Succession Planning: les enjeux de l’accompagnement de fin de carrière

Pratiqué depuis de nombreuses années par les grandes entreprises, qui se doivent d’anticiper les départs de leurs dirigeants en préparant la relève au plus tôt. Le succession planning concerne, à présent, toutes les entreprises, mais également tous les maillons de la chaîne hiérarchique.

Avec les premiers départs des baby-boomers, devenus les papy-boomers, le succession planning, également connu sous le nom d’anticipation des départs, s’est peu à peu développé dans les petites et moyennes entreprises.

Mais le succession planning n’aurait-il pas un intérêt plus large pour les entreprises ? La réponse à cette question est oui.

Comme nous allons le voir, mettre en place une politique de succession planning pour l’ensemble des salariés de l’entreprise présente de nombreux avantages pour cette dernière.

Qu’est-ce que le succession planning ?

Dans un premier temps, nous commencerons par définir le concept même du succession planning. Puis, nous détaillerons ensemble les différents publics qu’il peut toucher au sein d’une entreprise.

Quelle est la définition du succession planning ?

Lorsque nous traduisons le terme succession planning, nous obtenons la dénomination suivante : planification de la relève.

Nous pouvons donc en conclure que le succession planning est un processus qui permet aux dirigeants, ou au service des ressources humaines, d’une entreprise d’établir un plan, mais aussi un programme à respecter. Et ce, afin de s’assurer que les départs de ses salariés n’auront aucun impact sur sa productivité et sur ses savoir-faire.

Ainsi, la relève peut s’opérer via :

• Une anticipation des recrutements.
• Une mobilité interne.
• Des actions de formation.

Quels sont les salariés concernés par ce processus ?

Au départ, réservé aux dirigeants des plus grandes entreprises : les PDG, cette pratique s’est peu à peu répandue dans les moyennes et dans les plus petites entreprises. Notamment en prévision des nombreux départs à la retraite dus à la génération des baby-boomers et aux périodes de transition qui accompagneront leur fin de carrière.

Mais avec l’arrivée des nouvelles générations sur le marché du travail (les générations X et Y), la planification de la relève a démontré une tout autre utilité.

En effet, avec la génération des baby-boomers, le standard était d’effectuer l’ensemble de sa carrière dans une seule et même entreprise. Ainsi, les départs étaient dus à une mise à la retraite ou à une volonté de l’employeur. Les candidats étant nombreux, les entreprises n’avaient guère à se soucier de la relève.

Aujourd’hui, l’état d’esprit des salariés a non seulement changé, mais les talents sont également devenus extrêmement rares. Le départ d’un salarié, volontaire ou non, peut alors devenir un véritable handicap pour l’entreprise : perte d’un savoir-faire et d’un savoir-être, incapacité à pourvoir le poste, etc.

Les conséquences de ces changements font que, désormais, tous les salariés sans exception sont concernés par la planification de la relève. L’entreprise doit s’assurer d’être en mesure de pourvoir à chaque poste stratégique de son organisation, en ayant un vivier de candidats et de talents suffisamment fourni et diversifié.

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Quand et comment mettre en place un programme de succession planning ?

À présent que nous en connaissons un peu plus sur le succession planning, interrogeons-nous sur le ou les moments opportuns pour une entreprise de le mettre en œuvre. Mais aussi, et surtout, sur la façon dont elles peuvent utiliser cette pratique.

À quel moment les entreprises doivent-elles se préoccuper de la relève de leur personnel ?

Idéalement, les entreprises devraient s’interroger et se préparer au départ de ses salariés dès leur entrée dans l’entreprise. Mais à la fois d’un point de vue organisationnel et d’un point de vue managérial, cela n’est pas envisageable.

Comme vous le savez, recruter un salarié, le former et l’intégrer prend du temps au sein de l’organisation. Alors, s’occuper de son éventuel départ, tandis que celui-ci n’a pas encore terminé sa période d’essai, n’est techniquement pas possible. De plus, l’image que cette stratégie renverrait au salarié en question, ainsi qu’à l’ensemble du personnel, serait contre productive. Puisque paradoxalement, elle pourrait inciter le salarié et ses collègues à rechercher une nouvelle entreprise où ils se sentiraient les bienvenus.

Il est alors nécessaire pour l’entreprise de mettre en place des indicateurs et de s’appuyer sur les logiciels de gestion RH pour identifier les postes et les salariés « à risque ». Ainsi, elle sera préparée à faire face à toutes les situations de départ et elle aura déjà identifié des solutions de remplacement.

De même, les entretiens annuels d’évaluation serviront également d’indicateur sur le devenir du salarié dans l’entreprise et la nécessité, ou non, de penser à sa potentielle succession.

Néanmoins, il y a tout de même des moments où l’entreprise se doit de planifier cette relève :

• À l’approche de la retraite d’un salarié.
• Lorsque l’un des salariés laisse entendre, ou exprime clairement, son souhait de quitter son poste.
• Lorsqu’elle identifie un salarié qui ne donne plus satisfaction et qu’elle envisage de s’en séparer.

Comment gérer le processus de succession planning ?

Pour qu’un programme de gestion de la relève des salariés soit efficace, il est nécessaire que tous les acteurs de l’entreprise s’investissent. Car si ce planning n’est qu’un indicateur de plus et qu’aucune action concrète n’en découle : alors, il n’aura été qu’une perte de temps et d’argent.

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Les différentes étapes du succession planning peuvent se lister dans l’ordre qui suit :

• Identifier clairement les emplois à hauts risques stratégiques. Ceux nécessitant des connaissances et des savoirs indispensables, mais aussi les postes de management. Sans oublier, les emplois tenus par des salariés approchant de la fin de carrière et ceux dont le départ est envisageable.
• Répertorier pour chaque poste les compétences et savoirs requis.
• Réaliser un audit interne sur les compétences et talents des employés en poste.
• Impliquer les salariés dans un processus de mobilité et de promotion interne.
• Mettre en place des programmes de formation, afin de favoriser les progressions internes.
• Anticiper les recrutements externes.
• Réaliser des périodes de tutorat d’entreprise. En fonction des postes et des responsabilités, ces périodes de tutorat seront plus des périodes de transition managériale et technique.

Mais le succession planning ne doit pas seulement se concentrer sur l’anticipation des postes à pourvoir. Il doit également être un processus d’accompagnement et de transition envers ses salariés partants. Que cela soit une fin de carrière ou une transition professionnelle, comme : une création d’entreprise, une reprise d’études, etc.

Il est du devoir de l’entreprise et de sa responsabilité sociétale que d’aiguiller, de conseiller et de soutenir ses employés lors des périodes de transition professionnelle.

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Quels sont les avantages du succession planning ?

En plus de l’avantage économique évident que la mise en place du succession planning aura pour l’entreprise, nous allons voir dans cette troisième partie que cette pratique de politique RH a bien d’autres avantages ; tant pour l’entreprise que pour ses salariés.

Des avantages économiques pour l’entreprise.

L’instauration d’une politique efficace et reconnue de succession planning permet à l’entreprise de réaliser de nombreuses économies. Des économies qui seront à la fois liées aux coûts de recrutement des salariés, mais aussi aux coûts de gestion du personnel.

Économies des coûts liées au recrutement.

Tous les dirigeants le savent, recruter un nouvel employé a des coûts financiers directs, mais aussi des coûts financiers indirects.

Dans les coûts financiers directs, nous recensons les postes de dépenses suivants :

• Coûts liés à la diffusion de l’annonce : annonces en ligne, dans des hebdomadaires, campagnes publicitaires visuelles et/ou audio, etc.
• L’absence de productivité du poste vacant.

Dans les coûts financiers indirects, nous pouvons citer par exemple :

• Une perte de productivité du personnel RH liée au temps de recherche du candidat.
• Une baisse de la productivité lors de l’intégration, mais également lors de la formation du nouvel entrant.
• Le risque de perdre des savoir-faire et des compétences qui sont propres à l’entreprise et à ses employés.
• …

En instaurant le succession planning, l’entreprise sera en mesure d’anticiper l’ensemble de ces coûts. S’il est presque impossible de totalement les supprimer, elle sera tout de même en mesure de réduire leur impact comme suit :

Prenons l’exemple d’un salarié possédant de grandes connaissances techniques et dont le départ en retraite est prévu pour l’année prochaine.

• Le service des ressources humaines repère un salarié ayant le potentiel et l’envie de le remplacer.
• L’entreprise décide de faire progresser ce salarié en interne et met en place une période de formation via le tutorat.

Le résultat est qu’elle n’aura presque aucune perte de productivité sur ces deux postes et que le recrutement en externe concernera un emploi avec une valeur ajoutée bien moins élevée et, par conséquent, avec un coût financier direct moins important.

Économies des coûts liées à la gestion du personnel.

Comme nous allons le voir dans la section dédiée aux avantages organisationnels et personnels, l’engagement d’une politique de succession planning au sein d’une entreprise aura des répercussions positives sur les employés de cette dernière.

Grâce à ces bénéfices, l’entreprise va pouvoir réaliser des économies non négligeables sur la gestion de son personnel. Notamment, en réduisant :

• Le turn-over au sein de son personnel : moins de salariés qui quitteront l’entreprise, donc moins de frais liés aux recrutements. Mais aussi, une image de marque employeur qui contribuera aux candidatures spontanées, ce qui réduira le temps et le budget consacrés à la recherche de candidat.
• Le taux d’absentéisme.

Avec le succession planning il n’y a pas seulement des économies liées à la gestion du personnel, il y a aussi des gains qui sont le fait d’une productivité accrue de l’ensemble des employés.

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Des avantages organisationnels et personnels pour tous.

Pour que de tels avantages voient le jour au sein de l’entreprise, il est primordial que la politique de succession planning mise en place soit régulièrement suivie par l’entreprise et qu’elle soit prise au sérieux par tous.

Au départ, il est vrai que le succession planning demandera du temps et un fort investissement des ressources humaines et des managers. Mais une fois mise en place et une fois les procédures dessinées et renseignées, les avantages seront nombreux et bénéficieront à tous.

Avec le succession planning, vous allez remobiliser et remotiver tous vos salariés. Pour les plus jeunes et ceux qui ne sont pas encore concernés par la retraite, vous allez leur offrir des perspectives d’évolution de poste et de carrière qui contribueront à les garder actifs et productifs au sein de l’entreprise. Limitant ainsi le stress, l’absentéisme et l’apparition de certaines maladies professionnelles et socioprofessionnelles.

Pour ceux dont le départ à la retraite devient de plus en plus une réalité, vous allez leur permettre de se sentir valoriser et utile en faisant en sorte qu’ils transmettent leur savoir-faire et savoir-être à ceux qui leur succéderont.

Tout cela va contribuer au rayonnement de la marque employeur de l’entreprise, ce qui lui permettra de conserver ses talents et d’en attirer de nouveaux. Ceci contribuera également au développement de son image de marque auprès de ses clients et de clients potentiels, lui faisant gagner de nouveaux marchés. Et pour finir, cela contribuera à la préservation et à l’amélioration de son climat social.