Calcul du solde de tout compte : CDD, CDI, apprentissage… Tout savoir !

Maîtriser le calcul du solde de tout compte et comprendre ses implications pour le salarié comme pour l’employeur est essentiel pour tout gestionnaire de paie.

Dans cet article, nous vous expliquerons en détail ce que contient un solde de tout compte et les formalités indispensables à réaliser lors de la rupture d’un contrat de travail, y compris pour un solde de tout compte alternance.

Nous commencerons par définir précisément ce qu’est un solde de tout compte et les étapes administratives à suivre. 

Enfin, nous verrons comment effectuer un calcul solde de tout compte en tenant compte des différents types de contrats de travail.

Qu’est-ce que le solde de tout compte ? Définition !

Lors de la rupture du contrat de travail d’un salarié, quel que soit le type de contrat, l’employeur doit verser tous les éléments de rémunération dus à celui-ci à la date de son départ effectif.

Quelles sont les formalités du solde de tout compte ?

Pour être en conformité avec le Code du travail, plusieurs formalités doivent être respectées lors de l’établissement d’un solde de tout compte.

Quels sont les documents à fournir au salarié lors d’un solde de tout compte ?

Il y a plusieurs documents à fournir au salarié :

• Le reçu pour solde de tout compte.
• La portabilité des garanties prévoyance et frais de santé.
• Le certificat de travail.
• L’attestation Pôle Emploi.

Faisons un point sur chacun de ces éléments

Le reçu pour solde de tout compte

L’employeur doit établir, au salarié, un reçu pour solde de tout compte à l’occasion de toute rupture du contrat de travail, en double exemplaire, dont un est remis au salarié.

Ce document doit mentionner l’ensemble des éléments versés au salarié, à l’occasion de la rupture de son contrat de travail, qu’ils soient soumis à cotisation comme le salaire brut ou les heures supplémentaires ou exonérés de cotisations sociales comme une indemnité de transport ou une indemnité de licenciement.

Les éléments mentionnés dans le reçu pour solde de tout compte peuvent aussi être négatifs comme une retenue d’absence ou la part salarial des titres restaurant.

Exemple de mention des éléments de rémunération dans le solde de tout compte :

À l’occasion de la rupture du contrat de travail de M./Mme ………., les sommes suivantes font l’objet du présent reçu :

• …… euros en paiement des salaires pour la période du …. au ….
• …… euros en paiement du 13^ème mois.
• …… euros en paiement de l’indemnité compensatrice de congés payés.
• …… euros en paiement d’indemnités de transport.

Soit après la retenue de cotisations salariales d’un montant ……. Euros, M./Mme  ……. a perçu(e) un montant total de ……euros.

Le reçu pour solde de tout compte doit être signé par le salarié pour avoir une valeur libératoire pour l’employeur.

Le salarié peut néanmoins contester le reçu pour solde de tout compte par lettre recommandée dans un délai de six mois suivant sa signature, sans avoir à motiver sa démarche. Passé ce délai, il ne peut plus demander de rappel de salaire pour les sommes qui y sont mentionnées.

Le salarié a également la possibilité de signer le reçu et de mentionner sur celui-ci « avec réserves ». Cette mention a pour effet de ne pas rendre le reçu libératoire pour l’employeur.

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La portabilité des garanties prévoyance et frais de santé

Le salarié qui quitte son entreprise peut, sous certaines conditions, continuer à bénéficier des garanties de prévoyance et frais de santé offertes par l’entreprise dans le cadre d’un contrat collectif, sans cotisation supplémentaire à sa charge.

Ce dispositif de portabilité est accessible aux salariés dont la rupture du contrat de travail donne droit à une indemnisation par l’assurance chômage. Le salarié doit également justifier d’une durée de cotisation suffisante pour être éligible aux allocations de chômage. Ce dispositif couvre les cas de rupture suivants :

• Fin d’un contrat à durée déterminée (y compris contrat d’apprentissage et contrat de professionnalisation).
• Licenciement (sauf faute lourde).
• Rupture conventionnelle.
• Rupture anticipée d’un CDD à l’initiative de l’employeur.
• Rupture d’un CDD à objet défini.
• Démission ouvrant le droit aux allocations de chômage (pour suivre le conjoint par exemple).
• Rupture amiable dans le cadre d’un Plan de Sauvegarde de l’Emploi (PSE).
• Adhésion d’un salarié à un Contrat de Sécurisation Professionnelle (CSP).

D’autres cas de rupture peuvent également être ouverts au dispositif, le principe de base étant qu’ils doivent ouvrir le droit aux allocations de chômage.

Il faut également que les droits aux garanties aient été ouverts au salarié par l’employeur. Un salarié qui aurait renoncé à la mutuelle à son embauche ne peut pas bénéficier de la portabilité pour la garantie « frais de santé ».

Les garanties sont conservées à partir du lendemain de la cessation d’activité, pour une durée déterminée selon celle du dernier contrat de travail ou, le cas échéant, des derniers contrats successifs, dans la limite de 12 mois.

La durée est appréciée en mois entier supérieur.

 Exemple :

Un salarié en contrat à durée déterminée du 1^er aout au 15 novembre bénéficie de la portabilité pendant 4 mois.

Le certificat de travail

Le certificat de travail doit obligatoirement comporter les mentions suivantes :

• Date d’entrée et date de sortie dans l’entreprise.
• Nature et qualification de l’emploi ou des emplois.
• Période durant laquelle le ou les emplois ont été tenus.
• Information sur le maintien des garanties prévoyance et frais de santé.

Il est interdit à l’employeur de mentionner dans le certificat de travail des informations qui peuvent être préjudiciables au salarié comme le motif de rupture par exemple.

L’attestation Pôle Emploi

Lorsque qu’un salarié quitte l’entreprise, l’employeur doit lui remettre une attestation destinée à Pôle Emploi afin que le salarié puisse faire valoir ses droits à l’assurance chômage.

Cette attestation est envoyée à Pôle Emploi via la DSN sous forme d’Attestation Employeur Dématérialisée (AED) par un signalement de fin de contrat de travail unique (FCTU).

L’employeur a alors la possibilité de télécharger l’attestation en PDF, on parle alors d’Attestation Employeur Rematérialisée (AER) afin de la remettre au salarié.

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Doit-il être remis en main propre ? Le recommandé est-il possible ?

Le solde de tout compte doit être remis directement en main propre au salarié.

Cependant, si cette remise en main propre est impossible, il peut être envoyé par lettre recommandée avec accusé de réception.

Comment faire le calcul du solde de tout compte ?

Le solde du tout compte correspond à tous les éléments de rémunération dû au salarié à la date effective de son départ de l’entreprise.

Quelques exemples d’éléments pouvant figurer dans le calcul du solde de tout compte :

Le salaire du mois

En cas de sortie en cours de mois, il faut opérer un prorata du salaire en fonction du nombre d’heures travaillées. La méthode de retenue d’absence préconisée par la Cour de Cassation est la retenue en heures réelles. Cette méthode consiste à calculer la retenue pour absence selon la formule suivante :

Salaire mensuel / nombres d’heures réelles du mois que le salarié aurait dû travailler X nombre d’heures d’absences du mois

Prorata de prime annuelle (13^ème mois, prime de vacances, …) :

Le calcul doit être effectué au prorata du temps de présence entre la date de début de calcul de la prime et la date de sortie du salarié.

Prime sur objectif :

Le montant est calculé selon les modalités prévues au contrat et /ou accord collectif.

Les éventuelles heures supplémentaires et complémentaires dues au salarié :

Il s’agit notamment des heures supplémentaires dues dans le cadre d’un accord de modulation du temps de travail.

L’indemnité compensatrice de repos compensateur :

Il s’agit du paiement du solde du compteur de repos compensateur. Si vous souhaitez en savoir plus sur le repos compensateur et la méthode de calcul de celui-ci, pensez à aller lire notre article sur le sujet.

L’indemnité compensatrice de congés payés :

Il s’agit du paiement des soldes de congés payés acquis sur la période précédente et sur la nouvelle période.

Sauf dispositions conventionnelles contraires, la période d’acquisition des congés payés va du 01/06 au 31/05 de l’année suivante.

Il faut toujours comparer la méthode du maintien de salaire et du 10^ème afin de déterminer le taux journalier à appliquer.

L’indemnité compensatrice de préavis :

Cette indemnité est due dans le cas où l’employeur dispense le salarié d’effectuer son préavis dans les cas prévus par la loi.

L’indemnité de rupture :

Indemnité de licenciement, indemnité de rupture conventionnelle, indemnité de fin contrat, indemnité de départ à la retraite… etc.

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Exemple de calcul de solde de tout compte pour un CDI

Un salarié en CDI démissionne le 15/03. Son salaire mensuel est de 2 000 euros. Il bénéficie d’un 13^ème mois.

Il lui reste 6 jours de congés payés ouvrables acquis sur la période précédente et il a acquis 24 jours de congés payés ouvrables sur la période en cours.

La méthode du maintien de salaire pour le calcul des congés payés est plus favorable au salarié.

Le nombre d’heures réelles sur ce mois est de 147 heures. Par ailleurs, il bénéficie de titres restaurant.

Exemple de calcul de solde de tout compte pour un CDD

Une salariée est en contrat à durée déterminée du 01/02 au 15/04. Son salaire mensuel est de 2200 euros.

Elle bénéficie d’une prime exceptionnelle de 500 euros. Elle a acquis 7 jours de congés payés ouvrables sur la période en cours. La méthode du maintien pour le calcul des congés payés est plus favorable. Le nombre d’heures réelles sur ce mois est de 154 heures.

La méthode du maintien pour le calcul des congés payés est plus favorable. Le nombre d’heures réelles sur ce mois est de 154 heures.

Quelques questions sur le solde de tout compte

Voici désormais quelques réponses aux questions les plus fréquemment posées par les gestionnaire de paie.

Faut-il faire un solde de tout compte à un apprenti qui est embauché en CDI suite à son contrat d’apprentissage ?

Le contrat d’apprentissage est un contrat à durée déterminée “particulier”. Comme pour tout CDD, l’employeur n’est pas tenu de réaliser un solde de tout compte pour l’apprenti qui poursuit en CDI après son contrat.

Cependant, pour des raisons techniques, il est recommandé de procéder à ce solde de tout compte, car si le salarié quitte l’entreprise par la suite, une attestation employeur destinée à Pôle Emploi devra être fournie pour la période d’apprentissage. Cette attestation, si non effectuée lors du passage en CDI, devra être créée manuellement et non via la DSN.

En matière de congés payés, si le solde de tout compte est établi, leur indemnisation est calculée sur la base du salaire d’apprenti, ce qui permet de bénéficier d’un régime social avantageux. À l’inverse, en cas de report, ils sont alors indemnisés sur la base du salaire correspondant au CDI.

Y a-t-il des dispositions particulières pour un départ à la retraite ?

Pour un départ à la retraite, il n’est pas nécessaire d’envoyer une Attestation Employeur destinée à Pole Emploi.

Les jours d’ancienneté peuvent-ils être ajoutés au solde de tout compte ?

Oui, les jours de congés d’ancienneté doivent être payés au même titre que les congés payés légaux.

Pour les règles de proratisation, il est essentiel de consulter la convention collective applicable et/ou l’accord collectif.

Que faire si vous n’avez pas reçu votre solde de tout compte ?

En cas de non réception du solde de tout compte, qui doit être établi à la date de sortie effective du salarié (et non physique), le salarié doit mettre en demeure l’employeur de produire les documents.