Savoir accueillir et laisser partir : focus sur l’onboarding et l’offboarding

Les difficultés de recrutement s’intensifient sur le marché du travail actuel. C’est pourquoi, bon nombre d’entreprises revoient leur processus afin de dénicher leur perle rare. Si le lifting s’applique souvent sur l’annonce en elle-même, le travail sur la marque employeur est également un sujet abordé sous tous les angles en cette période.

Néanmoins, la question à se poser est la suivante : où s’arrête le processus de recrutement, mais surtout, comment s’assurer de son efficacité ? Des éléments de réponse se trouvent dans la notion d’intégration, encore appelée « onboarding ».

La deuxième question à se poser est encore plus vitale : pourquoi mes collaborateurs partent-ils et comment ne pas pénaliser mon entreprise pour accueillir de nouveaux talents ? Lumière sur le départ (ou offboarding en anglais).

La phase d’intégration : « Welcome on board ! »

Investir du temps et de l’argent dans le processus de recherche et de sélection du candidat idéal est louable. Mais quel dommage de réduire à néant tous ces investissements en négligeant l’étape ultime : l’intégration.

En effet, tout le processus de recrutement repose sur la projection mutuelle des attentes de l’entreprise et du candidat. L’alchimie concrète, qui validera ou non cette vision commune, ne commencera à opérer qu’une fois le contrat de travail démarré. Charge alors à l’entreprise de se montrer telle qu’elle s’est décrite pour ne pas laisser place à la désillusion.

Imaginez cette situation transposée à celle de la séduction. Les applications de rencontres remplacent ici les jobboards. Le profil présenté vous plaît, la discussion se passe bien.

Malheureusement, lors du 1^er RDV, vous ne retrouvez pas ce petit trait d’humour qui vous avez séduit ou ce regard ténébreux envoûtant. Pire encore, votre RDV ne s’intéresse pas spécialement à vous finalement. Pas sûr que la relation dépasse le stade du coup de foudre pour se transformer en relation durable.

Voilà pourquoi l’onboarding est vital pour assurer la pérennité du recrutement.

Je vous livre ci-dessous les 5 points incontournables pour réussir l’onboarding de votre futur collaborateur.

Rester cohérent

Rien de pire qu’une photo prise il y a 15 ans sur un site de rencontre pas vrai ? Dans le cadre du recrutement, c’est également valable.

De même, imaginez une offre d’emploi humoristique ou qui sort des codes habituels, quelle sera la surprise du candidat qui arrive dans une entreprise austère ou très conventionnelle ?

On ne le répètera jamais assez, mais le processus de recrutement doit être à l’image de l’entreprise. Il en va de même pour l’intégration. C’est pourquoi, le recourt à un prestataire externalisé doit être bien encadré.

On lui détaille au maximum le cahier des charges, afin d’éviter tout écart de perception entre les phases gérées par le prestataire et celles menées par l’entreprise.

Découvrez la checklist onboarding by Culture RH et retrouvez toutes les étapes à cocher concernant l’accueil de vos nouveaux collaborateurs, notamment celles de :

• La partie administrative
• La partie communication
• Du jour J
• Du suivi

S’adapter au profil intégré

Il ne peut exister une intégration type pour tous les postes de l’entreprise.

Bien sûr, certains points sont incontournables (accueil administratif, livret sécurité…), mais ensuite, il fait tenir compte du poste pourvu. Ainsi, un profil opérationnel pourra directement aller voir ce qu’il se passe sur le terrain. Au contraire d’un profil plus administratif où l’on privilégiera plutôt la rencontre avec les futurs interlocuteurs proches.

De même, si le nouveau collaborateur est issu d’un système de cooptation, il pourrait être intéressant d’associer le coopteur à l’accueil. Avoir un point de repère familier peut aider à la détente et rassurer le nouvel arrivant.

Dans le cas d’un candidat qui aura été approché, voire chassé, par l’entreprise, le droit à l’erreur lors de l’intégration sera très faible pour l’entreprise. En effet, c’est elle qui est allé séduire le candidat, ainsi il a de grandes attentes envers elle. Il n’a pas envie de regretter d’avoir osé prendre le risque de lâcher la proie pour l’ombre.

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Se rendre disponible et impliquer les équipes internes

Accueillir un nouveau collaborateur nécessite d’avoir préparé son arrivée. Si j’en reviens à la séduction, c’est un peu comme l’étape où vous vérifiez que votre plus belle tenue est propre, que le restaurant est réservé… Vous ne vous imaginez quand même pas arriver avec une tâche énorme ou finir au fast-food avec l’élu(e), car votre restaurant préféré est complet !

Une intégration dans de bonnes conditions se prépare en amont. Elle passe par la réflexion quant aux besoins du nouveau collaborateur (moyens matériels et immatériels). Quel mauvais souvenir que d’arriver dans un joli bureau, mais sans aucun accès au serveur pour pouvoir commencer à travailler !

Il faut également penser au programme prévu. Que va faire le collaborateur le 1^er jour ? Et les suivants ? Cela nécessite d’impliquer les salariés en interne, afin de s’assurer de leur disponibilité pour accueillir comme il se doit leur nouveau collègue. Ce n’est jamais très agréable de sentir que l’on tombe comme un cheveu sur la soupe…

Du coup, il faut également penser à bien communiquer sur l’arrivée (mail, affichage…). C’est toujours sympathique pour le nouveau collaborateur de voir qu’il était attendu.

Garder le contact avant l’intégration

Cette étape est extrêmement importante si l’intégration ne fait pas suite immédiatement à la validation de la candidature.

En effet, elle sera grandement facilitée par le fait que le service RH (ou le futur manager) entretienne des relations étroites avec le candidat. Si les échanges sont réguliers, le candidat arrivera plus détendu et se sentira plus familier avec l’entreprise.

Si les échanges sont inexistants, le risque de non-présentation à l’intégration augmente et il faudra d’abord prévoir un temps de brise-glace pour que le candidat prenne ses marques.

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Mettre en place un journal de bord ou un rapport d’étonnement

Les entreprises pratiquent souvent la politique de l’autruche et repoussent au dernier moment la vision d’un éventuel problème. Demander au nouvel arrivant de tenir un journal de bord ou de faire un rapport d’étonnement intermédiaire au long de sa période d’essai peut éviter d’arriver à un point de non-retour.

Il est tout à fait possible que le nouveau collaborateur rencontre des difficultés au cours de son intégration.

Cependant, il vaut mieux qu’il puisse en discuter rapidement avec son manager pour trouver des solutions, que d’attendre et de laisser la situation s’envenimer. Sentir que le manager est à l’écoute, disponible, est un élément capital pour construire une relation saine et durable.

En respectant ces principes, vos futures intégrations devraient se dérouler sans souci. 

Pour autant, il n’existe pas de solution miracle pour éviter les départs de l’entreprise. Sans se résigner, nous allons voir ci-dessous comment analyser ce phénomène afin de le transformer en une force pour l’entreprise.

La phase de départ : « Au revoir et à bientôt ! »

On a tendance à voir le départ d’un mauvais œil, mais il fait bel et bien partie de la vie de l’entreprise. Il peut être associé à de la tristesse ou encore à de la rancœur (licenciement…). D’un autre côté, il peut également être plus positif, dans le cas d’un nouveau projet professionnel ou d’un départ à la retraite !

Il est ainsi pertinent d’analyser les typologies de départs pour y réagir de manière professionnelle.

Analyse des typologies de départs

Quelle que soit la raison du départ, l’offboarding est toujours à soigner ; là n’est pas la question. Pour autant, faire bonne impression au collaborateur qui prend sa retraite n’est pas du même ressort que pour celui à qui on vient de notifier une rupture de période d’essai par exemple.

Ainsi, dans un premier temps, prenons l’exemple d’un départ prématuré de l’entreprise. J’appelle départ prématuré une rupture du contrat de travail au cours de la période d’essai (ou dans un registre temporel très proche).

Dans cette situation, il est très important pour l’entreprise de connaître les raisons qui poussent au départ. Est-ce que cette rupture est à l’initiative du collaborateur ou de l’employeur ? 

Si c’est le collaborateur qui est à l’initiative de la démarche, il faut se demander ce qui ne lui a pas plu dans la rencontre éphémère. Est-ce une réalité différente de celle vendue en entretien ? Est-ce une problématique managériale ? Cela permettra à l’entreprise de capitaliser sur ses erreurs et de s’améliorer pour augmenter le taux de rétention futur. On peut très bien imaginer réaliser un entretien de sortie.

Si c’est l’entreprise qui est à l’initiative de cette rupture, il faut comprendre où le processus de recrutement n’a pas été performant et, si possible, le modifier en conséquence. Le collaborateur doit bien comprendre qu’il s’agit d’une mauvaise vision de l’entreprise et que cela ne remet pas en cause sa personne.

Ensuite, prenons l’exemple de la démission, qui pose souvent beaucoup de questions à l’entreprise. Quel que soit le motif, l’entreprise doit à tout prix accompagner au mieux le départ du collaborateur.

En effet, le but est que ce dernier garde une imagine valorisante et positive de son ex-employeur. Pourquoi ? Car il n’est pas à l’abri de devoir / vouloir revenir si son projet ne fonctionne pas. Ou tout simplement, car il peut en devenir un puissant prescripteur auprès de clients potentiels ou de futurs candidats. 

Enfin, pour finir, intéressons-nous à un départ « négatif » : un licenciement pour faute du collaborateur. Dans ce cas, les relations au moment du départ sont souvent tendues. Il faut alors que l’entreprise agisse en toute conformité pour clôturer la relation de la manière la plus “propre” possible. Pas sûr que l’ancien collaborateur devienne un prescripteur, mais il ne doit en tout cas pas en devenir un fervent détracteur !

Finalement, la question qui se pose est la suivante : pourquoi faut-il « chouchouter » un collaborateur sur le départ ?

Offboarding et impact sur la marque employeur

À l’heure actuelle, beaucoup d’entreprises travaillent d’arrache-pied sur leur marque employeur. L’objectif est clairement de renforcer leur attractivité sur le marché de l’emploi.

À travers différents outils (site carrière, réseaux sociaux…), elles vont chercher à convaincre les candidats en présentant leur raison d’être, leurs missions ou encore leurs valeurs.

L’entreprise cherche évidemment à mettre en avant son meilleur profil, mais elle n’est pour autant pas sûre de contrôler son image à 100%. En effet, les candidats sont avides de témoignages, d’avis… de la part de salariés ou d’anciens salariés. Et c’est là que le bât blesse si l’offboarding a été négligé.

Voici un schéma qui résume plutôt bien cette idée :

Comment sera perçu le décalage entre une promesse de management bienveillant et des commentaires qui rapportent des cas de harcèlement ?

Ou que penser d’une entreprise qui prône un bon climat social alors qu’elle fait la une des informations avec des grèves à répétition ?

En résumé

On pense souvent, à tort, que le recrutement s’arrêtent une fois le candidat idéal sélectionné. Or, nous avons vu que l’intégration était une étape incontournable pour pérenniser la nouvelle recrue. Sinon autant recommencer sans cesse le même processus inefficace.

Réussir l’intégration et la fidélisation des collaborateurs est un enjeu actuel fort. Pour autant, l’entreprise ne doit pas s’en contenter. En effet, soigner la sortie des collaborateurs est une étape clé pour ouvrir la porte aux futurs arrivants. Et la boucle est ainsi bouclée !

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