Fiche de poste Responsable de Formation

Le Responsable de Formation, poste clé dans l’entreprise, accompagne les salariés dans l’amélioration de leurs compétences. Pour cela, il/elle définit, construit et pilote la politique de développement des compétences en tenant compte des objectifs stratégiques de l’entreprise et du maintien de son expertise. Il/elle est en charge de toutes les actions en lien avec les projets de la formation.

Il a également un rôle de conseil auprès des salariés et des managers pour tout ce qui concerne la formation.

Alors, quelles sont les missions du Responsable de Formation  ? Quelles sont les compétences requises pour devenir Responsable de Formation ?

Vous trouverez dans cet article une présentation du métier de Responsable de Formation ainsi qu’une fiche de poste téléchargeable.

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Le métier du Responsable de Formation  

Les activités du/de la responsable formation sont fortement soumises aux évolutions réglementaires (loi pour la liberté de choisir son avenir professionnel de 2018, etc.) en matière de formation professionnelle et d’évolution des obligations des entreprises dans ce domaine.

Dans ce cadre, il/elle doit veiller pour l’entreprise à assurer l’adaptation des salariés à leur poste de travail et à leur employabilité. La GEPP et certains nouveaux dispositifs sont à maîtriser pour piloter la Formation en entreprise.

Les missions du Responsable de Formation

Le Responsable de Formation est en charge de la définition et de l’application du plan de développement des compétences de l’entreprise.

Définition du plan de développement des compétences de l’entreprise

Le Responsable de Formation identifie les axes de formation à développer par rapport aux orientations stratégiques de l’entreprise.

Il recueille les demandes et besoins des salariés et de leurs managers ainsi que des représentants du personnel.

Il conseille et soutient les managers et les salariés sur l’ensemble des questions relatives à la formation.

Il élabore un projet pédagogique cohérent avec le recensement des besoins et le budget disponible.

Le Responsable de Formation soumet le plan de développement des compétences au CSE et partenaires sociaux.

Mise en œuvre du plan et des projets de développement des compétences

Le Responsable de Formation rédige le cahier des charges notamment en sélectionnant les intervenants et les types de formations.

Le Responsable de Formation assurer la mise en œuvre du plan de développement des compétences : reporting, adéquation du planning de formation avec le calendrier de production, etc.

Il lance et suit (rencontres, sélection, négociation des budgets, etc.) les appels d’offres auprès de prestataires externes (organismes de formation, cabinets de conseil, etc.) en lien avec les besoins et les spécificités de formation.

Élaboration du budget

Le Responsable de Formation défini avec la direction et suit le budget annuel et pluriannuel alloué à la formation.

Il optimise les moyens de financement des différents dispositifs de formation.

Le Responsable de Formation monte les dossiers de financement (OPCO, FSE, État, régions).

Gestion administrative et suivi des formations

Le Responsable de Formation suit l’application du plan et des projets de formation dans le respect des accords et des obligations légales.

Il centralise et communique aux salariés les convocations des organismes de formation pour les différentes sessions.

Le Responsable de Formation élabore les déclarations fiscales, gère les contributions obligatoires et la taxe d’apprentissage, réalise le bilan pédagogique et financier.

Il communique au service paie les absences (départs en formation).

Évaluer les actions de formation

Le Responsable de Formation met en place un dispositif d’évaluation des salariés formés et de l’impact des actions de formation.

Il mesure l’évolution des performances de l’entreprise à court et moyen terme.

Le Responsable de Formation communique auprès de la direction et des salariés sur les résultats des actions de formation.

Management d’équipe et pilotage de l’activité du service

Le Responsable de Formation encadre l’équipe du service formation (chargés et gestionnaires de formation).

Il supervise la bonne coordination des plannings (formateurs, convocations, informations des salariés, etc.).

Veille réglementaire

Le Responsable de Formation assure une veille des réformes sur la formation professionnelle et les dispositifs de formation accessibles aux salariés (CPF, VAE, etc.).

Il assure une veille sur l’évolution des métiers et des stratégies de travail pour proposer les formations les plus pertinentes.

Activités éventuelles

Le Responsable de Formation assure des formations en tant que formateur de formateurs (internes généralement).

Le Responsable de Formation gère les contrats en alternance : contacts avec les écoles, programme de formation complémentaire, etc.

Il représente l’entreprise dans des instances : CSE, par exemple.

Le Responsable de Formation participe à la construction de nouvelles certifications.

Le Responsable de Formation peut également vendre des formations assurées par ses équipes à des clients externes.

Variabilité des activités

Les activités exercées par le/la responsable de formation varient en fonction de la taille et des produits vendus par l’entreprise ainsi que l’externalisation ou non de la formation professionnelle par l’entreprise.

Cette fonction peut être exercée par le DRH ou le RRH. Elle peut ne pas être rattachée à la DRH, mais à une direction de l’organisation.

Dans les grandes entreprises, son activité est recentrée sur le pilotage stratégique de la formation en lien avec le comité de direction et le management des responsables spécialisés par sites, types de métiers, expertises techniques, etc.

Dans les entreprises plus petites, le/la responsable de formation est en charge de missions plus variées : gestion des prestataires externes, suivi des plannings, élaboration de tableaux de bord, etc. Il/elle peut alors ne pas avoir d’équipes à encadrer.

Dans les entreprises dont les produits nécessitent une expertise technique, le/la responsable de formation peut également être spécialisé(e) dans la vente de prestations de formation. Il/elle peut alors assurer l’ingénierie pédagogique de ces formations en plus de leur vente et de leur suivi.

Dans des organisations spécialisées dans la formation (établissements d’enseignement, OPCO, CCI), le/la responsable de formation peut avoir une fonction de conseil et de suivi pédagogique et/ou sur les dispositifs et les financements. Il/elle peut également être en charge du développement des partenariats locaux (entreprises, prescripteurs, etc.).

En fonction des entreprises, le/la responsable de formation peut également avoir un périmètre élargi à l’ensemble des métiers du développement RH (mobilité, recrutement, formation) et être en charge des outils de gestion des talents et des carrières, participer aux classifications, etc.

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L’environnement relationnel du de Responsable de Formation

Les relations internes et externes à l’entreprise

Le responsable de formation entretient des liens avec :

• Les managers / les salariés de l’entreprise.
• Les organismes de formations.
• Le Directeur des Ressources Humaines.
• Le CSE / Les IRP.
• Les intervenants formateurs.
• Les écoles, pour les alternants.
• Le service RH.
• L’OPCO de l’entreprise, les organismes de formations.

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Le profil type d’un de Responsable de Formation

Le Responsable de Formation doit associer des compétences techniques, les « hard skills », et des qualités humaines, les soft skills.

Les qualités humaines du Responsable de Formation

Parmi les soft skills indispensable du responsable de formation, nous pouvons citer :

• Organisation et rigueur.
• Capacité à travailler sur plusieurs projets en parallèle.
• Sens de la négociation.
• Sens de l’écoute, de la communication et de la pédagogie.
• Esprit d’initiative et créativité.
• Esprit pragmatique et méthodique.
• Ouverture d’esprit et capacité d’adaptation.
• Curiosité intellectuelle.
• Goût pour l’innovation.
• Force de proposition.

Les compétences techniques du Responsable de Formation

Le Responsable de Formation a de très bonnes connaissances du secteur d’activité et des métiers de l’entreprise pour détecter et mettre en place des actions de formation pertinentes.

Il doit également avoir de bonnes connaissances juridiques pour appréhender et suivre facilement le cadre légal qui entoure la formation professionnelle.

Le Responsable de Formation maîtrise les logiciels RH et les outils de pédagogie.

Le Responsable de Formation maîtrise la gestion de projet et de la gestion financière.

Fiche de poste Responsable de Formation à télécharger

Maintenant que vous vous êtes familiarisés avec la fonction de Responsable de Formation, vous trouverez ci-dessous un modèle de fiche de poste à télécharger gratuitement.