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Référentiel de compétences: comment le construire ? + Exemple

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Ecrit par Audrey Gervoise

Le référentiel de compétences est un terme qui rentre peu à peu dans le langage de l’entreprise. Utilisé lors des réunions stratégiques des services, savez-vous réellement ce qu’est le référentiel de compétences ?

Entre-t-il dans l’exercice de la GPEC ? S’agit-il d’une nouvelle expression, d’une nouvelle mode pour désigner la fiche de poste ? Le référentiel de compétences est-il un nouvel outil magique qui permettra d’assigner le bon salarié au bon poste ? Vous facilitera-t-il la gestion et la fidélisation de vos talents ? Y a-t-il des limites à son utilisation ? Des interdits ? …

Grâce à notre article, vous serez bientôt en mesure de maîtriser le sujet dans son ensemble. Définition, utilité, construction, …, le référentiel de compétence n’aura plus aucun secret pour vous !

Qu’est-ce qu’un référentiel de compétences ?

Dans cette première partie, nous allons vous présenter ce qu’est le référentiel de compétences. Nous commencerons par vous en donner une définition, mais aussi par établir sa fiche d’identité — qui est en charge de ce document, qui est en mesure de le consulter, de le mettre à jour, etc. — avant de finir par une brève comparaison entre fiche de poste et référentiel de compétences.

Référentiel de compétences, définition !

Le référentiel de compétences fait partie des nouveaux outils managériaux. Également appelé le référentiel des compétences métiers, il permet de rassembler sur un seul et même document l’ensemble des compétences (au sens le plus large plus possible) nécessaires à la bonne exécution d’un emploi.

En fonction des métiers et des besoins de l’entreprise, il est même possible de construire des référentiels de compétences transversaux. C’est-à-dire, regrouper les métiers non plus par fonction, mais par compétences nécessaires à leur bonne exécution.

En effet, le référentiel de compétences sera élaboré en fonction de trois critères :

  • Les savoirs : les connaissances acquises lors des formations initiales et/ou continues.
  • Les savoir-faire : les connaissances acquises avec l’expérience et la pratique du métier.
  • Les savoir-être : les connaissances et compétences inhérentes à la personne, aussi appelées les qualités naturelles.

Dans un environnement où les salariés aspirent à de plus en plus de flexibilité, à des modes de management alternatifs — comme le management transversal — et à une évolution de carrière fréquente et rapide, le référentiel de compétences représente un atout majeur pour les dirigeants comme pour les salariés.

En effet, le référentiel de compétences permettra de réaliser une cartographie complète des besoins et des forces en présence au sein de son organisation.

La fiche d’identité du référentiel de compétences.

Bien que son établissement ne soit pas obligatoire, il est fortement conseillé, et ce à toutes les entreprises, de se munir d’un tel référentiel afin de faciliter leurs décisions stratégiques ainsi que la gestion de leurs ressources (le capital Humain).

Le plus souvent, le service des ressources humaines, et plus particulièrement le département de gestion des carrières lorsqu’il existe, est à l’initiative de son élaboration. Mais le référentiel de compétences est également utilisé par le responsable de la formation, les managers de chaque service ainsi que les partenaires sociaux qui s’en serviront comme d’un document de référence.

Comme nous le verrons dans la suite de notre article, si la rédaction n’est pas à la seule charge du service des ressources humaines et du gestionnaire de carrière, ils ont néanmoins l’obligation de s’assurer et d’organiser la mise à jour régulière du document.

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Référentiel de compétences et fiche de poste, est-ce la même chose ?

Non, la fiche de poste et le référentiel de compétences ne sont pas deux expressions utilisées pour désigner un seul et même document.

Et bien que le référentiel de compétence puisse faire partie intégrante de la fiche de poste ; il n’en reste pas moins que référentiel de compétences et fiche de poste ne répondent pas aux mêmes besoins et aux mêmes exigences.

Comme nous venons de le préciser, le référentiel de compétences permet de réaliser une cartographie des connaissances et des savoirs indispensables à la bonne tenue d’une fonction ou d’un ensemble de métier. Alors que la fiche de poste rassemble toutes les informations nécessaires à propos du poste.

C’est-à-dire : l’identification du poste (son intitulé, le statut, le temps de travail associé), les relations hiérarchiques et fonctionnelles du poste (responsable, relations avec les différents services et les usagers), les missions et les activités du poste, les moyens alloués au poste et éventuellement une partie consacrée aux compétences requises.

Pourquoi faire un référentiel de compétences ?

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Dans cette seconde partie, nous aborderons le pourquoi du référentiel de compétences. A-t-il une réelle valeur ajoutée pour la gestion des compétences et des carrières ? Éclaire-t-il réellement les salariés sur leurs possibilités d’évolution et de changement de carrière ? Le référentiel de compétences peut-il avoir des effets négatifs sur les salariés et les entreprises ?

Dans les lignes qui suivent, nous vous révélerons tout ce qu’il y a à savoir sur le référentiel de compétences : ses utilités, ses intérêts et ses limites.

Quels sont les avantages du référentiel de compétences pour les entreprises ?

Le principal avantage de la réalisation d’un référentiel de compétences pour les entreprises est de faire un état des lieux des compétences de ses forces vivres, ses collaborateurs.

En plus de réaliser un inventaire des connaissances et compétences requises pour la bonne exécution des diverses tâches liées à un poste, à une fonction, le référentiel de compétences permet de mesurer le niveau de chaque salarié sur ces mêmes compétences.

Ainsi, l’entreprise aura toutes les informations nécessaires à la bonne conduite de sa gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC). Car elle pourra non seulement identifier de potentiel talent, mais elle pourra également mettre en œuvre les actions de formation ou de recrutement nécessaires pour combler les manques en matière de connaissances et de compétences.

En plus de cela, le référentiel de compétences peut servir de base de données pour nombre de documents RH obligatoires ou non.

En effet, à partir du référentiel de compétences, le service des ressources humaines sera en mesure de rédiger et/ou de compléter les outils RH suivants :

Quels sont les avantages du référentiel de compétences pour les salariés ?

Que cela soit pour l’entreprise ou pour les salariés de cette dernière, les avantages du référentiel de compétences seront relativement semblables ; puisque celui-ci permettra aux salariés d’identifier les compétences et les savoirs qui leur seront indispensables afin de performer tout en s’épanouissant dans leurs fonctions.

D’après le référentiel de compétences établi pour leur métier, les salariés seront en mesure de préparer une projection de ce dernier en fonction de leur propre niveau. Ils pourront ainsi se positionner sur une échelle de référence et mettre en lumière les compétences dans lesquelles ils excellent ; tout comme ils pourront mettre l’accent sur celles qui leur font encore défaut ou qui sont incomplètes afin de réaliser les actions de formation requises pour progresser dans leur métier ou vers de nouvelles fonctions.

Avec les référentiels métiers, les salariés ont également la possibilité de découvrir de nouveaux emplois sur lesquels ils pourraient prétendre postuler et ainsi changer d’orientation professionnelle sans avoir pour autant à quitter une entreprise qu’ils apprécient et dans laquelle ils se sentent reconnus et valorisés.

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Référentiel de compétences, les points d’attention !

Si le référentiel de compétences possède de nombreux avantages indéniables tant pour les entreprises que pour les salariés, il n’en est pas pour autant exempt de limites.

Parmi les limites du référentiel de compétences qui nécessiteront une attention toute particulière, nous avons la bonne identification des compétences et des niveaux requis.

En effet, si lors de la rédaction du référentiel une ou plusieurs compétences sont mal identifiées ou mal évaluées. Alors, le référentiel perdra non seulement l’ensemble de ses avantages, mais il risquera même d’entraîner de graves répercussions à la fois pour le pilotage de la stratégie d’entreprise que pour la gestion du capital Humain.

Une des autres limites pouvant impacter fortement l’utilité du référentiel de compétence est l’investissement qu’il demande lors de sa mise en place. En effet, construire un ou plusieurs référentiels de compétence demande de lourds investissements en temps comme en ressources.

De ce fait, les entreprises peuvent parfois être amenées à faire des arbitrages entre les fonctions primordiales, dites essentielles pour l’entreprise, et celles de moindre importance et dont le référentiel apparaît comme non indispensable.

Toutefois, si les arbitrages ne sont pas réalisés correctement, les dirigeants risquent d’obtenir une vision biaisée de leurs besoins et ainsi, de s’engager dans une direction qui ne soit pas optimale pour leur développement stratégique.

Dernier point d’attention du référentiel de compétences, sa mise à jour. Les emplois étant amenés à évoluer de plus en plus et de plus en plus vite, les référentiels risquent rapidement de devenir obsolètes. Pour éviter cela et les répercussions que cela peut avoir, le service des ressources humaines devra régulièrement s’interroger sur leur pertinence afin d’y apporter les rectifications nécessaires.

Comment constuire un référentiel de compétences ?

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Comme nous venons de le voir, les avantages du référentiel de compétences sont nombreux, si, et seulement si, ce dernier est établi avec attention et méthode.

Dans cette troisième et dernière partie, nous vous donnerons toutes les clés pour réussir l’étude et la rédaction de votre référentiel de compétences. Et pour vous y aider, nous mettrons également à votre disposition le squelette d’un référentiel de compétences.

Étape 1 : bien identifier les compétences.

La pertinence de votre référentiel de compétences ne dépendra que d’une chose : la bonne identification des compétences clés de votre entreprise.

Parce que les managers et le service des ressources humaines peuvent avoir une vue un peu trop haute de l’exécution des missions et de leur importance au sein de l’organisation, il est plus que pertinent de mettre en place différents groupes de travail hétérogènes afin de les identifier.

Organisez des sessions de travail où les managers, les membres du service des ressources humaines, les dirigeants et les salariés pourront échanger et réfléchir sur les métiers indispensables au bon fonctionnement de l’entreprise.

À la suite de cela, le service des ressources humaines, couplé avec la direction et les managers de chaque service, pourront déterminer les référentiels de compétences à élaborer en priorité.

De nouveau, vous pourrez organiser des groupes de travail afin de définir les compétences de ce référentiel.

Étape 2 : hiérarchiser les compétences en fonction de leur importance et les regrouper en grandes familles.

Tout comme il existe une hiérarchie entre les différentes fonctions de l’entreprise, il en existe également une au sein des fonctions.

Dans un métier, toutes les compétences et connaissances n’auront pas la même importance. Ainsi, il faudra définir les compétences indispensables à la bonne tenue du poste et les niveaux requis, les compétences souhaitables et leur niveau requis ainsi que les compétences annexes et leur niveau.

Vous pouvez également réaliser une classification au sein de ses compétences en faisant les distinctions suivantes :

  • Les compétences techniques.
  • Les connaissances théoriques.
  • Les savoir-être.

Étape 3 : conception d’un support clair et simple d’utilisation.

Une fois l’ensemble des données réuni, il ne vous restera plus qu’à les mettre en forme afin de concrétiser votre référentiel de compétences.

Pour une utilisation optimale de celui-ci, préférez la rédaction d’un document avec un visuel aéré et simple à la compréhension.

En effet, plus le référentiel sera aisé à lire, plus il sera bénéfique à l’entreprise et aux salariés. Un document trop complexe à lire et à comprendre aura tendance à décourager vos collaborateurs qui l’abandonneront très vite.

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Exemple de référentiel de compétences.

Pour vous aider dans la conception et la réalisation de votre référentiel de compétences, nous vous proposons de découvrir nos modèles ci-dessous !

A propos de l'auteur

Audrey Gervoise

Généraliste confirmée dans le domaine des Ressources Humaines et dans la gestion des entreprises, je mets l'ensemble de mes compétences, de mon expérience et de mes savoir-faire au service des entreprises pour les aider et les éclairer dans la gestion RH et administrative du quotidien.