Comment manager et motiver ses équipes à distance ?

À l’heure du confinement général, plusieurs secteurs d’activité non essentiels à la vie de la nation tournent à semi-régime. Le télétravail se révèle être une alternative pour concilier confinement et activité professionnelle.

Plébiscité par les français avant la crise sanitaire, déjà initié lors des grèves pour la réforme des retraites, ce fonctionnement induit des changements majeurs dans l’organisation du travail.

En effet, la dimension humaine devient moins palpable et le management doit trouver ses marques virtuellement.

Mais comment motiver ses équipes à distances ? Quels outils favorisent le management en télétravail ? Faisons un point complet sur les différentes techniques pour garder motiver des équipes en télétravail.

Le télétravail : chiffres et enjeux

Avant la crise sanitaire, 29 % des salariés français avait régulièrement recours au télétravail de manière régulière ou occasionnelle – Chiffres de l’étude Malkoff-Médéric, février 2019.

L’expansion de cette pratique se justifie par :

• Une volonté croissante d’une conciliation heureuse entre vie professionnelle et vie privée.
• Une culture de la confiance érigée en tant que valeur intrinsèque de l’entreprise
• Une réduction du temps de transport pour les actifs des grandes métropoles.

Si les télétravailleurs témoignent de cet engouement, pour 56 % d’entre eux, l’inconvénient majeur réside dans les difficultés à manager les collaborateurs à distance et ce quel que soit l’outil utilisé.

Cette étude montre également à quel point la communication non-verbale ainsi que le présentiel jouent un rôle dans le monde du travail.

À l’heure du confinement, le numérique est une bouée de sauvetage qui nous permet de garder le lien et plus que jamais, de définir les rôles et les périmètres métiers de chacun.

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Le rôle du manager challengé

Le télétravail permet à chacun de réévaluer son rôle et son positionnement en entreprise.

Le manager voit ses compétences de chef d’orchestre renforcé. 4 de ses compétences sont sur le qui-vive :

1. Donner du sens, être clair dans les objectifs à atteindre avec le souci de donner une vision d’ensemble afin que chaque collègue puisse apporter sa pierre à l’édifice.
2. Rester attentif aux indicateurs de performance.
3. Galvaniser son équipe, renforcer sa cohésion.
4. Être réactif et excellent communiquant.

Le manager doit de surcroît gérer les collaborateurs sur le terrain ou en retrait. Son devoir et donc double : incarner une vision d’ensemble pour auprès de chacun de ses collaborateurs à distance et en présentiel.

C’est dans ce contexte que le télétravail se prépare et s’organise tout autant qu’en présentiel. L’enjeu est de garder ses équipes mobilisées et ce durant des semaines : une nouveauté pleine de challenge pour les managers !

Pistes pour améliorer sa communication à distance

La communication est le vecteur qui permet à l’entreprise de continuer à tourner lors d’une période comme celle que nous vivons. Son rôle prend une autre dimension puisqu’elle ne vient plus s’ajouter au travail en présentiel : elle devient le travail dans toute sa globalité. Tout passe par elle.

Voici quelques éléments pour réussir une communication à distance :

1. Pas d’improvisation : à distance, le moindre coup de fil, le moindre e-mail, le moindre poste double son importance car il devient le seul vecteur d’avancement du travail. Pour les réunions, pensez à envoyer vos documents de travail en amont, demandez à chacun d’en prendre connaissance. Veillez à donner la parole à tous.
2. Prévoir un plan de communication individuel et collectif pour la semaine : un échange téléphonique par semaine avec chaque collaborateur de votre équipe.
3. En tant que manager, incarnez le rôle du management dans votre communication : réactivité, disponible, à l’écoute.
4. Privilégier téléphone à l’e-mail dans un premier temps.
5. L’e-mail vient à terme apporter une trace écrite de l’échange.
6. Encourager la communication par équipe / projet.
7. Mettre les outils de travail (logiciels) à disposition des collaborateurs.
8. Poursuivre en parallèle votre communication « corporate ».
9. Privilégier les formats vidéos pour rendre vivant votre communication. Veillez au bon fonctionnement des outils afin de limiter l’attente seul derrière son écran.
10. Partager un calendrier à distance. Il permettra à vos équipes d’une part d’en révéler l’importance et d’autre part d’avoir une vue d’ensemble de l’avancement des projets.

De la communication à la cohésion d’équipe

La communication doit servir au travail ainsi qu’à la cohésion d’équipe.

Les chercheurs de l’université de Standord et du MIT ; P.Hinds & M.Mortensen, ont prouvé que

« les équipes dispersées peuvent notamment souffrir de problèmes de coordination, de crise de confiance et / ou d’une dynamique de groupe négative ».

Piste pour renforcer la cohésion de son équipe à distance 

1. Partager un calendrier commun.
2. Communiquer sur des sujets extra-professionnelle pour maintenir la dimension sociale du travail.
3. Créer une messagerie instantanée le temps du télétravail.
4. Programmer des événements par visioconférence.
5. Encourager la communication spontanée.
6. Cultiver le sentiment d’appartenance en préparant l’après période de télétravail. Planifier des événements communs.
7. Profitez du temps qu’offre le télétravail en impliquant chaque collaborateur dans le feed-back de son expérience de travail à distance. Ces éléments pourront être partagé afin d’améliorer cette expérience.

Un temps pour monter en compétences

Le télétravail, surtout confiné peut-être l’occasion en période de faible activité de monter en compétences :

1. Suivre une formation en ligne, en période de chômage partiel ou technique.
2. Renforcer son expertise de secteur à travers des documentations en ligne. La littérature en management est foisonnante : site de la BNF, ou encore de la HAL.
3. Conclure les projets de second plan, ce qu’on a «jamais le temps de faire ».
4. Prendre du recul dans son travail, ses missions, ses périmètres. Les périodes de « rush » étant propice à l’action plus qu’à la réflexion, le télétravail, dans un environnement familier permet de donner un sens à son rôle en entreprise, d’envisager des pistes d’amélioration.
5. Cultiver le sentiment d’appartenance à une entreprise avec des contributions communes (organisation du travail, récole des idées, anticipation de la reprise d’activité en présentiel…).

4 quotients pour renforcer la confiance

La confiance est la condition de tout travail interpersonnel. Longtemps considéré comme acquise, elle ressurgit notamment dans les périodes de crise car elle montre combien elle a manqué au management des dernières années.

En présentiel, plusieurs éléments donnent à apprécier le degrés de confiance mais à distance, l’équation se complique car il faut distinguer la confiance liée à la bonne réalisation du travail de la confiance personnelle et empathique.

1. La confiance « technique » va reposer sur l’exécution d’une tâche. J’ai confiance en la maîtrise de ce dossier par un tel. La compétence est en jeu.
2. La confiance individuelle s’accorde davantage sur l’implication et l’engagement d’un collaborateur, avec la dimension « technique » au second plan.

Le management à distance nécessite de développer une sensibilité que l’on peut, selon le Centre de Leadership Créatif décliner en 4 quotients :

1. La crédibilité​ : L’authenticité de vos propos est-elle vérifiée ? Votre expertise ainsi que l’allocution seront les éléments moteurs qui reflètent votre crédibilité.
2. La fiabilité​ : c’est-à-dire vos compétences techniques et votre capacité à tenir vos engagements. Seules vos actions comptent pour la prise en compte de votre fiabilité.
3. L’intimité​ : c’est-à-dire votre habileté à être empathique, à prêter votre attention et votre écoute. On attend de ce quotidien de l’humanité extraprofessionnelle.
4. L’orientation vers soi​, autrement dit la capacité à travailler en équipe. Un collaborateur se focalise t-il exclusivement sur son travail ou bien est-il également à la disponibilité des autres ?

La crédibilité et la fiabilité sont deux compétences exclusivement professionnelles, qui s’intéressent aux objectifs : au travail bien fait.

L’intimité et l’orientation vers soi sont de l’ordre de la confiance humaine.

Le manager doit tenir compte de ces 4 quotients pour son management à distance.

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Les outils pour un télétravail réussi :

1. Slack : garder le lien est un enjeu du management à distance. Slack est une plateforme digital qui promeut le travail collaboratif. Il réunit des personnes et partage les informations (fichiers, classements des dossiers par thème. Une archive commune permet de garder une trace écrite des échanges. Cette application est disponible sur ordinateur et smartphone.

• Trello : une référence dans la gestion des tâches. Se divisant en plusieurs tableaux, il permet de voir l’avancement de chaque projet par équipe. Trois colonnes sont recommandées : « à faire ». « en cours » & « fait ». L’application est instinctive, fluide et ergonomique.

• Skype : Skype est un outil fort répandu, tant à l’usage personnel que professionnel. L’avantage de Skype par rapport au autre ? Vous savez que le pourcentage d’utilisateur sera plus important que les autres outils.

• Whatsapp : gratuit, ergonomique, facile d’utilisation, il est idéal pour la communication spontanée. Il permet également de partager des vidéos de tous formats, ainsi que des photos et documents. Comme Skype, son utilisation est assez répandu, ce qui évite la création d’un nouveau compte pour vos collègues.

• Loom : est un service de Chrome. Elle se présente sous forme d’extension, et permet d’enregistrer les vidéos avec une qualité acceptable (720p). Parce que nous parlons 6 fois plus vite que nous écrivons sur un clavier, elle permet de revenir sur l’enregistrement plus tard.

• Google drive : facile, fonctionne avec un compte gmail, ergonomique : un classique à ne pas oublier.

• Wetransfer : idéal pour partager des fichiers volumineux jusqu’à deux gigas. Les fichiers sont ensuite disponibles deux semaines.

Avec une bonne préparation, le télétravail peut-être une chance pour le manager.

Il lui permet de se recentrer sur son métier de chef d’orchestre, tout en étant à la disposition de chacun par une réactivité démultipliée. Son rôle se révèle.

Sa communication doit être ciblé, plus humaine et centré sur l’individu. Il doit encourager les échanges afin de galvaniser ses équipes. La confiance est un facteur clefs de succès pour une équipe en télétravail ; au manager ensuite de distinguer selon son environnement son management, avec l’appui de nombreux outils digitaux pour rester en contact et continuer à travailler !