L’onboarding est l’étape qui clôture le processus de recrutement d’une entreprise. C’est l’accueil et l’intégration d’un nouveau collaborateur dans son environnement de travail.
D’un point de vue RH, c’est un moment clé pour donner à ce nouvel arrivant les codes de l’entreprise et les caractéristiques de sa culture interne. Pour le collaborateur, c’est un moment crucial pour l’aider à trouver sa place au sein de son équipe. Il doit se sentir accueilli et soutenu dans son nouveau projet.
Nous allons développer à travers cet article les indicateurs clés pour vérifier que l’onboarding proposé est pertinent.
Indicateur n°1 : le taux de rétention
Pour savoir si son processus d’onboading est efficace, l’entreprise peut mesurer son taux de rétention à l’issue des périodes d’essai des nouveaux collaborateurs embauchés.
Il faudra bien entendu veiller à différencier les ruptures de périodes d’essai selon qu’elles soient à l’initiative de l’employeur ou du collaborateur.
Dans le premier cas, ce n’est pas le processus d’onboarding en lui-même qui est en cause, mais la partie amont du recrutement. Les causes peuvent être nombreuses : de l’erreur de casting lors des entretiens jusqu’à la mauvaise définition du besoin initial.
Dans le second cas, c’est tout le processus d’onboarding qui est remis en cause. En effet, le collaborateur choisit de quitter l’entreprise à cause d’éléments liés à son arrivée effective dans l’entreprise. Là encore, les raisons peuvent être nombreuses et parfois complexes à analyser. On notera souvent un manque de préparation, une problématique managériale ou une marque employeur discordante.
Pour améliorer ce taux de rétention, il sera important de prévoir un moment d’échange entre le service RH et le collaborateur sortant. Ce sera l’occasion de connaître les raisons invoquées, afin de permettre à l’entreprise de ne pas reproduire inlassablement les mêmes erreurs.
Indicateur n°2 : la durée d’accompagnement
Tout processus d’onboarding qui se respecte doit prévoir une période d’accompagnement du nouveau collaborateur. En effet, même si vous recrutez un expert dans son domaine d’activité, il lui faudra un temps d’adaptation. Période incontournable pour qu’il intègre l’organisation spatiale et/ou sociale de l’entreprise ou encore les logiciels utilisés par exemple.
C’est pourquoi, la durée d’accompagnement est un indicateur qui mesure la performance du processus d’onboarding proposé au nouveau collaborateur. Plus elle sera courte, plus cela démontrera une présence et une disponibilité fortes pour intégrer la nouvelle ressource. De plus, cela mettre également en avant un système d’organisation apprenant, qui permet à chaque collaborateur d’évoluer en autonomie et de se responsabiliser.
La désignation d’un mentor durant la phase d’intégration n’est pas révolue, mais doit être pensée dans une sphère sociale plus que dans une sphère purement professionnelle.
Le meilleur moyen d’agir sur cet indicateur est de prévoir un parcours de formation dès l’arrivée, ciblé sur les réels besoins personnalisés de chaque nouveau collaborateur. Les procédures de travail et l’organisation du poste feront le reste.
Il en va également d’une évaluation en arrière plan de la ligne managériale. En effet, une intégration réussie passe par la disponibilité du supérieur hiérarchique et son soutien. Sa patience et la clarté de ses attentes à l’égard du nouvel arrivant auront aussi une grande importance.
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- La partie communication
- Du jour J
- Du suivi
Indicateur n°3 : le baromètre de climat social
Le dernier indicateur que je vous propose pour mesurer l’efficacité de l’onboarding a une échéance plus longue. Cependant, il pourra venir confirmer les bons résultats obtenus aux indicateurs 1 et 2.
Le baromètre social, réalisé en général de manière annuelle, va mesurer différents items liés aux collaborateurs. On retrouvera parmi ceux-là leur niveau d’engagement, d’appartenance à l’entreprise et de satisfaction vis-à -vis de cette dernière.
Dans des périodes de forts mouvements (turnover élevé, accroissement des effectifs), ces indicateurs reflèteront à la fois la satisfaction des collaborateurs en poste, ainsi que celle des nouveaux arrivants. Ces trois dimensions, en cas d’onboarding réussi, doivent se maintenir ou progresser. Dans ce cas, l’impact de l’arrivée de nouveaux dans l’entreprise sur le reste des collaborateurs est nul ou positif. A l’inverse, il sera un point d’insatisfaction fortement revendiqué si les deux premiers indicateurs présentés sont mauvais.
L’outil indispensable
Les indicateurs présentés ci-dessus vont permettre à l’entreprise de se positionner face aux objectifs qu’elle se fixe en termes d’onboarding.
Il est l’heure à présent de parler d’un outil incontournable pour permettre au service RH de connaître les points forts de son processus d’intégration, ainsi que ses axes d’amélioration. J’ai nommé l’entretien de feedback avec le nouvel arrivant.
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Je télécharge les 8 fichesCet entretien devra à minima avoir lieu une fois durant la période d’onboarding. L’idéal est de le coupler avec le point de mi-période d’essai, pour y intégrer RH et manager. Une fréquence supérieure est tout à fait envisageable, decrescendo au fil du processus, pour permettre à l’entreprise de rectifier le tir si besoin très rapidement.
Comme tout outil, il sera formalisé. On peut très bien l’envisager sous la forme d’un questionnaire à administrer pour en comparer les évolutions. Cela peut aussi prendre la forme d’un rapport d’étonnement simplifié et répété à différentes échéances.
Quoi qu’il en soit, cela doit rester un moment d’échange privilégié, où on favorisera l’écoute active et les questions ouvertes. Le début d’un processus d’amélioration continue pour l’entreprise, qui s’intègrera à la culture proposée.
En conclusion
Face à un marché de l’emploi tendu, l’entreprise ne doit plus uniquement investir des ressources et de l’énergie dans sa campagne de recrutement. Elle doit également travailler sans relâche sa marque employeur. Le processus d’onboarding, qui n’est pas une fin en soi mais bien le début d’une relation contractuelle, en fait partie.
Pour qu’elle soit réussie, une période d’onboarding doit être anticipée, préparée et partagée par l’ensemble de l’entreprise. L’objectif est de faire vivre une expérience positive au nouvel arrivant. Ce dernier doit se sentir attendu et accueilli comme il se doit.
Sans cela, les indicateurs présentés au cours de l’article risqueront d’en pâtir. Cela aura pour effet de faire reculer l’entreprise et de la ramener à la case départ (ou presque) du processus de recrutement.
Si la phase de recrutement correspond à la phase de séduction des parties, l’onboarding représente l’étape de la vie commune. Pour le meilleur et pour le pire !
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