Onboarding des Stagiaires et Alternants : ne négligez pas leur intégration !

L’accueil de professionnels en formation (stagiaires, apprentis, alternants) en entreprise est en plein essor. En France, le nombre d’apprentis a triplé en quatre ans.

Que ce soit lié à la pénurie de candidats sur le marché du travail, au besoin croissant de talents ou aux aides de l’État français, les raisons peuvent être multiples, mais le constat est frappant :

Il y avait 837 000 nouveaux apprentis en 2022, contre 300 000 en 2018. Si l’on ajoute les étudiants en poursuite de contrat, ils étaient même 980 000 alternants en 2022, représentant à eux seuls 4% des salariés français (Dares).

Cependant, les taux de transformation en CDI (dans la même entreprise) à l’issue de ces contrats temporaires ne sont pas aussi élevés.

En 2022, 61% des jeunes se sont vus proposer un poste à l’issue de leur contrat d’apprentissage ou de professionnalisation. (Indeed)

Mais la conversion réelle en CDI est plutôt autour de 30%.

Lorsque l’on interroge les jeunes, on comprend vite que l’une des principales raisons à cet écart est : la (mauvaise) première impression.

• Mon bureau et le matériel n’étaient pas prêts lors mon arrivée.
• Mon tuteur n’était pas présent le jour de mon intégration.
• Mes missions n’étaient pas définies : on ne savait pas quoi me confier.
• Mes collègues n’étaient même pas au courant de ma venue.

Toutes ces erreurs sont préjudiciables et ont un impact direct sur l’image de votre entreprise.

Voire pire, sur l’image que l’apprenant se fait du monde du travail. Vous avez la lourde mission de lui confirmer son choix d’orientation, ou au contraire, de le faire fuir à jamais.

Que votre volume d’accueil de stagiaires et alternants soit trop important, ou au contraire peu significatif, que vous ayez un collaborateur dédié à leur suivi, ou non, que vous proposiez des opportunités à l’issue, ou non, consacrez autant d’attention à leur onboarding qu’à l’ensemble de vos équipes !

L’intégration est la première étape de fidélisation de votre recrue.

Si les exemples cités ci-dessus ne vous ont pas convaincu de son importance, rappelez-vous que vos stagiaires et alternants sont vos premiers Ambassadeurs (ou détracteurs) auprès de leurs camarades. Ils représentent à eux tous votre vivier de demain : débutant tout juste leur parcours professionnel, il y a de grande chance pour que vos chemins se (re)croisent.

A lire également :

• Onboarding RH : la checklist pour intégrer un nouveau collaborateur
• Savoir accueillir et laisser partir : focus sur l’onboarding et l’offboarding
• Digitaliser son process d’onboarding : par quoi commencer ?

6 conseils pour soigner l’intégration

Cela débute dès la sélection

L’expérience candidat et l’expérience collaborateur se chevauchent pendant la période précédant l’arrivée au sein de l’entreprise : on parle de pré-boarding. C’est une période à fort enjeu puisque votre futur collaborateur est extrêmement volatile.

Pour sécuriser leur cursus de formation, les alternants conservent généralement plusieurs options : ils vous ont dit oui, mais ont peut-être gardé une ou deux autres pistes sous le coude, au cas où vous reveniez sur votre décision.

Cela vous surprend ? Pourtant les étudiants ont raison d’être prudents :

La suite après la publicité

Le taux d’annulation des contrats d’apprentissage par l’employeur est d’environ 28%, avec une pointe à 40% dans l’hôtellerie-restauration, mais bien moins chez les post-bacs (10%). (Dares)

Si vous ne créez pas de lien avec votre future recrue avant qu’elle ne vous rejoigne, le risque de la voir se désister n’est pas négligeable. Pour la rassurer, je vous conseille de finaliser son contrat de travail au plus tôt.

Faciliter les démarches liées à son arrivée 

Même si la dimension administrative est incontournable, vous pouvez automatiser certaines tâches ou centralisez la complétude du dossier du personnel sur un seul et même outil. Évitez d’inonder votre jeune recrue de mails dans tous les sens, cela lui donnerait l’impression de rejoindre une entreprise désorganisée (ou oppressante).

Comme le révélait un article récent paru dans le New York Times « À chaque fois que je reçois un mail, c’est comme un coup de poignard, décrit notamment un étudiant. Un autre truc à faire qui s’ajoute à ma pile [de travail]. »

Démontrez-lui de l’attention

En attendant son arrivée, communiquez en interne sur l’intranet, par mail, votre réseau social interne… Il sera ravi de le constater en vous rejoignant.

Quelques jours avant sa rentrée, adressez-lui un SMS ou Mail (selon le canal que vous utilisez pour communiquer ensemble) pour lui rappeler que vous l’attendez avec impatience et lui préciser le détail de sa première journée.

Pensez également à communiquer en externe (via une communication groupée si vous accueillez un grand nombre d’étudiants).

Préparer sa journée d’accueil

Les premières émotions que va ressentir votre nouvel entrant vont être directement associées à sa perception de votre entreprise.

Pensez à inclure son manager : a minima demandez-lui de bloquer la 1ère matinée, le 1er midi pour déjeuner avec sa nouvelle recrue et dans l’idéal co-construisez son parcours d’intégration ensemble, RH et opérationnels.

N’oubliez pas non plus sa future équipe : vous pouvez leur proposer de lui écrire un mot de bienvenue, de décorer son bureau, lui envoyer chacun un message sympathique dans sa boîte mail…

Découvrez la checklist onboarding by Culture RH et retrouvez toutes les étapes à cocher concernant l’accueil de vos nouveaux collaborateurs, notamment celles de :

• La partie administrative
• La partie communication
• Du jour J
• Du suivi

Accompagner sa montée en compétences

Donnez-lui les clés pour qu’il se sente à l’aise et opérationnel dans ses fonctions.

Son tuteur (ou un autre collègue) peut d’ailleurs jouer le rôle de Parrain, au-delà du partage de connaissances, le tutorat facilite l’insertion sociale : aller plus rapidement à la rencontre de ses collègues, se sentir soutenu, découvrir la dimension officieuse de l’organisation…

Réalisez des points d’étapes réguliers

Je vous préconise, a minima trois temps forts :

• Une prise de contact rapide par son interlocuteur RH dès la première semaine : pour s’assurer que tout va bien ou ajuster le dispositif d’onboarding si nécessaire.
• Des feedbacks planifiés avec son manager sur les 2 premiers mois, s’espaçant petit à petit.
• Un questionnaire adressé à la fin du premier trimestre afin de lui demander : Quel onboarding aurait-il apprécié ? Quelles difficultés a-t-il rencontré ? A-t-il besoin d’aide ou d’une formation complémentaire ?

Enfin, pensez à anticiper vos besoins pour la rentrée à venir. N’attendez pas l’été pour lui proposer un CDI (vos concurrents l’auront déjà sûrement fait), prévoyez plutôt un point RH à mi-année pour les alternants, ou quelques semaines avant la fin du stage, afin d’envisager la suite du contrat.

A lire également :

• Onboarding 2024 : tendances et enjeux
• RGPD & Onboarding, quelles données pouvez-vous collecter ?
• Les 8 secrets de l’onboarding pour retenir durablement vos recrues