Représentants du personnels

Représentant de proximité : rôle, missions, désignation, moyens…

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Ecrit par Claire Maugin

Les représentants de proximité sont des représentants du personnel intervenant dans un champ de compétence plus restreint que celui du comité social et économique (ou du comité social et économique d’établissement).

Comment et pourquoi décide-t-on de mettre en place des représentants de proximité dans l’entreprise ? Comment les choisit-on ? Quel est leur rôle ? De quels moyens et protection disposent-ils pour agir ?

Faisons le point complet sur le représentant de proximité.

La décision de mettre en place des représentants de proximité

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La décision de désigner un ou plusieurs représentants de proximité relève de la volonté de l’employeur, en accord avec les organisations syndicales.

L’institution de représentants de proximité est-elle obligatoire ?

Non. La décision de mettre en place des représentants de proximité est entièrement libre (Code du travail, art. L 2312-7 et Document du ministère du travail, le CSE en 117 questions-réponses, n° 34).

L’initiative viendra, le plus souvent, de l’employeur, mais les organisations syndicales peuvent aussi lui présenter une demande en ce sens.

Dans quelles entreprises peut-on mettre en place des représentants de proximité ? 

Les représentants de proximité peuvent être mis en place dans les entreprises dotées d’un comité social et économique (en ce sens : Code du travail, art. L 2312-7).

Pourquoi mettre en place des représentants de proximité ?

Les représentants de proximités ont été créés par l’ordonnance du 22 septembre 2017, qui a prévu la fusion du comité d’entreprise, des délégués du personnel et du comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail au sein d’une instance unique, le comité social et économique (CSE).

Initialement, ils ont été conçus pour permettre de compenser une éventuelle centralisation excessive de la représentation du personnel au seul niveau de l’entreprise (en ce sens : Document du ministère du travail, le CSE en 117 questions-réponses, n° 33). Il s’agissait de permettre la désignation de représentants du personnel proches du terrain, sortes de remplaçants des délégués du personnel.

De manière plus large, il est possible de décider de mettre en place des représentants de proximité pour adapter la représentation du personnel aux besoins propres de l’entreprise (en ce sens : Document du ministère du travail, le CSE en 117 questions-réponses, n° 34). On en trouvera des exemples ci-après.

Lire également:

A quel moment la mise en place de représentants de proximité doit-elle être décidée ?

La mise en place de représentants de proximité étant facultative, elle peut intervenir à n’importe quel moment.

Exemples

  • La question peut être abordée lors de la négociation préélectorale, en même temps que celle de la division ou non de l’entreprise en établissements dans lesquels seraient élus des comité sociaux et économiques d’établissement (en ce sens : Document du ministère du travail, le CSE en 117 questions-réponses, n° 34).
  • Cette question peut aussi apparaître après l’élection du comité social et économique, si dans certains sites, aucun salarié n’a été élu. L’institution d’un ou plusieurs représentants de proximité rattachés à ces sites permet alors de compenser l’absence d’élu.
  • La décision peut également être prise au cours du mandat du comité social et économique. Par exemple après la création ou de l’acquisition par l’entreprise d’un nouveau site n’ayant pas de représentation élue, afin de garantir la représentation des salariés concernés.

Comment formaliser la décision de mettre en place des représentants de proximité ?

L’institution de représentants de proximité doit obligatoirement être prévue par un accord collectif d’entreprise conclu entre :

  • l’employeur ;
  • et une ou plusieurs organisations syndicales représentatives ayant recueilli au moins 50 % des suffrages exprimés lors du premier tour des dernières élections des titulaires du CSE (Code du travail, art. L 2312-7).

L’employeur qui souhaite instituer des représentants de proximité doit donc convoquer les organisations syndicales représentatives et engager avec elles une négociation. Comme on l’a vu plus haut, si cette négociation précède l’élection du comité social et économique, elle peut être menée en même temps que celle relative à la reconnaissance ou non d’établissements distincts, les deux questions étant étroitement liées.

Remarque : La loi impose la conclusion d’un accord collectif « défini à l’article L 2313-2 du Code du travail». Cela vise l’accord qui prévoit le périmètre des différents établissements de l’entreprise, qui doit être conclu aux conditions de majorité mentionnées plus haut. Pour autant, la division de l’entreprise en établissements n’est pas une condition préalable à la désignation de représentants de proximité. Il est tout à fait possible de mettre en place de tels représentants dans une entreprise ou une unité économique et sociale ne comportant qu’un seul établissement. Il est généralement admis que le renvoi à l’article L 2313-2 vise uniquement les conditions de majorité de l’accord.

L’accord doit définir :

  1. le nombre de représentants de proximité ;
  2. leurs attributions, notamment en matière de santé, de sécurité, et de conditions de travail ;
  3. les modalités de leur désignation ;
  4. leurs modalités de fonctionnement, notamment le nombre d’heures de délégation dont ils bénéficient pour l’exercice de leurs attributions (Code du travail, art. L 2312-7).

Ces différents points devront donc être abordés lors de la négociation. Selon nous, il conviendra également de définir précisément le périmètre d’intervention des différents représentants.

La désignation des représentants de proximité

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C’est l’accord d’entreprise instituant les représentants de proximité qui prévoit les modalités de leur désignation. Le Code du travail impose cependant certaines règles en la matière : ces représentants doivent être des membres du comité social et économique, ou désignés par celui-ci.

Quel est le périmètre de désignation des représentants de proximité ?

Par définition, le périmètre de désignation des représentants de proximité est plus limité que celui de l’entreprise ou des établissements au niveau desquels sont élus le CSE ou les comités sociaux et économiques d’établissement.

Exemples

 Un représentant de proximité peut être désigné :

  • dans un site dont aucun salarié n’a été élu au comité social économique (ou au CSE d’établissement s’il en existe) ;
  • dans un site créé ou acquis par l’entreprise au cours du mandat du comité social économique et qui ne bénéficie d’aucune représentation ;
  • dans chacun des sites d’une entreprise qui a décidé d’élire un unique comité social et économique, sans découpage en établissements distincts.

C’est l’employeur qui définit, en accord avec les organisations syndicales, le ou les périmètres de désignation des représentants de proximité. Bien que cela ne soit pas expressément prévu par le Code du travail, il paraît judicieux de le prévoir dans l’accord collectif qui institue les représentants de proximité.

Combien de représentants de proximité doit-on désigner ?

Le nombre de représentants de proximité est librement fixé (Document du ministère du travail, le CSE en 117 questions-réponses, n° 33).

La loi prévoit simplement que l’accord d’entreprise instituant ces représentants doit prévoir ce nombre (Code du travail, art. L 2313-7). La question doit donc être abordée lors de la négociation de l’accord.

Exemples

  • Dans une entreprise souhaitant que les salariés d’un site n’ayant pas d’élu au CSE soit représentés, on pourra peut prévoir la désignation d’un unique représentant de proximité.
  • Dans une entreprise importante décidant de désigner des représentants de proximité pour l’ensemble de son effectif, divisé en sous-ensembles de tailles variables, il est possible de procéder comme le Code du travail qui fixe le nombre de membres du CSE en fonction du nombre de salariés représentés. Le nombre de représentants rattachés à chaque périmètre sera alors fonction de l’effectif de celui-ci.

Comment les représentants de proximité sont-ils choisis ?

Les représentants de proximité doivent être :

  • soit des membres du CSE ;
  • soit désignés par lui (Code du travail, art. L 2312-7).

L’accord qui prévoit leur mise en place doit préciser les modalités de leur désignation, dans le cadre ainsi fixé (Code du travail, art. L 2312-7).

Attention : L’accord d’entreprise ne peut pas prévoir que les représentants de proximité sont désignés par les organisations syndicales, ou directement élus par les salariés de leur périmètre d’implantation.

En pratique, l’accord peut prévoir :

  • les conditions à remplir pour être candidat. On peut par exemple exiger une ancienneté minimale pour remplir cette fonction, ou imposer de remplir les conditions d’éligibilité au CSE. La candidature peut également être réservée prioritairement aux élus du CSE, puis aux candidats non élus à la dernière élection du comité social et économique, les autres salariés ne pouvant se présenter qu’à défaut de telles candidatures  ;
  • les modalités de candidature des salariés souhaitant devenir représentant de proximité : conditions de diffusion de l’appel à candidature, délai et modalités de recueil des candidatures, et, le cas échéant, entretien entre chaque candidat et les membres du CSE ;
  • les conditions de vote du CSE.

Quelle est le rôle des représentants de proximité ? Quelles missions ?

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L’accord d’entreprise qui met en place les représentants de proximité a toute latitude pour adapter les attributions de ces représentants au regard des besoins identifiés dans l’entreprise en matière de représentation du personnel (Document du ministère du travail, le CSE en 117 questions-réponses, n° 3).

Le Code du travail précise que l’accord collectif qui met en place ces représentants doit définir leurs attributions. La question doit donc être abordée lors de la négociation entre l’employeur et les organisations syndicales (Code du travail, art. L 2312-7).

Exemples

Le représentant de proximité peut être chargé :

  • de jouer un rôle en matière de présentation des réclamations individuelles ou collectives dans les différents sites géographiques de l’entreprise lorsque le périmètre des établissements distincts de l’entreprise retenu se situe à un niveau plus centralisé (Document du ministère du travail, le CSE en 117 questions-réponses, n° 3). Leur interlocuteur sera alors, sur délégation, le responsable du site  ;
  • de faire remonter auprès des membres du CSE (élus et président) des informations, interrogations ou propositions émanant du terrain ou, à l’inverse, de transmettre aux salariés entrant dans leur périmètre des informations émanant d’un niveau plus large ;
  • de promouvoir la santé, la sécurité et l’amélioration des conditions de travail des salariés, et de participer, le cas échéant, aux enquêtes réalisées par le CSE en matière d’accidents du travail et de maladies professionnelles ou à caractère professionnel des salariés de son périmètre ;
  • de participer aux réunions du CSE. Dans ce cas, il peut participer aux débats mais ne peut pas prendre part aux votes ;
  • de participer à la gestion des activité sociales et culturelles du CSE.

Les moyens des représentants de proximité

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La loi ne prévoit pas de moyens spécifiques permettant aux représentants de proximité d’exercer leurs fonctions. Il revient donc à l’employeur et aux organisations syndicales de définir ces moyens, en cohérence avec les attributions qu’ils ont décidé de reconnaître à ces représentants.

Ainsi, plus les attributions octroyées seront larges, plus les moyens octroyés, notamment les heures de délégation, devront être importants.

Les représentants de proximité disposent-ils d’un budget de fonctionnement ?

Non, contrairement au CSE, les représentants de proximité n’ont pas la personnalité morale et ne disposent pas d’un budget de fonctionnement.

Les représentants de proximité disposent-ils d’un crédit d’heures ?

Selon le Code du travail, l’accord d’entreprise qui institue les représentants de proximité doit prévoir les modalités de fonctionnement, notamment le nombre d’heures de délégation dont bénéficient les représentants de proximité (Code du travail, art. L 2313-7). Il semble cependant que l’octroi d’heures de délégation n’est pas une obligation.

L’administration précise que si l’accord qui institue les représentants de proximité ne prévoit pas, pour les membres du CSE, des heures de délégation supplémentaires, ils peuvent utiliser celles de membre du CSE pour exercer leurs fonctions de représentants de proximité personnel (Document du ministère du travail, le CSE en 117 questions-réponses, n° 37).

Si les représentants de proximité ne sont pas membres du CSE, ils ne bénéficient d’heures de délégation que si l’accord collectif les instituant le prévoit.

Remarque : Pour mémoire, le crédit d’heure est un forfait mensuel d’heures au cours desquelles le représentant peut remplir son mandat, tout en étant rémunéré par l’employeur.

Quels sont leurs autres moyens d’actions ?

Lorsque les représentants de proximité sont membres du CSE, ils bénéficient des moyens garantis aux membres de ce comité (Document du ministère du travail, le CSE en 117 questions-réponses, n° 37).

Rappelons que ces moyens sont de plusieurs ordres : formation, liberté de circuler hors de l’entreprise ou dans celle-ci et de prendre contact avec les salariés, local, moyens de communication (affichage), recours à des experts, réunions avec l’employeur…

Lorsqu’ils ne sont pas membres du CSE, les représentants de proximité ne peuvent pas bénéficier « de plein droit » des mêmes droits que ceux reconnus aux membres du comité. Il revient à l’accord qui les institue de prévoir les moyens et les droits dont ils pourront bénéficier, notamment leur participation aux réunions du CSE (Document du ministère du travail, le CSE en 117 questions-réponses, n° 37).

Remarque : Notons que les membres du CSE ont une obligation de secret et de discrétion relative aux informations auxquelles ils peuvent avoir accès dans le cadre de leurs fonctions. Il peut être prudent de prévoir dans l’accord collectif les instituant l’application de cette obligation aux représentants de proximité non membres du CSE, en reprenant le texte de l’article L 2315-3 du Code du travail.

Sont-ils protégés contre le licenciement ?

Oui. Les représentants de proximité, candidats à ces fonctions, et anciens représentants bénéficient de la protection même protection que celle accordée aux membres de la délégation du personnel au CSE. Et ce, même s’ils ne sont pas membres du CSE (Document du ministère du travail, le CSE en 117 questions-réponses, n° 38).

L’employeur doit donc suivre une procédure particulière, impliquant une autorisation de l’administration, s’il prend l’initiative de la rupture du contrat de travail, sous peine de sanction pénale et d’indemnisation du salarié (Code du travail, art. L 2411-1 et suivants, L 2421-1 et suivants, R 2421-1 et suivants et L 2422-1 et suivants).

Lire également:

Mandat des représentants de proximité

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Le mandat des représentants de proximité prend fin en même temps que celui du CSE. Cependant, un représentant peut mettre fin à ses fonctions de manière anticipée et être remplacé.

Quelle est la durée du mandat des représentants de proximité ?

Qu’ils soient ou non membres du CSE, le mandat des représentants de proximité prend fin en même temps que celui des membres élus de ce comité (Code du travail, art. L 2313-7).

Le mandat de représentants de proximité peut-il prendre fin de façon anticipée  ?

Même si le Code du travail ne le prévoit pas, le mandat des représentants de proximité peut également prendre fin de manière anticipée, notamment si le salarié désigné démissionne de son mandat ou si son contrat de travail est rompu. On peut penser que s’il quitte le périmètre dans lequel il a été désigné, son mandat également prendra fin.

Par précaution, il est préférable de lister dans l’accord collectif instituant les représentants de proximité les différents cas de cessation anticipée du mandat.

Un représentant de proximité peut-il être remplacé ?

Les dispositions du Code du travail qui prévoient les règles applicables au représentant de proximité n’évoquent pas ce sujet.

Cependant, rien n’interdit à l’accord d’entreprise instituant les représentants de proximité de fixer par avance les conditions dans lesquelles le remplacement d’un représentant ayant quitté ces fonctions peut s’opérer.

Exemple

On peut prévoir qu’en cas de cessation anticipée des fonctions d’un représentant, un nouveau représentant sera désigné dans les mêmes conditions que celles prévues par l’accord pour la désignation initiale.

A propos de l'auteur

Claire Maugin

Journaliste juridique spécialisée en droit social