Processus d’onboarding : 3 indicateurs pour mesurer son efficacité

L’onboarding est l’étape qui clôture le processus de recrutement d’une entreprise. C’est l’accueil et l’intégration d’un nouveau collaborateur dans son environnement de travail.

D’un point de vue RH, c’est une étape essentielle pour transmettre au nouvel arrivant les repères de l’entreprise et les éléments de sa culture. Pour le collaborateur, il s’agit d’une période déterminante pour s’intégrer dans l’équipe et se sentir accompagné dans sa prise de poste.

Nous allons développer à travers cet article les indicateurs clés pour vérifier que l’onboarding proposé est pertinent.

Indicateur n°1 : le taux de rétention

Pour savoir si son processus d’onboading est efficace, l’entreprise peut mesurer son taux de rétention à l’issue des périodes d’essai des nouveaux collaborateurs embauchés.

Il faudra bien entendu veiller à différencier les ruptures de périodes d’essai selon qu’elles soient à l’initiative de l’employeur ou du collaborateur.

Dans le premier cas, ce n’est pas le processus d’onboarding en lui-même qui est en cause, mais la partie amont du recrutement. Les causes peuvent être nombreuses : de l’erreur de casting lors des entretiens jusqu’à la mauvaise définition du besoin initial.

Dans le second cas, c’est tout le processus d’onboarding qui est remis en cause. En effet, le collaborateur choisit de quitter l’entreprise à cause d’éléments liés à son arrivée effective dans l’entreprise. Là encore, les raisons peuvent être nombreuses et parfois complexes à analyser. On notera souvent un manque de préparation, une problématique managériale ou une marque employeur discordante.

Pour renforcer le taux de rétention, il est pertinent d’organiser un échange entre les RH et le salarié sur le départ. Cet entretien permet d’identifier les motifs évoqués et d’en tirer des enseignements pour ajuster les pratiques internes et limiter les départs à venir.

Indicateur n°2 : la durée d’accompagnement

Tout processus d’onboarding qui se respecte doit prévoir une période d’accompagnement du nouveau collaborateur. En effet, même si vous recrutez un expert dans son domaine d’activité, il lui faudra un temps d’adaptation. Période incontournable pour qu’il intègre l’organisation spatiale et/ou sociale de l’entreprise ou encore les logiciels utilisés par exemple.

C’est pourquoi la durée d’accompagnement constitue un indicateur de performance du processus d’onboarding. Plus elle est courte, plus elle traduit une intégration efficace, fondée sur la disponibilité des équipes. Elle reflète aussi un environnement structuré, où les collaborateurs gagnent rapidement en autonomie et en responsabilité.

La désignation d’un mentor durant la phase d’intégration n’est pas révolue, mais doit être pensée dans une sphère sociale plus que dans une sphère purement professionnelle.

Le meilleur moyen d’agir sur cet indicateur est de prévoir un parcours de formation dès l’arrivée, ciblé sur les réels besoins personnalisés de chaque nouveau collaborateur. Les procédures de travail et l’organisation du poste feront le reste.

Il en va également d’une évaluation en arrière plan de la ligne managériale. En effet, une intégration réussie passe par la disponibilité du supérieur hiérarchique et son soutien. Sa patience et la clarté de ses attentes à l’égard du nouvel arrivant auront aussi une grande importance.

À lire également :

• RGPD & Onboarding, quelles données pouvez-vous collecter ?
• Livret d’accueil en entreprise : exemple et modèle
• Marque employeur : comment la construire ?

Découvrez la checklist onboarding by Culture RH et retrouvez toutes les étapes à cocher concernant l’accueil de vos nouveaux collaborateurs, notamment celles de :

La suite après la publicité

• La partie administrative
• La partie communication
• Du jour J
• Du suivi

Indicateur n°3 : le baromètre de climat social

Le dernier indicateur que je vous propose pour mesurer l’efficacité de l’onboarding a une échéance plus longue. Cependant, il pourra venir confirmer les bons résultats obtenus aux indicateurs 1 et 2.

Le baromètre social, généralement mené chaque année, permet d’évaluer plusieurs aspects liés aux collaborateurs, notamment leur engagement, leur sentiment d’appartenance et leur niveau de satisfaction à l’égard de l’entreprise.

Dans des périodes de forts mouvements (turnover élevé, accroissement des effectifs), ces indicateurs reflèteront à la fois la satisfaction des collaborateurs en poste, ainsi que celle des nouveaux arrivants. Ces trois dimensions, en cas d’onboarding réussi, doivent se maintenir ou progresser.

Dans ce cas, l’impact de l’arrivée de nouveaux dans l’entreprise sur le reste des collaborateurs est nul ou positif. A l’inverse, il sera un point d’insatisfaction fortement revendiqué si les deux premiers indicateurs présentés sont mauvais.

L’outil indispensable

Les indicateurs présentés ci-dessus vont permettre à l’entreprise de se positionner face aux objectifs qu’elle se fixe en termes d’onboarding.

C’est le moment d’aborder un outil essentiel pour aider les RH à évaluer l’efficacité de leur processus d’intégration et à en identifier les pistes d’amélioration : l’entretien de feedback avec le nouvel arrivant.

Cet entretien devra à minima avoir lieu une fois durant la période d’onboarding. L’idéal est de le coupler avec le point de mi-période d’essai, pour y intégrer RH et manager. Une fréquence supérieure est tout à fait envisageable, decrescendo au fil du processus, pour permettre à l’entreprise de rectifier le tir si besoin très rapidement.

Comme tout outil, il sera formalisé. On peut très bien l’envisager sous la forme d’un questionnaire à administrer pour en comparer les évolutions. Cela peut aussi prendre la forme d’un rapport d’étonnement simplifié et répété à différentes échéances.

Quoi qu’il en soit, cela doit rester un moment d’échange privilégié, où on favorisera l’écoute active et les questions ouvertes. Le début d’un processus d’amélioration continue pour l’entreprise, qui s’intègrera à la culture proposée.

En conclusion

Face à un marché de l’emploi tendu, l’entreprise ne doit plus uniquement investir des ressources et de l’énergie dans sa campagne de recrutement. Elle doit également travailler sans relâche sa marque employeur. Le processus d’onboarding, qui n’est pas une fin en soi mais bien le début d’une relation contractuelle, en fait partie.

Une période d’onboarding réussie repose sur une anticipation rigoureuse, une préparation en amont et une implication collective de l’entreprise. L’objectif est de créer une expérience positive pour le nouvel arrivant, en lui donnant le sentiment d’être attendu et bien accueilli.

Sans cela, les indicateurs présentés au cours de l’article risqueront d’en pâtir. Cela aura pour effet de faire reculer l’entreprise et de la ramener à la case départ (ou presque) du processus de recrutement.

Si la phase de recrutement correspond à la phase de séduction des parties, l’onboarding représente l’étape de la vie commune. Pour le meilleur et pour le pire !

À lire également :

• Fidéliser vos jeunes collaborateurs et impulser une dynamique intergénérationnelle
• Digitaliser son process d’onboarding : par quoi commencer ?
• Marque employeur : Pourquoi la créer ? À quoi sert-elle ?