Quand un processus de recrutement arrive ร sa fin, vient le temps de faire les retours nรฉgatifs aux candidats qui nโont pas รฉtรฉ retenus pour le poste ร pourvoir. Refuser une candidature est la tรขche la moins aisรฉe dโun recruteur surtout ร lโรจre oรน lโexpรฉrience candidat est au centre du recrutement.
En effet, les candidats prรชtent de plus en plus attention ร lโexpรฉrience quโils vivent lors dโun recrutement : tant sur le dรฉroulement du processus, que sur les รฉchanges avec le recruteur mais รฉgalement sur les refus de candidature. Mais face ร ce besoin de faire vivre une vรฉritable expรฉrience candidat, comment pouvons-nous, en tant que recruteur, adapter notre faรงon de refuser une candidature ?
Cโest le sujet de cet article ! Dans une premiรจre partie, nous verrons pourquoi il est absolument primordial de faire un retour positif comme nรฉgatif ร vos candidats. Dans un second temps, nous verrons les diffรฉrentes bonnes pratiques pour refuser une candidature.
Dans un dernier temps, nous verrons quels รฉlรฉments nous pouvons mettre en place ou encore quels outils peuvent รชtre utiles pour vous aider dans le traitement de ces refus de candidatures.
๐ Enquรชte sur la BDESE 2024 : votre avis compte
ย ย ย Les Editions Tissot lancent pour la 3รจme annรฉe le baromรจtre de la BDESE, afin de dresser une situation rรฉaliste de son dรฉploiement dans les entreprises franรงaises. Votre contribution en tant que professionnel des Ressources Humaines est prรฉcieuse. Rรฉpondez ร l'enquรชte en tout juste 4 minutes :) Cette enquรชte vous est proposรฉe par notre partenaire Les Editions Tissot.
Je participePourquoi faut-il absolument faire les retours nรฉgatifs ร vos candidats ?
Avant mรชme dโapprendre ร faire un retour nรฉgatif ร un candidat, il est primordial de comprendre pourquoi il est absolument nรฉcessaire de faire des retours nรฉgatifs ร vos candidats.
Reconnaรฎtre le temps passรฉ ร candidater
La premiรจre raison qui doit vous pousser ร faire les retours nรฉgatifs ร vos candidats est que ces derniers passent du temps sur leur recherche dโemploi. Les candidats prennent du temps pour :
- Personnaliser et rendre attrayant leur CV,
- Chercher les offres dโemploi qui pourraient correspondre ร leur profil,
- Se renseigner sur les entreprises auxquelles ils postulent et sur le poste ร pourvoir,
- Postuler en rรฉdigeant une candidature personnalisรฉe avec un mail dโaccompagnement ou une lettre de motivation [โฆ].
Si les candidats passent du temps ร postuler ร votre offre dโemploi, cโest une raison suffisante pour que vous aussi vous preniez du temps pour leur apporter une rรฉponse.
Amรฉliorer lโexpรฉrience candidat
Pendant des annรฉes, certains recruteurs pensaient quโapporter une rรฉponse aux candidats nโรฉtait pas obligatoire. Pourtant, apporter une rรฉponse ร un candidat, mรชme nรฉgative, permet dโamรฉliorer lโexpรฉrience candidat quโil vit avec votre entreprise.
En effet, les recruteurs ne faisant pas tous des retours ร leurs candidats, si vous faites vos retours de votre cรดtรฉ alors vous marquerez des points auprรจs des candidats. Ils seront reconnaissants dโavoir eu un retour, garderont un bon souvenir de votre processus de recrutement puis ils pourront passer ร dโautres candidatures sereinement.
Vous avez dรฉjร probablement entendu ces phrases :
- ยซ Les recruteurs nโapportent jamais de rรฉponses aux candidats ! ยป
- ยซ Je nโattends mรชme plus de rรฉponses des recruteurs ! ยป
Il est temps dโamรฉliorer lโexpรฉrience des candidats en leur apportant une rรฉponse, quelle que soit lโรฉtape ร laquelle le candidat sโarrรชte dans le processus.
Permettre au candidat dโavancer dans sa recherche dโemploi
De nombreux candidats choisissent les offres dโemploi auxquelles ils postulent. Ils leur arrivent parfois de rester bloquรฉ sur une offre dโemploi tant quโils nโont pas eu de retour du recruteur.
Il est donc nรฉcessaire de leur apporter une rรฉponse pour quโils puissent avancer dans leur recherche dโemploi. De plus, si en plus de leur apporter un retour vous leur apporter un retour constructif alors ils seront en mesure de pouvoir amรฉliorer leurs candidatures et dรฉcrocher par la suite un emploi.
Alors mรชme si leurs candidatures ne correspondent pas ร votre besoin en recrutement, prenez le temps de leur apporter une rรฉponse.
Amรฉliorer votre marque employeur
ร lโรจre du numรฉrique, il est primordial de faire attention ร sa rรฉputation. En effet, un candidat qui ne serait pas satisfait du retour quโil aurait eu auprรจs de votre entreprise, pourrait vous apporter un retour nรฉgatif sur les rรฉseaux ou encore auprรจs de son entourage.
Afin de continuellement pouvoir amรฉliorer et soigner votre marque employeur, il est primordial de prendre soin de vos candidats en apportant des retours ร ces derniers et en soignant les retours que vous leur faites.
Lire รฉgalement:
Comment effectuer le refus des candidatures reรงues ?
Comme nous lโavons vu prรฉcรฉdemment, quelle que soit lโรฉtape ร laquelle la candidature de vos candidats sโarrรชte, vous devez absolument leur apporter un retour. Voilร quelques idรฉes de pratiques ร mettre en place pour le refus de vos candidatures.
Votre modรจle ร tรฉlรฉcharger gratuitement
Tรฉlรฉcharger gratuitement votre modรจle pour refuser une candidature :
Envoyer des e-mails automatiques
La solution que bon nombre de recruteurs utilisent actuellement mais qui est loin de faire lโunanimitรฉ auprรจs des recruteurs et des candidats : lโe-mail automatique de rรฉception de candidatures. Cette pratique consiste ร mettre en place un envoi dโe-mail automatique dรจs lors que le recruteur reรงoit une candidature avec un message type :
ยซ Nous avons bien reรงu votre CV et vous remercions de lโattention que vous portez ร notre entreprise et au poste ร pourvoir. Si votre profil correspond au poste, vous serez prochainement contactรฉ par notre รฉquipe recrutement. Si toutefois, vous ne recevez pas de retour de notre part sous 3 semaines, veuillez considรฉrer que votre candidature nโest pas retenue. ยป
Pourquoi cet e-mail ne fait pas lโunanimitรฉ ? Tout simplement parce quโil manque de personnalisation. Le recrutement est un service des ressources humaines, il est donc primordial de mettre une touche dโhumain dans nos retours. Essayez donc de mettre en place un e-mail automatique de rรฉception de candidature plus humain.
ยซ Nous avons bien reรงu votre candidature. Nous sommes ravis que notre entreprise et le poste que nous avons ร pourvoir est retenue votre attention. Nous allons traiter votre candidature avec toute lโattention quโelle mรฉrite et vous ferons un retour prochainement la concernant. Alors restez connectรฉs (nโoubliez pas de consulter rรฉguliรจrement vos spams, nos e-mails pourraient sโy cacher) ! Au plaisir dโรฉchanger avec vous, lโรฉquipe recrutement. ยป
Prรฉparer des modรจles dโe-mails type en fonction du motif de refus
Lโune des pratiques souvent mises en place par les recruteurs, la crรฉation de modรจles dโe-mails types en fonction du motif de refus. En effet, si vous utilisez un ATS ou une solution dโe-mailing, vous pouvez prรฉ-enregistrer des e-mails quโil vous suffira ensuite de sรฉlectionner en fonction du motif de refus de la candidature.
Vous pouvez par exemple crรฉer des modรจles dโe-mails pour :
- Manque de compรฉtence sur un outil nรฉcessaire ร la prise de poste ;
- Manque dโexpรฉrience dans un domaine particulier ou dans une fonction particuliรจre ;
- Manque de la maรฎtrise dโune langue obligatoire pour le poste ; (โฆ)
Personnaliser tous les e-mails de refus
La solution la plus efficace pour booster sa marque employeur et amรฉliorer lโexpรฉrience du candidat : personnaliser lโensemble des e-mails de refus que vous ferez.
Un travail consรฉquent qui vous demandera dโaugmenter le temps de traitement de vos candidatures : mais quoi de mieux quโun retour personnalisรฉ pour maximiser lโexpรฉrience du candidat. Pour รฉviter dโavoir un trop long travail, vous pouvez partir dโun modรจle de dรฉpart puis le personnaliser en y ajoutant les raisons du refus de candidature.
Si vous nโรชtes pas dans la possibilitรฉ de pouvoir apporter une solution personnalisรฉe ร tous les candidats ร cause dโun nombre de candidatures รฉlevรฉ, faites au minimum un retour ร tous les candidats ayant participรฉ aux derniรจres รฉtapes de votre processus de recrutement.
Faire un retour constructif
Comme mentionnรฉ de nombreuses fois dans cet article, le meilleur retour nรฉgatif pour un candidat est un retour personnalisรฉ mais surtout constructif. Les candidats en ont marre dโรชtre considรฉrรฉs comme des pions parmi tant dโautres.
Ils ont besoin dโรชtre valorisรฉs et de comprendre les raisons qui peuvent amener un recruteur a refusรฉ leur candidature. Rien de mieux quโun retour constructif pour pouvoir leur permettre dโamรฉliorer leurs candidatures et leur permettre dโavancer dans leur recherche dโemploi.
Si vous souhaitez faire un retour constructif ร un candidat qui est refusรฉ dans les premiรจres รฉtapes du processus de recrutement, vous pouvez leur faire un retour par e-mail en leur apportant du contenu qui leur permettra de sโamรฉliorer.
Par exemple, si votre candidat est exclu dรจs la phase de tri du CV, nโhรฉsitez pas ร ajouter ร votre e-mail de refus du contenu qui leur permettra dโamรฉliorer leurs CV (un petit guide PDF que vous aurez crรฉรฉ par exemple ou bien une vidรฉo tutoriel pour crรฉer un CV gagnant).
Faire un retour par tรฉlรฉphone pour les candidats les plus avancรฉs dans le processus de recrutement
Le retour par tรฉlรฉphone est le retour parfois le plus compliquรฉ pour le recruteur. En effet, il nโest pas toujours รฉvident dโannoncer par tรฉlรฉphone ร un candidat quโil nโest pas retenu.
Toutefois, si vous avez trรจs bien avancรฉ dans un processus de recrutement avec un candidat, notamment si le candidat a passรฉ lโรฉtape de lโentretien physique, alors il est prรฉfรฉrable de lui faire un retour par tรฉlรฉphone plutรดt que par e-mail.
En effet, le candidat a pris de son temps pour passer les diffรฉrentes รฉtapes du processus de recrutement, il est donc important que vous preniez du temps pour lโappeler et lui faire un retour constructif. Nโhรฉsitez ร prรฉparer en amont votre discours.
Lire รฉgalement:
- Combien coรปte un mauvais recrutement ?
- Comment recruter sans budget ?
- Comment construire un budget de recrutement ?
Les outils ร utiliser pour vous aider dans vos refus de candidature
Vous lโaurez vu, il nโy a pas de bonnes ou de mauvaises faรงons de faire un retour nรฉgatif ร un candidat. Toutefois il est primordial de rรฉflรฉchir en amont de tout processus de recrutement ร la maniรจre dont vous allez faire vos retours ร vos candidats.
Une fois que vous aurez choisi la maniรจre dont vous ferez vos retours nรฉgatifs, voilร des outils qui pourront vous aider dans la gestion de vos retours.
Les logiciels de recrutement (ATS)
Si vous รชtes recruteur, votre premier alliรฉ doit รชtre votre logiciel de recrutement (ATS) si vous en possรฉdez un. En effet, grรขce aux logiciels de recrutement, vous pouvez prรฉ-enregistrer diffรฉrents types de modรจles dโe-mails nรฉgatifs.
Une fois que vous passerez un candidat en refus dans votre processus de recrutement, vous pourrez lui transmettre en deux clics un e-mail dรฉjร enregistrรฉ.
Les solutions dโe-mailing
Si vous nโavez pas de logiciel de recrutement ou que vous cherchez une solution qui puisse vous permettre de crรฉer des modรจles un peu plus originaux, vous pouvez utiliser des solutions dโe-mailing.
Vous pouvez notamment utiliser des outils dโe-mailing comme Sendinblue : grรขce ร cet outil, vous pourrez enregistrer vos sรฉquences dโe-mails de refus et รฉgalement les planifier pour des envois diffรฉrรฉs.
Cela peut รชtre pratique quand vous recevez la candidature dโun candidat ou bien quand vous faites un entretien tรฉlรฉphonique et que vous souhaitez lui faire un retour diffรฉrรฉ.
Refuser une candidature : un point crucial dans votre expรฉrience candidat
Mรชme si refuser une candidature est le moment le moins plaisant dโun recruteur, cโest toutefois une action importante pour maximiser votre expรฉrience candidat.
De nombreux candidats se plaignent de nโavoir jamais aucun retour des recruteurs sur leurs candidatures. Pourtant, quel que soit le moment oรน le processus de recrutement sโarrรชte pour un candidat, il est nรฉcessaire de lui faire un retour sur sa candidature.
Quโil soit arrivรฉ en shortlist ou bien que son CV nโait pas รฉtรฉ retenu dรจs le tri de CV, le candidat doit avoir un retour. Il existe aujourdโhui de nombreuses maniรจres de pouvoir faire un retour ร un candidat (mail ou encore tรฉlรฉphone) ainsi que de nombreux outils qui peuvent vous faciliter cette tรขche.
Chaque recruteur est libre dโutiliser le moyen quโil souhaite pour faire ses retours nรฉgatifs mais surtout nโoubliez pas : faire un retour nรฉgatif ร un candidat nโest pas une option mais une obligation. Vous รชtes recruteur et vous avez des bonnes pratiques sur ce sujet, faites-nous en part en commentaire !