Au moment de l’embauche, l’entreprise est soumise à plusieurs formalités et déclarations obligatoires. Parmi celles-ci figure l’obligation de tenir à jour un registre unique du personnel (C. trav. art. L 1221-13).
Il s’agit d’un registre dans lequel l’employeur indique les entrées et sorties de chaque salarié, de manière chronologique, accompagné d’un certain nombre de mentions complémentaires obligatoires. À défaut, l’employeur s’expose à des sanctions financières sous la forme d’amendes. Calculées par salarié concerné par le manquement, elles peuvent vite représenter des sommes importantes.
Faut-il tenir un registre même pour un seul salarié ? Quelles mentions faut-il indiquer ? un registre dématérialisé est-il possible ? Le principe du registre est simple, mais les questions pratiques nombreuses.
Pour tout savoir sur le registre unique du personnel, je vous propose de faire le tour de la réglementation applicable grâce à 6 questions fréquemment posées en entreprise.
Sommaire de l'article:
Qui est concerné ?
Toutes les entreprises sont concernées par le registre unique du personnel, quel que soit l’effectif, dès le 1er salarié. Elles doivent l’utiliser pour tous les salariés embauchés (incluant les contrats d’apprentissage ou les alternants) ainsi que pour les stagiaires, mais dans une partie spécifique.
Pluralité d’établissement – Le registre unique du personnel doit être tenu dans chaque établissement de l’entreprise et non uniquement au siège.
Comment remplir le registre unique du personnel ?
Le registre se complète de manière chronologique, au fur et à mesure des embauches, et de manière indélébile (art D1221-25).
Lors du départ du salarié, il faut donc aller rechercher le registre correspondant à sa date d’embauche pour compléter la partie “date de sortie”.
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Les mentions obligatoires pour tous les salariés.
Le registre doit impérativement comporter les indications suivantes :
- Nom et prénom du salarié embauché.
- Nationalité.
- Date de naissance.
- Sexe.
- Date d’embauche.
- Emploi.
- Qualification.
- Date de sortie.
- Date d’autorisation de licenciement lorsque celle-ci est nécessaire.
Pour les stagiaires.
Les stagiaires doivent également figurer dans le registre avec les mentions spécifiques suivantes :
- Nom et prénom du stagiaire.
- Nom et prénom du tuteur.
- Lieu de présence du stagiaire.
- Lieu et date de début et de fin du stage.
Pour les travailleurs étrangers (devant justifier d’un titre de travail).
Outre les informations obligatoires mentionnées plus haut, l’employeur doit indiquer :
- Le type et le numéro du titre valant autorisation de travail.
- Une copie de ces documents doit être annexée au registre (Art. D 1221-24).
Pour les salariés intérimaires.
L’entreprise mentionne également les salariés intérimaires travaillant dans l’entreprise en rajoutant le nom et l’adresse de l’entreprise de travail temporaire.
Pour les salariés mis à disposition.
Dans ce cas de figure, l’employeur indique dans le registre :
- La mention “mis à disposition par un groupement d’employeur”.
- Le nom et l’adresse du groupement d’employeur.
Mutations au sein de la même entreprise.
Le registre indique également les transferts et les sorties d’établissement dans le cadre d’une mutation dans la même entreprise (Cass. crim. 10-12-1985 n° 84-92.970).
Un registre du personnel numérique, c’est possible ?
À la place du registre en version papier, il est possible de tenir un registre informatique (C. trav. art. L 1221-14 et D1221-27). Il est néanmoins nécessaire de respecter certaines conditions.
La version dématérialisée doit garantir les mêmes contrôles que la version papier. Elle doit pouvoir être utilisée sans difficulté d’utilisation et de compréhension et sans possibilité de modifier les données enregistrées (art D8113-2 et 3).
Pour remplacer le registre papier par un support numérique, l’employeur doit :
- Consulter préalablement le CSE.
- Transmettre l’avis du CSE à l’inspection du travail (C. trav. art. L 2315- 5).
Qui peut le consulter ?
Le registre doit être tenu à la disposition (C. trav. art. L 1221-15) :
- Du comité social et économique (CSE).
- De l’inspection du travail.
En revanche, les délégués syndicaux n’ont pas accès au registre sauf accord de l’employeur.
Quelle durée de conservation ?
Le registre doit être conservé 5 ans à compter de la date de départ des personnes concernées (art R1221-26).
En pratique, chaque registre mentionnant plusieurs centaines de salariés, il n’est pas forcément facile de savoir quand il peut être détruit. De plus, il peut être utilisé également dans des affaires prud’homales, à la demande de votre avocat. Dans les faits, le registre est donc souvent gardé dans les archives sans limite de temps.
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Quelles sanctions ?
En cas de non-respect de cette obligation (salarié manquant, date de départ ou toute autre mention inexistante) l’employeur s’expose à une amende de 3 750 euros (contravention de 4ème classe) par nombre de salariés concernés.