Feedback : comment l’améliorer au sein de l’entreprise ?

Feedback : comment l’améliorer au sein de l’entreprise ?
Laurence Ruaux

Juriste droit social, consultante et rédactrice juridique et RH

Le feedback est une pratique managériale qui contribue à renforcer l’engagement et l’implication des salariés et des équipes dans leur travail et la vie de l’entreprise. Comment améliorer le feedback dans l’entreprise ? On vous dit tout.

Le feedback, ou remontée d’informations, consiste à encourager les collaborateurs par des retours constructifs et réguliers sur leurs actions passées. 

Le feedback doit être entendu de manière positive comme négative. Cet exercice consiste donc à proposer au salarié des points d’amélioration, mais aussi à souligner ses points forts. 

Déjà bien ancré dans les pays anglo-saxon, le feedback ne fait pas encore pleinement partie de la culture managériales française. En effet, cet exercice reste encore à améliorer et à consolider dans les entreprises françaises. Pourtant, les bénéfices du feedback sont nombreux.

Pour le salarié, le feedback est un outil très utile pour se développer professionnellement, comprendre ses points forts, ses axes d’amélioration, les comportements mal perçus par les autres membres de l’équipe, pour les corriger et développer sa motivation et son bien-être dans l’entreprise.

Pour l’entreprise, les bénéfices sont tout aussi importants puisqu’un salarié motivé et heureux au travail contribue à renforcer son engagement et son implication, ainsi que la collaboration et la confiance au sein des équipes. La pratique du feedback favorise donc un climat de travail positif et au final, contribue à augmenter la productivité de l’entreprise.

C’est pourquoi il est essentiel d’encourager et d’améliorer le feedback au sein de l’entreprise. 

Mais comment améliorer le feedback au sein de l’entreprise ?

L’amélioration du feedback au sein de l’entreprise passe essentiellement par la construction et l’instauration dans l’entreprise d’une véritable culture du feedback. 

Pour promouvoir le feedback et l’intégrer dans la culture d’entreprise, nous vous proposons cinq étapes clé à mettre en place. 

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Créer un environnement ouvert et sûr

Dans un premier temps, il est important d’instaurer, au sein de l’entreprise, un environnement ouvert et sûr où chacun peut s’exprimer ou prendre la parole sans que la hiérarchie lui en tienne rigueur, et où chacun se sente à l’aise pour donner et recevoir des feedbacks constructifs.  

La mise en place d’une culture du retour d’information ne peut pas réussir si les salariés pensent qu’ils risquent de subir les conséquences de leur honnêteté.

L’instauration d’un « feedback safe » ou, sécurité du feedback, ne pourra être qu’encouragée par l’exemple de la Direction de l’entreprise. En effet, tout changement commence par le haut.

Les cadres dirigeants et les principaux responsables de l’entreprise doivent se montrer sérieux dans leur volonté de promouvoir le changement et de réellement instaurer une culture du feedback. À cette fin, leur rôle est de rappeler et convaincre que leur faire part de commentaires francs n’aura pas d’effets négatifs.

Engager les managers

En second lieu, il est essentiel de convaincre les managers, vecteurs du changement au sein de l’entreprise, de l’opportunité de ce changement.

En effet, les managers joueront un rôle clé dans la mise en place d’une culture du feedback dans la mesure où ils ont le pouvoir d’influencer les comportements et les attitudes des membres de leur équipe. Leur engagement est donc crucial pour garantir le succès de ce changement culturel. C’est pourquoi, il est nécessaire de communiquer avec les managers et de leur faire comprendre que le feedback est très utile pour la croissance et le développement de l’entreprise, ainsi que pour la motivation et l’épanouissement de leurs collaborateurs, et que leur rôle est premier dans cette culture du feedback.

En outre, il est important que les managers comprennent que le feedback ne se limite pas à des évaluations formelles annuelles, mais qu’il peut et doit être intégré dans les interactions quotidiennes avec leurs collaborateurs.

Offrir une formation aux managers peut être un moyen efficace de les aider à modéliser un comportement adapté et à accompagner leurs équipes dans la pratique du feedback. 

Adopter des méthodes et des outils adaptés

La mise en place de quelques outils adaptés sont précieux dans le développement et l’amélioration du feedback.

La maîtrise de la méthodologie du feedback constructif

Qu’il soit positif ou négatif, un feedback doit être préparé et basé une situation précise ou un comportement particulier.

Il doit se faire de préférence au cours d’un entretien individuel avec le salarié pour favoriser une communication plus ouverte et plus honnête.

Un feedback commence toujours par du positif. Le salarié sera ainsi plus attentif et plus réceptif lorsque le négatif sera abordé. 

Il s’effectue, par exemple, selon la méthode dite “du sandwich” qui suit cette forme : 1 compliment, mais…, puis1 compliment qui permet d’adoucir le feedback négatif.

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Le salarié doit pouvoir également s’exprimer, ainsi, l’échange sera plus constructif et utile pour le manager, qui pourra mieux cerner ses attentes, ses points forts et ses points faibles.

Il est préférable de faire un feedback immédiatement après que les faits se soient produits, qu’ils soient bons ou mauvais, et effectuer les corrections nécessaires.  

La méthode du 360 feedback

Cet outil consiste à évaluer les compétences techniques, sociales et comportementales d’une personne par ses supérieurs, pairs et ses subordonnés directs et même par des clients. Cette variante du feedback offre une vision plus complète et équilibrée de la performance et du développement professionnel de la personne. 

Le « 360 » se pratique en demandant des retours à toutes les personnes qui travaillent avec un collaborateur : d’autres managers, des managés directs, son N+1 ou N+2 ou des personnes avec qui il travaille de temps en temps. L’auto-évaluation du salarié est également incluse.

Cette approche permet au collaborateur de savoir précisément comment il est perçu au sein de l’entreprise, et les écarts entre la perception qu’il a de lui-même et celle de son entourage.

Les collaborateurs acquièrent ainsi une meilleure compréhension de leurs forces, de leurs compétences clé, des domaines à améliorer, des comportements à développer, et peuvent ainsi mettre en place un plan de développement ou de progression individuel et personnalisé.

Des logiciels de feedback adaptés

Pour faciliter la pratique du feedback par les managers et leur faire gagner du temps, il peut être très utile de les doter d’outils logiciels feedback ou de gestion des talents qui vont leur simplifier et optimiser la gestion des entretiens et des objectifs. 

Ces logiciels de feedback doivent être simples à utiliser et intuitifs.

Ils doivent permettre de préserver l’anonymat et ne pas se concentrer uniquement sur les feedbacks négatifs, mais encourager également les retours positifs afin de créer un équilibre entre les différents retours à faire. 

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Mobiliser les collaborateurs

En matière de feedback, le manager a un rôle essentiel à jouer dans la mobilisation de ses équipes.

Les actions de mobilisation suivantes pourraient, utilement, être mises en place par les managers :

Sensibiliser les collaborateurs à l’importance du feedback constructif

Pour ce faire, les managers peuvent notamment :

  • Les sensibiliser à son intérêt et répondre à leurs questions.
  • Les sensibiliser aux avantages du feedback pour leur développement professionnel et l’amélioration de leurs résultats.
  • Proposer une séance de sensibilisation au feedback constructif.
  • Leur apprendre à fournir et accepter un retour d’information grâce à des formations dédiées.   
  • Élaborer des lignes directrices claires sur la manière de donner et de recevoir des commentaires.
  • Rappeler régulièrement aux collaborateurs les intérêts du feedback. 

Montrer l’exemple

Afin de montrer l’exemple aux membres de leurs équipes, les managers peuvent :

  • Montrer un engagement fort envers le feedback constructif et le mettre en pratique.
  • Dès qu’une action positive ou négative est réalisée, faire un retour immédiat au(x) collaborateur(s) concerné(s).
  • Créer l’habitude de dire ce qui ne va pas de manière positive et apprendre à accepter le feedback et ce qu’il y a de constructif dedans.
  • Institutionnaliser le feedback au sein de l’équipe.
  • Intégrer le feedback au cœur des évaluations annuelles ou bi-annuelles.
  • Utiliser le feedback pour construire, avec le salarié, son plan de développement professionnel .

Encourager l’initiative et la participation des collaborateurs

Encourager les collaborateurs à participer à ce modèle de feedback passe plus particulièrement par le fait de :

  • Favoriser un environnement où les salariés se sentent à l’aise de partager leurs opinions et leurs idées, même si elles diffèrent de celles des autres.
  • Encourager les échanges ouverts et honnêtes en continu plutôt que limités aux évaluations annuelles.
  • Solliciter fréquemment l’avis des salariés en réunion et les retours des équipes.
  • Encourager la communication régulière entre les membres de l’équipe.

Accompagner dans le temps les collaborateurs

Un accompagnement continu des collaborateurs est essentiel pour lever leurs freins et pour que le changement soit vraiment durable. 

En effet, certains collaborateurs pourraient manifester une forte résistance au changement. 

Par exemple, un des freins à vaincre pourrait être la peur de la critique : en effet, il peut être difficile de faire des feedbacks négatifs, par peur des réactions en face. En groupe, cela est particulièrement marqué, mais cela peut aussi venir de la part d’un employé qui craint de faire des retours négatifs à son manager et d’en payer les conséquences par la suite. 

Une autre réticence pourrait venir des managers dans leur difficulté à bousculer et modifier leur habitudes managériales pour adopter une nouvelle posture de manager. Ou encore dans la mise en place de feedbacks réguliers et constructifs au sein de l’équipe tout au long de l’année et non plus une fois par an, processus qui prend beaucoup de temps, ressource dont les managers manquent bien souvent. 

C’est pourquoi un accompagnement dans le temps des collaborateurs comme du manager est nécessaire.

L’objectif de cet accompagnement en continu des collaborateurs et des managers est de leur permettre de surmonter leurs freins, d’approfondir leur compréhension du changement et de renforcer leurs compétences dans les nouvelles pratiques professionnelles.

Collaborateurs et managers ont donc besoin d’être accompagnés dans le partage de leurs retours d’expérience, leurs réussites, mais aussi leurs difficultés et leurs suggestions d’amélioration. 

Cet accompagnement pourra prendre la forme de séances de coaching individuel ou en groupe, de formations complémentaires ou de sessions de partage d’expériences.

En conclusion, pour parvenir à améliorer durablement le feedback dans l’entreprise, il convient de l’encourager et de le pratiquer à tous les niveaux, afin que chacun puisse apprendre des autres, contribuer à l’évolution des pratiques et à l’instauration d’une véritable culture du feedback.

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Laurence Ruaux

Avocate de formation, je suis consultante juridique auprès de TPE/PME de tous secteurs, et en particulier les entreprises du secteur de la restauration. Parallèlement, formée au coaching professionnel, j’accompagne les acteurs des professions juridiques et RH dans leur gestion de carrière et leurs transitions professionnelles.