Externaliser son CE : Pourquoi ? Comment ? Quels en sont les avantages et les inconvénients ?

Vous le savez, chez Culture RH, notre leitmotiv est de vous permettre de bénéficier gratuitement de toutes les informations qui vous seront utiles dans votre vie de dirigeant et de responsable des RH.

Alors pour être certains que vous puissiez découvrir notre article sur l’externalisation des Activités Sociales et Culturelles (ASC) de votre CSE, nous avons opté pour la conservation de son ancienne appellation : le CE d’entreprise.

Comme vous avez pu le voir à travers la lecture de nos différents thèmes abordés sur le site de Culture RH, le CE d’entreprise, aujourd’hui connu sous le nom des Activités Sociales et Culturelles de l’entreprise, peut représenter un atout considérable pour le dirigeant et/ou le responsable des ressources humaines.

Seulement, toutes les entreprises et plus particulièrement encore les TPE et petites PME n’ont pas les moyens de se doter de cette structure. Cependant, il existe une solution qui apparaît comme simple, efficace, extrêmement avantageuse et qui semble vous promettre les mêmes avantages et attraits que les CE d’entreprise des plus grands groupes du CAC 40 : le CE externalisé.

Mais est-ce réellement si simple et incroyable ? Le CE externalisé vous apportera-t-il une réelle valeur ajoutée ?

Dans notre article, consacré à l’externalisation du CE, nous vous disons tout pour que vous puissiez prendre la décision qu’il faut pour votre entreprise et pour vos salariés.

Qu’est-ce que l’externalisation du CE ?

Avant même de nous intéresser au pourquoi et au comment externaliser son CE d’entreprise, il est essentiel d’avoir une connaissance approfondie de ce sujet.

C’est pourquoi, nous allons nous intéresser au principe même de l’externalisation du CE d’entreprise dans cette première partie.

Nous commencerons par une définition de l’externalisation du CE, qu’il ne faut pas confondre avec l’externalisation du CSE, puis nous ferons un petit tour d’horizon des différents prestataires qui proposent ce service.

Externalisation du CE d’entreprise, définition.

Si l’on se réfère au dictionnaire Larousse, l’externalisation se définit comme suit : « Externaliser, c’est confier l’exécution d’une tâche, de services, à une entreprise extérieure. »

L’externalisation du CE d’entreprise, c’est donc le fait de déléguer à une entreprise tierce la gestion, l’organisation et la communication des activités sociales et culturelles de son entreprise.

Cela comprend donc tous les avantages que peut proposer un CE classique : chèques cadeaux ou vacances, billetteries diverses (spectacles, parc d’attractions, etc.) et ainsi de suite. Mais cela comprend également la distribution des avantages, leurs présentations ainsi que les aspects fiscaux et comptables.

Ainsi, en externalisant les ASC de son entreprise, et de son CSE si ce dernier existe, dirigeants, responsables RH et élus du CSE n’auront plus à se soucier ni à se préoccuper de la gestion et de l’animation du CE d’entreprise.

Mais attention, externaliser les ASC ne signifie pas que vous externalisez l’ensemble de votre CSE. Les problématiques du CSE en lien avec la gestion et l’organisation interne de votre entreprise ne seront pas prises en compte par le CE externalisé qui ne concerne que les ASC.

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À qui s’adresser pour externaliser son CE ?

Devant l’importance croissante que les accessoires de rémunération prennent dans la prise en compte par les nouvelles générations des lieux où ils souhaitent travailler, mais aussi devant le plébiscite grandissant des avantages extraprofessionnels accordés aux employés ; les entreprises proposant des services d’externalisation du CE se sont multipliées.

Encore confidentiel et peu répandu au cours des années 90 et au début des années 2000, il est maintenant difficile de savoir vers qui se tourner.

Vous pouvez faire le choix de vous adresser aux CE externalisés les plus connus et qui ont pignon sur le Web comme :

• Hellocse
• Beneficia
• Tempeos
• Wiismile
• Sweevana
• Placedessalariés

Où vous pouvez faire le choix de vous adresser à un CE externalisé qui correspond parfaitement à votre situation :

• Ce-tpe, pour les indépendants et les entreprises de moins de 20 salariés.
• Cis-btp, pour les entreprises et CE du BTP.
• …

Quel que soit votre choix, nous vous conseillons d’explorer le site des prestataires envisagés, mais également de lire les divers témoignages que vous pouvez trouver sur le Net ou au sein de votre réseau. N’hésitez pas à comparer, à vous renseigner et à questionner afin d’avoir toutes les cartes en mains au moment de votre prise de décision.

Pourquoi externaliser son CE ?

Devant l’ampleur du choix qui se présente à vous en matière d’externalisation du CE, mais peut-être aussi en termes de coût d’adhésion, vous vous interrogez sur le bien-fondé et sur la nécessité d’une telle action.

Dans cette deuxième partie de notre article, nous allons vous détailler tous les avantages que vous pourrez retirer de cette démarche. Et ce, aussi bien pour les entreprises dans l’obligation de déployer les ASC dans leur société que celles qui en sont dispensées.

Et pour finir, et afin que vous sachiez exactement ce qui vous attend, nous vous parlerons également des inconvénients que vous pourrez rencontrer lors de l’externalisation de vos ASC.

Simplification de la gestion des activités sociales et culturelles de l’entreprise.

Comme évoqué précédemment dans notre article consacré à la mise en place du CE d’entreprise, les activités sociales et culturelles de l’entreprise sont soumises à des règles comptables, et de gestion, très particulières qui peuvent être complexes à intégrer et surtout dont le non-respect peut avoir de graves répercussions financières pour le CSE et l’entreprise.

De même, négocier les meilleurs tarifs, s’assurer de l’approvisionnement constant des chèques et bons de réduction, …, peut rapidement devenir compliqué et chronophage pour les membres du CSE et pour les salariés en charge de la gestion des ASC.

En externalisant les ASC de votre CSE, vous vous éviterez l’ensemble de ces soucis puisque tout sera pris en charge et géré par le prestataire que vous aurez sélectionné et chez qui vous aurez adhéré.

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Offrir de meilleurs avantages à ses salariés.

Le recours à l’externalisation de ses ASC est un moyen de faire bénéficier à ses salariés de meilleures offres en matière de bons de réductions, d’offres tarifaires privilégiés, de voyages d’entreprise, etc.

En effet, le principe du CE externalisé est de mutualiser les ressources des différentes entreprises dans le dessein de rassembler un nombre important de salariés et ainsi d’être en mesure de négocier plus efficacement avec les différentes marques et sociétés proposant ce genre d’avantage.

Ici, le nombre fait la force et vous ouvre les portes de prestations et de réductions qu’une entreprise petite ou moyenne ne peut obtenir seule.

Permettre aux salariés des TPE et PME de moins de 50 salariés de bénéficier des avantages d’un CE d’entreprise.

Sur le même principe que celui que nous venons de voir à l’instant, le recours à un CE externalisé permet aux entreprises qui n’ont pas un effectif suffisamment élevé pour organiser un CE d’entreprise en interne d’offrir à ses salariés la possibilité d’accéder à des avantages comme dans n’importe quelle société d’importance.

Bénéficier des avantages des ASC en matière de gestion et de fidélisation des salariés.

Recourir à un CE externalisé n’est pas seulement source d’avantages et de bénéfices pour les salariés de l’entreprise, cela l’est également pour l’entreprise elle-même.

En permettant à vos salariés de bénéficier des services d’un CE vous améliorer non seulement votre image de marque employeur, ce qui facilitera grandement vos recrutements futurs, mais cela contribuera également à l’augmentation du bien-être et à la qualité de vie au travail de vos salariés.

Le résultat de ce bien-être au travail sera une diminution de l’absentéisme et du taux de turn-over, mais aussi et surtout, une augmentation de la productivité et de la performance au travail de vos salariés qui très vite vous permettront de rentabiliser les sommes investies dans l’adhésion au CE externalisé.

Existe-t-il des inconvénients à l’externalisation du CE ?

Les inconvénients dans ce domaine ne proviennent pas de l’externalisation en elle-même, mais plutôt de la façon dont cette dernière est réalisée et présentée aux salariés.

En effet, si le choix du prestataire n’est pas judicieux (coût de l’adhésion trop élevé, offres disponibles insuffisantes ou mal adaptées, …) alors tous les effets positifs dont nous venons de vous parler ne s’appliqueront pas à votre entreprise. Pire, cela pourrait même engendrer l’effet inverse : démotivation de vos salariés, fuites de vos employés et de vos talents, difficultés à recruter, ….

Cela peut également générer des tensions entre vos élus et vous. Lorsque le CSE est en charge de la gestion des ASC (dans les entreprises dont l’effectif est supérieur à 50 salariés) le choix de l’externalisation ou non leur reviendra et c’est sur leur budget que les cotisations seront réglées.

En revanche, lorsque l’effectif de votre entreprise est compris entre 11 et 49 salariés, ce choix vous revient et vos élus peuvent le percevoir comme une trahison ou un manque de confiance envers leurs capacités à s’en occuper. C’est alors à vous de leur démontrer les avantages qui seront apportés par cette démarche et de les intégrer pleinement dans le choix du prestataire pour qu’ils ne se sentent pas exclus et qu’ils puissent adhérer à votre projet.

Comment externaliser son CE ? Quelles sont les étapes à suivre ?

L’externalisation de votre CE d’entreprise vous demandera du temps et de l’investissement lors de sa mise en place, mais une fois cela fait, vous verrez et profiterez très vite des nombreux avantages qui s’offrent à vous et à vos salariés.

Mais pour cela, il ne faudra rien laisser au hasard et c’est pourquoi, dans cette troisième et dernière partie de notre article, nous vous présenterons les différentes étapes à réaliser pour une externalisation de votre CE d’entreprise réussie et sereine.

Étape 1 : Recueillir les besoins et les attentes de son personnel en matière d’activités sociales et culturelles.

Première étape indispensable avant de réaliser le choix du prestataire de votre externalisation : le recueil des attentes et des besoins de vos salariés.

Non seulement cela vous permettra de répondre au plus juste aux envies et aux besoins de vos salariés, mais cela vous aidera également dans vos recherches de partenaire CE.

En effet, si vos salariés sont principalement intéressés par des CE proposant des offres de vacances à tarif préférentiel alors vous pourrez sélectionner les CE externalisés offrant cette prestation.

Étape 2 : Impliquer les élus dans le processus de décision.

Comme vu dans les inconvénients potentiels de l’externalisation du CE d’entreprise impliquer les élus dans les entreprises de moins de 50 salariés est essentiel pour s’assurer de leur adhésion au projet.

Lorsque vos élus sont impliqués dans le processus de décision, ils deviendront auprès de leurs collègues des promoteurs du projet et vous pourriez même constater une amélioration du climat social au sein de votre entreprise et de vos réunions CSE.

Étape 3 : Établir un budget.

Avant de réaliser votre recherche de partenaires dans l’externalisation de votre CE, établissez le budget que vous êtes prêts à y consacrer.

Cette simple fourchette de prix vous permettra de réaliser rapidement un premier tri entre les différentes offres et prestataires existants sur le marché. Ainsi, vous éviterez de perdre inutilement du temps à étudier un CE externalisé qui en fin de compte ne sera pas compatible avec votre trésorerie.

Étape 4 : Réaliser un benchmark des offres.

Afin d’être en mesure de disposer de suffisamment d’informations et de données qui vous permettront de vous aiguiller vers le meilleur prestataire possible pour votre entreprise et vos salariés, n’hésitez pas à demander plusieurs devis.

Étape 5 : Comparer les offres et les services proposés par les prestataires.

En plus de l’étude des devis qui vous auront été transmis, assurez-vous que les formules d’adhésion qui vous sont proposées vous fourniront l’accès à toutes les prestations qui vous intéressent et ce sans supplément pour vous ou pour vos salariés.

Étudier également les conditions d’engagement et de paiement, si l’organisme est doté d’un service clients, etc.

Étape 6 : Effectuer une première prise de contact avant d’arrêter et de finaliser votre choix.

Pour vous conforter dans votre choix final ou pour vous décider à adhérer à l’un ou l’autre des organismes pré sélectionné par votre entreprise, vous pouvez organiser un entretien téléphonique ou physique avec un membre de leurs équipes.

Ainsi, vous serez sûrs des prestations qui vous seront proposées et des conditions y afférentes.

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