Comment optimiser les coûts de recrutement ?

Souvent, lorsque l’on estime les coûts de recrutement d’un collaborateur on comptabilise les salaires et les charges. Néanmoins, il faut également prendre en compte tout le déroulement du processus de recrutement, ainsi que son intégration.

Au sein de notre article, nous allons aborder les différents coûts, directs et indirects, du recrutement, ainsi que les effets d’un recrutement raté pour finir par vous présenter les différentes façons d’optimiser les coûts.

Le recrutement, quel budget ?

Le processus de recrutement d’un collaborateur peut varier de quelques jours à quelques mois au vu du poste recherché et des candidats présents sur le marché au moment voulu. De ce fait, le budget peut lui aussi grandement varier en fonction des situations.

Les coûts directs

Tout d’abord, le service dédié au recrutement doit prendre en compte que la diffusion d’une annonce a un prix (environ 500€ à 800€).

Le service de recrutement peut utiliser les réseaux sociaux pour diffuser une annonce. Celle-ci sera gratuite, mais certaines fonctionnalités comme Linkedin Recruiter peuvent engendrer des coûts importants.

Le fait de faire appel à un cabinet de recrutement déclenchera des frais qui peuvent s’échelonner de 15% à 25% du salaire brut annuel du candidat recruté.

Autre solution, les chasseurs de têtes. Faire appel à leur service est souvent utilisé pour des profils très spécifiques et de haut niveau dont les frais peuvent aller de 25% à 35% du salaire annuel brut du candidat sélectionné.

D’autres frais peuvent être pris en compte comme l’acquisition d’un ATS (Application Tracking Sourcing) qui est un outil de suivi de candidatures.

Un autre coût à prendre en compte est le salaire du talent recruté. Il faut évaluer son salaire brut ainsi que les taxes et les cotisations sociales versées par l’entreprise.

Il ne faut pas non plus oublier de comptabiliser le salaire de l’équipe de recrutement ainsi que le temps passé par chaque personne (manager, responsable RH, chargé de recrutement…) tout comme le temps consacré à toutes les étapes du processus de recrutement :

• Préparer le recrutement.
• Définir le profil recherché.
• Rédiger l’offre d’emploi.
• Choisir le canal de distribution et diffuser l’annonce.
• Étudier et trier les CV après les avoir réceptionnés.
• Sélectionner les potentiels candidats pour un entretien d’embauche et répondre négativement aux autres candidats.
• Organiser les entretiens.
• Analyser les profils suite aux entretiens.
• Sélectionner la “perle rare” et l’informer de sa future embauche.

Les coûts indirects

Ça y est, la nouvelle recrue arrive dans vos locaux. Une nouvelle étape, appelée onboarding, commence durant laquelle votre collaborateur va devoir s’intégrer à l’entreprise, prendre son poste et se former.

Cette période d’intégration est une phase décisive. Vous lui faites découvrir l’environnement et les personnes qui vont collaborer avec lui. Il va prendre ses marques et intégrer le processus d’organisation de l’entreprise.

De nouveaux frais vont devoir être pris en compte, notamment des frais liés à la formation (formation en interne, externe, frais de déplacement, pédagogique, de repas, d’hébergement…).

Le temps passé par les autres collaborateurs, ceux impliqués dans son intégration, sont aussi à prendre en compte.

Le matériel dont aura besoin le nouveau collaborateur, ordinateur, bureau, téléphone, voiture de fonction ou encore le coût des licences dont il aura besoin pour se connecter aux différents logiciels est également à évaluer.

Cette phase d’intégration et surtout son coût est particulièrement difficile à déterminer, car elle peut être plus ou moins longue et déclenche des dépenses parfois imprévues.

Et le recrutement raté ? Aïe, aïe, aïe…

Un recrutement raté coûte cher, voire très cher. Dans ce cas, il faudra prendre en compte les coûts liés à :

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• La procédure de rupture de contrat (licenciement, fin de période d’essai, rupture conventionnelle …) ainsi que le temps passé pour les entretiens, la rédaction des documents liés à la procédure de rupture.
• Les documents liés au solde de tout comte (certificat de travail, attestation pôle emploi, solde de tout compte).
• La perte de productivité de l’entreprise due à la formation du collaborateur. On l’estime à environ 1,5X le salaire chargé du salarié.
• Le coût du nouveau processus de recrutement.

Quelles solutions pour optimiser le coût d’un recrutement ?

Les processus de recrutement sont souvent longs et chronophages. Si on résume toutes les tâches à effectuer, cela devient très dense. Pour optimiser les coûts liés à un recrutement, vous pouvez :

Privilégier les ressources internes

Avant de se lancer dans une procédure de recrutement, commencez par recenser les talents en interne. Grâce à un plan de développement des compétences, des salariés ont pu acquérir de nouvelles compétences et peuvent alors être éligibles à une mobilité interne. Le candidat idéal peut se cacher derrière l’un de vos salariés.

Développer la marque employeur

L’image de l’entreprise a une importance capitale auprès de vos employés et des candidats potentiels. Par ce biais, elle développe son attractivité.

L’entreprise doit communiquer régulièrement sur ces valeurs, ces missions, sa culture d’entreprise. Ceci lui permettra d’attirer de nouveaux collaborateurs qui pourront s’y identifier.

Une marque employeur bien gérée et productive permettra un gain de temps dans le sourcing de candidat et réduira le coût de recrutement.

Utiliser des Tests de recrutement

Les tests de recrutement sont des outils pertinents pour évaluer le savoir-faire et le savoir-être du futur collaborateur. En plus du CV et d’un entretien, ces tests permettent d’apporter des données importantes sur le profil du candidat.

Vous pouvez utiliser des tests de personnalité, psychotechniques, de compétences ou d’aptitudes cognitives.

Ces tests de recrutement facilitent la prise de décision pour choisir le collaborateur le plus adéquat au poste et à la culture de l’entreprise.

Créer son propre vivier de talents

Le but est de se créer une base de données qui regroupe l’ensemble des candidats potentiellement intéressés par votre entreprise.

Cela permet d’anticiper les besoins de l’entreprise au lieu de lancer de nouvelles campagnes de recrutement à chaque besoin.

Appeler à la cooptation

Cela consiste à demander à vos salariés de diffuser les offres d’emploi sur leurs propres réseaux ou tout simplement de leur demander s’ils ont des profils dans leur entourage pour les postes recherché.

Le recruteur peut approcher des personnes difficiles à atteindre ou peu visibles et même être mis en relation avec des personnalités atypiques.

La cooptation est une technique peu coûteuse pour l’entreprise.

Savoir fidéliser ses salariés

Savoir garder ces salariés est aussi un gage de valeur pour éviter les départs imprévus de collaborateurs.

L’entreprise peut alors mettre en place une stratégie de fidélisation de ses employés notamment en améliorant les actions autour de la qualité de vie au travail. (Télétravail, jour enfant malade, …).

Des salariés satisfaits, c’est un turn-over réduit et donc un coût de recrutement beaucoup plus léger.

On s’aperçoit que le calcul du coût d’un recrutement est un vrai casse-tête chinois. Mais il semble néanmoins important de souligner qu’il s’agit d’une mesure essentielle pour les services RH afin de s’assurer du bon développement de l’entreprise et d’être en mesure de s’adapter rapidement à son environnement.