L’entretien annuel à distance est-il possible ? Mode d’emploi !

Oui, la réalisation d’un entretien annuel à distance est tout à fait possible. Mais à condition de bien s’y préparer !

En effet, cela n’est pas parce que l’entretien annuel se déroule par voie de dématérialisation qu’il ne doit pas donner lieu à un moment d’échange et de discussion entre le salarié et son N+1.

Ainsi, tout comme pour l’entretien en présentiel, l’entretien à distance doit se préparer en amont et se dérouler dans les meilleures conditions possibles. Et pour vous y aider, voici nos 8 conseils pour préparer et réussir vos entretiens annuels à distance.

Conseil n°1 : Assurez-vous d’obtenir le consentement formel du salarié pour cet entretien à distance.

Même si depuis plusieurs mois, le télétravail, les réunions en distanciel, les e-formations, etc. se multiplient et font désormais partie de notre quotidien, l’entretien annuel reste un moment à part entre le salarié et son N+1.

C’est en effet, un moment d’échange entre le salarié et sa hiérarchie, mais cela est également l’occasion pour l’ensemble des parties de se projeter sur l’année à venir et de rassurer le salarié sur son futur au sein de l’entreprise.

C’est pourquoi, cet entretien, bien qu’il ne soit pas obligatoire, revêt une importance plus essentielle et primordiale que jamais. D’où l’enjeu de sa préparation et de sa conduite. Car un entretien mal préparé et/ou mal réalisé aura des répercussions néfastes sur les salariés, mais aussi sur l’ensemble de l’entreprise.

En ce sens, nous vous conseillons de vous assurer auprès de vos salariés que le mode dématérialisé leur convient pour le déroulé de cet entretien. Par le biais d’un mail, ou d’un courrier, faites-leur cette proposition d’organisation et demandez-leur un retour écrit par le même bien. C’est-à-dire soit par mail soit par coupon-réponse.

Prévoyez également les modalités de conduite en cas de non-réponse de la part du salarié, que celles-ci soient la conduite de l’entretien par voie dématérialisée ou par voie de présentiel.

Conseil n°2 : Prévoir en amont l’ensemble des aspects techniques.

Tout comme pour l’entretien annuel en présentiel, veillez à programmer plusieurs jours à l’avance la date et l’heure de ce dernier.

Seulement, en plus de vous assurer que le salarié et vous soyez disponible ce jour-ci à ce créneau horaire là, il vous faudra vous assurer d’un certain nombre de points supplémentaires.

Tout d’abord, il vous faudra définir le canal de communication sur lequel l’entretien se déroulera. Le ferez-vous via :

• Le téléphone.
• Skype.
• Teams.
• Ou tout autre système de visioconférence.

Une fois cela fait, il vous faudra non seulement vérifier votre propre équipement et connexion Internet, mais aussi ceux de votre collaborateur. Est-il muni d’un ordinateur portable ? A-t-il un casque Audio ? Des oreillettes Bluetooth ? Dispose-t-il d’une connexion Internet Haut Débit et stable ? …

Pour finir, vous devrez également prévoir une solution de repli en cas de panne de matériel ou de coupure de connexion.

Conseil n°3 : Préparez la trame et les thèmes à aborder lors de l’entretien annuel.

Exactement comme lors d’un entretien annuel en présentiel, il vous faudra préparer ce rendez-vous avec précision et exactitude, mais aussi permettre au salarié de s’y préparer.

Lors de l’envoi de votre invitation, joignez la trame qui servira de support tout au long de l’entretien. Ainsi, chacun de votre côté, vous pourrez réaliser un premier bilan de l’année écoulée et indiquez vos attentes, aspirations et orientations pour l’année à suivre avant de les mettre en commun lors de l’entretien annuel d’évaluation.

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Conseil n°4 : Assurez-vous de la qualité technique des outils de communication le jour J.

Quelques minutes avant le début de votre entrevue, en général de 15 à 30 minutes avant l’horaire de démarrage prévu, réalisez les tests de connexion qui seront les prérequis indispensables à un entretien qui se déroulera correctement et invitez le collaborateur à faire de même.

Ainsi, vous parerez au maximum aux aléas de la technique et vous aurez le temps d’activer votre solution de secours tout en évitant le stress, mais aussi de prendre du retard sur votre planning.

Conseil n°5 : Privilégiez l’interactivité et veillez à la bonne compréhension des échanges.

Lors d’un entretien en distanciel, il y a deux risques principaux. Le premier est celui de l’inattention et le second de l’incompréhension.

En effet, lors d’un entretien en face-à-face vous vous retrouvez dans un espace où les distractions et les pollutions externes sont relativement limitées. Or en dématérialisé, les sollicitations seront beaucoup plus nombreuses : téléphone qui sonne, messagerie Internet activée, interruption par un membre de la famille ou par une personne tierce.

Pour éviter cela, établissez des règles simples dès le début de votre entretien :

• Veillez à mettre les téléphones en silencieux.
• Désactiver votre messagerie pour toute la durée de l’entretien.
• Prévenez votre entourage de votre besoin de vous isoler pour 1 heure à 1h30.
• …

Vous pouvez également veiller à conserver l’attention de votre interlocuteur en faisant en sorte que les échanges soient les plus réguliers possible. Ne vous contentez pas simplement de lire un document pré-rempli, créez un véritable échange sur les objectifs accomplis et sur ceux qui le seront.

Enfin, assurez-vous que vos propos soient clairs et qu’ils reflètent bien votre pensée. Une connexion audio qui laisse à désirer, une microcoupure de la connexion, un mot qui ne serait pas bien compris.

Pour éviter tout malentendu, interrogez régulièrement votre collaborateur sur ce que vous venez de dire afin de vous assurer que le message transmis soit le bon. Par exemple, vous pouvez lui demander de reformuler ce que vous venez de dire ou vous pouvez lui demander de développer un point que vous venez d’aborder ou encore lui demander s’il est en accord avec ce que vous venez de dire et d’argumenter en ce sens.

Conseil n°6 : Laissez place à l’échange et au dialogue.

L’entretien annuel n’est pas seulement l’occasion de faire un point sur les succès, ou non, du collaborateur ainsi que sur les objectifs qu’il devra remplir pour l’année à venir ou en cours, c’est également un moyen de s’assurer qu’il est pleinement épanoui dans son travail et qu’il s’y sent protégé et soutenu.

Si la formation et les évolutions professionnelles sont abordées lors des entretiens professionnels, rien ne vous empêche d’insérer dans vos entretiens annuels un temps d’échange sur le bien-être au travail et sur l’état d’esprit général de votre collaborateur.

À la fin de votre session, réservez un temps où le collaborateur pourra se livrer sur son expérience et son ressenti. Et s’il éprouve des difficultés à se lancer, n’hésitez pas à l’y aider en préparant une courte liste de questions ouvertes sur les thèmes de l’organisation et de l’ambiance au travail.

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Conseil n°7 : Concluez l’entretien en réalisant un résumé succinct de votre échange.

Avant de mettre un terme à votre échange, prenez le temps de réaliser un résumé succinct de ce que vous vous êtes dit. Ainsi, vous éviterez de vous quitter sur une incompréhension et/ou de susciter une frustration chez votre interlocuteur.

Conseil n°8 : Rédigez le compte rendu précis et transmettez-le pour validation au salarié.

Lors d’un entretien en présentiel, il n’est pas rare de remplir directement le compte rendu pendant le déroulé de ce dernier et de le faire signer au salarié pour le lui remettre à son issue. Or en distanciel, cela est un peu plus compliqué et un oubli peut vite arriver.

Afin d’éviter cela, nous vous conseillons de vous réserver un temps off juste après votre entretien pour rédiger ce compte rendu et l’adresser par mail au salarié le jour même pour qu’il puisse à son tour le valider, le signer et vous le retourner.