Obligations de l’employeur envers les représentants du personnel : tout savoir !

Si être élu ou désigné représentant du personnel offre des droits et des devoirs, il implique également certaines exigences côté employeur. Que ce soit au niveau individuel ou collectif, vous devez veiller à bien respecter ces impératifs, sous peine de créer un litige, voire un contentieux pouvant aller jusqu’au délit d’entrave.

Découvrez dans cet article ce statut particulier et les obligations de l’employeur envers les représentants du personnel.

Pourquoi l’employeur a-t-il des obligations envers ses représentants du personnel ?

Qu’est-ce qu’un représentant du personnel ?

Les représentants du personnel sont des salariés élus ou désignés chargés de représenter les salariés de l’entreprise avec des missions spécifiques selon l’instance représentative du personnel (IRP) à laquelle ils sont rattachés. 

Il existe 2 IRP principales :

• Le comité social et économique ou CSE : il est composé de l’employeur et d’une délégation élue du personnel comportant un nombre de membres fixé en fonction de l’effectif de la société. 
• Le délégué syndical ou DS : il fait le lien entre les salariés et l’organisation syndicale à laquelle il appartient. Il assure la défense des employés et formule des propositions, des revendications ou des réclamations.

La protection liée à ce statut particulier

Les représentants du personnel sont des salariés dits « protégés ». Ce statut s’acquiert dans plusieurs situations : 

• Les membres titulaires ou suppléants élus au CSE bénéficient de la protection, dès la proclamation des résultats et pendant 6 mois après la fin de leur mandat. Elle s’étend également aux demandeurs d’élections et à ceux qui en ont été candidats pendant 6 mois. Les représentants de proximité désignés par le CSE sont aussi concernés par cette mesure.
• Les délégués syndicaux et les représentants de section syndicale nommés par un syndicat disposent de cette protection pendant la durée de leur mandat. Elle se poursuit 12 mois après la fin de leur mission.

À noter : n’oubliez pas qu’il existe par ailleurs des mandats extérieurs qui octroient une protection aux salariés (administrateur d’une caisse de Sécurité sociale, conseiller prud’homal, etc.).

Les obligations de l’employeur envers les représentants du personnel au niveau individuel

De manière générale, il existe un principe de non-discrimination à observer dans la carrière professionnelle du représentant du personnel.

Les modifications du contrat d’un salarié protégé

Contrairement à tout autre employé, le salarié protégé doit donner son accord pour toute modification liée à son contrat de travail. Cette particularité s’applique qu’il s’agisse d’un changement de ses conditions de travail ou bien d’un élément essentiel du contrat de travail. 

S’il refuse la proposition, vous faites face à deux options. Soit vous renoncez à la modification et maintenez son contrat de travail actuel, soit vous mettez en place une procédure de licenciement d’un salarié protégé. 

La rupture du contrat

Si vous souhaitez mettre fin au contrat de travail d’un salarié protégé, vous devez respecter une procédure spécifique qui requiert l’autorisation de l’inspecteur du travail. Dans ce cadre, il procède à une enquête contradictoire afin de comprendre et d’analyser le contexte de la rupture du contrat avant de donner son accord. Il vérifie notamment que la mesure envisagée n’est pas liée aux fonctions de représentation occupées par le salarié.

La consultation préalable du CSE est également requise pour les membres élus au CSE et les représentants syndicaux désignés au CSE.

L’inspecteur du travail a deux mois pour notifier son choix. En l’absence de décision, la demande d’autorisation est considérée comme refusée. Quelle que soit l’issue, elle peut faire l’objet d’un recours.

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Les obligations de l’employeur envers les représentants du personnel au niveau collectif

Le lancement des élections professionnelles

Le CSE est nommé à la suite d’élections professionnelles, dans toute entreprise de 11 salariés et plus. Pour savoir si ce seuil est atteint, vous pouvez calculer vos effectifs selon les dispositions prévues par les articles L. 1111-2 et L. 1251-54 du Code du travail.

C’est bien l’employeur qui est responsable du déclenchement et de l’organisation de ce processus. Cela peut intervenir à la demande des employés ou des syndicats en l’absence de CSE, ou au moment du renouvellement des mandats lorsque ces derniers arrivent à expiration. 

L’organisation des réunions et des commissions

Une fois le CSE élu, l’employeur est à l’initiative de la convocation de ses membres à des réunions régulières.

Vous devez également les inviter aux réunions des commissions qui sont obligatoires dès 300 salariés : 

• La commission santé, sécurité et conditions de travail (CSSCT) ;
• La commission de la formation ;
• La commission d’information et d’aide au logement ;
• La commission de l’égalité professionnelle ;
• La commission des marchés ;
• La commission économique (uniquement pour les entreprises de plus de 1000 salariés).

L’attribution des moyens au CSE

L’employeur a l’obligation d’attribuer des moyens financiers et matériels pour assurer le bon fonctionnement du CSE.

Ainsi, vous devez allouer au CSE un budget de fonctionnement et un budget d’activités sociales et culturelles dans les entreprises de plus de 50 salariés. Le montant du budget CSE dépend de la taille de l’entreprise et peut être négocié par accord. Vous devez également mettre à disposition du CSE un local aménagé et un panneau d’affichage. 

Pour les délégués syndicaux, vous devez leur fournir un local commun à partir de 200 salariés. Si votre entreprise comptabilise plus de 1000 salariés, vous devez en octroyer un à chaque organisation syndicale représentative.

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Chaque IRP dispose par ailleurs d’heures de délégation dont le nombre varie selon la taille de l’entreprise. 

La formation des IRP

Lors de l’élection du CSE, vous devez permettre aux nouveaux membres titulaires et suppléants de suivre une formation santé, sécurité et conditions de travail. L’employeur prend en charge son coût et la rémunération des élus. Sa durée est considérée comme du temps de travail effectif. 

La durée initiale de cette formation est de 5 jours pour le 1^er mandat, et de 3 jours en cas de renouvellement. Dans une entreprise de 300 salariés et plus, elle est d’une durée minimale de 5 jours pour les membres de la CSSCT.

À noter : la formation économique prévue dans les sociétés d’au moins 50 salariés est prise en charge par le CSE.

L’information des instances

Vous devez fournir des informations aux IRP qui sont intégrées dans la base de données économiques et sociales (BDESE) du CSE. En l’absence d’accord, elle comprend les éléments précisés par le Code du travail au regard de l’effectif de la société.

La consultation du CSE sur certains projets

Procédure

La consultation est une procédure qui implique que vous interrogiez les membres du CSE pour recueillir leur avis avant de mettre en œuvre une mesure ou un projet entrant dans le champ de compétences de l’instance. Vous avez l’obligation de solliciter l’avis du CSE, mais pas de le suivre s’il est négatif.

La consultation se passe généralement en deux temps : 

1. Vous informez le CSE du projet et de ses impacts.
2. Les élus rendent ensuite un avis favorable, défavorable ou d’abstention après un délai maximum d’un mois s’ils ne recourent pas à un expert.

Consultations récurrentes

Dans les sociétés d’au moins 50 salariés, il existe 3 consultations obligatoires et récurrentes du CSE :

• Les orientations stratégiques de l’entreprise ;
• La situation économique et financière de l’entreprise ;
• La politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi.

La périodicité de ces consultations est annuelle, sauf dispositions conventionnelles qui peuvent porter cette durée jusqu’à 3 ans.

Consultations ponctuelles

Le CSE est également consulté ponctuellement sur toutes les questions liées à l’organisation, la gestion et la marche générale de l’entreprise. Tous les sujets ne relèvent pas de la consultation obligatoire du CSE. Cela va dépendre de leur importance et de leur impact, mais il est notamment consulté sur : 

• Les mesures de nature à affecter le volume ou la structure des effectifs ;
• La modification de son organisation économique ou juridique ;
• Les conditions d’emploi, de travail, notamment la durée du travail, et la formation professionnelle ;
• L’introduction de nouvelles technologies, tout aménagement important modifiant les conditions de santé et de sécurité ou les conditions de travail ;
• Les mesures prises en vue de faciliter la mise, la remise ou le maintien au travail des accidentés du travail, des invalides de guerre, des invalides civils, des personnes atteintes de maladies chroniques évolutives et des travailleurs handicapés, notamment sur l’aménagement des postes de travail.

La réponse au droit d’alerte

Le CSE dispose d’un droit d’alerte qu’il peut exercer dans plusieurs cas fixés par la loi :

• En cas d’atteinte aux droits des personnes ;
• En cas de danger grave et imminent ;
• En cas de risque grave environnemental.

Dans les entreprises de plus de 50 salariés, deux autres motifs s’ajoutent :

• Le droit d’alerte économique ;
• Le droit d’alerte social.

Quelle que soit la raison de l’alerte, vous devez procéder sans délai à une enquête ou à des investigations permettant d’y apporter une réponse. Vous prenez les mesures nécessaires pour remédier à la situation le cas échéant. Vous devez communiquer au CSE vos constats et votre plan d’action. 

À noter : en cas de divergence avec votre CSE sur le bien-fondé de leur demande, des recours sont possibles en fonction des motifs. 

Que risque l’employeur en ne respectant pas ses obligations ?

Le risque majeur est le délit d’entrave. En d’autres termes, vous pouvez être sanctionné pour toute attitude portant volontairement atteinte à l’exercice des missions des représentants du personnel ou au bon déroulement de leur mandat. 

Quelques exemples de délit d’entraves : 

• Refuser d’organiser les élections professionnelles ;
• Ne pas convoquer les membres du CSE aux réunions obligatoires ;
• Établir l’ordre du jour des réunions de façon unilatéral ;
• Ne pas réaliser l’information-consultation du CSE sur les sujets le requérant ;
• Ne pas mettre en place la BDESE ;
• Ne pas demander l’autorisation à l’inspecteur du travail de licencier un salarié protégé ;
• Contrôler l’utilisation des heures de délégation.

L’employeur encourt une amende ainsi qu’une peine d’emprisonnement si le délit d’entrave est constaté.

En cas de litige sur la procédure d’autorisation de la rupture du contrat de travail, il peut mener à la résiliation judiciaire du contrat de travail ou à la nullité du licenciement.

Les IRP sont une composante importante pour maintenir un bon climat social au sein d’une entreprise. Connaître ses obligations envers les représentants du personnel et les appliquer, c’est la première étape d’un dialogue constructif avec les partenaires sociaux !

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