Devenir manager : improvisation ou apprentissage ?

Devenir manager : improvisation ou apprentissage ?
Géraldine Dupont Calvier & Laetitia Bourcereau de Step Up

Manager une équipe n’est pas une chose facile. Souvent, l’on s’imagine que manager relève de l’inné. Et si cela s’apprenait ? Si nous avions tous le potentiel d’être de bons managers ?

Il est pour habitude de « passer » manager pour pouvoir continuer à évoluer au sein de son entreprise.

Beaucoup s’improvisent manager et agissent « au feeling » et d’autres se forment.

Être Manager est un métier qui demande de s’adapter, d’évoluer et de se remettre en question.

Cela requiert un travail sur soi en tant que manager et une nécessité à se former régulièrement.

Faisons le point sur les fondamentaux du Management, très éloignés de l’improvisation.

Intégrer les 6 fonctions principales du Manager.

Piloter.

Piloter son activité pour un manager s’articule autour de 5 points :

  • Fixer des objectifs à son équipe.
  • Avoir un moyen de contrôler les résultats.
  • Mettre en place une stratégie pour les atteindre.
  • Définir des objectifs cohérents (collectifs et individuels).
  • Les communiquer à son équipe.

Organiser.

Organiser, c’est savoir :

  • Répartir les tâches : « qui fait quoi ? » sur le court et le moyen terme.

     « Comment vont évoluer les missions de chacun des membres de son équipe ? »

  • Coordonner les actions.
  • Élaborer un planning avec les personnes concernées.
  • Communiquer : comment s’organise la communication interne ? Par quel moyen les collaborateurs échangent-ils ? Qui fait remonter les informations au manager d’équipe ou au manager de projet et sous quelle forme ?

Animer.

Animer, c’est pouvoir faire grandir son équipe :

  • Faire progresser (mettre en place des actions de formation, de conduite du changement, des systèmes d’évaluation ainsi que des outils de motivation des équipes).
  • Piloter cette formation continue.
  • Faire acquérir des compétences à ses collaborateurs et faire évoluer leurs carrières.

Déléguer.

Déléguer implique de se faire suffisamment confiance pour ne pas tout contrôler. Faire confiance aux aptitudes de ses collaborateurs, ce qui permettra de les responsabiliser sur des dossiers et augmentera de fait leur implication et leur motivation.

Chacun à un rôle à jouer pour la performance globale.

Déléguer, c’est donc faire confiance à ses collaborateurs : « je sais qui est bon dans quoi et je le responsabilise le plus possible ».

Le manager doit être conscient qu’il ne peut pas tout faire et s’entourer des bonnes personnes à leur bonne place pour atteindre l’objectif commun.

À lire également :

Diriger.

Diriger demande au manager de faire preuve de leadership, de fort capital humain, d’aisance relationnelle et d’acquérir des pratiques managériales éprouvées.

Il doit pouvoir :

  • Prendre des décisions pour réaliser les objectifs qui vont l’engager sur le long terme (décisions parfois difficiles).
  • Faire accepter ses décisions par les collaborateurs.
  • Fédérer ses équipes.

Contrôler.

Contrôler, c’est maintenir la tenue des objectifs fixés :

  • Exercer un contrôle régulier et précis (anomalies détectées plus rapidement permettant de corriger sans attendre).
  • Ajuster les défaillances et anomalies de l’organisation, de procédures, des outils, formations…
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Communiquer efficacement et entraîner son équipe.

S’adapter à son interlocuteur pour le faire adhérer.

Le manager va devoir connaître le type de communication pro’ de chaque collaborateur (ex : via le test d’HERMANN), son niveau d’autonomie et ses leviers de motivation pour pouvoir s’adapter à son mode de communication et de ce fait permettre à son collaborateur d’adhérer au projet de l’équipe, d’y trouver sa place et d’améliorer les résultats globaux.

Pratiquer l’écoute active et comprendre les besoins de son collaborateur.

Pour bien comprendre les besoins de son collaborateur, le manager devra se mettre en écoute active.

On en entend beaucoup parler, mais peu le font vraiment.

Petit rappel :

Gérer les conflits interpersonnels en étant assertif.

  • Avoir la volonté de confiance et de collaboration.
  • Poser clairement cartes sur table et connaître les tenants et aboutissants d’une situation.
  • Faire gagner toutes les parties impliquées, toutefois de manière raisonnable et juste.
  • Trouver qu’un conflit est naturel, utile et qu’il conduit parfois à l’adoption d’une solution plus créatrice s’il est réglé convenablement.
  • Croire que chacun joue un rôle égal dans la résolution d’un conflit et considérer que toutes les opinions sont également légitimes.
  • Être capable de prendre la meilleure des solutions même si elle ne favorise pas obligatoirement le compromis et l’intérêt de chacun.

Motiver l’équipe et chacun.

Comprendre les 4 types de Management et comment les utiliser.

S1 – Le management DIRECTIF.

Très organisationnel et faiblement relationnel.

Il structure et organise les relations de travail.

Ce management est à préconiser lorsque la décision à prendre s’inscrit dans un contexte d’urgence, lorsque l’enjeu est important ou bien pour des collaborateurs peu autonomes dans leur pratique professionnelle.

S2 – Le management PERSUASIF.

Très organisationnel et très relationnel.

Le cadre s’ouvre davantage à l’écoute de ses collaborateurs.

Le manager ici essaie de convaincre ses collaborateurs, et ne cherche pas systématiquement à imposer des comportements par l’application de règles et procédures.

Ce type de management est intéressant quand le niveau de compétence (un jeune par exemple) est faible mais que le collaborateur manifeste son souhait de progresser.

S3 – Le management PARTICIPATIF.

Adopte peu de comportements organisationnels, il est très relationnel.                                      

A pour souci de développer une ambiance de convivialité et de recherche d’harmonie.                      

Il favorise une collaboration de son équipe à la définition des objectifs et encourage les prises d’initiatives.

Très intéressant quand le collaborateur est compétent, mais peu motivé. Le manager cherchera à comprendre ses leviers de motivation.

S4 – Le management DÉLÉGATIF.

Peu organisationnel et faiblement relationnel.                                                        

Le manager responsabilise, délègue et évalue.                                                           

Il valorise l’ensemble des collaborateurs et sollicite pleinement leurs compétences.

« Pourquoi diriger ce qui peut fonctionner seul ? ».

Il convient lorsque cela est possible de laisser le pouvoir d’action et le choix des méthodes à l’équipe.

Fonctionne bien avec des collaborateurs expérimentés.

Quel niveau d’autonomie a mon collaborateur ?

Le manager va donc adapter son style de management en fonction du degré d’autonomie de son équipe et croiser :

  • La compétence (savoir-faire, connaissances).
  • La motivation (implication et disponibilité envers les autres).

A1 : très faible niveau d’autonomie : la compétence de la personne est faible ou très faible. Il en est de même pour sa motivation.

A2 : faible niveau d’autonomie : la compétence est faible, mais sa motivation est importante (la personne veut bien, mais elle ne sait pas encore faire).

A3 : la personne est compétente, mais sa motivation est faible ou conditionnelle.

A4 : fort niveau de motivation : le collaborateur possède une expertise réelle ; il est motivé.

Le mode de management adapté à chaque degré d’autonomie est le suivant :

Quel est son levier de motivation ?

Il est important comme démontré ci-dessus de caractériser le niveau de motivation de son collaborateur.

S’il est bas, il sera intéressant de le questionner sur ce qui est important pour lui dans le cadre de sa fonction.

Qu’est-ce qui motive vraiment mon collaborateur ?

La pyramide de MASLOW est un bon indicateur pour connaître cette motivation.

Piloter et faire progresser mon équipe.

Réussir tout entretien de management : 4 phases.

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La préparation.

Rappeler l’objectif : entretien de recrutement, d’intégration, annuel de progrès, d’évaluation, d’appréciation, professionnel, de délégation, de formation…

Notez les questions clefs.

Envisager les objections possibles.

Créer sa MESORE : meilleure solution de rechange.

Créer les conditions de dialogue et de confiance : installer le rapport collaboratif.

À lire également :

Adopter des attitudes facilitantes.

Rechercher le dialogue (par opposition au monologue).
Échanger sur la base d’un rapport de réciprocité (par opposition au rapport de forces).

Être en écoute active (par opposition à l’écoute passive).
Être en attitude de compréhension.
Poser des questions ouvertes. Poser une seule question à la fois.
Reformuler.
Savoir gérer les silences (laisser le temps à son interlocuteur de réfléchir avant de répondre).
Ne pas couper la parole.

Prendre quelques notes (cela évite de couper la parole).
Être assertif (se faire respecter tout en respectant son interlocuteur).
Rester maître de soi (c’est mieux … !).
Oser dire (savoir gérer ses émotions).
Faire dire … plutôt que dire ! Poser des questions et surtout l’interroger sur ses propositions.

La phase de conclusion.

Résumez l’entretien.

Rappelez les nouveaux objectifs ainsi que les prochaines étapes (le suivi).

Confirmer l’échéance et/ou le RDV pris.

Demander au collaborateur son impression générale sur le déroulement de l’entretien.

Rappeler que les engagements pris lors de phases d’introduction ont été respectés.

Dire que vous avez apprécié l’entretien (si c’est le cas !).

Renforcez l’engagement pris pour l’avenir.

Remercier pour la contribution des échanges.

La phase de suivi.

Prévoir et préparer la phase d’accompagnement (en fonction des besoins).
Prévoir et préparer la phase de suivi (la confiance n’exclut pas le contrôle).
Prendre RDV pour l’entretien de suivi.
Un acte simple mais concret crédibilise cette démarche : le manager prend une première date pour démarrer le suivi et la note dans son agenda.

Accompagner le développement des compétences de mon collaborateur.

Le manager est bien conscient que fidéliser ses collaborateurs est un enjeu majeur aujourd’hui, la formation et le développement des compétences sont des notions à prendre en considération tout au long de l’année.

Le manager se focalise sur les points forts de chaque membre de son équipe, ce qui augmentera l’efficacité du collaborateur dans ses domaines de prédilection. Cette stimulation bénéfique devient un élément de motivation.

Il peut s’appuyer sur un référentiel de compétences pour évaluer efficacement les capacités de chaque personne. Cette première phase d’évaluation permet de faire le point sur les forces et les axes d’amélioration de chacun. L’objectif est, à terme, de proposer un plan de formations et d’accompagnement personnalisé, adapté au profil.

Ou utiliser une méthodologie telle que STEP UP ou “SMART” qui permet de déterminer un objectif selon 5 paramètres et de proposer un plan de développement de compétences adapté :

  • Spécifique : le projet est personnalisé en fonction du collaborateur.
  • Mesurable : le manager doit pouvoir évaluer si l’objectif a été atteint.
  • Ambitieux : le projet doit susciter l’adhésion et doit aboutir à des résultats marquants.
  • Réaliste : le projet doit s’inscrire dans un contexte réalisable, humainement et financièrement.
  • Temporellement : le projet doit avoir une date d’échéance.
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6 clefs pour réussir son entretien d’évaluation annuel.

  • Avoir un support vierge à remplir durant l’entretien et s’aider de sa préparation.
  • Donner la parole à l’évalué et le laisser s’exprimer (70% N, 30% N+1).
  • Remplir le support au fur et à mesure de l’entretien.
  • Inciter l’évalué à faire des propositions et s’impliquer.
  • En cas de  blocage ou désaccord, ne pas vouloir à tout prix les régler pendant la durée de l’entretien.
  • Conclure en faisant une synthèse rapide des divers points abordés, puis faire un rappel des prochaines étapes et des principaux objectifs de l’année à venir.

Conclusion.

Nous constatons qu’il semble difficile de s’improviser manager sans se former, car le manager doit petit à petit prendre moins de temps pour son savoir « MÉTIER » et perdre de son expertise au profit de sa fonction manager, un métier à part entière.

Il va devoir développer un meilleur savoir-faire au niveau du fonctionnement de « L’ÉQUIPE » (qui a besoin de quoi pour mieux travailler ?) et savoir être « MANAGER » (comment adopter la meilleure posture de Manager en fonction du collaborateur ?) afin de mieux gérer ses collaborateurs.

Il est le chef d’orchestre de son équipe et en tant que tel est le garant d’un travail efficace et harmonieux au sein de son organisation.

De plus avec l’émergence et la pérennisation du travail hybride : à distance et au bureau, le manager doit perpétuellement s’adapter et réinventer sa communication pour continuer à accompagner le changement en communiquant via de nouvelles plateformes (Zoom, Teams) pour motiver, faire progresser tous ses collaborateurs et piloter son activité.

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