoi pas, dรฉboucher sur un accord cadre.
La nรฉgociation peut รฉgalement porter sur des avantages divers : crรฉation de sessions ร la demande, places rรฉservรฉes en prioritรฉ sur certaines sessions… En tout cas, รงa ne coรปte rien de demander !
La satisfaction des participants
On s’รฉcarte un peu de l’aspect financier, mais il est important que vos salariรฉs soient satisfaits de la formation qu’ils ont suivi. Attention, cela ne prรฉsume en rien l’acquisition de nouvelles connaissances / compรฉtences. Nรฉanmoins, cela va jouer sur l’ambiance au travail et leur rรดle de prescripteur face aux plus rรฉfractaires.
L’image de la formation corvรฉe est ร bannir. Cet indicateur vous permettra รฉgalement de faire le tri dans votre panel de prestataires. En effet, mieux vaut tisser des relations privilรฉgiรฉes avec un nombre restreint que de s’รฉparpiller.
Pourquoi s’attacher au suivi des KPI ?
Il est recommandรฉ de mixer des indicateurs de suivi et des indicateurs de rรฉsultat dans votre tableau de bord, pour garantir une certaine cohรฉrence. Attention cependant au piรจge de la quantitรฉ plutรดt que de la qualitรฉ.
En effet, il vaut mieux assurer un suivi pour un nombre restreint d’indicateurs (5-8 gรฉnรฉralement). Sinon, vous risquez vite de vous trouver dรฉpassรฉ(e) par les donnรฉes. Le but du suivi reste quand mรชme de pouvoir mettre en place les actions correctives nรฉcessaires ร la suite.
Du moment que votre Direction et vous-mรชme avez dรฉfini une stratรฉgie de formation, cela signifie que vous vous fixez des objectifs. Nous l’avons dit prรฉcรฉdemment, qui dit objectifs, dit indicateurs de suivi.
Outre le fait de pouvoir jalonner la progression de votre stratรฉgie et de rendre des comptes ร votre hiรฉrarchie, ces KPI vont รฉgalement intervenir dans vos obligations lรฉgales annuelles.
En effet, vous n’รชtes pas sans savoir que vous devez rendre des comptes, chaque annรฉe, ร vos รฉlus CSE (et notamment ceux de la Commission de la Formation) ร ce sujet.
Ainsi, la dรฉfinition, la construction et le suivi des ces indicateurs va vous permettre de prรฉparer la note d’information concernant les orientations de la formation professionnelle dans votre entreprise.
La rรฉdaction s’en trouvera grandement facilitรฉe car vous disposerez dรฉjร des donnรฉes que vous allez devoir utiliser pour y parvenir.
Vous montrerez ainsi votre proactivitรฉ en matiรจre de formation aux membres de votre CSE et serez en mesure d’expliquer les rรฉsultats prรฉsentรฉs, de maniรจre sereine et factuelle.
La formation sera enfin perรงue comme un rรฉel levier de gestion des carriรจres pour vos salariรฉs, tout en remplissant son rรดle stratรฉgique pour l’entreprise, afin d’assurer le dรฉveloppement de cette derniรจre.
A lire รฉgalement :
- 4 รฉtapes clรฉs pour rรฉussir sa conduite de projet en formation
- Formation : les jeunes se tournent vers des secteurs rรฉmunรฉrateurs
- Comment faire une formation professionnelle pour ses salariรฉs ?