Management : 11 leviers pour éliminer la procrastination.

En tant que consultante, j’aide des managers et des équipes à développer leur performance et leur bien-être au travail.

Et quel est le premier facteur entravant ces objectifs ? La procrastination. D’où l’idée de cet article « Management : 11 leviers pour éliminer la procrastination au travail ».

En fait, la procrastination concerne une grande partie de la population puisqu’elle fait partie des 100 termes les plus recherchés sur Google ! Et en entreprise, la procrastination pose réellement problème, notamment lorsque c’est un manager lui-même qui en « souffre ».

Définition : qu’est-ce que la procrastination ?

Du latin « procrastinatio » signifiant « ajournement, délai », la procrastination est une tendance à ajourner, atermoyer, à remettre au lendemain ce que l’on pourrait faire le jour même.

C’est le fait d’éviter la mise en œuvre d’une intention. Lorsque nous procrastinons, nous sommes dans une disposition d’esprit par laquelle nous nous fixons un but. Pourtant, nous n’avançons pas vers ce but. Nous ne faisons parfois même pas le premier pas !

Mais attention, la procrastination n’est pas de la paresse. On peut très bien procrastiner et se montrer hyperactif sur d’autres tâches. Dans cette situation on est souvent très disponible pour notre entourage, et l’on accepte de mettre beaucoup d’énergie et de temps… là où il n’y a pas lieu… Au détriment de la tâche sur laquelle nous procrastinons.

En fait, la procrastination touche surtout les personnes qui ont peu de comptes à rendre aux autres. Celles qui ont une liberté d’action et gèrent seules leurs priorités : les indépendants, les cadres, beaucoup de managers…Et petit à petit, un cercle vicieux s’installe, car plus la personne aura tendance à reporter à plus tard certaines tâches, plus les problèmes urgents s’accumuleront faute d’anticipation.

Quelles sont les raisons de la procrastination ?

Comprendre les raisons de la procrastination permet d’identifier les stratégies appropriées pour surmonter ce comportement. Deux raisons majeures se dégagent…

L’évitement pour se défendre contre l’anxiété générée par la tâche.

Pour nous défendre contre l’anxiété, nous pouvons avoir recours à l’évitement qui est une stratégie répandue. Il nous permet d’éviter ce qui nous confronte à nos angoisses, à nos peurs. C’est une réaction à une menace afin d’éviter la douleur ou l’échec.

Même de “micro évitements” sont le signe d’une peur bien présente…

Si vous devez, par exemple, téléphoner à une administration pour faire avancer un dossier, vous vous dites que vous devez rassembler tous les documents nécessaires pour répondre aux questions qui vont vous être posées. Alors, vous savez que vous devez passer cet appel, mais vous repoussez régulièrement le moment de le faire. Peut-être par crainte de ne pas trouver tous les documents nécessaires ?…

Identifier ces évitements est un premier pas pour sortir de la procrastination. Qu’est-ce que je raconte dans ces moments-là, quelles sont mes peurs, sont-elles fondées, si oui quelles sont les astuces que je peux mettre en place pour m’apaiser… ?

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L’impulsivité qui nous détourne de nos objectifs.

Le Larousse donne cette définition de l’impulsivité « Qui agit comme sous la poussée d’une force irrésistible, en l’absence de toute volonté réfléchie : Un impulsif qui ne sait pas se retenir de parler ».

Plutôt que de réaliser la tâche qui fait l’objet de la procrastination, la personne préférera réaliser une autre tâche plus attirante à ses yeux. Une tâche moins importante sans doute pour ses objectifs à long terme, mais qui sera plus gratifiante dans l’immédiat. Sa préférence va alors vers des résultats à court terme plutôt que d’attendre une récompense future.

En fait, lorsqu’une personne procrastine, son but est de protéger son bien-être à court terme. On devine ainsi les conséquences de ce comportement. Les choix court termes vont se révéler néfastes par la suite.

Il y a un exemple commun à beaucoup d’entreprises dans ce domaine : la prospection. De nombreux commerciaux procrastinent sur ce volet pourtant crucial de leur mission. La prospection n’est pas la tâche relationnelle la plus facile. Il faut accepter d’investir beaucoup de temps pour un résultat qui n’est jamais certain.

Il sera plus simple de passer un peu plus de temps en entretien avec un client que l’on apprécie. Mais si le potentiel de croissance de ce client n’est objectivement pas suffisant pour justifier la durée consacrée à ces entretiens, alors il y a procrastination.

Quelles sont les tâches sur lesquelles on procrastine ?

La procrastination concerne des tâches qui restent dans nos intentions d’action, car elles conduisent à des résultats positifs à l’avenir. Mais ces tâches sont également ressenties comme peu attrayantes.

Les activités sur lesquelles les individus procrastinent généralement peuvent varier considérablement : déclaration d’impôt, entretien de sa voiture, examen de santé… Au travail, certaines études montrent une corrélation entre certains types de tâches et la procrastination.

La procrastination sur les tâches complexes perçues comme difficiles.

Les tâches complexes ou des objectifs difficiles à atteindre peuvent être perçus comme des menaces. Il s’agit alors de tâches nécessitant de la réflexion, de la concentration. Elles sont de l’ordre de la préparation, de la prospective, de l’anticipation… Et c’est là que le « bât blesse » car si ces tâches ne sont pas réalisées, nous risquons de ne pas atteindre nos objectifs professionnels !

Voici quelques exemples de ces tâches sur lesquelles managers et/ou collaborateurs peuvent procrastiner :

• La préparation d’une présentation en public.
• La préparation d’une réunion.
• La mise en forme et l’analyse de tableau de bord pour pouvoir prendre des décisions éclairées.
• Les dossiers de fond pour l’amélioration continue.
• Sa propre formation continue et l’élaboration d’un plan de développement de compétences clairvoyant pour ses équipes.
• L’amélioration des méthodes de travail…

Le manque de préparation va amener :

• Soit à ne pas réaliser la tâche : « je n’ai pas préparé mon RDV ou ma réunion, alors je l’annule ».
• Soit à réaliser la tâche avec une perte d’efficacité : « je n’ai pas préparé ma réunion. En conséquence, les débats se dispersent, la réunion s’éternise, et je n’en retire pas les résultats escomptés… ! »

La procrastination sur les tâches trop faciles perçues comme ennuyeuses ou inutiles.

Pour ce type de tâches perçues comme trop faciles, ennuyeuses ou inutiles par rapport à sa compétence, la procrastination est utilisée comme stratégie pour terminer le plus près possible de l’échéance afin de gagner de l’énergie.

Cette stratégie risquée met le procrastinateur en stress et son organisme libère alors de l’adrénaline qui a un effet stimulant. Le fameux « stress positif ». Ce qui peut s’avérer bénéfique à la réussite. Or, lorsque les expériences précédentes sont positives, il est difficile d’en tirer des leçons, et cela peut expliquer la poursuite du comportement procrastinateur !

Toutefois ce type de comportement peut être dommageable à terme pour l’organisme (nous ne pouvons vivre sous stress de manière chronique). Et il est un peu « l’arbre qui cache la forêt ». Si la personne éprouve le besoin de se mettre en difficulté, cela signifie probablement qu’elle s’ennuie dans des conditions de travail plus « prévisibles ». Alors, il est peut-être temps de penser à relever le niveau de défi pour rester dans le « flow ».

Le flow est un concept développé par un directeur du département de psychologie de l’Université de Chicago Mihaly Csikszentmihalyi. Le flow ou « expérience optimale », l’état mental d’une personne lorsqu’elle est totalement plongée dans une activité. Et qu’elle se trouve à ce moment-là dans un état maximal de concentration, de plein engagement et d’accomplissement. Selon le chercheur :

« Chacun est l’artisan de son bonheur, de sa qualité de vie à travers le contrôle de son expérience consciente, la possibilité qu’il se donne de vivre des expériences optimales. »

Autrement dit si vous êtes souvent dans une procrastination due à la facilité de vos tâches, il est peut-être temps de penser à faire évoluer vos missions professionnelles !

Existe-t-il un lien entre procrastination et personnalité ?

Certains chercheurs en psychologie évoquent des liens entre les types de personnalités et la procrastination. Mais la personnalité évolue tout au long d’une vie en fonction des circonstances, de la volonté de changement de la personne, de ses opportunités, du soutien extérieur dont elle peut bénéficier, ou pas… Alors, parlons plutôt de types de comportements au travail à un moment donné !

Caractéristique comportementale influençant la procrastination : les perspectives temporelles. 

Est-ce que la personne à l’habitude de projeter psychologiquement dans le passé, dans le futur ou de ne vivre que dans l’instant ? Une portée à long terme aide à se concentrer sur des objectifs à long terme et surmonter l’impulsivité.

A contrario en étant trop orientée vers le passé et le présent, la personne aura plus tendance à procrastiner.

Caractéristique comportementale influençant la procrastination : l’autorégulation.

Est-ce que la personne a une maîtrise de ses émotions et de ses comportements ?

Si oui, cela lui permet de réussir à déclencher les actions en lien avec ses objectifs, de travailler intensément et d’être persistant pour atteindre ses buts. Ou est-ce que la capacité d’autorégulation de la personne est insuffisante ? Auquel cas, il y a là un travail à faire avec un accompagnement.

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Contexte de travail et procrastination.

Le travail “en solo” est source de procrastination.

Le collègue de travail peut être une source de contrôle qui fait défaut au procrastinateur. Lorsque l’on prend des décisions seul en tant qu’autoentrepreneur, patron ou chef d’équipe, parfois personne n’est là pour nous demander des comptes et nous « mettre de la pression ».

A contrario, si l’on s’engage par exemple à rédiger un budget dans le cadre d’un projet pour un collègue ou pour son supérieur, la tension est bien là et nous pousse à l’action.

Certaines entreprises encadrent suffisamment le travail.

Dans certaines entreprises « Le contrôle peut être considéré comme intégré dans les normes relatives à l’utilisation du temps, et peut être considéré comme une dimension de la culture organisationnelle » (Schriber & Gutek). Si le groupe a l’habitude d’être ponctuel et s’il applique des sanctions lorsque les délais ne sont pas satisfaits, l’organisation laisse alors peu de place à la procrastination.

D’autres sont trop dans le “laisser-faire”.

À l’inverse, il y a des organisations et/ou des managers qui confondent « autonomie » et « laisser-faire ». Les délais ne sont pas fixés, et l’atteinte des résultats n’est pas vérifiée. La sanction : ces entreprises sont désorganisées et ont une productivité faible au regard de ce qu’elles pourraient réaliser en reprenant la maîtrise de leur temps.

De plus, leurs collaborateurs éprouvent souvent un mal être, car ils se rendent bien compte que les choses devraient être faites différemment.

Dans ce type d’organisation un coaching managérial vous aidera à “reprendre les choses en main”, tout en prenant en compte l’adhésion des équipes.

Quelles sont les conséquences de la procrastination ?

Au niveau individuel.

Au niveau individuel, la procrastination engendre de la surcharge mentale, de la préoccupation. Cela peut conduire à la déception envers soi-même ou à d’autres émotions négatives envers soi.

Dans ce contexte, les résultats sont rarement au rendez-vous. Ce qui peut entraîner de la frustration et une baisse de l’estime de soi. Voir nous mettre en danger professionnellement.

Au niveau de l’organisation.

La performance est directement affectée par la procrastination :

• Non-respect des délais.
• Baisse de la qualité.
• Perte de temps individuelle et collective.
• Plus globalement des tâches importantes non réalisées pouvant entraîner à terme des effets dévastateurs…

11 leviers pour éliminer la procrastination au travail.

Il existe plusieurs leviers en fonction de la situation amenant à la procrastination. Ils peuvent varier du tout au tout. Aussi voici une liste qui vous permettra sans doute d’identifier le plus approprié, pour vous ou pour vos collaborateurs qui ont tendance à procrastiner.

Développer le sentiment d’efficacité personnelle.

Albert Bandura (considéré comme l’un des chercheurs en psychologie les plus influents du XXe siècle) déclare : « L’efficacité personnelle perçue concerne la croyance des gens dans leurs capacités à agir de façon à maîtriser les événements qui affectent leur existence ». 

Il existe plusieurs façons d’encourager ce sentiment d’efficacité. À commencer par la persuasion verbale d’une tierce personne, si celle-ci est perçue comme crédible. Dans ce cas, des encouragements réalistes aident l’individu à poursuivre ses efforts, et augmentent ainsi ses chances de succès. Il ne s’agit pas d’abuser de félicitations, mais plutôt de la placer dans des situations de réussite et d’éviter de l’exposer trop vite à des difficultés qui risqueraient de l’amener à un échec.

Dans ce cadre l’encouragement à s’évaluer par rapport à elle-même plutôt que par rapport aux autres nourrira également ce sentiment d’auto-efficacité. En fonction de la situation, la « persuasion verbale » peut être le rôle d’un manager, d’un coach, d’un mentor, d’un tuteur…

Prioriser.

Lorsque les tâches diffèrent en importance, la stratégie la plus efficace consiste à prioriser. On classe alors les tâches en fonction de leur importance et on les exécute selon la priorité.

Il faut passer 10% de son temps à gérer son temps : se construire des feuilles de route, optimiser son agenda, faire des listes de tâches, réfléchir avant d’agir…

Oui la gestion du temps est un investissement. Et une compétence qui s’acquiert !

Planifier.

La planification est un moyen de structurer le travail en fixant un objectif en termes de contenu et de durée, et permet d’anticiper les étapes menant à un objectif. Cela contribue à la maîtrise de soi ou à la prise en compte d’autres sources de contrôle provenant de l’environnement.

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Visualiser l’objectif final.

Trop souvent dans la procrastination l’on pense aux étapes intermédiaires dont on fait une montagne. Visualiser le résultat et ses effets positifs sera un meilleur moteur pour se mettre à la tâche que de visualiser la multitude d’étapes pour y parvenir.

Surmonter l’évitement.

Une meilleure formation aux tâches trop difficiles ou trop complexes peut modifier la perception de “menace” liée à la tâche sur laquelle l’on procrastine.

Mais une personne peut avoir une efficacité élevée pour ces tâches, tout en procrastinant. Il faudra alors envisager d’autres leviers !

Faire de petits pas.

Se fixer des sous objectifs vous permet d’avoir une image plus précise des actions à entreprendre. Fixez-vous des sous-objectifs proximaux et raccourcissez les délais.

Développer ses compétences d’autorégulation.

Et ce, en développant son intelligence émotionnelle pour mieux se connaître : mettre en place des stratégies contre son anxiété, des astuces d’autosurveillance…

Vous pouvez pour cela suivre une formation aux softs skills (compétences comportementales) en individuel ou en collectif.

Augmenter sa volonté.

Pour cela, l’idée est d’augmenter l’intérêt de la tâche sur laquelle il y a procrastination : en retrouver le sens. En quoi est-elle importante, que permettra-t-elle d’atteindre ?

Visualiser le moment et le lieu où l’action se déroulera est une technique PNL (Programmation neurolinguistique) de visualisation positive qui a fait ses preuves.

S’octoyer une récompense une fois la tâche réalisée marche aussi !

Limiter la probabilité de distractions et d’interruptions.

Limiter les distractions : maintenir un bureau propre, éteindre le téléphone, mettre toutes les notifications en silencieux, fermer les chats en ligne…

Si vous n’êtes pas « médecin urgentiste », OUI il est possible de se couper de ce monde de sur sollicitations permanentes !

S’engager auprès des autres.

S’engager à haute voix auprès des autres sur des délais. Comme lorsque l’on veut s’arrêter de fumer, le dire à tout le monde est aidant.

Prendre des RDV avec son directeur, son manager …pour rendre compte d’un rapport, d’un résultat…oui ça marche.

Gérer son temps.

Souvent la procrastination provient d’un manque d’organisation, de décompte du temps, et de concentration. Il faut savoir se réserver de grandes plages de temps ininterrompus pour se concentrer et focaliser.

Pour cela, se donner des deadlines (dates limites) et des objectifs quantitatifs. Venez en formation gestion du temps pour acquérir les compétences nécessaires. C’est efficace !

Vous avez tout lu ? Bravo, c’est un premier pas pour éliminer la procrastination ! Vous n’avez plus qu’à faire le second pas en choisissant d’appliquer un ou plusieurs des 11 leviers proposés !

Bibliographie.

Van Eerde, W. (2000). Procrastination: Self‐regulation in initiating aversive goals. Applied Psychology, 49(3), 372-389.

Klingsieck, K. B. (2013). Procrastination. European Psychologist.

Bandura, A. (2010). Self‐efficacy. The Corsini encyclopedia of psychology.