Comment choisir un logiciel de recrutement (ATS) ?

Que vous soyez recruteur indépendant, dans une petite ou bien dans une grande entreprise, un logiciel de recrutement vous sera très utile. En effet, les logiciels de recrutement, ou ATS, permettent aux recruteurs de pouvoir gérer l’ensemble de son processus de recrutement que ce soit sur la gestion des candidatures, la multidiffusion des offres d’emploi ou encore la création d’un vivier de candidats.

Avoir un ATS permet donc de simplifier la vie du recruteur au quotidien. Pourtant, il est parfois compliqué de trouver un logiciel de recrutement qui colle parfaitement aux besoins que l’on a.

Dans cet article, nous parlerons dans un premier temps des logiciels de recrutement en général et pourquoi il est primordial d’en avoir un quand on est recruteur. Dans un second temps, nous verrons les différentes étapes nécessaires pour en choisir un mais aussi l’ensemble des informations qu’il ne faudra pas oublier lors du choix de votre futur logiciel de recrutement.

Pourquoi prendre un logiciel de recrutement ?

Avant même de voir les différentes étapes qui vous permettront de choisir votre futur ATS, il est nécessaire de comprendre à quoi ce dernier peut servir et quels peuvent être ses différents avantages.

Un logiciel de recrutement, ça sert à quoi ?

Le logiciel de recrutement, autrement appelé ATS (Applicant Tracking System), est un système qui permet de suivre le parcours des candidats à une offre d’emploi.

Grâce à ce logiciel, vous pouvez avoir une vue d’ensemble du processus de recrutement et de recevoir l’ensemble des candidats directement sur cette plateforme.

De manière plus simplifiée, il permet au recruteur de pouvoir gérer l’ensemble de ses recrutements au sein d’un logiciel. Plus besoin d’aller de boites mails en boîtes mails ou d’utiliser des fichiers de suivi Excel à tout va, tout est centralisé sur une seule et même plateforme.

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Les avantages d’utiliser un ATS

Avoir et utiliser un logiciel de recrutement a de nombreux avantages pour le recruteur. En voilà différents exemples.

Une meilleure gestion des candidatures

Le premier avantage du logiciel de recrutement est qu’il permet d’optimiser la gestion de l’ensemble de ses candidatures. Quand on est recruteur et qu’on a plusieurs offres d’emploi à gérer, on reçoit forcément un nombre conséquent de candidatures. L’ATS permet de centraliser toutes ces candidatures en automatisant par exemple leur réception.

Il permet également de gérer à l’instant T le parcours des candidats dans le processus de recrutement. Fini de scanner les CV, de ranger les CV dans des dossiers sur son ordinateur ou bien de créer des tableaux Excel de suivi de candidature. Avec un seul logiciel vous pouvez gérer toutes les candidatures en quelques secondes.

Cela permet donc, en tout temps, de savoir exactement où se trouve un candidat ou un processus de recrutement.

Une amélioration du processus de recrutement

Le logiciel de recrutement permet également d’améliorer le processus de recrutement. Mettre en place un ATS dans son entreprise c’est permettre à l’entreprise de standardiser et d’automatiser son processus de recrutement.

Cela permettra à l’ensemble des collaborateurs impliqués dans le recrutement de suivre le même processus et d’éviter de se retrouver avec de nouveaux candidats alors qu’un recrutement est presque finalisé.

En effet, lorsque le recruteur prendra en main son ATS, il devra choisir les différentes étapes du processus de recrutement qu’il souhaite avoir. Il sera donc dans l’obligation de suivre un processus qui sera systématiquement le même.

Cela permettra une meilleure organisation en interne mais aussi de mettre les candidats sur le même pied d’égalité.

Un gain de temps et d’argent

L’un des avantages premiers du logiciel de recrutement est qu’il permet de gagner du temps mais aussi de gagner de l’argent. En effet, utiliser un ATS, c’est permettre au recruteur d’automatiser et de standardiser son processus de recrutement.

Cela lui évitera donc de faire certaines tâches qui pouvaient être fastidieuses et qui prenaient auparavant beaucoup de temps. Avec le logiciel de recrutement, le recruteur gagnera ainsi du temps sur différentes tâches.

Qui dit gain de temps dit forcément gain d’argent car le temps passé sur certaines tâches diminuera et donc le recruteur aura plus de temps pour d’autres tâches qui auront une valeur ajoutée pour l’entreprise.

Une meilleure collaboration

Le logiciel de recrutement permet également d’avoir un système plus collaboratif. En effet, grâce à ce logiciel, le recruteur peut :

• Travailler à plusieurs sur le même logiciel : ce qui permet de savoir en temps réel où en est un recrutement et où en sont les candidats et donc d’éviter les doublons de travail.
• Faire participer les opérationnels : de nombreuses entreprises font participer leurs opérationnels dans le processus de recrutement et les faire participer à la vie de l’ATS est important. Il permet de mieux gérer les relations entre les opérationnels et les ressources humaines et donc de mieux comprendre le besoin en recrutement.
• Échanger avec l’extérieur : ce qui peut être très utile quand on travaille par exemple pour un cabinet de recrutement. Plus besoin de passer par sa boîte mail, un clic suffit sur le logiciel pour échanger sur le parcours d’un candidat avec un client.

Le respect de la règlementation

L’ATS permet également d’être à jour en matière de réglementation et de loi concernant les ressources humaines. En effet, avoir un logiciel de recrutement permet de centraliser au même endroit l’ensemble des données concernant les candidats.

Ces données sont soumises à des réglementations dont on peut citer, par exemple des réglementations comme la RGPD – Réglementation Générale sur la Protection des Données. L’ATS permet donc d’être conforme aux lois et juridictions en sécurisant et en faisant le suivi des données des candidats.

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Les 3 étapes clés pour choisir son ATS, un logiciel de recrutement

Maintenant que nous avons vu les différents avantages d’un ATS pour le recruteur. Il est primordial de comprendre les différentes étapes qui permettent de choisir son logiciel de recrutement.

1^ère étape : Déterminez votre besoin en matière de logiciel

La première étape dans le choix de son logiciel de recrutement est de déterminer son besoin en matière de logiciel. Pour cela il vous sera primordial de savoir répondre aux quatre questions suivantes.

Pour qui ?

L’une des premières questions à vous poser quand vous souhaitez mettre en place un ATS au sein de votre structure c’est : à qui sera-t-il destiné ? Sera-t-il destiné seulement aux recruteurs de votre entreprise ? Sera-t-il également destiné aux opérationnels de votre société car ils font partie intégrante de votre processus de recrutement ? Qui pourra accéder à cette plateforme ?

Cette question vous permettra de savoir exactement à qui servira votre logiciel de recrutement et donc d’en découdre les principales fonctionnalités que ce dernier devra avoir.

En effet, un recruteur n’aura pas les mêmes besoins qu’un opérationnel sur un logiciel de recrutement. Savoir qui utilisera votre logiciel permettra en amont de définir exactement les fonctionnalités dont vous aurez besoin.

Combien de personnes l’utiliseront ?

La deuxième question qui découle de la première question est : combien de personnes utiliseront ce logiciel de recrutement ? C’est une question primordiale car elle déterminera le budget que vous devrez investir dans cette solution.

En effet, de nombreux logiciels proposent un accès à leur plateforme qui n’est pas toujours illimité. Autrement dit, ouvrir un accès de cette solution à plusieurs utilisateurs pourrait augmenter le tarif que vous paierez chaque mois.

Pour faire quoi ?

Une fois que vous avez déterminé qui utilisera votre logiciel et combien de personnes l’utiliseront, il faudra déterminer les fonctionnalités dont vous avez besoin :

• Gestion des offres d’emploi
• Gestion des candidatures
• Possibilité de diffuser les annonces sur différents sites d’emplois depuis le logiciel (multidiffusion des annonces)
• Personnaliser ses processus de recrutement en fonction des besoins
• Créer un vivier de candidats
• Avoir une page recrutement sur le site employeur
• Possibilité d’intégrer le profil LinkedIn d’un candidat à la place d’un CV […]

Chaque logiciel a des fonctionnalités qui peuvent être différentes et certaines de ces fonctionnalités peuvent avoir un coût supplémentaire (comme la multidiffusion des offres d’emploi par exemple).

Il est donc nécessaire de vous poser avec les futurs utilisateurs de votre solution pour comprendre exactement leurs besoins. Quelles sont les fonctionnalités obligatoires ? Quelles sont les fonctionnalités dont on peut se passer ? Cela vous permettra de savoir en amont quel est exactement votre besoin en matière de logiciel de recrutement.

Quel format ?

Il existe deux formats de logiciel de recrutement :

• Le logiciel en mode SaaS : ce type de logiciel est accessible via la technologie du cloud. Il permet d’avoir accès au logiciel depuis n’importe quelle structure à partir du moment où on a une connexion Internet. Pas besoin d’installer de logiciel sur son ordinateur, on le paie sous forme d’abonnement et tout est externalisé. Vous n’aurez qu’à vous connecter directement sur le logiciel via le site internet de ce dernier et pourrez accéder à toutes les données en un seul clic.
• Le logiciel on-premise : ce type de logiciel, à contrario, nécessite qu’on installe le logiciel sur notre ordinateur. Il nécessite une mise en place parfois plus lourde car il faut l’installer sur l’ensemble des postes de travail des collaborateurs qui utiliseront le logiciel et il n’est pas accessible à distance.

Il vous sera donc nécessaire de choisir le format qui vous convient le mieux.

2^ème étape : Déterminez un budget

La seconde étape dans le choix de son logiciel de recrutement est de déterminer le budget que l’on pourra allouer à cette dépense. En effet, chaque logiciel de recrutement existant a un coût qui peut varier très fortement d’un ATS à un autre. Cela peut notamment dépendre :

• Du format du logiciel
• Des fonctionnalités présentes dans le logiciel
• Du nombre d’utilisateurs qui utiliseront l’ATS […]

Il est donc nécessaire, au préalable, de réfléchir au budget que vous pensez pouvoir allouer pour l’obtenir. En effet, cela représentera un coût supplémentaire pour votre société.

Si vous avez déjà mis en place un budget de recrutement au sein de votre structure, il pourrait être impacté par la mise en place d’un ATS. Vous devez donc systématiquement penser au budget de recrutement si vous en avez un et si ce n’est pas le cas au coût global que vous souhaitez mettre dans ce logiciel.

À l’heure actuelle, il existe beaucoup de logiciels très différents à des prix également très différents qui peuvent aussi bien convenir à un recruteur indépendant qu’à une grande entreprise. En fonction de votre budget, vous serez capable de choisir des logiciels plus adaptés.

Si vous avez un budget restreint, vous vous orienterez probablement sur des solutions destinées à des TPE ou PME. Si votre budget est plus confortable, vous pourrez utiliser des logiciels avec des fonctionnalités beaucoup plus poussées.

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3^ème étape : Comparez les différents logiciels existants

Vous avez déterminé votre besoin et défini votre budget ? Il ne vous reste plus qu’à faire un comparatif des différents logiciels de recrutement existants sur le marché.

Faites une recherche élargie des logiciels pouvant répondre à votre demande

Pour cela rien de plus simple, faites une recherche sur Internet sur les différents ATS qui peuvent exister et commencez à les comparer.

Pour cela, choisissez les logiciels qui peuvent vous correspondre en prenant en compte les éléments suivants :

• Les fonctionnalités que vous avez besoin de manière obligatoire (et donc les fonctionnalités de l’ATS) ;
• Le format de logiciel de recrutement que vous avez choisi ;
• Le budget que vous vous êtes fixés (et donc les tarifs proposés par le fournisseur de logiciel) ;
• Le nombre d’utilisateurs pouvant se servir de l’ATS

Une fois la liste des logiciels de recrutement pouvant vous correspondre faite, vous n’aurez plus qu’à demander de tester les différents logiciels.

Demandez des démonstrations

De nombreux fournisseurs d’ATS proposent de faire des tests de leur solution et ce de manière totalement gratuite alors n’hésitez pas à leur demander ces tests.

Cela vous permettra de déterminer avec vos utilisateurs si le logiciel de recrutement proposé peut correspondre à votre besoin. De plus, vous pourrez mieux vous rendre compte si certaines fonctionnalités que vous aviez jugées obligatoires ne correspondent finalement pas à votre besoin.

A l’inverse, peut-être aviez-vous jugé certaines fonctionnalités comme « non nécessaires » alors qu’elles vous seront finalement primordiales.

N’oubliez pas de vérifier les points suivants pendant votre test

Durant vos tests, n’hésitez pas à vérifier également les points suivants :

• Le côté intuitif et fluide du logiciel de recrutement : en effet, c’est un point qui doit être regardé avec attention. Le logiciel se doit d’être facile à prendre en main et fluide de manière à éviter des formations trop longues et une perte de temps. Si votre ATS n’est pas intuitif ni fluide, il pourrait devenir chronophage dans son utilisation.
• La possibilité de changer les fonctionnalités prises pour votre logiciel. Quand vous commencez à utiliser un logiciel de recrutement vous recherchez des fonctionnalités précises. Toutefois, vos besoins peuvent être modifiés dans un futur proche comme lointain. Alors n’hésitez pas à demander si certaines fonctionnalités peuvent être ajoutées ou supprimées en fonction de vos besoins en temps réels.
• La possibilité d’avoir accès à un support client : vous le savez, un logiciel peut parfois être compliqué à prendre en main ou alors subir des pannes. Il vous sera donc nécessaire de bien préciser ce point : y a-t-il un support client et si oui, sous quel délai peut-il vous répondre ?
• Vous devez également vous assurer en fonction de votre besoin que le logiciel de recrutement est illimité en nombre d’offres publiées mais aussi de candidatures reçues. En effet, certains ATS ne proposent pas cette fonctionnalité. Vous vous retrouvez donc avec un nombre d’offre d’emploi limité ainsi qu’un nombre de candidatures limité. Bien que cela soit rare, prenez tout de même attention à cette information car si vous prenez une offre limitée cela pourrait vous coûter cher par la suite.
• Vérifiez que le logiciel de recrutement vous permet de gérer entièrement les données de vos candidats et ce de manière complètement légale. En effet, afin d’être conforme à des lois comme la RGPD, assurez-vous que votre ATS vous permettra d’être en règle avec toutes ces mesures en vigueur.
• La possibilité de faire des analyses depuis votre logiciel de recrutement. Je suis sûre qu’en tant que recruteur, on vous a souvent demandé des analyses sur la provenance de vos candidatures ou le nombre de candidats reçus. De nombreux ATS permettent de faire des analyses en direct de l’ensemble de votre processus de recrutement. N’hésitez pas à leur demander des démonstrations et à vous assurer que cela puisse correspondre à votre besoin interne.

Choisir un logiciel de recrutement adapté à sa société c’est gagner du temps dans les recrutements de demain

Vous l’aurez compris, choisir un logiciel de recrutement adapté à sa société et à son besoin est primordial. Opter pour un ATS, c’est vous permettre d’optimiser votre processus de recrutement mais aussi de faciliter votre quotidien de recruteur.

De plus, cela vous permettra de vous créer un vivier de talents pour demain et donc de gagner du temps pour vos futurs recrutements. Si vous êtes recruteur et que vous êtes à la recherche de votre futur logiciel de gestion de candidature, n’oubliez pas de suivre les étapes précédentes.