Que vous soyez recruteur indรฉpendant, dans une petite ou bien dans une grande entreprise, un logiciel de recrutement vous sera trรจs utile.
En effet, les logiciels de recrutement, ou ATS, permettent aux recruteurs de pouvoir gรฉrer lโensemble de son processus de recrutement que ce soit sur la gestion des candidatures, la multidiffusion des offres dโemploi ou encore la crรฉation dโun vivier de candidats.
Avoir un ATS permet donc de simplifier la vie du recruteur au quotidien. Pourtant, il est parfois compliquรฉ de trouver un logiciel de recrutement qui colle parfaitement aux besoins que lโon a.
Dans cet article, nous parlerons dans un premier temps des logiciels de recrutement en gรฉnรฉral et pourquoi il est primordial dโen avoir un quand on est recruteur. Dans un second temps, nous verrons les diffรฉrentes รฉtapes nรฉcessaires pour en choisir un mais aussi lโensemble des informations quโil ne faudra pas oublier lors du choix de votre futur logiciel de recrutement.
Pourquoi prendre un logiciel de recrutement ?
Avant mรชme de voir les diffรฉrentes รฉtapes qui vous permettront de choisir votre futur ATS, il est nรฉcessaire de comprendre ร quoi ce dernier peut servir et quels peuvent รชtre ses diffรฉrents avantages.
Un logiciel de recrutement, รงa sert ร quoi ?
Le logiciel de recrutement, autrement appelรฉ ATS (Applicant Tracking System), est un systรจme qui permet de suivre le parcours des candidats ร une offre dโemploi.
Grรขce ร ce logiciel, vous pouvez avoir une vue dโensemble du processus de recrutement et de recevoir lโensemble des candidats directement sur cette plateforme.
De maniรจre plus simplifiรฉe, il permet au recruteur de pouvoir gรฉrer lโensemble de ses recrutements au sein dโun logiciel. Plus besoin dโaller de boites mails en boรฎtes mails ou dโutiliser des fichiers de suivi Excel ร tout va, tout est centralisรฉ sur une seule et mรชme plateforme.
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Les avantages dโutiliser un ATS
Avoir et utiliser un logiciel de recrutement a de nombreux avantages pour le recruteur. En voilร diffรฉrents exemples.
Une meilleure gestion des candidatures
Le logiciel de recrutement offre plusieurs avantages significatifs. Tout d’abord, il simplifie la gestion de l’ensemble des candidatures. Les recruteurs se retrouvent souvent avec un grand nombre de candidatures ร traiter pour diffรฉrentes offres d’emploi. L’ATS (Applicant Tracking System) centralise ces candidatures de maniรจre automatisรฉe, facilitant ainsi leur gestion.
De plus, il permet un suivi en temps rรฉel du parcours des candidats tout au long du processus de recrutement. Les tรขches fastidieuses telles que le tri des CV, leur classement dans des dossiers, ou la crรฉation de tableaux de suivi sur Excel deviennent obsolรจtes. Un seul logiciel permet de gรฉrer efficacement l’ensemble des candidatures en quelques instants.
Cette fonctionnalitรฉ assure une visibilitรฉ constante sur la situation des candidats et des processus de recrutement ร tout moment.
Une amรฉlioration du processus de recrutement
Le logiciel de recrutement permet รฉgalement dโamรฉliorer le processus de recrutement. Mettre en place un ATS dans son entreprise cโest permettre ร lโentreprise de standardiser et dโautomatiser son processus de recrutement.
Cela permettra ร lโensemble des collaborateurs impliquรฉs dans le recrutement de suivre le mรชme processus et dโรฉviter de se retrouver avec de nouveaux candidats alors quโun recrutement est presque finalisรฉ.
En effet, lorsque le recruteur prendra en main son ATS, il devra choisir les diffรฉrentes รฉtapes du processus de recrutement quโil souhaite avoir. Il sera donc dans lโobligation de suivre un processus qui sera systรฉmatiquement le mรชme.
Cela permettra une meilleure organisation en interne mais aussi de mettre les candidats sur le mรชme pied dโรฉgalitรฉ.
Un gain de temps et dโargent
Lโun des avantages premiers du logiciel de recrutement est quโil permet de gagner du temps mais aussi de gagner de lโargent. En effet, utiliser un ATS, cโest permettre au recruteur dโautomatiser et de standardiser son processus de recrutement.
Cela lui รฉvitera donc de faire certaines tรขches qui pouvaient รชtre fastidieuses et qui prenaient auparavant beaucoup de temps. Avec le logiciel de recrutement, le recruteur gagnera ainsi du temps sur diffรฉrentes tรขches.
Qui dit gain de temps dit forcรฉment gain dโargent car le temps passรฉ sur certaines tรขches diminuera et donc le recruteur aura plus de temps pour dโautres tรขches qui auront une valeur ajoutรฉe pour lโentreprise.
Une meilleure collaboration
Le logiciel de recrutement permet รฉgalement dโavoir un systรจme plus collaboratif. En effet, grรขce ร ce logiciel, le recruteur peut :
- Travailler ร plusieurs sur le mรชme logiciel : ce qui permet de savoir en temps rรฉel oรน en est un recrutement et oรน en sont les candidats et donc dโรฉviter les doublons de travail.
- Faire participer les opรฉrationnels : de nombreuses entreprises font participer leurs opรฉrationnels dans le processus de recrutement et les faire participer ร la vie de lโATS est important. Il permet de mieux gรฉrer les relations entre les opรฉrationnels et les ressources humaines et donc de mieux comprendre le besoin en recrutement.
- รchanger avec lโextรฉrieur : ce qui peut รชtre trรจs utile quand on travaille par exemple pour un cabinet de recrutement. Plus besoin de passer par sa boรฎte mail, un clic suffit sur le logiciel pour รฉchanger sur le parcours dโun candidat avec un client.
Le respect de la rรจglementation
LโATS permet รฉgalement dโรชtre ร jour en matiรจre de rรฉglementation et de loi concernant les ressources humaines. En effet, avoir un logiciel de recrutement permet de centraliser au mรชme endroit lโensemble des donnรฉes concernant les candidats.
Ces donnรฉes sont soumises ร des rรฉglementations dont on peut citer, par exemple des rรฉglementations comme la RGPD – Rรฉglementation Gรฉnรฉrale sur la Protection des Donnรฉes. LโATS permet donc dโรชtre conforme aux lois et juridictions en sรฉcurisant et en faisant le suivi des donnรฉes des candidats.
Amรฉlioration de l’expรฉrience candidat
L’utilisation d’un logiciel de recrutement amรฉliore considรฉrablement l’expรฉrience candidat en offrant un processus transparent et fluide. Les candidats bรฉnรฉficient d’une communication claire et rapide tout au long du processus de recrutement, ce qui renforce leur engagement et leur perception positive de l’entreprise.
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Une expรฉrience candidat positive favorise la rรฉputation de l’entreprise en tant qu’employeur de choix, attirant ainsi des candidats de haute qualitรฉ. En offrant un processus de recrutement efficace et agrรฉable, l’entreprise peut se dรฉmarquer de la concurrence et sรฉduire les meilleurs talents du marchรฉ.
Cela contribue ร la construction d’une รฉquipe solide et diversifiรฉe, essentielle pour la croissance et la rรฉussite ร long terme de l’entreprise.
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- Comment recruter sans budget ?
- Comment recruter avec l’intelligence artificielle ?
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Les 3 รฉtapes clรฉs pour choisir son ATS, un logiciel de recrutement
Maintenant que nous avons vu les diffรฉrents avantages dโun ATS pour le recruteur. Il est primordial de comprendre les diffรฉrentes รฉtapes qui permettent de choisir son logiciel de recrutement.
1รจre รฉtape : Dรฉterminez votre besoin en matiรจre de logiciel
La premiรจre รฉtape dans le choix de son logiciel de recrutement est de dรฉterminer son besoin en matiรจre de logiciel. Pour cela il vous sera primordial de savoir rรฉpondre aux quatre questions suivantes.
Pour qui ?
Lโune des premiรจres questions ร vous poser quand vous souhaitez mettre en place un ATS au sein de votre structure cโest : ร qui sera-t-il destinรฉ ? Sera-t-il destinรฉ seulement aux recruteurs de votre entreprise ? Sera-t-il รฉgalement destinรฉ aux opรฉrationnels de votre sociรฉtรฉ car ils font partie intรฉgrante de votre processus de recrutement ? Qui pourra accรฉder ร cette plateforme ?
Cette question vous permettra de savoir exactement ร qui servira votre logiciel de recrutement et donc dโen dรฉcoudre les principales fonctionnalitรฉs que ce dernier devra avoir.
En effet, un recruteur nโaura pas les mรชmes besoins quโun opรฉrationnel sur un logiciel de recrutement. Savoir qui utilisera votre logiciel permettra en amont de dรฉfinir exactement les fonctionnalitรฉs dont vous aurez besoin.
Combien de personnes lโutiliseront ?
La deuxiรจme question qui dรฉcoule de la premiรจre question est : combien de personnes utiliseront ce logiciel de recrutement ? Cโest une question primordiale car elle dรฉterminera le budget que vous devrez investir dans cette solution.
En effet, de nombreux logiciels proposent un accรจs ร leur plateforme qui nโest pas toujours illimitรฉ. Autrement dit, ouvrir un accรจs de cette solution ร plusieurs utilisateurs pourrait augmenter le tarif que vous paierez chaque mois.
Pour faire quoi ?
Une fois que vous avez dรฉterminรฉ qui utilisera votre logiciel et combien de personnes lโutiliseront, il faudra dรฉterminer les fonctionnalitรฉs dont vous avez besoin :
- Gestion des offres dโemploi
- Gestion des candidatures
- Possibilitรฉ de diffuser les annonces sur diffรฉrents sites dโemplois depuis le logiciel (multidiffusion des annonces)
- Personnaliser ses processus de recrutement en fonction des besoins
- Crรฉer un vivier de candidats
- Avoir une page recrutement sur le site employeur
- Possibilitรฉ dโintรฉgrer le profil LinkedIn dโun candidat ร la place dโun CV […]
Chaque logiciel a des fonctionnalitรฉs qui peuvent รชtre diffรฉrentes et certaines de ces fonctionnalitรฉs peuvent avoir un coรปt supplรฉmentaire (comme la multidiffusion des offres dโemploi par exemple).
Il est donc nรฉcessaire de vous poser avec les futurs utilisateurs de votre solution pour comprendre exactement leurs besoins. Quelles sont les fonctionnalitรฉs obligatoires ? Quelles sont les fonctionnalitรฉs dont on peut se passer ? Cela vous permettra de savoir en amont quel est exactement votre besoin en matiรจre de logiciel de recrutement.
Quel format ?
Il existe deux formats de logiciel de recrutement :
- Le logiciel en mode SaaS : ce type de logiciel est accessible via la technologie du cloud. Il permet dโavoir accรจs au logiciel depuis nโimporte quelle structure ร partir du moment oรน on a une connexion Internet. Pas besoin dโinstaller de logiciel sur son ordinateur, on le paie sous forme dโabonnement et tout est externalisรฉ. Vous nโaurez quโร vous connecter directement sur le logiciel via le site internet de ce dernier et pourrez accรฉder ร toutes les donnรฉes en un seul clic.
- Le logiciel on-premise : ce type de logiciel, ร contrario, nรฉcessite quโon installe le logiciel sur notre ordinateur. Il nรฉcessite une mise en place parfois plus lourde car il faut lโinstaller sur lโensemble des postes de travail des collaborateurs qui utiliseront le logiciel et il nโest pas accessible ร distance.
Il vous sera donc nรฉcessaire de choisir le format qui vous convient le mieux.
2รจme รฉtape : Dรฉterminez un budget
La seconde รฉtape dans le choix de son logiciel de recrutement est de dรฉterminer le budget que lโon pourra allouer ร cette dรฉpense. En effet, chaque logiciel de recrutement existant a un coรปt qui peut varier trรจs fortement dโun ATS ร un autre. Cela peut notamment dรฉpendre :
- Du format du logiciel
- Des fonctionnalitรฉs prรฉsentes dans le logiciel
- Du nombre dโutilisateurs qui utiliseront lโATS […]
Il est donc nรฉcessaire, au prรฉalable, de rรฉflรฉchir au budget que vous pensez pouvoir allouer pour l’obtenir. En effet, cela reprรฉsentera un coรปt supplรฉmentaire pour votre sociรฉtรฉ.
Si vous avez dรฉjร mis en place un budget de recrutement au sein de votre structure, il pourrait รชtre impactรฉ par la mise en place dโun ATS. Vous devez donc systรฉmatiquement penser au budget de recrutement si vous en avez un et si ce nโest pas le cas au coรปt global que vous souhaitez mettre dans ce logiciel.
ร lโheure actuelle, il existe beaucoup de logiciels trรจs diffรฉrents ร des prix รฉgalement trรจs diffรฉrents qui peuvent aussi bien convenir ร un recruteur indรฉpendant quโร une grande entreprise. En fonction de votre budget, vous serez capable de choisir des logiciels plus adaptรฉs.
Si vous avez un budget restreint, vous vous orienterez probablement sur des solutions destinรฉes ร des TPE ou PME. Si votre budget est plus confortable, vous pourrez utiliser des logiciels avec des fonctionnalitรฉs beaucoup plus poussรฉes.
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3รจme รฉtape : Comparez les diffรฉrents logiciels existants
Vous avez dรฉterminรฉ votre besoin et dรฉfini votre budget ? Il ne vous reste plus quโร faire un comparatif des diffรฉrents logiciels de recrutement existants sur le marchรฉ.
Faites une recherche รฉlargie des logiciels pouvant rรฉpondre ร votre demande
Pour cela rien de plus simple, faites une recherche sur Internet sur les diffรฉrents ATS qui peuvent exister et commencez ร les comparer.
Pour cela, choisissez les logiciels qui peuvent vous correspondre en prenant en compte les รฉlรฉments suivants :
- Les fonctionnalitรฉs que vous avez besoin de maniรจre obligatoire (et donc les fonctionnalitรฉs de lโATS) ;
- Le format de logiciel de recrutement que vous avez choisi ;
- Le budget que vous vous รชtes fixรฉs (et donc les tarifs proposรฉs par le fournisseur de logiciel) ;
- Le nombre dโutilisateurs pouvant se servir de lโATS
Une fois la liste des logiciels de recrutement pouvant vous correspondre faite, vous nโaurez plus quโร demander de tester les diffรฉrents logiciels.
Demandez des dรฉmonstrations
De nombreux fournisseurs dโATS proposent de faire des tests de leur solution et ce de maniรจre totalement gratuite alors nโhรฉsitez pas ร leur demander ces tests.
Cela vous permettra de dรฉterminer avec vos utilisateurs si le logiciel de recrutement proposรฉ peut correspondre ร votre besoin. De plus, vous pourrez mieux vous rendre compte si certaines fonctionnalitรฉs que vous aviez jugรฉes obligatoires ne correspondent finalement pas ร votre besoin.
A lโinverse, peut-รชtre aviez-vous jugรฉ certaines fonctionnalitรฉs comme ยซ non nรฉcessaires ยป alors quโelles vous seront finalement primordiales.
Nโoubliez pas de vรฉrifier les points suivants pendant votre test
Durant vos tests, nโhรฉsitez pas ร vรฉrifier รฉgalement les points suivants :
- Le cรดtรฉ intuitif et fluide du logiciel de recrutement : en effet, cโest un point qui doit รชtre regardรฉ avec attention. Le logiciel se doit dโรชtre facile ร prendre en main et fluide de maniรจre ร รฉviter des formations trop longues et une perte de temps. Si votre ATS nโest pas intuitif ni fluide, il pourrait devenir chronophage dans son utilisation.
- La possibilitรฉ de changer les fonctionnalitรฉs prises pour votre logiciel. Quand vous commencez ร utiliser un logiciel de recrutement vous recherchez des fonctionnalitรฉs prรฉcises. Toutefois, vos besoins peuvent รชtre modifiรฉs dans un futur proche comme lointain. Alors nโhรฉsitez pas ร demander si certaines fonctionnalitรฉs peuvent รชtre ajoutรฉes ou supprimรฉes en fonction de vos besoins en temps rรฉels.
- La possibilitรฉ dโavoir accรจs ร un support client : vous le savez, un logiciel peut parfois รชtre compliquรฉ ร prendre en main ou alors subir des pannes. Il vous sera donc nรฉcessaire de bien prรฉciser ce point : y a-t-il un support client et si oui, sous quel dรฉlai peut-il vous rรฉpondre ?
- Vous devez รฉgalement vous assurer en fonction de votre besoin que le logiciel de recrutement est illimitรฉ en nombre dโoffres publiรฉes mais aussi de candidatures reรงues. En effet, certains ATS ne proposent pas cette fonctionnalitรฉ. Vous vous retrouvez donc avec un nombre dโoffre dโemploi limitรฉ ainsi quโun nombre de candidatures limitรฉ. Bien que cela soit rare, prenez tout de mรชme attention ร cette information car si vous prenez une offre limitรฉe cela pourrait vous coรปter cher par la suite.
- Vรฉrifiez que le logiciel de recrutement vous permet de gรฉrer entiรจrement les donnรฉes de vos candidats et ce de maniรจre complรจtement lรฉgale. En effet, afin dโรชtre conforme ร des lois comme la RGPD, assurez-vous que votre ATS vous permettra dโรชtre en rรจgle avec toutes ces mesures en vigueur.
- La possibilitรฉ de faire des analyses depuis votre logiciel de recrutement. Je suis sรปre quโen tant que recruteur, on vous a souvent demandรฉ des analyses sur la provenance de vos candidatures ou le nombre de candidats reรงus. De nombreux ATS permettent de faire des analyses en direct de lโensemble de votre processus de recrutement. Nโhรฉsitez pas ร leur demander des dรฉmonstrations et ร vous assurer que cela puisse correspondre ร votre besoin interne.
Choisir un logiciel de recrutement adaptรฉ ร sa sociรฉtรฉ cโest gagner du temps dans les recrutements de demain
Il est crucial de sรฉlectionner un logiciel de recrutement adaptรฉ ร votre entreprise et ร vos besoins spรฉcifiques. Opter pour un ATS vous permet non seulement d’accรฉlรฉrer le processus de recrutement, mais รฉgalement de simplifier votre quotidien en tant que recruteur.
De surcroรฎt, cette dรฉcision vous permettra de constituer un rรฉservoir de talents pour l’avenir, vous offrant ainsi la possibilitรฉ d’รฉconomiser du temps lors de vos prochains recrutements.
Si vous รชtes actuellement ร la recherche d’un logiciel de gestion de candidatures, il est essentiel de suivre les รฉtapes prรฉcรฉdemment รฉvoquรฉes afin de trouver celui qui correspond le mieux ร vos besoins.