Lorsqu’un salarié doit justifier de sa présence à son poste, pour une démarche bancaire, administrative ou même pour accéder à une mission d’intérim, il peut vous demander une attestation de présence employeur.
Dans cet article, nous revenons sur tout ce que vous devez savoir pour la rédiger correctement, éviter les erreurs et mettre à disposition de vos collaborateurs un document conforme.
Qu’est-ce qu’une attestation de présence employeur ?
Une attestation de présence employeur est un document qui certifie de la présence d’un employé à son poste durant ses heures de travail.
Ce document est rédigé par l’employeur à la demande d’un salarié, soit de vive voix soit par un simple courrier. Un employé peut avoir besoin de cette attestation pour diverses démarches (administratives, bancaires, juridiques, etc.).
Quelle qu’en soit la raison, vous êtes dans l’obligation de la lui fournir et ce, sans exiger d’en connaître le motif.
💡 Bon à savoir : il n’est pas possible d’établir ce type d’attestation pour un stage. Celle-ci s’adresse uniquement aux salariés de votre entreprise.
Quelle est la différence avec une attestation de travail ?
L’attestation de présence employeur justifie d’une présence sur le lieu de travail à certaines heures. L’attestation de travail témoigne du poste occupé dans l’entreprise pendant une période donnée.
Aussi appelée attestation d’emploi ou d’embauche, il permet à un salarié de justifier sa situation professionnelle vis-à-vis d’un tiers. En revanche, l’employeur n’a aucune obligation de fournir un tel document.
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Je fais le testQuelle est la différence avec un certificat de travail ?
Ce document s’effectue à la rupture de tout contrat de travail (CDI, CDD…), il confirme l’emploi d’un salarié dans une entreprise de telle date à telle date.
Il fait partie des documents obligatoires à établir et à remettre à l’employé avec son solde de tout compte. Il permet notamment de faire valoir ses droits à l’assurance chômage auprès de France Travail.
Quelle est la différence avec une attestation de présence formation ?
Il s’agit là d’un document qui confirme que le salarié a effectivement participé à une session de formation.
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Pourquoi un salarié demande-t-il une attestation de présence ?
L’attestation de présence est un document destiné au salarié et rédigé à sa demande.
Celui-ci peut avoir besoin d’une attestation de présence dans le cadre de diverses démarches administratives et professionnelles. Ce document permet de justifier de sa situation professionnelle et de sa présence dans les locaux de l’entreprise sur ses horaires de travail.
Certaines situations spécifiques exigent en effet de prouver la présence d’une personne à un endroit précis à un moment précis. Par exemple :
- Postuler à un emploi en intérim.
- Conclure un contrat d’apprentissage.
- Satisfaire aux exigences des administrations et des organismes comme la Sécurité Sociale.
- Fournir une preuve judiciaire en cas d’enquête.
- Accomplir une démarche bancaire comme un prêt.
Comment rédiger une attestation de présence employeur ?
Le contenu de l’attestation de présence employeur n’est pas réglementée par le Code du travail. Le document prend la forme d’une lettre simple où vous déclarez sur l’honneur que l’employé était bien à son poste durant ses horaires de travail.
Une fois la lettre rédigée et signée, l’employeur peut la remettre au salarié en main propre ou l’envoyer par LRAR.
Quelles mentions inclure dans une attestation de présence ?
Comme pour tout document rédigé par l’employeur, nous conseillons d’inclure certaines mentions pour que l’attestation soit reconnue conforme :
- Le titre du document « Attestation de présence employeur ».
- L’identité de l’employeur (nom de l’entreprise, numéro de SIRET, adresse…).
- L’identité du salarié (nom, prénom, adresse…).
- L’intitulé de poste du salarié.
- Sa date d’embauche dans l’entreprise.
- Les dates et heures de présence du salarié au travail.
- La date et le lieu de rédaction de l’attestation.
- La signature de l’employeur.
Pour rédiger correctement l’attestation, vous pouvez vous appuyer sur le contrat de travail de l’employé et reprendre les informations qu’il contient (intitulé de poste, date d’embauche, horaires de travail). Par défaut, vous pouvez également renseigner les horaires prévus par le règlement intérieur de l’entreprise.
Quel est le délai de validité pour une attestation de présence ?
Le délai de validité de ce type de justificatif n’est soumis à aucune disposition légale. Mais en règle générale, les organismes et administrations exigent que la date des documents soit inférieure à 3 mois.
Votre salarié est en droit de renouveler sa demande d’attestation plusieurs fois pendant la durée de son contrat, dès qu’il en a besoin.
Quel est le risque en cas de fausse déclaration ?
Une attestation de présence employeur est une déclaration sur l’honneur qui vous engage. Il est déconseillé de falsifier ce justificatif ou d’y mentionner des faits inexacts.
Selon l’article 441-7 du Code pénal, en cas de fausses déclarations, en tant qu’employeur, vous risquez une amende de 15 000 € et un an d’emprisonnement.
Avant d’établir une attestation de présence, il est donc fortement recommandé de vérifier la liste du personnel et de la présence effective du salarié au sein de l’entreprise aux heures demandées.
Modèle d’attestation de présence employeur
Vous cherchez un modèle de document sur lequel vous appuyer ? Voici un exemple d’attestation de présence :
Nom entreprise
Adresse
Téléphone
Siret
Nom salarié
Adresse
Fait à… le… ;
LETTRE REMISE EN MAIN PROPRE CONTRE SIGNATURE
Objet : Attestation de présence employeur
Je soussigné (nom et prénom employeur), agissant en qualité de (intitulé de poste) de la société (nom entreprise), atteste sur l’honneur que :
Madame / Monsieur (nom et prénom employé), demeurant (adresse), bénéficiant d’un contrat à durée indéterminée / déterminée en tant que (intitulé de poste) depuis le (date d’embauche), était effectivement présent à son poste de travail du (date de début de période de présence) à (date de début de fin de présence).
Cette attestation est délivrée à la demande de l’intéressé(e) pour servir et valoir ce que de droit.
Nom et prénom du représentant légal de l’entreprise
Signature
Vous pouvez vous appuyer sur ce modèle pour rédiger vos prochaines attestations en toute conformité et sans risque pour votre entreprise.
L’attestation de présence employeur fait partie des documents administratifs, que les salariés peuvent solliciter à tout moment pour justifier d’une présence effective au travail.
Même si sa rédaction n’est pas encadrée par le Code du travail, sa valeur repose sur l’exactitude des informations transmises.
En incluant les mentions essentielles et en veillant à la vérité des faits, vous sécurisez vos pratiques RH et répondez aux demandes de vos collaborateurs en toute sérénité.
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